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Arbeitsalltag eines CIO

Arbeitsalltag eines CIO. Dr. Wolfram Horstmann CIO Wissenschaftliche Information an der Universität Bielefeld 15.11.2010 Gastvortrag an der FH Hannover. CHIEF INFORMATION OFFICER DIE UNIVERSITÄT BIELEFELD ARBEITSALLTAG: ECKPUNKTE Z.B. PUBLIKATIONSDIENSTE SCHLUSS. Übersicht.

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Arbeitsalltag eines CIO

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  1. Arbeitsalltag eines CIO Dr. Wolfram Horstmann CIO Wissenschaftliche Information an der Universität Bielefeld 15.11.2010 Gastvortrag an der FH Hannover

  2. CHIEF INFORMATION OFFICER DIE UNIVERSITÄT BIELEFELD ARBEITSALLTAG: ECKPUNKTE Z.B. PUBLIKATIONSDIENSTE SCHLUSS Übersicht

  3. Verschiedene Spielarten des Chief Information Officer • DIE UNIVERSITÄT BIELEFELD • ARBEITSALLTAG: ECKPUNKTE • Z.B. PUBLIKATIONSDIENSTE • SCHLUSS

  4. CIO = ? • Chief Information Officer • Leitungsposition • Berichtet der Geschäftsleitung • Verantwortet Informationsmanagement und dessen strategische Entwicklung • Informationstechnisch, informatisch, informatorisch? • V.a. in informations-lastigen Organisationen • Üblich eher in Industrie und NGOs als in GOs

  5. CIO = CIO ? • Konventioneller CIO • Standardprodukte für IT • Anforderungsanalyse für Querschnittsaufgaben • Office, Dokumentation, Konnektivität, Kommunikation • Anforderungsanalyse für Kerngeschäft • Je nach Organisation sehr verschieden • Z.B. Autositze > Ingenieurs-Workflows / Produktion • Z.B. Software > Release-Management / Projekte • Z.B. Universität > Wissensmanagement / Forschung & Lehre

  6. „IT doesn‘t matter“Nicholas G. Carr, Harvard Business Review, May 2003 • Unterschiede zwischen Kerngeschäften • erfordern verschiedene CIO-Auslegungen • zeigen, dass IT nicht alles ist • Wettbewerbsvorteile durch IT gehen schnell verloren • CIO vielmehr als zentrale Figur in der Wertschöpfungskette von Organisationen • Von der Stabsstelle zur eigenen Abteilung • Vom IT-Manager zum Assett-Manager

  7. Der C[X]O • Unterschiedliche CIO-Ausprägungen können auch andere Formen annehmen • CKO (Knowledge): eher Inhaltsbezogen • CTO (Technology): eher Entwicklung • CSO (Science): noch mehr Entwicklung • In allen möglichen hierarchischen und funktionalen Aufteilungen

  8. CIOs an Universitäten • Kernprozesse: Forschung und Studium • CIO eher selten: akademische Domäne arbeitet eher autonom organisiert > keine „Chiefs“ • Auch als CIO-Gremien / Sonderfall Bielefeld • Aber zunehmende Aufmerksamkeit, alle Prozesse für Information, Kommunikation und Medien (IKM) strategisch zu steuern • Rechenzentren, Bibliotheken, Medienzentren, Fakultätspersonal, Verwaltung

  9. Als (besonderes) Beispiel für CIO-Arbeitsalltag nehmen wir • CHIEF INFORMATION OFFICER • ARBEITSALLTAG: ECKPUNKTE • Z.B. PUBLIKATIONSDIENSTE • SCHLUSS Die Universität Bielefeld

  10. Universität Bielefeld,ein Kurzportrait • 1969 Gründung der Universität • Forschungs- bzw. Reformuniversität • Geplant für 4.500 Studierende • Von Anfang an dabei • Niklas Luhmann • Jura, Mathematik, Soziologie • „Alles unter einem Dach“ • 1973 – 1975 Bau des Universitätshauptgebäudes • Funktionalität vor Schönheit • Zentrale Halle als Kommunikationsraum • Leitbilder • Interdisziplinarität • Internationalität

