Phần 2 Các giai đoạn của Quản lý dự án

Phần 2 Các giai đoạn của Quản lý dự án Quản lý dự án

Khởi động dự án Thực thi Kiểm soát Kết thúc Khung quản lý dự án Lên kế hoạch Bán dự án Chuyển giao Bất kỳ vòng đời dự án 2

Khung quản lý dự án 3

Khởi động dự án Các mục tiêu ban đầu • Thiết lập dự án phù hợp • Xác định rõ ràng phạm vi và các kết quả dự kiến • Kết nối dự án với nhu cầu kinh doanh cơ bản • Phân tích và hiểu rõ các bên liên quan • Xây dựng tình huống doanh nghiệp • Xác định các giới hạn • Các tài liệu giả định 11

Các hoạt động và nhiệm vụ chính • Đánh giá mục tiêu dự án và các yếu tố chính dẫn đến thành công • Của khách hàng • Của Công ty (khả năng sinh lời, các rủi ro tương ứng) • Thiết lập mối quan hệ với khách hàng và các quan hệ khác • Xác định phạm vi và các kết quả dự kiến • Hoàn thiện các văn bản pháp lý (hợp đồng, danh sách công việc, v.v…) • Bắt đầu xác định các rủi ro của dự án • Thiết lập các kỳ vọng • Xác định nhóm kĩ năng cần thiết và các thành viên tiềm năng của nhóm dự án • Xác định phương pháp tiếp cận dự án • Phương pháp luận – kế hoạch dự án cấp độ cao 12

Xác định các kết quả dự kiến • Các chi tiết sau cần được thảo luận và đồng thuận với khách hàng để đảm bảo sự nhận thức rõ về các kết quả sẽ có giá trị cho khách hàng trong môi trường giải pháp của họ: • Các lợi ích dự kiến • Các thành phần phụ thuộc • Các yêu cầu rõ ràng • Chức năng • Tính khả dụng • Kết quả • Đo chất lượng • Các hướng dẫn sử dụng • Sự tham gia của khách hàng trong các thử nghiệm • Sự kí kết chính thức và chấp thuận chu trình dự án 13

Quản lý chi phí • -Dự toán chi phí: hoàn thiện dự toán về các chi phí nguồn lực cần thiết để hoàn thành các hoạt động của dự án • Đánh giá các dữ liệu đã có • Xác định tỷ lệ chi phí • Đạt được thỏa thuận từ nhà cung cấp thứ 3 bất kỳ • Tài liệu giả định và chi tiết chi phí hỗ trợ 14

Quản lý chi phí • -Lập ngân sách chi phí: phân bổ tổng chi phí dự kiến cho các hoạt động cá nhân cụ thể • Phân bổ tổng chi phí dự kiến cho các hoạt động với thời gian cụ thể • Tạo ra giá trị thu được và các báo cáo theo dõi ngân sách 15

Quản lý chi phí • -Kiểm soát chi phí: kiểm soát thay đổi trong ngân sách dành cho dự án • Quản lý chính thức tất cả các yêu cầu ảnh hưởng tới chi phí dự án • Xem xét tỷ lệ chi tiêu dự án • Xem xét độ chính xác thời gian ghi lại • Nhận thức tác động của sự thay đổi tới giá trị thu được (quản lý giá trị thu được) 16

Biên bản công việc (SOW) • Đánh số các SOW (để giúp cho việc xác định) • Thời gian • Mục đích công việc • Các hoạt động của nhà cung cấp và kết quả thu được • Mốc thời gian cho SOW • Vai trò và trách nhiệm của khách hàng • Vai trò và trách nhiệm của chúng ta 17

Biên bản công việc (SOW) • Các thuật ngữ đặc biệt/khác, các điều kiện, các giả định • (mục này có thể bỏ qua nếu không có) • Các khoản phí chuyên môn, chi phí và hiệu suất • Tiến độ lập hóa đơn • Thỏa thuận dịch vụ tham khảo chuyên nghiệp/T&C • Chữ ký ủy quyền 18

Điều lệ dự án • Khi nào và cái gì… • Khi SOW được ký, Điều lệ dự án là tài liệu đầu tiên được lập • Cụ thể bao gồm: • -Phạm vi (các yêu cầu) dự án • -Tất cả giới hạn và giả định • -Các mục tiêu chi phí và thời gian • -Biện giải của dự án (chi phí/lợi ích và những tình huống kinh doanh khác) • -Thẩm quyền của cán bộ quản lý dự án • -Các bên liên quan và thông tin tổ chức khác 19

