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Chapitre 3

Chapitre 3. Le Processus de Gestion. 1. Planification 2. Organisation 3. Direction 4. Contrôle. Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13. Introduction: le processus de gestion .

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  1. Chapitre 3 Le Processus de Gestion 1. Planification 2. Organisation 3. Direction 4. Contrôle Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  2. Introduction: le processus de gestion « On définit généralement le processus de gestion comme étant l’exécution, selon une suite logique et ordonnée, de diverses fonctions administratives dans le cadre de la réalisation de la mission de l’organisation. » (Alain Fillion, 2005) Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  3. Introduction: le processus de gestion • Le processus de gestion est un ensemble séquentiel de fonctions interdépendantes; • C’est un continuum d’étapes inséparables; • Aucune fonction n’a de sens sans les autres: celles qui la précèdent et celles qui la suivent; • Ce processuss est nécessaire et pertinent quel que soit le domaine dans lequel s’exerce la gestion: Finance, Marketing, Production, GRH, etc. A retenir ! Planification Organisation Direction Contrôle Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  4. Introduction: la notion d’objectif • On ne peut parler de processus de gestion sans aborder la notion d’objectif qui en constitue la clé de voute, la colonne vertébrale etle fil conducteur! • Qu’est ce qu’un objectif? Un résultat qu’on se propose d’atteindre! • Un bon objectif doit être fixé et formulé de façon à être: • QuantifiableMesurable • Equilibré Réalisable et optimiste à la fois • Accepté Adhésion de tous les acteurs concernés • Flexible Pouvant s’adapter aux circonstances A retenir ! L’objectif estle point de départ du processus de gestion: au cœur de la Planification, fil conducteur de l’Organisation et de la Direction et principal repère du Contrôle. Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  5. Introduction: la notion d’objectif • La notion d’objectifest fondamentaleen gestion • Les objectifs servent en effet de guidesaux: • Stratégies, aux politiques de gestion, aux plansopérationnels; • Choix organisationnels (structures, hiérarchie, etc. ); • Modes de direction (systèmes de motivation, communication); • Outils de contrôle (base d’évaluation de la performance); • Il y a différentes catégories ou hiérarchie d’objectifs Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  6. Gaetan Morin 1- La planification: sa place dans le processus Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  7. 1- La planification: nature • Réponse à Quoi faire? Comment le faire? Quand le faire? • C’estle processus par lequel le gestionnaire identifie et décide des objectifs à atteindre dans le futur et des moyens les plus adéquats à mettre en œuvre afin de les réaliser; • La planification s’inscrit dans le cadre de la gestionprévisionnelle; • Elle consiste à introduire l’avenir projeté de l’organisation dans les décisions du présent; • C’est au cours de cette première étape clé que sont fixés les objectifs à atteindre à tous les niveaux de l’entreprise; A retenir ! Planifier c’est fixer un cap, formuler concrètement la vision que l’on a du futur espéré, du devenir de l’entreprise. Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  8. 1- La planification: démarche • Planifier est un exercice difficile (il comporte une dimension prévisionnelle) et fondamental à la fois; • C’est un équilibre subtil à trouver entre le possible et l’idéal; • Pour y parvenir on s’appuie généralement sur l’analyse: • Du chemin parcouru par l’entreprise; • Des ressources dont elle dispose; • De sa situation actuelle: forces et faiblesses; • De son environnement: opportunités et menaces • Voir document « SWOT » A retenir ! Planifier nécessite une lecture du passé, un diagnostic interne (forces, faiblesses) et externe (opportunités, menaces), une vision du futur (prévisions, scénarii, projections… ) Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  9. 1- La planification: utilité

  10. 1- La planification: facteurs clés • La planification est plus à même d’être efficace et utile quand les conditions suivantes sont réunies: • La structure de l’entreprise est décentralisée et participative; • Les stratégies et les objectifs sont clairs et sont expliqués convenablement aux différents acteurs; • Le processus de planification est accepté par tous comme un outil de communication, d’apprentissage et d’orientation; A retenir ! Une planification réussie est doit être décentralisée, participative, claire, expliquée et perçue comme une aide et non comme une contrainte imposée.

