UNIOJEDA Facultad de Ciencias Administrativas Cátedra: Sistemas Presupuestarios

1. UNIOJEDA Facultad de Ciencias Administrativas Cátedra: Sistemas Presupuestarios Profesora: Sandra J. Estrada Guía Nº 5. Cálculo del Presupuesto de Materiales y del Presupuesto de Compra de Materiales Presupuesto de Materiales (P.M.) El Presupuesto de Materiales, establece la cantidad y el costo de los materiales e insumos requeridos según el Presupuesto de Producción e Inventario, del cual se alimenta. En este presupuesto es sumamente importante determinar en primer lugar la cuota de materiales, que no es más que el requerimiento mínimo de insumos para fabricar una unidad del producto. Al determinar la cuota de materiales se debe tener cuidado de no confundir las cantidades y la presentación en que se requiere utilizar el producto y la presentación o cantidad en que la empresa lo adquiere. Por ejemplo, si una empresa se dedica a fabricar zapatos, necesitará con toda seguridad pega de zapatero en una cantidad muy mínima para cada par de zapatos, pero al momento de hacer sus pedidos, la empresa compra en galones, pipas o barriles de pega, que es la presentación industrial en la el insumo llega a la empresa. Este aspecto genera mucha confusión al momento de calcular este presupuesto. Elaborado por. Lcda. Sandra J. Estrada MSc.

2. Para calcular el P.M. (Presupuesto de Materiales) se requiere el Presupuesto de Producción e Inventario P.P.I., que es el que indica las cantidades a producir y sobre lo cual, la empresa debe garantizar la disponibilidad de materias primas e insumos para que el proceso productivo no se detenga. Supongamos el ejemplo de una empresa que fabrica un tipo de pan y utiliza los siguientes productos: Datos del Ejercicio: Para la fabricación del pan, la empresa requiere: Harina de trigo : 200 grs. Azúcar: 125 grs. Huevo: 3 unidades • La empresa adquiere: • La harina de trigo en sacos de 5 Kgs. a Bs. 40 • El azúcar en sacos de 7,5 Kgs.a Bs. 52,50 • Los huevos en cartones de 36 unidades a Bs. 92 Se pide calcular el Presupuesto de Materiales (Valuado) Leyenda: P.M. =Presupuesto de Materiales P.P.I.=Inventario de Producción e Inventario Elaborado por. Lcda. Sandra J. Estrada MSc.

3. Lo primero que debe hacerse para el cálculo del P.M. es el cuadro de la Cuota de Materiales, como sigue a continuación: Para calcular el costo unitario de cada insumo, se divide el costo total entre los kilos, litros, unidades, etc., según sea la presentación. Como ya estos datos son conocidos, se aplica una regla de tres: 0,008 Retomando los datos del ejercicio tenemos los requerimientos de la empresa: Grs. Grs. 125 200 3 Unid. Harina de trigo : 200 grs. Azúcar: 125 grs. Huevo: 3 unidades 1 x 40 X = = 8 Bs/Kgs. Si 5 Kgs. de harina cuestan Bs. 40 5 Se procede a ubicar los datos en el cuadro para calcular su costo unitario 1Kgs. de harina cuánto cuesta? X Pero como este resultado está en Kilos y lo necesitamos en gramos, sólo dividimos entre mil, porque es la cantidad de gramos que tiene un Kilo. Por lo tanto 8 entre 1000, da 0,008 que es el costo unitario de 1 gramo de harina de trigo y lo colocamos en el cuadro de cuota de materiales Elaborado por. Lcda. Sandra J. Estrada MSc.

4. Prosiguiendo con la Tabla de la Cuota de Materiales, tenemos: Luego estos montos se multiplican Y se obtienen los costos unitarios de cada insumo y del producto 0,008 1,60 0,007 0,88 2,55 7,65 10,13 Costo Unitario de la fabricación de 1 pan En el caso del azúcar se tiene: Grs. Grs. 200 125 3 Unid. 0,007 grs. = 1000 1 x 52,50 1 x 92 7 Bs/Kgs. 2,55 Bs/Unid. = = X = X = Si 36 unid. De huevos cuestan Bs. 92 Si 7,5 Kgs. de azúcar cuestan Bs. 52,50 36 7,5 En el caso de los huevos se tiene: 1 huevo cuánto cuesta? X 1Kgs. de azúcar cuánto cuesta? X Elaborado por. Lcda. Sandra J. Estrada MSc.

