¡Bienvenidos a tu nuevo lugar de trabajo!

1. MANUAL DE MUDANZA Nueva Sede de Agencia EFE EDIFICIO GENESIS Avenida de Burgos, 8 (Madrid) diciembre 2013 EDIFICIO GÉNESIS: Avenida de Burgos, 8 b (Madrid) ¡Bienvenidos a tu nuevo lugar de trabajo!

2. 01 Guía de traslado 01.1 Introducción 02.1 Planning general 02.2 Acciones a tener en cuenta 03.1 Limpieza y vaciado 03.2 Embalaje de documentación departamental 03.3 Embalaje de documentación personal 03.4 Equipamiento informático 03.5 Elementos especiales 04.1 Etiqueta y caja tipo 04.2 Ejemplo de etiquetado 05.1 Información básica del edificio 02 Calendario 03 Procedimiento 04 Etiquetado 05 Información útil

3. 01 Guía de traslado 01.1 Introducción Encontrarás en esta guía todas las informaciones útiles y necesarias para el éxito de tu traslado. Te agradecemos de antemano la lectura de esta guía, tu colaboración y que te dirijas al responsable de tu área para toda duda que te pueda surgir.

4. 02 Calendario 02.1 Planning General Con el fin de facilitar vuestra acogida en la nueva sede, seréis atendidos por personal de apoyo que os ayudara a resolver cualquier duda o incidencia que pueda surgir. Ext. 8580 / 8306

5. 02 Calendario 02.1 Planning General (cont.) Con el fin de facilitar vuestra acogida en la nueva sede, seréis atendidos por personal de apoyo que os ayudara a resolver cualquier duda o incidencia que pueda surgir. Ext. 8580 / 8306

6. 02 Calendario 02.1 Planning General (cont.) Con el fin de facilitar vuestra acogida en la nueva sede, seréis atendidos por personal de apoyo que os ayudara a resolver cualquier duda o incidencia que pueda surgir. Ext. 8580 / 8306

7. 02 Calendario 02.1 Planning General (cont.) Con el fin de facilitar vuestra acogida en la nueva sede, seréis atendidos por personal de apoyo que os ayudara a resolver cualquier duda o incidencia que pueda surgir. Ext. 8580 / 8306

8. 02 Calendario 02.2 Acciones a tener en cuenta Dentro de la planificación del traslado, tenemos que tener en cuenta que la fecha prevista indicada es el ultimo día laboral en Espronceda, a excepción de aquellos usuarios que deban desempeñar trabajos durante el fin de semana en cuestión. Para ello, antes de esa fecha, hay que realizar las tareas de embalaje y limpieza de nuestro puesto de trabajo, que más adelante, en este mismo documento, quedarán definidas. - Limpieza de documentación no válida. - Embalaje de documentación departamental. - Embalaje de documentación personal. - Cómo proceder con los elementos informáticos. - Traslado de elementos especiales.

9. 03 Procedimiento 03.1 Limpieza y vaciado • La disponibilidad de espacio para archivar la documentación en papel en el nuevo edificio se adaptará a las nuevas distribuciones, con lo que cada departamento en cuestión también adaptará su espacio. Las características principales de la nueva zona de trabajo son principalmente la reducción notable en el número de despachos, la limitación en el número de armarios y la existencia de gran parte de zonas abiertas y espacios compartidos. • El procedimiento de limpieza y de destrucción de documentación es el mismo que se ha llevado a cabo durante estos meses de trabajos de planificación. • Se seguirá disponiendo de varios contenedores en el área para la destrucción de documentación confidencial. También de cajas de cartón para elementos de mayor tamaño o de información no sensible. • Se irán reponiendo según necesidades. • Es necesario limpiar / vaciar volumen de documentación, ya que en el edificio de destino no habrá opción de almacenaje fuera del espacio asignado. • Es importante tener este punto cerrado antes de comenzar con el embalaje de la documentación departamental.

10. 03 Procedimiento 03.2 Embalaje de documentación departamental • Variosdías antes de la fecha de traslado, se personará en vuestra área el equipo de mudanza para realizar las tareas de embalaje de aquella documentación departamental, cuyo traslado al nuevo edificio sea estrictamente necesario. NO confundir con documentación o enseres personales. • Los responsables de cada armario, cuyo contenido es departamental, tendrán que indicar al personal de mudanza el orden lógico de embalaje para que a la hora de desembalarlo en destino sea más sencillo. ( Ej.: Armario 1 de arriba abajo y de izquierda a derecha ). • En las etiquetas de identificación, que más adelante en este documento se muestran, tendremos que identificar la zona / armario de destino y, opcionalmente, un comentario de su contenido interno o referencia origen. Por ejemplo: Armario 1 balda 1. Puedes numerar las cajas también según el orden de embalaje. • Todos estos trabajos los realizará el personal de mudanza bajo la supervisión de los responsables de la documentación. • Las cajas, precintos y etiquetas se suministrarán para esta tarea el mismo día que se comience con el embalaje. Armario 1 Armario 2 Armario 3 Balda 1 Balda 2 Balda 3 Balda 4 Balda 5