  11. 1- La planification: limites • Tout en étant nécessaire et reconnue, la planification est aussi l’objet de critiques du fait de certaines de ses limites: • On ne peut pas tout prévoir! • On ne peut pas toujours maîtriser les variables clés; • La rigidité peut nuire à la créativité; • La planification peut faire obstacle à la flexibilité; • La planification fait régner l’analyse au détriment de l’intuition et l’exécution aux dépends de la réflexion et de l’initiative. Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  12. 1- La planification: outils • Les outils de planification sont nombreux, variés et spécialisés. • Certains outils sont utiles pour l’analyse stratégique, il fournissent un cadre de réflexion, tels que: • SWOT: Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats; • QQOQCCP: Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien? • D’autres, plus classiques, servent à prévoir les activités : • Budgets, arbres de décision, probabilités, check-list… • D’autres outils, enfin, sont utiles pour la programmation ou l’ordonnancement. Les plus célèbres sont: • Méthode PERT: Program Evaluation and ReviewTechnique • Diagramme de GANTT (voir document) Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  13. 1- La planification: mots clés • Objectifs • Stratégie • Politique • Plans d’action • Programmes • Budget • Prévisions • Scénario • Flexibilité Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  14. Gaetan Morin 2- L’organisation: sa place dans le processus Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  15. 2- L’organisation: Définition • L’organisation dérive du mot organe,du latin organum; • Cequi signifie: instrument, outil, partie d’un ensemble, partie d’un corps vivant qui remplit une fonction utile; • Définition: L'organisation est l'agencement de relations entre composants ou individus qui produit une unité complexe ou un système.Edgard MORIN • L’organisation transforme donc des éléments isolés en composantes d’un tout, d’une entité homogène en leur attribuant des fonctions et des liens; • Elle assure ainsi une cohérence, une solidarité et une solidité au système, une certaine possibilité de durer en dépit des perturbations; A retenir ! L’organisation c’est la mise en relation d’éléments, leur intégration dan une entité homogène par l’établissement de liens, de fonctions: elle transforme, produit et maintien! Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  16. 2- L’organisation: Nature • Organiser répond aux question: Qui va faire quoi? Avec qui? • La mission de la fonction organisation consiste à: • Mettre en place une structure cohérente; • Coordonner les tâches et les activités de chaque unité; • Faire converger les efforts individuels vers l’objectif collectif • Concrètement, organiser consiste à déterminer la composition des groupes de travail, la répartition des tâches et des responsabilités en leur sein ainsi que les liens qui les unissent; • Cette fonctionaide ainsi les individus et les groupes à savoir ce que l’on attend d’eux et comment travailler en harmonie pour réaliser des objectifs communs. A retenir ! L’organisation c’est donc l’agencement des moyens, des personnes et des rôles de manière cohérente afin d’optimiser le fonctionnement de l’ensemble et sa performance! Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  17. 2- L’organisation: Critères • Les entreprises s’organisent en fonction de leur conception de l’efficacité de: • La répartition de l’autorité; • La division du travail, des fonctions, des tâches; • Plusieurs autres facteurs influencent les modes d’organisation, dont: • La taille de l’entreprise; • La diversité de ses activités ; • La répartitiongéographique de ses unités opérationnelles; • Les stratégies et objectifs spécifiques qui sont poursuivis; A retenir ! L’organisation dépend de plusieurs facteurs liés aux caractéristiques de l’entreprise mais surtout à l’efficacité de la répartition de l’autorité, des fonctions et des tâches. Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  18. Direction Générale Direction Achats & Production Direction Commerciale Direction Financière & Comptable Direction Ressources Humaines Service Magasin & Livraison Service Facturation Recouvrement Service Ventes Service Après Vente 2- L’organisation: formes courantes La structure fonctionnelle (!) Principe: Découpage par fonction. Coordination au sommet. • (+) Avantages: • Simple • Responsabilité claire • (-) Inconvénients: • Rigide • Pas de transversalité A retenir ! La structure fonctionnelle est la forme d’organisation la plus pratiquée car la plus simple. Elle convient aux PME et nécessite une bonne coordination. Les responsabilités y sont claires. Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  19. Direction Générale Division des Matériaux de construction Division Peinture Division Articles Sanitaires Service Commercial Service Financier Service Social Service Achats 2- L’organisation: formes courantes La structure divisionnaire (!) Principe: Découpage par activité (produit, marché ou région) puis par fonction. • (+) Avantages: • Spécialisation par activité • Structure adaptable • (-) Inconvénients: • Ressource dispersée • Pas d’économies d’échelle A retenir ! La structure divisionnaire est mieux adaptées aux grandes entreprises aux activités multiples et/ou dispersées. Elle est plus coûteuse mais aussi plus spécialisée. Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  20. 