Flächenmanagement und Raumhandel aus übergreifender Sicht

1. Flächenmanagement und Raumhandel aus übergreifender Sicht Hartmut Wörner MWK Baden-Württemberg

2. Ziele des Flächenmanagements • Hochschulen • Transparenz von Flächenbestand und Flächenbedarf • „Gerechte“ Flächenverteilung • Bessere Verwaltung der Knappheit / Verfügungsflächenpool • Schaffung von Kostenbewusstsein bei den Nutzern • Flächenreduzierung zur Einsparung von Mietmitteln u. Betriebskosten • Wissenschaftsministerium • „Rechenschaftslegung“ gegenüber Landesregierung und Parlament

3. Überblick Monetäre Steuerungsmodelle I. Bonus-/Malus-Modell (Sanktionsmodell) • Kein umfassender Raumhandel • Monetarisierung beschränkt auf Flächenüberhänge / Unterstützung von Flächenbeschaffung bei defizitären Einrichtungen • Flächenbilanz zwingend erforderlich • Erhebung Flächenbedarf • Abgleich mit Bestand

4. Beispiel 1: U Heidelberg „Raummarkt“ • Seit 2001 • Ansatzpunkt: Institutsebene • Beschränkung auf Büros und Labors • Pauschale Flächenbedarfsbemessung Stellen- bzw. personalbezogenes Richtwertverfahren

5. U Heidelberg Raummarkt: Bedarfsparameter Buchwissenschaften Exp. Wissenschaften Stelle WD 40 m² 90 m² Unterstellte Relation WD / Nichtwissenschaftler 1 : 1 1: 4 Drittmittelwissenschaftler 15 m² 25 m² Drittmittelfinanzierte Nicht- wissenschaftler 10 m² dito Hiwi 4 m²/ 55 Std. Monat dito Quelle: U Heidelberg, Referat Greenier 2.2.2005

6. U Heidelberg Raummarkt • Budgetierung • Flächenüberschuss: Belastung mit 7,50 € pro m2/Monat Budgetentlastung durch Rückgabe der rechnerischen Flächenüberschüsse. • Flächendefizit: Mietzuschuss für den Fall von inneruniversitären Mietabschlüssen. • Abgabe von Grund- und Verfügungsflächen des rechnerischen Bedarfs durch Vermietung: Bonus von 7,50 € pro m2/Monat. • Quelle: U Heidelberg, Referat Greenier 2.2.2005

7. Bildung eines Pools von Verfügungsflächen „Annahme“ der Räume durch die ZUV Abgabe von Flächen an Institute mit Defizit Angebotswirksam Nachfragewirksam Belastung rechnerischer Flächenüberschüsse Jahr 2001 : DM 5,-/m² Jahr 2002 : € 5,-/m² ab Jahr 2003 : € 7,50/m² „Mietzuschuss“ Bonus für Freigabe von „Bedarfsflächen“ € 7,50/m² Monetarisierung: Beginn im Jahr 2001 „Mieteinnahmen“ U Heidelberg Raummarkt Bestimmung des Bedarfs: Richtwert-Verfahren Abgleichung mit der IST-Ausstattung (Räume/Personal) Garantie des Bedarfs: Grundbedarf: 3 JahreVerfügungsflächen: projektbezogen • Quelle: U Heidelberg, Referat Greenier 2.2.2005

8. U Heidelberg Raummarkt • Erfahrungen (= Bericht der Universität Anfang 2005) • Zitate: • Überraschende Akzeptanz des transparenten Verfahrens. • Die „Einnahmen“ der Universität aus dem Raummarkt betrugen 2004 120.000 €, die „Ausgaben“ 24.000 €. Das finanzielle Risiko für die Universität ist damit gering. • Abstimmungsaufwand ist nach 4 Jahren relativ gering. • Durch Budgetierung Sensibilisierung für die Ressource Raum. • Quelle: U Heidelberg, Referat Greenier 2.2.2005

9. U Heidelberg Raummarkt • Miete ist Regulativ für die Bedarfsanmeldungen. • Mietzahlungen für rechnerische Überschüsse werden akzeptiert. • Die Mehrzahl der Institute zieht in der Regel Mietzahlungen der Flächenabgabe beim • Grundbedarf vor. • Aber:Nicht nur „ärmere“ Institute nutzen die Möglichkeit der befristeten Flächenabgabe zur Entlastung ihrer Budgets (Anreiz). • Befristete Flächenabgabe der Institute erleichtert kurzfristige Umverteilung. • Universität bekommt - langsam - einen kleinen Pool für Verfügungsflächen. • Quelle: Universität Heidelberg, Referat Greenier 2.2.2005

