Ievads Darba kārtība Semināra saturs

1. ESF projekts „Daugavpils pašvaldības kapacitātes stiprināšana Eiropas Savienības politiku instrumentu un pārējās ārvalstu finanšu palīdzības līdzfinansēto projektu un pasākumu īstenošanai” Nr. 1DP/1.5.2.2.3/11/APIA/SIF/110 Semināru cikls „Projektu vadības specifika dažāda veida projektos” 6.diena A.Sannikova 27.06.2012.

2. Ievads Darba kārtība Semināra saturs

3. 6. DIENASEMINĀRA SATURS ES FONDU UN CITU FINANŠU PALĪDZĪBAS INSTRUMENTU PUBLICITĀTE • Publicitātes prasības ESF, ERAF, KF u.c. projektos. • Vizuālās identitātes prasību nodrošināšanas kārtība projektos • Preses relīžu sagatavošana • Projekta prezentēšana • Prasme publiski runāt un uzstāties APMĀCĪBU IZVĒRTĒŠANA

4. 1 Informācijas un publicitātes pasākumi Informācijas un publicitātes pasākumu norises dokumentēšana

5. PĀRVALDES DOKUMENTI Dokumentu grupas: organizatoriskie dokumenti; rīkojuma dokumenti; publisko tiesību līgumi; personāla dokumenti; sarakstes dokumenti (korespondence); faktus fiksējoši dokumenti t.sk. publicitātes MK noteikumi Nr.916 1

6. DOKUMENTU VEIDI Līgumi: • par finansējuma saņemšanu un projekta īstenošanu; • projekta personālu (darba/uzņēmumu līgumi); • par pakalpojumiem, piegādēm, būvdarbiem Iepirkuma procedūru dokumentācija Sarakste Informācijas un publicitātes norisi pierādošie dokumenti Tehniskā dokumentācija Vispārīgie dokumenti u.c. 1

7. ATBILDĪBA Ir vēlams izveidot procedūru aprakstu un projekta vadības sistēmu - kādu aktivitāšu norisē kādi dokumenti tiks sagatavoti un uzkrāti (dalībnieku reģistrācijas lapas, protokoli, darba kārtības, maršrutu apraksti, tehniskie projekti u.c.) Kurš par to būs atbildīgs? Jāizveido standartizētas veidlapas, kuras izmantotas visu projekta laiku 1

8. ATBILDĪBA Finansējuma saņēmējs: nodrošina dokumentu noformēšanu atbilstošo MK noteikumiem Nr. 916; organizē Lietu nomenklatūru; nodrošina dokumentu uzglabāšanu un to pieejamību līgumā minētajām institūcijām līgumā noteiktā termiņa ietvaros (5, 10, 15 gadi vai vairāk gadi!); nodrošina publicitātes un informācijas prasības 1

9. PUBLICITĀTES PRASĪBAS Publicitātes prasības ir jāievēro visos ar projektu saistītos dokumentos! Spēkā: 04.10.2011. MK noteikumi Nr.749 "Kārtība, kādā nodrošina Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda publicitātes un vizuālās identitātes prasības, kā arī publisko informāciju par šo fondu projektiem" ("LV", 158 (4556), 06.10.2011.) [stājas spēkā 07.10.2011.]; http://www.likumi.lv/doc.php?id=237259 1

10. PUBLICITĀTE Publicitāte ir sabiedrisko attiecību instruments Informē sabiedrību par Eiropas Savienības struktūrfondu finansētajiem projektiem, to mērķiem, uzdevumiem, finansējuma avotu un apmēru Finansējuma saņēmējam ir pienākums informēt sabiedrību par projekta nosaukumu, projekta realizācijas gaitu, mērķiem, uzdevumiem, sagaidāmiem rezultātiem, īstenošanas vietu, publiskā un privātā finansējuma apmēru 1

11. PUBLICITĀTES PRASĪBASMK NOTEIKUMI NR.749 Finansējuma saņēmējs nodrošina informāciju par projektu savā tīmekļa vietnē, ja tāda ir izveidota Lai nodrošinātu ES fondu informāciju un publicitāti, finansējuma saņēmējam ir obligātiregulas Nr. 1828/2006 8.panta 2. un 3.punktā un 9.pantā noteiktie informatīvie un publicitātes pasākumi; Regulas Nr. 1828/2006 pieejama: http://eurlex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2007:045:0003:0115:LV:PDF Darbības, kas tiek veiktas papildus MK noteikumos Nr.749 noteiktiem obligātajiem informatīvajiem un publicitātes pasākumiem un kas nav iekļauti projekta attiecināmās izmaksās, finansējuma saņēmējs īsteno no saviem līdzekļiem. 1