Điều lệ dự án • Tại sao… • Được sử dụng như 1 tài liệu tham khảo để xác nhận và phê chuẩn phạm vi (SOW đã ký được giữ tại văn phòng) • Được giữ như một tài liệu lưu trữ chính ghi lại toàn bộ yêu cầu hợp đồng khách hàng • Nếu không có điều lệ sẽ không có dự án 20

Lập kế hoạch • Các mục tiêu lập kế hoạch • Thiết lập kế hoạch công việc dự án và Cấu trúc phân chia công việc (WBS) • Lập kế hoạch, tìm kiếm được, và phân chia nguồn lực (con người hoặc vật chất) • Xác định đường hoặc những đường giới hạn • Xác định rõ trách nhiệm và trách nhiệm giải trình • Thiết lập cơ cấu điều khiển và kiểm soát • Xác định các công cụ và nguồn lực hỗ trợ dự án • Phác thảo kế hoạch giảm thiểu rủi ro • Thiết lập kế hoạch thông tin liên lạc 21

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch • Cung cấp cơ chế hỗ trợ chung cho quá trình ra quyết định và đánh đổi : • Lịch trình • Các nguồn lực • Tác động • Tài chính • Tăng cường các cơ hội thành công • Mang đến sự chặt chẽ cho các cam kết hợp đồng 22

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch • Cung cấp dữ liệu cho quá trình đo lường và tác động của sự thay đổi/các vấn đề • Tăng cường năng lực cho thay đổi • Đảm bảo việc cung ứng nguồn lực thích hợp • Xác định sớm các rào cản tiềm ẩn • Nâng cao chất lượng • Xây dựng quan hệ và nâng cao sự tín nhiệm với khách hàng 23

Các hoạt động và nhiệm vụ chính • Hoàn thành Lịch trình/bản kế hoạch công việc nền(Baseline Work Plan/Schedule) • Có bản đồ họa của kế hoạch • In bản kế hoạch ra bởi mọi người hiếm khi nhìn vào bản kế hoạch trên máy tính • Cẩn trọng với việc sử dụng bản kế hoạch như một công cụ thông tin liên lạc 24

Các hoạt động và nhiệm vụ chính • Sử dụng phương pháp dự án đã được chứng minh • Xác định các giai đoạn (pha) của dự án • Xác định nhiệm vụ dự án • Xác định các mốc quan trọng • Thiết lập các mốc phân đoạn dự án trong và ngoài (khách hàng) 25

Kế hoạch công việc – Biểu đồ Gantt Sử dụng biểu đồ Gantt để nhận biết và đo lường tiến độ so với cơ sở 26

Kế hoạch công việc dự án • Hoạt động: Một yếu tố của dự án đòi hỏi thời gian • Các hoạt động song song (cùng lúc): các hoạt động xuất hiện độc lập, và nếu đã dự kiến, sẽ không xảy ra vào cùng lúc. • Lộ trình: một chuỗi các hoạt động liên kết và phụ thuộc • Lộ trình tới hạn: lộ trình dài nhất thông qua mạng lưới hoạt động cho phép hoàn thành mọi hoạt động liên quan tới dự án. Trì hoãn trong lộ trình tới hạn sẽ làm chậm lại việc hoàn thành toàn bộ dự án • Sự kiện: một mốc thời gian khi 1 hành động bắt đầu hoặc hoàn thành. Nó không tốn thời gian 27

A C E Dự án: Khởi động G B D F Kế hoạch công việc dự án Điều gì xảy ra khi C là 1 nhiệm vụ kéo dài 7 tuần trong khi những nhiệm vụ khác là 1 tuần? Kết thúc 28

Kế hoạch dự án • Quy trình… • - Xây dựng Cấu trúc phân chia công việc (WBS) • Bắt đầu với các kết quả khách hàng (Kế hoạch dự án tiêu chuẩn với mỗi dạng dự án) • Thiết lập ngày tháng và các mốc quan trọng cần có • Bao gồm các mốc phân đoạn khách hàng • Bao gồm các cuộc họp chủ chốt như Ban điều hành 29

Kế hoạch dự án • Chia các kết quả đầu ra thành các nhiệm vụ có thể quản lý được • Đủ chi tiết để hoàn thành công việc • Đơn giản để quản lý và đo lường • Dễ gắn với các tiêu chí được công nhận • Các yếu tố phụ thuộc và rủi ro có thể được tách bạch 30

Kế hoạch dự án • Chỉ định các thành viên đội dự án (bao gồm các thành viên đội khách hàng) cho mỗi nhiệm vụ • Thiết lập số giờ cần thiết • Hiểu được các phần phụ thuộc – những việc có thể được làm song song 31