11. 03 Procedimiento 03.3 Embalaje de documentación personal • El lunes anterior a la fecha prevista para el traslado del área, vuestro responsable os entregará una sola caja de mudanza, precinto y una etiqueta identificativa ya codificada, para el embalaje de la documentación y enseres personales. • En esta caja debéis guardar los elementos necesarios en el trabajo diario, que se guardarán en destino en las taquillas personales. Por favor, no guardéis ningún objeto de valor, cortante, frágil o inflamable. No se trasladarán plantas, ni ningún elemento similar. • La caja debéis cerrarla con precinto, tanto por arriba como por abajo. Por favor, es importante que no hagáis las cajas solapando las tapas sin utilizar precinto. • La etiqueta identificativa debéis pegarla en uno de los laterales, en una zona bien visible. La etiqueta estará previamente ya cumplimentada indicando el nombre, área, planta y mesa de destino con los datos que más adelante os detallamos. • IMPORTANTE: Si para la fecha prevista de traslado, según el planning, estás de vacaciones o ausente en la oficina, puedes pedir la caja, precinto y etiqueta identificativa a través de tu responsable. La caja quedará custodiada durante el tiempo que transcurra hasta el día del traslado. Esa caja aparecerá en tu mesa de destino el día que te incorpores a la nueva sede.

12. 03 Procedimiento 03.4 • En el nuevo edificio encontrarás el equipamiento informático necesario para el trabajo diario en tu zona asignada. Por tanto, a nivel de equipamiento informático, no tendrás que hacer nada. • Al igual que con las pertenencias personales, es necesario el traslado independiente de los datos personales. Para ello se os proporcionará en el almacén una memoria USB para que copiéis aquellos datos que os interese mantener (no los programas). Si tenéis alguna duda relativa a cómo proceder o a qué es necesario copiar, consultad el documento vinculado • Documento vinculado • En cuanto a elementos personales como auriculares, discos duros externos etc. llevarán el mismo tratamiento que la caja de documentación personal, es decir, irán incluidos en esa misma única caja asignada. O bien, puedes llevarlos tu mismo fuera del procedimiento de mudanza. • IMPORTANTE: Recuerda, eso sí, tener a mano tu usuario y claves de acceso al ordenador o a cualquiera de las distintas aplicaciones que usas en tu trabajo (Entre Todos, Correo, Skype, etc.), ya que encontrarás equipos distintos al tuyo y no tendrán nada memorizado. En caso de no recordarlo solicítalo inmediatamente al departamento habitual donde deberás recogerlo presencialmente (Soporte, usuarios@efe.es). Equipamiento informático

13. 03 Procedimiento 03.5 Elementos especiales • Llamamos elementos especiales a todo aquello que no entra dentro de lo establecido como documentación personal, departamental o equipamiento informático. • Elementos similares a cuadros, cajas fuertes, televisiones, casilleros, mobiliario extra, artículos de museo ( máquinas de escribir, cámaras de fotos )...... • Todos y cada uno de estos elementos fuera del estándar, tienen que haber recibido el visto bueno a su traslado por parte del departamento de OPERACIONES. • Tendrán que llevar una etiqueta identificativa indicando la zona de su ubicación final en el nuevo edificio. • Todos los elementos especiales estarán inventariados previamente al traslado, por lo que no se trasladará nada que aun estando etiquetado no aparezca en dicha relación.

14. 04 Etiquetado • El responsable de cada área entregará, el lunes previo a la fecha prevista, una etiqueta personalizada ya cumplimentada con el código de destino y una caja de 440x340x390 a cada usuario, además de precinto a compartir con los compañeros del área para el embalaje de la documentación personal. • Las etiquetas y las cajas serán iguales para la documentación departamental. En este caso será el personal de mudanza quien controle el stock necesario y cumplimente esas etiquetas con los datos necesarios. • Los elementos especiales los etiquetará el departamento de OPERACIONES, junto con el responsable del área y el personal de la mudanza. 04.1 Etiqueta y caja tipo

15. 04 Etiquetado • La etiqueta personalizada, que os hará entrega el responsable del área, ya vendrá cumplimentada con el código de destino. • “NOMBRE” con los apellidos y el nombre en ese orden. • “ÁREA” con el área al que pertenece. • “PLANTA” con el número de la planta de destino del área. • “MESA” con el número de la mesa donde se ubicará la caja en el nuevo edificio. • Se ha de colocar la etiqueta en un lateral visible de la caja y cerrarla con precinto tanto por arriba como por abajo. • Una vez precintada la caja se dejará encima de la mesa para facilitar la labor al personal de la mudanza. • En la entrada a cada una de las plantas del nuevo edificio, se ubicarán planos con las mesas y taquillas numeradas, además de un listado del personal con las asignaciones de las mismas. 04.2 Ejemplo de etiquetado

16. 05 Información útil 05.1 Teléfonos para incidencias TECNOLOGÍA Y SISTEMAS DIRECCIÓN DE OPERACIONES Control Central Curro Aycart Margarita Clemares Damián Calderón 7459 7275 7449 7646 7460 8205 8875 8891 ctc@efe.es faycart@efe.es mclemares@efe.es dcalderon@efe.es PERSONAL DE APOYO EN LA ACOGIDA 8580 8306