10. Beispiel 2: U Tübingen • HIS-Projekt „Ein Raumhandelsmodell“: 11/2003 bis 4/2005 • Universitäten Rostock, Braunschweig, Münster, Tübingen, TFH Berlin • Charakteristika: • Ebenfalls Bonus-/Malus-Modell • Organisatorischer Ansatzpunkt: Fakultätsebene • Bedarfsermittlung bezogen auf „Bemessungseinheiten“ (i.d.R. „Fächer“) • Feine, parametergestützte Flächenbedarfsbemessung

11. Flächen-Informations-System Flächenverteilungs-Modell Monetäre Steuerung Flächenbedarf Flächenbilanz Nutzungsentgelt Einnahmen Bemessungsblatt je FB Saldo Prämien Bedarfsdeckungsgrad Ausgleichszahlungen Zahlungspflicht Bedarfe je NB NB-Profile Kl. Baumaßnahmen Entscheidung des FB Zahlung Grundbedarf / Drittmittel Raummanagement Flächenbestand Flächenrückgabe Maßnahmen Raumdatei Flächenzuweisung Organisations-struktur Umzüge Umbauten Nutzungsbereiche Abkürzungen: FB = Fachbereich; NB = Nutzungsbereich (Büro, Labor, Werkstatt etc.) Quelle: HIS, Referat Ritter 2.2.2005 U Tübingen: Struktur „Raumhandelsmodell“

12. U Tübingen „Raumhandelsmodell“ Aktueller Stand: • Abschluss HIS-Projekt 04/05 ( Bereitstellung Instrumentarien). • Universität arbeitet an praktischer Implementierung einer fortlaufend aktualisierten Flächenbilanz • Universität strebt Monetarisierung an. Zielsetzung Beginn Anfang 2007. Details noch offen. • Insbesondere Bedarfsermittlung wird als „komplexer, aufwändiger Prozess“ empfunden / bisherige inneruniversitäre Informationssysteme reichen nicht aus  Mehrjähriger aufwändiger Prozess

13. Bonus-/Malus-System Grundsatzentscheidungen • Organisatorischer Ansatzpunkt: Fachbereichs- oder Institutsebene • Art der Flächenbedarfsbemessung: Pauschale, vom Nutzer leicht zu erfassende Methode (HD) versus feine, perfektionierte Methode (TÜ/HIS) mit breiteren Möglichkeiten • Reichweite der Monetarisierung • Höhe „Bonus-/Malus-Zahlungen“ • Orientierung an Markt- oder Kostenmiete (Einbeziehung der Investitionskosten) • „Umlage“ von Betriebskosten • „Symbolischer“ Satz • „Flächenhandel“ zwischen Einrichtungen / Bedingungen für Flächenrückgabe an „Zentrale“

14. Überblick monetäre Steuerungsmodelle II. Vermieter-/Mieter-Modell / Raumhandel • Umfassende Monetarisierung der Flächen der fachlichen Einheiten (<-> Bonus-/Malus-Modell: teilweise Monetarisierung) • Internes Mietbudget • Flächenbedarfsbemessung nicht zwingend erforderlich  Ist-Zustand als mögliche Basis • Interner „Raumhandel“ bei entsprechender „Verfügungsbefugnis“ der Einrichtungen

15. Beispiel: Land Bremen Flächenmanagement-Instrument des Landes Bremen (HIS-Hochschulplanung Bd. 171) • Basis: Umfassende Monetarisierung im Verhältnis Land – Hochschulen (Eigentümer-Modell) • Auf Hochschulebene: Vermieter-/Mieter-Modell • Feines, perfektioniertes Verfahren • Differenzierte Ermittlung von Mietzahlung / Unterbringungsbudget der nutzenden Einrichtungen auf der Basis gestaffelter Kostenflächenarten (z.B. Büroräume 108 €/m² p.a., Chemisch-technische Labore 614 m² p.a.)