5. Con estos datos de la Cuota de Materiales calculados y con el Presupuesto de Producción, se procede a realizar el Presupuesto de Materiales Por esto Multiplicando el P.P.I de cada periodo por la cantidad de producto requerido por unidad, se obtiene el P.M. de cada Producto, como sigue: 0,008 1,60 0,007 0,88 Quedan igual 2,55 7,65 Esto entre 1000 Da esto 10,13 Costo de Producir 1 pan: Da esto Esto Presupuesto de Materiales Grs. Grs. 125 200 3 Unid. 250.000 250,00 156.250 156,25 3.750 3.750 185.000 185,00 4.440 4.440 296.000 296,00 274.000 171.250 4.110 274.00 171,25 4.110 304.000 190.000 4.560 304,00 190.00 4.560 1.124.000 1.124,00 702.500 16.860 702,50 16.860 Gramos Unidades Kilogramos Unidades Se repite el Procedimiento para todos los insumos Es necesario transformar los Gramos a Kilos dividiendo entre 1000 los renglones de Harina y de azúcar Elaborado por. Lcda. Sandra J. Estrada MSc.

6. Siempre es importante valuar cualquier tipo de Presupuesto, ya que, como herramienta de gestión que está implícita en todo el proceso administrativo (Planificación, Organización, Dirección y Control), es imprescindible brindar con él, a quienes toman decisiones, toda la información que sea importante aprovechando todas las posibilidades que ofrece, por ejemplo: sumar los montos por periodo, por producto, etc. Como en este caso, en el que no sólo se está dando el total por producto, sino también el Total absoluto y el total por periodo, y no sólo se está ofreciendo información en unidades, sino, en bolívares que es, en definitiva, lo más importante. Presupuesto de Materiales (Valuado) Presupuesto de Materiales (Valuado) Totales Semana 2.000,00 1.093,75 12.656,25 250,00 9.562,50 3.750 1.295,00 11.322,00 14.985,00 2.368,00 13.871,25 2.192,00 1.198,75 10.480,50 156,25 15.390,00 2.432,00 1.330,00 11.628,00 185,00 4.440 296,00 8.992,00 4.917,50 42.993,00 56.902,50 Totales 274,00 171,25 4.110 Bolívares Kilogramos Unidades 304,00 190,00 4.560 1.124,00 702,50 16.860 Comprobación: Si se divide el TOTAL obtenido en el P.M.V. (Presupuesto de Materiales Valuado) entre el Total del P.P.I. debe obtenerse el Costo de fabricar una unidad de pan: 56.902,50 entre 5.620 = 10,12 valor aproximado al 10,13, que no da exacto en función de todos los redondeos que se hicieron durante el proceso de cálculo. Los resultados dan fe de que el Presupuesto está correctamente calculado. Elaborado por. Lcda. Sandra J. Estrada MSc.

7. Presupuesto de Compra de Materiales (P.C.M.) Una vez que la empresa determina su necesidad de materiales (Presupuesto de Materiales) y cuánto le cuestan esos requerimientos, debe planificar su adquisición en función de sus existencias en inventario y de lo que considere su inventario óptimo. Este presupuesto sólo puede calcularse cuando se conocen las necesidades reales de adquisición de productos o insumos, pues de lo contrario se estaría siendo muy subjetivos en las decisiones y esos aspectos causan mucho daño a las finanzas de la empresa. El Presupuesto de Materiales, como ya fue señalado, indica la cantidad exacta de insumos necesarios para producir según lo que estableció previamente el Presupuesto de Producción e Inventario e indica el punto de partida para el cálculo del Presupuesto de Compra de Materiales. Teniendo a mano esta información, sólo se requiere el Inventario Inicial y Óptimo de cada insumo. Presupuesto de Materiales 250,00 3.750 156,25 185,00 4.440 296,00 274,00 171,25 4.110 304,00 190,00 4.560 1.124,00 702,50 16.860 • Hay que tener presente que, como ya se mencionó, la empresa adquiere: • La harina de trigo en sacos de 5 Kgs. a Bs. 40 • El azúcar en sacos de 7,5 Kgs.a Bs. 52,50 • Los huevos en cartones de 36 unidades a Bs. 92 Kilogramos Unidades Elaborado por. Lcda. Sandra J. Estrada MSc.