12. ES REGULA NR. 1828/2006 1

13. ES REGULA NR. 1828/2006 Visos informācijas un publicitātes pasākumos, kuru mērķauditorija ir atbalsta saņēmēji, potenciālie atbalsta saņēmēji un sabiedrība, iekļauj: a) Eiropas Savienības emblēmu - saskaņā ar noteiktiem grafiskajiem standartiem un atsauci un Eiropas Savienību; b) atsauci uz attiecīgo fondu; Pilnu tekstu! c) vadošās iestādes izvēlētu paziņojumu (saukli) , kurā uzsvērta Kopienas intervences pievienotā vērtība un, ieteicams, ir teksts: “Ieguldījums jūsu nākotnē”. Nelieliem reklāmas objektiem b) un c) punktu nepiemēro! 1

14. Latvijā pieņemts sauklis: „Ieguldījums tavā nākotnē” 1

15. LOGO 1 Palielinot vai samazinot ESF logo, saglabā tā proporcijas (augstums : platums = 1 : 2,6) Nav pieļaujama ESF logo horizontāla vai vertikāla paplašināšana vai sašaurināšana Jāievēro krāsu numuri logo izveidē!

16. LOGO 1 Palielinot vai samazinot ERAF logo, saglabā tā proporcijas (augstums : platums = 1 : 3,6) Nav pieļaujama ERAF logo horizontāla vai vertikāla paplašināšana vai sašaurināšana Jāievēro krāsu numuri logo izveidē!

17. ESF; ERAFKRĀSU SISTĒMA 1

18. PUBLICITĀTES PRASĪBAS Eiropas Savienības fondu logo lietošanā ievēro noteiktos logo uzbūves nosacījumus un izmērus; Ja uz attiecīgās virsmas kopā ar Eiropas Savienības fonda logo lieto citu logo, Eiropas Savienības fonda logo atrodas pirmais no kreisās puses 1

19. PIEMĒRI 1

20. Var lietot kā krāsaino vai melnbalto logo variantus! Ja publicitātes materiāli tiks drukāti melnbaltajā izdrukā, tad jālieto melnbalto logo formas! 1

21. PUBLICITĀTES LĪDZEKĻI • Informatīvais stends • Informatīvā plāksne • Plakāti • Drukāti materiāli • Mājas lapas • Preses relīzes • Reklāma un reprezentatīvie materiāli • Audiovizuālie materiāli u.c.

22. PRESES RELĪZES Aprakstā jāietver: • projekta mērķis; • projekta īstenošanas vieta; • galvenās aktivitātes, kas tiks veiktas projekta realizācijas gaitā; • finansējuma apmērs un tā sadalījums (atbilstoši noslēgtajam līgumam ar Finansējuma devēju); • sagaidāmie rezultāti; • atbildīgā kontaktpersona u.c. informācija 1

23. Ieviešot ES struktūrfondu projektus, finansējuma saņēmējam ir pienākums nodrošināt publicitāti atbilstoši projekta iesnieguma veidlapā plānotajam 1

24. ES REGULA NR. 1828/2006 Darbības īstenošanas laikā atbalsta saņēmējs uzstāda informatīvu stendu katrā darbības veikšanas vietā, kas atbilst šādiem nosacījumiem: a) kopējais valsts ieguldījums darbībā pārsniedz EUR 500 000; b) darbību veido infrastruktūras finansēšanas vai būvniecības darbības. Pēc darbības beigām stendu nomaina ar stacionāro informatīvo plāksni. Uz plāksnes un stenda tiek minēts arī darbības veids un nosaukums. Šī informācija aizņem vismaz 25 %. 1

25. INFORMATĪVĀ PLĀKSNE(HORIZONTĀLĀ FORMA)

26. ES REGULA NR. 1828/2006 Atbalsta saņēmējs ir atbildīgs par sabiedrības informēšanu par atbalstu, ko tas guvis no fondiem! Ne vēlāk kā sešus mēnešus pēc darbības pabeigšanas atbalsta saņēmējs uzstāda stacionāru informatīvo plāksni, kas ir labi redzama un ir pietiekami liela Darbībai jāatbilst šādiem nosacījumiem: • kopējais valsts ieguldījums darbībā pārsniedz EUR 500 000; • darbību veido fiziska objekta iegādes, infrastruktūras finansēšanas vai būvniecības darbība; 1