16. Alternativen zu monetären Steuerungssystemen Ausgangspunkt: • LRK/MWK-AG BW: Monetäre Steuerung ist kein „Muss“ • HIS-Hochschulplanung Bd. 162 „Hochschulisches Liegenschaftsmanagement in ausgewählten europäischen Ländern“ • Nur ¼ aller britischen Universitäten hat Zahlungspflicht für Flächennutzung • Manche britische Universitäten haben monetäre Steuerung wieder abgeschafft (zu hoher Aufwand, Verschärfung Ungleichgewicht zwischen „reichen“ und „armen“ Bereichen, problematische Nachnutzung zurück gegebener Flächen)

17. Beispiel Alternative: U Ulm„Management-Modell“ • Zentrale Raumvergabe • Management durch Zentrale Universitätsverwaltung (ZUV) • Bedarfsermittlung nach dem „Heidelberger Modell“ (Personalbezug) • Jährliche Überprüfung der Raumvergabe: Gegenüberstellung Bedarf – Bestand •  ggf. Korrektur durch ZUV

18. Alles aus einer Hand - klare einfache Entscheidungsstrukturen, vereinfachte Evaluierung Nachvollziehbarkeit für die Nutzer („viel Personal = viel Fläche“) Transparenz durch eine zentrale Datenbasis Möglichkeit zu strategischer Gebäudenutzungsplanung (z. B. Sa-nierungsmanagement, strukturierte Nutzung des Gebäudes) Vorteile / Nachteile aus Sicht der Universität Ulm • Verwaltung macht sich ggf. unbeliebt, wenn Räume eingezogen werden • kaum Eigenverantwortung der Fakultäten bei der Belegung Quelle: U Ulm, Referat Dr. Vernau 2.2.2005

19. Analyse des Ulmer „Management-Modells“ • Flächenbilanz zwingend erforderlich • Zentrale Steuerung  Durchsetzung von Entscheidungen durch „hoheitlichen Akt“ • Voraussetzung: Durchsetzungsfähigkeit der Hochschulleitung / Zentralen Verwaltung • M.E. besser geeignet für kleinere Universitäten / Hochschulen

20. Ergänzende Instrumentarien Ausgangspunkt: Monetäres Steuerungssystem erfasst grundsätzlich nur Flächen der fachlichen Einrichtungen Behandlung der Flächen, die nicht fachlichen Einrichtungen zugeordnet sind: • Monetarisierung der Vergabe von Lehrräumen (Hauptzeiten – Randzeiten), • Nutzungsuntersuchungen (HIS-Hochschulplanung Bd. 162, S. 136) • Regelmäßige Rechenschaftslegung der Fachbereiche über Nutzung der von ihnen verwalteten Räume.

21. Aktuelle Entwicklungen in Baden-Württemberg I • Einführung von Bonus-/Malus-Modellen: • Heidelberg seit 2001 • 2005: Tübingen • 2006 ff: Freiburg (HIS-Projekt 10/05 – 6/06) • Empfehlungen der LRK/MWK-AG „Sanierung“ • Professionelles Flächenmanagement erforderlich. • Gestaltungsfreiheit der Universitäten bei Verpflichtung auf Einhaltung gemeinsamer Grundstandards:

22. Aktuelle Entwicklungen in Baden-Württemberg II Empfehlungen LRK/MWK-AG • Dokumentation der Flächennutzung in raumscharfer Flächenbestands-Datei • Flächen in Forschungsverfügungsgebäuden: Befristete, projektbezogene Vergabe durch den Vorstand • Dezentrale Forschungsverfügungsflächen: Befristete, projektbezogene Vergabe durch den Vorstand bzw. Fachbereich. Bei Vergabe durch den Fachbereich: Regelmäßige Rechenschaftslegung ggü. Vorstand • Hörsäle und Seminarräume in zentralen Gebäuden: Vergabe durch Vorstand / Zentrale Verwaltung. Regelmäßige Untersuchung und Dokumentation der Nutzung

23. Aktuelle Entwicklungenin Baden-Württemberg III Empfehlungen LRK/MWK-AG • Dezentrale Seminarräume und spezielle Unterrichtsräume: Vergabe durch Vorstand bzw. Fachbereich oder Einbeziehung in eine monetäre Steuerung. • Flächen, die den fachlichen Einrichtungen zugeordnet sind: Einbeziehung in das Flächenmanagement, sei es durch monetäre Steuerung, sei es durch ein zentrales Management auf der Basis einer fortzuschreibenden Flächenbedarfsbemessung.

24. Fazit • Professionelles Flächenmanagement ist unverzichtbar. • Aber: „mehrere Wege führen nach Rom“  individuelle Entscheidung der Universität über das „Wie“. • Bei Entscheidung für monetäre Steuerung muss nicht zwingend komplexes Modell gewählt werden – auch wenn dieses mehr Möglichkeiten bietet. • Flächenmanagement muss auch die Bereiche erfassen, die nicht den fachlichen Einrichtungen zugeordnet sind.