  11. 13 Fakultäten 80 Studiengänge 17.500 Studierende 3.000 Absolventen pro Jahr 250 Promotionen pro Jahr 300 Professoren 450 wissenschaftliche Mitarbeiter 850 nicht-wissenschaftliche Mitarbeiter 150 Mio. Euro Haushaltsmittel pro Jahr, zuzüglich 50 Mio. Euro Drittmittel pro Jahr (Zahlen gerundet, Stand 2009/2010) Zahlen und Fakten, nicht klein, aber fein

  12. Exzellenz-Initiative Cluster „Cognitive Interaction Technology“ „Graduate School in History and Sociology“ Antrag für 3. Förderlinie gestellt 4 Sonderforschungsbereiche 5 Graduierten Kollegs 8 Leibnizpreise Spitzenfächer Soziologie, Pädagogik, Geschichte.Mathemathik, Informatik, Bio- & Nanotechnologie Spitzenpositionen in Rankings von ZEIT, Focus, Centrum für Hochschulentwicklung Exzellenz-Initiative und Rankings, in der Spitze dabei

  13. Universität Bielefeld,alles unter einem Dach ... ... mit einem Bibliothekskontinuum

  14. Sonderfall Bielefeld: Der ‚doppelte‘ CIO • CIO Informations-technologie • Technische Ausrichtung • Office, Kommunikation, Konnektivität, Verwaltung • Angedockt an Verwaltung • Leitung Dezernat Orga/IT • Standardprodukte • Kauft Angebote Dritter • Nah am Rechenzentrum • CIO Wissenschaftliche Information • Inhaltliche Ausrichtung • eLearning, eResearch, Informationsversorgung • Angedockt an Bibliothek • Innovationsmanager der Bibl. • Spezialprodukte • Viel Forschung & Entwickl. • Nah am Nutzer Beide Teil der Hochschulleitung / Ansatz reflektiert Universitätsstruktur

  15. Die Bielefelder CIO-Strukturformel IKM-Strategiegruppe Prorektor Kanzler CIO IT CIO WI IKM-Leiterversammlung Dez. IT/Orga HRZ SCM UB Interest Groups: IT-Beauftragte, Wissenschaftliches Publizieren, ...

  16. z.B. die Fachbibliothek Literaturwissenschaft ... bei Tag ... und bei Nacht

  17. Einschichtiges Bibliothekssystem Mehr als zwei Millionen Bücher in systematischer, fakultätsnaher Freihandaufstellung 40.000 Bände Neuzugang pro Jahr Öffnungszeiten bis 1 Uhr nachts bzw. 22 Uhr 1.700 Benutzerarbeitsplätze mit WLAN 5.000 Besucher, 10.000 Surfer täglich Im CHE-Ranking und im Wettbewerb „Bibliothek 2010“ die zweitbeste Uni-Bibliothek Kompetenz für digitale Informationsservices Erfolgreiche DFG- und EU-Drittmittelprojekte International Bielefeld Conference Internationale Kooperationen Die Universitätsbibliothek Bielefeld, noch ein Kurzportrait

  18. INFORMATION.plus! Innovation aus Tradition IT-basierte Arbeit von Anfang an Eigenentwicklungen und „Best of Breed“ Praxisorientierte Drittmittelprojekte Dienstleistung aus Überzeugung Mehrwertdienste „Services dort, wo der Benutzer ist“ Lern- und Arbeitsraum Reales Bibliothekskontinuum Schwerpunkt: digitale Services Integration von Services Portal, „One-Stop-Shop“ Universitätsbibliothek Bielefeld,Markenzeichen und Leitlinien