Kế hoạch dự án • Chạy Kế hoạch • - Các cuộc họp • Phát triển kế hoạch hợp tác • Sử dụng biểu đồ Gantt để chỉ dẫn mọi người theo suốt kế hoạch (1+số giờ) • Sử dụng danh mục các việc cần làm của cá nhân từ công cụ Lập kế hoạch dự án. • Tiến hành các cuộc họp và cập nhậttình hình hàng tuần 32

Bài tập nhóm Ban điều hành cấp cao của hãng Kodak tài trợ cho dự án đầu tư marketing cho 1 gian hàng tại CPG, Bán lẻ, Khoa học đời sống, FS, và hội nghị thương mại chính phủ nhằm tăng mức độ hiểu biết về thương hiệu, định hướng nhu cầu sở thích, xây dựng hệ thống nguồn hàng và tăng doanh thu. Họ đã chọn bạn vào vị trí quản lý dự án cho giai đoạn đầu này và ngay lập tức muốn thấy cách bạn đưa vào kế hoạch cấp cao và lộ trình tới hạn. 33

Bài tập nhóm • Nhiệm vụ: • Cả lớp động não xem đâu là công việc cần được thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ • Với nhóm của mình, anh/chị hãy: • - Tạo ra một WBS (cấu trúc phân tách công việc) cho dự án “Một gian hàng cho hội nghị” • - Thảo luận những gì nên và không nên có trong lộ trình tới hạn. 34

Ví dụ • Thiết lập mục tiêu: • Thiết lập các mục tiêu có thể đo lường được cho những mục đích về nhận thức, nhu cầu, nguồn hàng, và doanh thu • Tạo ra ngân sách và triển vọng cho MROI (Marketing Return on Investment) 35

Ví dụ • Thiết lập chiến lược marketing • Thực hiện các sáng kiến marketing trước, trong và sau khi kết nối với khách hàng tiềm năng và tăng doanh số bán • Phát triển thông tin liên lạc, thông điệp, nội dung, và các nhu cầu phụ thêm • Phân tích những lỗ hổng hiện tại trong phát triển thông tin liên lạc, thông điệp và nội dung • Đưa ra hành động để thu hẹp những lỗ hổng nhu cầu 36

Ví dụ • Thiết lập show giới thiệu: • Chọn phương pháp trình bày gian hàng hiệu quả nhất đáp ứng được các nhu cầu marketing và các yêu cầu ngân sách của anh/chị. • Đánh giá và quyết định dựa trên thiết kế gian hàng và hình dáng cần thiết để hỗ trợ xác định vị trí thương hiệu và đưa ra ảnh hưởng thông điệp mạnh mẽ nhất • Sử dụng đồ họa, phụ kiện trưng bày, bảng ký hiệu, kỹ thuật ánh sáng để nâng cao khả năng trông thấy • Lựa chọn bảng chiếu có tác động cao dễ di chuyển, các biểu ngữ và vật liệu gian hàng chất lượng tốt để hỗ trợ cho thương hiệu • Kiểm tra các công việc hậu cần của việc chuẩn bị và giao hàng 37

Ví dụ • Phát triển các sản phẩm khuyến mại: • Lựa chọn các sản phẩm khuyến mại tại buổi tiếp thị có sức thu hút và các tặng phẩm có tính hỗ trợ cho hình ảnh công ty • Lựa chọn và chuẩn bị nhân lực: • Lựa chọn thành viên nhóm gian hàng • Đảm bảo các thành viên nhóm dự án có ngoại hình thật chuyên nghiệp • Đào tạo thành viên nhóm để đại diện cho công ty, chỉ đạo và đảm bảo doanh số • Đảm bảo thành viên nhóm hậu cần • Vậy những gì có và không có trong lộ trình tới hạn? 38

Những lưu ý bổ sung • Nguyên tắc Đánh đổi • Thời gian • Phạm vi • Chi phí • Chất lượng 39

Những lưu ý bổ sung • Về hậu cần • Chỉ đạo thời gian cho việc phân phối thiết bị, xác nhận đơn đặt hàng, thời gian vận chuyển và trung chuyển. • Phối hợp các lịch trình cá nhân • Họp nhóm, báo cáo tình trạng và thời gian hành chính • Di chuyển 40

Những lưu ý bổ sung • Sử dụng các động từ định hướng hành động để xác định các nhiệm vụ • Các nhiệm vụ nên có các điểm kết thúc rõ ràng 41