27. INFORMATĪVAIS STENDS(VERTIKĀLĀ FORMA)

28. PUBLICITĀTES PRASĪBAS Regulā Nr. 1828/2006 8.panta 4.punktā noteiktiem informācijas un publicitātes pasākumiem jābūt tādiem, lai tie atbilst: • efektivitātes, • lietderības, • saimnieciskuma principiem. Informācijas un publicitātes pasākumu izmaksas iekļauj budžeta kopsavilkumā attiecināmajās izmaksās 1

29. INFORMĀCIJAS UN PUBLICITĀTES PRASĪBU IEVĒROŠANA Kontrolējošās institūcijas veic pārbaudes savā birojā pēc iesniegtās dokumentācijas un citu veidu pieejamās informācijas Pārbaudes tiek veiktas pie finansējuma saņēmēja. Pārbaudes uz vietas parasti veic, lai pārliecinātos, vai iesniegtajos dokumentos atspoguļotās ziņas atbilst reālajai situācijai un vai ir nodrošinātas visas prasības t.sk. informācijas un publicitātes 1

30. VEIDLAPA (PARAUGS) 1

31. PUBLICITĀTES PLĀNS(MK NOTEIKUMI NR. 749) 1

32. PAMATPRINCIPI Informācijas vākšanas un dokumentu kārtošanas pamatprincips - jābūt iespējai jebkurā brīdī ātri un kvalitatīvi salīdzināt - plānotos pasākumus ar realizētiem; - plānotos rezultātus ar sasniegtiem. Tas nozīmē, ka: • jāizstrādā informācijas vākšanas un dokumentu kārtošanas sistēma projektā; • regulāri jāveic projekta uzraudzība (monitorings); • jāvāc visa veida pierādījumi (!) 1

33. PROJEKTU LIETVEDĪBA Projektu lietvedība ietver procedūras, kas izveido sistēmu lietvedībai projektā un dokumentāli atspoguļo norises projektā Projekta dokumentu pārvaldība ir darbietilpīgs process, kuram nozīme ir ne tikai īstermiņā, bet arī ilgtermiņā 1

34. PROJEKTA IEVIEŠANĀ NEPIECIEŠAMĀ INFORMĀCIJA UN DOKUMENTI Projekta aktivitātes Jāuzkrāj visi dokumenti, kas pierāda, ka aktivitātesir notikušas! • Vai notikušas; kad?; kur? vai ir novirze no plānotā? • Kādā veidā aktivitātes ieviestas (līgumi; norises plāni; dalībnieki; fotogrāfijas u.c.) • Tiešais iznākums (plānots; faktiski; novirze) • Ieviesējs • Problēmas; risinājumi • Publicitātes pierādījumi 1

35. PROJEKTA IEVIEŠANĀ NEPIECIEŠAMĀ INFORMĀCIJA UN DOKUMENTI Personāls Jāuzkrāj visi dokumenti, kas pierāda, ka konkrētais cilvēks ir veicis pieteikumā norādīto darbu! • Līgumi; • Vārds, uzvārds; funkcija projektā (lektors, eksperts utt.) • Detalizēts pienākumu apraksts; • Darba pieņemšanas - nodošanas akts; • Atskaite Vai nodrošināja publicitāti? Vai līgumos bija tādas prasības? 1

36. PROJEKTA IEVIEŠANĀ NEPIECIEŠAMĀ INFORMĀCIJA UN DOKUMENTI Līgumi Atsaucei uz projektu, finansējuma avotu, projekta līgumu u.c. jābūt visos iepirkumu dokumentos! • Informācija par visiem noslēgtajiem līgumiem • Visi noslēgtie līgumi; • Līgumsaistības un to izpilde (rēķini, akti; atskaites, fotogrāfijas u.c.) • Partneru ieguldījums projektā (saskaņā ar noslēgto partnerības vai sadarbības līgumu) • Atskaites; indikatori Vai nodrošināja publicitāti? Vai līgumos bija tādas prasības? 1

37. PROJEKTA IEVIEŠANĀ NEPIECIEŠAMĀ INFORMĀCIJA UN DOKUMENTI Informācija Jāuzkrāj visi dokumenti, kas pierāda šo pasākumu norisi projektā! • Publikāciju kopijas; • Pasākumu fotogrāfijas; • Stendu, plākšnu fotoattēli; • Izdrukas no mājaslapas; • Aptaujas; u.c. 1