  19. CIO für wissenschaftliche Information an der Universität Bielefeld • CHIEF INFORMATION OFFICER • DIE UNIVERSITÄT BIELEFELD • Z.B. PUBLIKATIONSDIENSTE • SCHLUSS Arbeitsalltag: Eckpunkte

  20. Aufgabengebiet • Strategische Entwicklung der „Wissensdienste“ an der Universität Bielefeld • Wissensdienste: Informationsversorgung, Kataloge, Fachdatenbanken, Suchmaschinen, eLearning-Plattform, Publikationsdienste, Forschungsdaten-Services • Nach Produktionsreife Übergabe in Dauerbetrieb • Möglichst alles integriert in Uni-Portal

  21. Eine forschungszentrierte Ansicht Research Life Cycle Support in theInstitutional Infrastructure Researchers Students • eLearning­-Systems • (SCM/UB) • Organizing­ • Studying • (BIS) • etc. Publication­ Services Read Information Services • Digital Content • Access Licences • Search Technology • Catalogues • etc. Write • Publication­ • Server • Journal­ • platforms • Bibliography Management • Publication­ • funds • etc. Desk Research Measure Cite Analyze Publish Visualisize Review Data Services • „Informium“ (New !) • etc. • Portal • Personalizedfor Researchers, Students & Faculty • Accounting • Person/Org.-Services • etc. (BIS) Mgmt.

  22. Modalitäten • Doppelte Zugehörigkeit • Bibliothek: Innovationsmanager • Alltag: Büro, Finanzen, Team • Rektorat: CIO wissenschaftliche Information • Rektoratssitzungen, Berichte, Projekte, Gremien • Fachverantwortung für Projekte, i.d.R. keine Personalverantwortung • Ausnahme: Personal finanziert durch Drittmittel (ca. 10) und Hauspersonal für Projekte (ca. 30)

  23. Teilbereich 1: Policy-Entwicklung • Beispiel „Forschungsdaten“ • Generelles Problem: Komplexität und Masse an Forschungsdaten bei 10 Jähriger Aufbewahrungspflicht (DFG-Richtlinien) • „AwarenessRaising“ in Hochschulleitung • Entwicklung von Konzepten und Services • Vorbereitung von von Haus-Policies • „AwarenessRaising“ bei Nutzenden

  24. Teilbereich 2: IKM-Integration im Hause • Gemeinsam mit CIO-IT, manchmal als Teilaspekt der Projektarbeit • Betrifft Querschnittsthemen • z.B. Server-Hosting, Authentifizierung, Policies • Betrifft Gremien und Gruppen • IKM-Strategiegruppe, IKM-Leiter, EDV-Beauftragte • Betrifft Personalgespräche / Arbeitszuschnitt • Veränderungen erzeugen zunächst Reaktanz

  25. Teilbereich 3: Projekte, Projekte, Proj… • Zentrales Instrument zur Umsetzung – i.d.R. delegiert • Pläne/Anträge schreiben • Konzeptentwicklung, Kooperationspartner • Arbeitspläne machen • Deliverables, Milestones, PERT, GANTT • Personal- und Ressourcenplanung • Bewerbungsgespräche, Mittelbewirtschaftung • Monitoring, Berichte, Publikationen, Vorträge

  26. Wie sieht ein Projektantrag aus? • Verschiedene Formate • DFG Antrag: 25 Seiten, 2 Personenjahre im Hause • EU-Antrag: 150 Seiten, 25 Personenjahre international verteilt • Hausprojekt: 10 Seiten, Stammpersonal • Derzeit 4 DFG-Projekte, 2 EU-Projekte, 2 Hausprojekte > ca. 1Mio € > 10 Personen

  27. Beispiel: Gantt-Chart Beispiel: Gantt-Chart

  28. Beispiel: PERT-Diagram

  29. Vielfalt des Projektgeschäfts

  30. Vernetzung im Projektgeschäft

  31. Teilbereich 4: Schulung & Austausch • Marktanalyse / Konferenz-/Messebesuche • Teilnahme an Seminaren / Fortbildungen • Informieren von Partnern und Mitarbeitern • Weiterbildung für Personal organisieren • Eigene Schulungsveranstaltungen • Lehrveranstaltungen (nur Akademia) • z.B. Kolloquium Wissensinfrastruktur