Những lưu ý bổ sung • Suy nghĩ giống như khách hàng • Khách hàng phải đối diện với thách thức nào? • Những điều quan trọng khiến khách hàng cảm thấy an toàn hơn? • Điều gì khiến khách hàng liên quan nhiều hơn tới giải pháp đưa ra? 42

Tiến độ và Phân bổ nguồn lực Thực tiễn tốt nhất: Bao gồm các công ty, khách hàng và thành viên đội cung cấp Nguồn lực cần được đưa vào hợp lý để tạo đòn bẩy cân bằng giữa thành công và khả năng sinh lời của dự án Ghép những kĩ năng phù hợp với những nhiệm vụ phù hợp- phân chia các công việc đòi hỏi sự thành thạo hoặc tính chuyên môn cao hơn. Trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị và công cụ Sử dụng sự sẵn có của nguồn lực Lên kế hoạch cho sự dao động nhân lực tối thiểu Lên kế hoạch cho việc tăng giảm nhân công

Lên kế hoạch cho việc chuyển đổi nhân viên Lên kế hoạch chuyển giao cho khách hàng hoặc đội ngũ nhân viên hỗ trợ Thông báo về độ dài của dự án cho nhóm dự án Thông báo về các nhiệm vụ cụ thể cho mỗi cá nhân Vai trò và trách nhiệm Nhiệm vụ và chi tiết của nhiệm vụ (thời gian, các phần phụ thuộc, khuôn mẫu) Thời gian tham gia vào dự án Tiến độ và Phân bổ nguồn lực

Xem xét về nguồn lực Đào tạo và trải nghiệm Miền giải pháp Công nghệ Công nghiệp Kiến thức đặc biệt của khách hàng

Xem xét về nguồn lực Mức độ chuyên nghiệp hóa Trưởng thành Khả năng ra quyết định Khả năng tự tạo động lực cho bản thân và trách nhiệm cá nhân

Kỹ năng giao tiếp Bằng văn bản và bằng lời nói Giải quyết xung đột Sự hiệp lực của đội dự án Sự tương thích với đạo đức, tính cách và cách ứng xử trong đội Sự tương thích với khách hàng và môi trường làm việc với khách hàng Tập hợp kỹ năng và các mục tiêu bổ sung Sự đa đạng Tính linh hoạt Kỹ năng nguồn lực (tiếp tục)

Ước tính – dữ liệu đòn bẩy Sử dụng đòn bẩy các dữ liệu đã có và những hiểu biết trước đó về thực hiện các giải pháp thành công để làm cơ sở cho các quyết định dự báo Văn phòng quản lý dự án Những dự án có cùng quy mô và độ phức tạp Những dự án trong cùng 1 miền giải quyết hoặc 1 khu vực khách hàng Những thực tiễn ngang/dọc với kỹ năng giải pháp Các thành viên đội dự án hoặc các nhà cung cấp đang thực thi các nhiệm vụ phê chuẩn các dự báo về công việc của mình khi có thể Các hướng dẫn dự báo cụ thể cho khách hàng và tập đoàn

Giải thích về thời gian Sử dụng Giờ như 1 đơn vị đo lường thống nhất Kế hoạch sử dụng gói công việc 40 giờ Xem xét sự sẵn có của nguồn lực 8 giờ làm việc mỗi ngày – tập trung vào năng suất ngoài giờ ăn trưa 5 ngày/tuần – trừ những ngày nghỉ Cam kết làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian Việc đi lại & những người ở xa Thời gian hành chính Thay đổi % của cá nhân tương ứng với tổng trách nhiệm PERT (Một phương pháp quản lý được Hải quân Hoa Kì phát triển vào năm 1958 nhằm tính toán thời gian tối đa và tối thiểu hoàn thành dự án thích hợp nhất và thời gian ước tính thích hợp để hoàn thành từng phần của dự án, viết tắt của Kỹ thuật Nhận xét và Đánh giá chương trình – Program Evaluation and Review Technique.) (4M+O+P)/6

Dự báo theo chiều ngang Dự kiến xa đến mức có thể dựa trên thực tế Bao gồm các giai đoạn (pha) chính, các mốc quan trọng, các mốc phân đoạn trong và ngoài và điểm kiểm soát chất lượng ở mức tối thiểu. Thông báo với khách hàng các khả năng liên quan đến những dự báo và thời điểm “sàng lọc” dự báo. Các nhiệm vụ cần được thêm vào khi cần thiết để làm rõ quá trình sàng lọc các dự báo

Phần 2 Các giai đoạn của Quản lý dự án