2- L’organisation: 6 Principes de base • Définition d’objectifs: Chaque sous-structure a une mission à remplir, une raison d’être qui doit être définie avec précision; • Spécialisation : Chaque unité de travail doit autant que possible se spécialiser dans un domaine particulier afin d’être compétente; • Coordination: Chaqueunité doit coordonner ses actions avec les unités reliées pour assurer cohérence et convergence à l’entité; • Unicité de commandement : Chaque acteur de la structure doit avoir un seul supérieur hiérarchique; • Equivalence autorité-responsabilité: Chaque responsable de fonction ou de mission doit avoir l’autorité nécessaire pour l’accomplir convenablement et être tenu de rendre des comptes; • Eventail de subordination: Chaque responsable doit avoir un nombre connu et limité de personnes sous son autorité directe; Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  21. 2- L’organisation: mots clés • Organigramme • Hiérarchie • Autorité • Responsabilité • Spécialisation • Délégation • Fonction • Tâche • Coordination Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  22. Gaetan Morin • 3- La direction Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  23. 3- La direction: définition • Processus par lequel onanime et oriente un groupe pour l’amener à contribuer volontairement à la réalisation d’un résultat. • Diriger≠ imposer sa volonté, exercer son autorité, obliger par la coercition, forcer; • Diriger c’est créer un climat de travail favorable; • Diriger c’est encadrer les autres, leur rappeler constamment le chemin à suivre, les tâches à effectuer, les objectifs à atteindre; • La direction met en jeu les relations interpersonnelles. A retenir ! La direction est le moteur de l’entreprise et son âme. Elle consiste à mobiliser les hommes en stimulant leur rendement par un climat positif, une communication efficace et un bon leadership. Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  24. 3- La direction: nature • C’est la fonction du passage à l’action, de la mise en marche des équipes après la planification et l’organisation (fonctions conceptuelles) • Concrètement, diriger revient à assumer 4 tâches essentielles: • La motivation: stimuler les individus et les équipes, faire converger leurs objectifs personnels avec ceux de l’entreprise; • Lacommunication: écouter, informer, expliquer, convaincre; • Leleadership: influencer les autres, obtenir d’eux qu’ils agissent volontairement dans un certain sens; • Laformation: permettre aux autres d’apprendre, d’acquérir des connaissances et des aptitudes de manière formelle et/ou informelle; A retenir ! La fonction direction répond à la question: « Comment amener chaque membre de l’organisation à contribuer au mieux à ses objectif? À donner le meilleur de lui-même? » Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  25. Quelques axes de motivation • La rémunération, sous toutes ses formes, est un facteur important de motivation des individus au travail mais il a été prouvé qu’elle est largementinsuffisante; • Pour bien diriger, mobiliser et donc motiver les employés, il est important de savoir que la motivation est personnelle et variable; • Les salariés sont particulièrement motivés par les facteurs suivants (et donc démotivé par leurs contraires ou leur absence) • L’équité de la rémunération • La reconnaissance de leur travail, de leurs qualités • La qualité des liens sociaux - le climat ou ambiance de travail • Le rapport avec la hiérarchie - la participation aux décision • Les conditions de travail Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  26. 3- La direction: mots clés • Leadership • Communication • Motivation • Formation • Orientation • Climat de travail • Influence • Animation • Mobilisation Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  27. Gaetan Morin • 4- Le contrôle Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  28. 4- Le contrôle: définition • C’est le processus par lequel les gestionnaires examinent la situation et s’assurent que les résultats obtenus sont conformes aux buts fixé. • Cette étape permet aux gestionnaires d’apporter, au besoin, des changements et des corrections nécessaires pour réorienter l’entreprise vers ses objectifs si les buts n’ont pas été accomplis. • Contrôler= MesurerComparerEvaluer • ComprendreCorriger A retenir ! La fonction contrôle correspond à l’étape-bilan, qui va donner un sens aux 3 étapes précédentes en confirmant ou infirmant le travail accompli et en proposant des correctifs. Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  29. 4- Le contrôle: typologie • Contrairement aux idées reçues, le contrôle n’est pas une étape ultime, qui n’intervient qu’en bout de processus; • Pour plus d’efficacité, 3 types de contrôle sont nécessaires: Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  30. 4- Le contrôle: utilité • Le contrôle est nécessaire et utile à plusieurs égards: • Fournit une mémoire écrite, un repère pour les dirigeants, qui consigne les expériences passées; • Fournit un cadre structuré, périodique et objectif pour une réflexion collective sur la résolution des problèmes ou les améliorations à apporter; • Permet d’affiner la planification, fournit un cadre à la direction, concrétise l’organisation; • Puissant outil de motivation et de gestion participative; Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  31. 4- Le contrôle: conditions de succès Pour être efficace et produire tous ses effets, l’exercice de cette fonction doit remplir certaines conditions, dont: Le contrôle ne doit jamais être appliqué et perçu comme un signe de méfiance et un moyen de sanction; Les contrôles proactifs et concomitants ne doivent pas être négligés par rapport au contrôle rétroactif; Le contrôle doit être objectif, appuyé sur des critèresclairs,connus à l’avance et admis par les acteurs concernés; Le contrôle doit être systématiqueet formalisé: intégré dans les procédures et le système d’information de l’entreprise; Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

  32. 4- Le contrôle: mots clés • Mesure • Comparaison • Evaluation • Analyse • Bilan • Correction • Fonction • Tâche • Coordination Université de La Mannouba – ISCAE 2012-13

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