  32. Schluß: Eine Arbeitswoche in Zahlen • 500 eMails • 300 gründlich Lesen, 150 beantworten • 15 Termine, 30 Telefonate • Teilweise leiten, immer aktive Teilnahme • 1 Dienstreise • 1 bis 2 Tage, national / international • 1 Vortrag, 1 Dokument, 10 Bearbeitungen • Word / Powerpoint / Excel / Project

  33. CIO Arbeit in der Praxis – hier: Aufbau einer Service-Familie • CHIEF INFORMATION OFFICER • DIE UNIVERSITÄT BIELEFELD • ARBEITSALLTAG: ECKPUNKTE • SCHLUSS z.B. Publikationsdienste

  34. Herausforderungen I: Zeitschriftenkrise,ARL Medienerwerb 1986 - 2006 • Explodierende Zeitschriften-Kosten bei stagnierenden Erwerbungsetats • Notwendige Einsparungen • bei ZS-Abos und Monographien • Ökonomische Reaktionen • Allgemeines Kostenbewusstsein • Neues Geschäftsodell: Konsortialer Erwerb • Cross/Additional Access • Sinkende Kosten pro Abonnement • Aber weiterhin steigende Gesamtkosten • Paradigmenwechsel: Open Access • Freizugängliche Artikel im Internet: • Beispiel arXiv (1991) • Budapest (2001); Bethesda, Berlin (2003) • DFG, Wissenschaftsallianz, EU

  35. Herausforderungen II: „eScholarship“,neue Formen des wissenschaftl. Arbeitens ... ... des wissenschaftlichen Publizierens http://www.slideshare.net/SURFfoundation/digital-repositories-and-interoperable-scholarship

  36. Universitäten brauchen Strategien für die Unterstützung neuer Formen der Wissenschaftskommunikation UB Bielefeld gesetzter Service-Partner für alle Aspekte von wissenschaftlicher Information und Informationsdiensten Beiträge zur Bibliothek der Zukunft mit einem breiten Portfolio an digitalen Wissensdiensten, die weit über die konventionelle Bibliothek hinausgehen Bündelung der Aufgaben in einer Dienstleistungsfamilie „Publikationsdienste“ Aufgaben sind nur in Kooperation zu erbringen Mit Wissenschaftlern Mit IKM-Einrichtungen Mit (inter-) nationalen Partnern Herausforderungen III:neue Aufgaben für die Universitätsbibliothek

  37. Aspekt „Open Access“ Open Access meint, dass wissenschaftliche Literatur kostenfrei und öffentlich im Internet zugänglich sein sollte, … ... so dass Interessierte die Volltexte lesen, herunterladen, kopieren, verteilen, drucken, in ihnen suchen, auf sie verweisen und sie auch sonst auf jede denkbare legale Weise benutzen können, ohne finanzielle, gesetzliche oder technische Barrieren jenseits von denen, die mit dem Internet-Zugang selbst verbunden sind. (Budapester Open Access Initiative) www.open-access.net

  38. Zwei Vorteile Ungehinderter Zugang zur Information für die Leser Verbesserte Sichtbarkeit, erhöhte Zitierhäufigkeit für Autoren Zwei Wege Green Road Self-Archiving Golden Road Self-Publishing Zwei ökonomische Ansichten Monetäres Nullsummenspiel „Open Access spart nicht, aber er zahlt sich aus!“ Open Access,in a nutshell