8. MUY IMPORTANTE Es menester mencionar el hecho de que, en este tipo de presupuesto es sumamente importante tener siempre presente en qué unidad están expresados los valores, porque un error muy común es el de confundir Kilos con gramos o con sacos, es decir, trabajar con varias unidades a la vez, sin percatarse de que hay que unificar. O bien se trabaja en Kilos o en gramos o bien en toneladas, pero lo importante es unificar todo a la misma unidad y, posteriormente dejar las cantidades expresadas en la unidad en que la empresa adquiere el producto. Ejemplo: si se estuviera trabajando con litros de leche, probablemente sería más fácil llevar todo a esa unidad, pero una vez que se va a totalizar y a valuar el presupuesto, se debe llevar a la unidad que la empresa utiliza para sus compras al mayor, por ejemplo: metros cúbicos o toneladas, según sea el caso, porque de esa manera ya la información es definitiva y facilita el proceso de pedidos a proveedores. En este ejemplo, como se tiene el Presupuesto de Materiales expresado en Kilos de harina y azúcar y en unidades de huevos , pero los inventarios están expresados en sacos y en cartones, se debe elegir entre: -Transformar el P.M. a sacos y cartones. -Transformar los inventarios a kilos y a huevos. La segunda propuesta es más fácil porque son sólo 6 datos a transformar. Para hacer la transformación de modo que se pueda utilizar el P.M. tal como está, habría que proceder como sigue: • La harina de trigo viene en sacos de 5 Kgs. a Bs. 40 • El azúcar en sacos de 7,5 Kgs.a Bs. 52,50 • Los huevos en cartones de 36 unidades a Bs. 92 De 36 huevos son: De 5 Kgs. c/u son: De 7,5 Kgs. c/u son: 7 sacos 35 Kgrs. 45 Kgrs. 4 sacos 52,5 Kgrs. 30 Kgrs. 3 cartones 180 huevos 108 huevos Elaborado por. Lcda. Sandra J. Estrada MSc.

9. El Presupuesto de Compra de Materiales se calcula uno a la vez. Comenzando con el de Harina de Trigo, se tiene: 250,00 250,00 250,00 296,00 296,00 296,00 274,00 274,00 274,00 35 35 Kgrs. 45 45 Kgrs. 304,00 304,00 304,00 1.124,00 1.124,00 1.124,00 P.C.M. = P.M. + IF - Ii Aplicando las fórmulas, se tiene: I.F. = P.M. + Iópt 295,00 510,00 341,00 295,00 342,00 45 319,00 252,00 341,00 45 334,00 349,00 45 319,00 1.438,00 Elaborado por. Lcda. Sandra J. Estrada MSc.

10. Continuando con el azúcar: 156,25 156,25 156,25 185,00 185,00 185,00 171,25 171,25 171,25 30 Kgrs. 30 52,5 Kgrs. 52,5 190,00 190,00 190,00 702,50 702,50 702,50 P.C.M. = P.M. + IF - Ii Aplicando las fórmulas, se tiene: I.F. = P.M. + Iópt 208,75 335,00 237,50 208,75 213,75 52,5 223,75 157,50 237,50 52,5 208,75 242,50 52,5 223,75 915,00

11. Y finalmente los huevos: 3.750 3.750 3.750 4.440 4.440 4.440 4.110 4.110 4.110 108 h. 108 180 h. 180 4.560 4.560 4.560 16.860 16.860 16.860 P.C.M. = P.M. + IF - Ii Aplicando las fórmulas, se tiene: I.F. = P.M. + Iópt 3.930 7.572 4.620 3.930 5.130 180 4.290 3.180 4.620 180 5.010 4.740 180 4.290 21.492

12. En este punto, sólo queda transformar los resultados por insumo, según la forma en que la empresa adquiere el producto y valuar el Presupuesto 3.750 250,00 156,25 45 295,00 35 510,00 185,00 4.440 296,00 341,00 295,00 342,00 274,00 4.110 171,25 319,00 252,00 341,00 4.560 304,00 319,00 334,00 349,00 190,00 1.124,00 16.860 702,50 1.438,00 Harina de Trigo 52,5 208,75 30 335,00 237,50 208,75 213,75 223,75 157,50 237,50 208,75 242,50 223,75 915,00 Azúcar 180 52,5 180 3.930 108 7.572 45 180 52,5 3.930 4.620 5.130 45 180 52,5 4.290 4.620 3.780 45 4.740 4.290 5.010 21.492 Huevos

13. Espero hayan comprendido la explicación. Elaborado por. Lcda. Sandra J. Estrada MSc.