38. PROJEKTA IEVIEŠANĀ NEPIECIEŠAMĀ INFORMĀCIJA UN DOKUMENTI Iepirkumi Atsaucei uz projektu, finansējuma avotu, projekta līgumu u.c. jābūt visos iepirkumu dokumentos! • Rīkojums par iepirkumu komisijas izveidi; • Iepirkumu plāni; • Iepirkumu nolikumi; • Iepirkumu komisijas protokoli; • Sarakstes dokumenti ar Pretendentiem un Kandidātiem; • Paziņojumi IUB un Pasūtītāja mājaslapā; • Noslēgtie līgumi 1

39. PROJEKTA IEVIEŠANĀ NEPIECIEŠAMĀ INFORMĀCIJA UN DOKUMENTI Jābūt pierādījumiem! Jābūt atbildēm! • Vai mērķauditorija zina finansēšanas avotu projektā? • Vai tika nodrošināta sadarbības partneru līdzdalība? • Kā un vai projekts uzlabojis situāciju pašvaldībā (aprakstīta projekta pieteikumā!); • Kā un vai sasniegts projekta tiešais mērķis? • Projekta īstenošanas gaita, aktivitātes • Kā tika izvēlēta mērķauditorija un iesaistīta projektā? • Kādi bija publicitātes pasākumi? u.c. 1

40. DAŽAS ATZIŅAS Projektu lietvedība ir darbietilpīgs darbs, to nevar veikt pavirši Projektu lietvedības dokumentus izveido vairāki cilvēki No dokumentu kvalitātes un sistematizēšanas atkarīgs auditoru vērtējums par projekta norisi No dokumentu kvalitātes un pieejamības var būt atkarīga izlietoto līdzekļu attiecināmība! 1

41. PROJEKTANOSLĒGUMS Projekta noslēguma atskaites un projekta dokumentācijas sastādīšana  Noslēdzošā projekta izdevumu kalkulācija  Nākotnē veicamo uzlabojamu uzskaitījums Noslēguma informācija par projektu

42. KO JĀATCERAS? • Finansējuma saņēmējam jānodrošina dokumentu uzglabāšanu un to pieejamību līgumā noteiktā termiņā • finansējuma saņēmējs nodrošina EK un LR institūcijām pieeju visiem ar projekta īstenošanu saistītiem dokumentu oriģināliem • Tiek nodrošināta projekta ilgtspēja un pēcprojekta publicitāte

43. DOKUMENTU ARHIVĒŠANA Projekta noslēgumā dokumenti tiek nodoti iestādes lietvedībai Pirms tam tie rūpīgi jāpārskata Arhīviskā vērtība! 11.02.2010. likums "Arhīvu likums" ("LV", 35 (4227), 03.03.2010.) [stājas spēkā 01.01.2011.] http://www.likumi.lv/doc.php?id=205971 1

44. PROJEKTA DOKUMENTU GLABĀŠANA Jānodrošina atbilstoša fiziska vide! Jāuzglabā visi ar projektu saistīto dokumentu oriģināli! Pie projekta materiāliem pieskaitāmi arī audio un videoieraksti, grāmatas, fotogrāfijas u.c. 1

45. NORMATĪVO AKTU PRASĪBASMK NOTEIKUMI NR.916 Kopijas Dokumenta kopiju izstrādā, nokopējot vai citādā tehniskā veidā iegūstot oriģināla attēlu ar visām oriģināla dokumenta grafiskajām un citām īpatnībām. Izstrādājot elektroniska dokumenta kopiju papīra formā, tos dokumenta rekvizītus, kuri papīra formā nav redzami, atveido dokumenta kopijā uzreiz aiz apliecināmā dokumenta pēdējā rekvizīta virs apliecinājuma uzraksta. 1

46. PREZENTĀCIJU VEIDOŠANA PROJEKTĀ • Projekta rezultātu prezentācija ietver visas publicitātes prasības • Prezentē galveno! • Maz teksta, kodolīgs saturs! • Katrai prezentācijai nosaka mērķi • Jānorāda atsauces 1

47. Semināru izvērtējums Diskusijas 1

48. PALDIES PAR UZMANĪBU! Kontaktinformācija Aija Sannikova, aija.sannikova@inbox.lv t. 29333028