  39. OA Resolution der Uni Bielefeld, 2005 Das Rektorat der Universität Bielefeld fordert die wissenschaftlichen Autoren der Universität nachdrücklich auf, alle veröffentlichten, wissenschaftlich referierten Artikel als Kopie auf dem wissenschaftlichen Publikationenserver der Universität abzulegen, … Das Rektorat ermutigt und unterstützt die Wissenschaftler der Universität Bielefeld zur Publikation in Open Access - Zeitschriften. BiPrints Redaktionelle Hilfe, Publikationsfond

  40. Förderung des OA-Publizierens und Archivierens Information, Beratung, Marketing Verschiedene Repositorien u.a. BiPrints DINI-Zertifizierung und OAI-Registrierung Publikationsfond für „Author Fees“ Verknüpfung mit der Forschungsdatenbank Primärdaten der Forschung (in Vorbereitung) Veröffentlichung von lokalen Dokumenten Erfassung der „Vor 1995-Veröffentlichungen“ u.a. Dokumenten Erfassung von standardisierten Metadaten (DC, OAI) Vergabe von Persistent Identifier (ISBN, ISSN, DOI, URN) Weltweites Retrieval von Dokumenten Bielefeld Academic Search Engine (BASE) Die OA – Resolution, nur Ideologie?Vielfältige Dienste für die Wissenschaft

  41. Bielefeld Academic Search Engine (BASE)mit 26 Mio. Dokumenten von 1.700 OAI-Servern zum Vergleich Dokumente / Quellen • DOAR / 1.650 • OAIster 23.000.000 / 1.100 • Stand 06/2010 • Ausschließlich qualifizierte OAI-Quellen • Harvesting mittels OAI-PMH • Erschließung der Dokumenten • Indexierung von Metadaten und Volltexten • Drill-Down der Suchergebnisse mittels der Metadaten • Linguistische Unterstützung der Suche • Integrierter multi-lingualer Thesaurus • DDC-Browsing, sofern geeignete Metadaten verfügbar (in Vorbereitung) • Automatisches Generieren von Metadaten mittels Textmining (in Vorbereitung)

  42. WP-Webseiten der Universität

  43. WP+EL-Einstiegsseite der UB

  44. WP-Webseiten der UB

  45. Bielefelder Repositorien • Qualitätsgeprüfte wissenschaftliche Publikationen • Zweitveröffentlichungen • Volltexte plus bibliographische Angaben • Ca. 5000 Dokumente, Tendenz steigend • Persönliche URL des Autors • Eingabemöglichkeit von • Schlagwörtern und Abstracts • Integration mit der Forschungsdatenbank FoDa • (in Vorbereitung) • Restrukturierung der Repositories erforderlich • Collection Policy • Corporate Design

  46. DOAJ-Journale in Bielefeld 1996 - 2007

  47. Neueste Beispiele für Bielefelder OA-Journals (noch mit Embargo) In Kooperation mit Verlag (Lucius & Lucius) * 1971-2010 / mehrere 1000 Artikel Zeitschrift der Graduiertenschule in der Exzellenzinitiative

  48. Herausgabe eigener OA-Journals Verantwortung bleibt bei den Herausgebern UB leistet grundlegende technische und organisatorische Unterstützung Früher: Redaktionstandems Publikationssoftware Open Journal Systems Selektive Auswahl von Projekten mit hohem Stellenwert

  49. PublikationsfondDie Vorgeschichte: BioMed Central Institutionelle Mitgliedschaft seit 2004 d.h. Publikationen wurden über die Bibliothek bezahlt Beitrag abhängig von Publikationszahlen Finanzierung aus Literaturerwerbsmitteln Akzeptanz schwindet Wenige Fakultäten Budget erschöpft Künftig Einzelfallabrechnung Publikationsfond

  50. PublikationsfondAblauf der Pilotphase Start einer 1-jährigen Pilotphase in 10/2008 Ergründung des Potentials Bestimmung der Regeln Startkapital 68.000 Euro Pragmatisches Herangehen Formloses Antragsverfahren Ende/Auswertung nach einem Jahr Oder nach Erschöpfung der Mittel

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