Administración

1. Administración Javier Benavides Pañeda

2. Capítulo 5 Organización

3. Concepto de organización • El término organización tiene diversos significados. En general se utiliza para referirse a los siguiente: • Empresa • Acomodar espacios • Ajustar el tiempo • Fase del proceso administractivo

4. Organización formal • Define límites a los que el trabajador debe ajustarse dentro de la empresa • Establece autoridad y obligaciones para que cada quien desarrollo sus tareas • Encauza el esfuerzo colectivo hacia las metas de la empresa • La coordinación se establece de acuerdo con una pauta

5. Organización informal • Genera un ambiente menos tenso • Proporciona otro canal de comunicación (no oficial) • Proporciona un medio para satisfacer las necesidades sociales de los trabajadores • Hace que la administración sea más eficaz

6. Definición de la estructura de la organización • Grado de complejidad • Grado de formalización • Grado de centralización • Estructura de la organización

7. Departamentalización por funciones • Ventajas: • Es reflejo lógico de las actividades • Identifica y separa las funciones principales de las secundarias • Se sigue el principio de la especialización ocupacional • Se simplifica la capacitación • Se cuenta con medios para un riguroso control para cada área • Desventajas: • Se resta énfasis a los objetivos generales de la compañía • El punto de vista del personal clave se sobrespecializa y estrecha • Se reduce la coordinación entre funciones • La responsabilidad de las utilidades se concentra exclusivamente en la cima • Lenta adaptación a nuevas condiciones • Se limita el desarrollo de gerentes generales

8. Departamentalización por funciones • Presidente • Asistente del presidente • Personal • Comercialización • Investigación de mercados, Planeación de comercialización, Publicidad y promoción, Administración de ventas, Ventas • Ingeniería • Administración de ingeniería, Diseño preliminar, Ingeniería eléctrica, Ingeniería mecánica, Ingeniería hidráulica, Empaque, Control de calidad • Producción • Planeación de producción, Ingeniería industrial, Ingeniería de producción, Compras, Montaje, Producción general • Finanzas • Planeación financiera, Presupuestos, Contabilidad general, Contabilidad de costos, Estadística y procesamiento de datos

9. Departamentalización por productos • Ventajas: • Se concentran atención y esfuerzos en líneas de productos • Se facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y conocimientos especializados • Permite el crecimiento y diversidad de productos y servicios • Se mejora la coordinación de actividades funcionales • La responsabilidad de utilidades recae en el nivel divisional • Proporciona un campo de capacitación medible para gerentes generales • Desventajas: • Se requiere de más personas con habilidades directivas • Se dificulta el mantenimiento de servicios centrales económicos • Se acentúa el problema del control por parte de la alta dirección

10. Departamentalización por productos • Ventajas: • Se concentran atención y esfuerzos en líneas de productos • Se facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y conocimientos especializados • Permite el crecimiento y diversidad de productos y servicios • Se mejora la coordinación de actividades funcionales • La responsabilidad de utilidades recae en el nivel divisional • Proporciona un campo de capacitación medible para gerentes generales • Desventajas: • Se requiere de más personas con habilidades directivas • Se dificulta el mantenimiento de servicios centrales económicos • Se acentúa el problema del control por parte de la alta dirección

11. Departamentalización por productos • Presidente • Comercialización • División de instrumentos • Ingeniería • Contabilidad • Producción • Ventas • Personal • División de luces indicadoras • Compras • División de herramientas industriales • Finanzas • División de medición electrónica • Ingeniería • Contabilidad • Producción • Ventas

12. Departamentalización geográficas, por zonas o territorios • Ventajas: • Se descentraliza la responsabilidad • Se hace énfasis en mercados y problemas locales • Se mejora la coordinación en una región • Se aprovechan las economías de las operaciones locales • Mejor comunicación directa con los intereses locales • Proporciona un campo de capacitación medible para los gerentes generales • Desventajas: • Se requiere más personas con habilidades gerenciales • Se dificulta el mantenimiento de servicios centrales económicos y puede requerirse servicios como personal y compras en el nivel regional • Se complica el problema del control por parte de la alta dirección

13. Departamentalización geográficas, por clientes • Ventajas: • Se concentran los esfuerzos de la empresa en las necesidades de los clientes • Se hace sentir a los clientes que cuentan con un proveedor comprensivo • Se desarrolla la pericia en el área de atención a clientes • Desventajas: • Se pueden dificultar la coordinación de operaciones entre demandas contrapuestas de los clientes • Se requiere de administradores y equipo de soporte expertos en problemas de los clientes • No siempre es posible definir claramente grupos de clientes

14. Departamentalización geográficas, por clientes • Presidente • Banca comunitaria • Banca empresarial • Banca institucional • Prestamos inmobiliarios e hipotecarios • Banca agrícola

15. Departamentalización geográficas, por procesos o equipo • Ventajas: • Se obtiene ventaja económica • Se usa tecnología especializada • Se utilizan habilidades especiales • Se simplifica la capacitación • Desventajas: • Se dificulta la coordinación de departamentos • La responsabilidad de las utilidades recae en la cima • Modelo inconveniente para el desarrollo de personal directivo por el énfasis en el proceso

16. Departamentalización geográficas, por procesos o equipo • Presidente • Ingeniería • Producción • Galvanoplastia • Troqueles • Soldadura • Comercialización • Finanzas • Personal

17. Departamentalización matricial • Diseño estructural según varios especialistas de diferentes departamentos funcionales están asignados para trabajar en uno o más proyectos • Es una estructura basada en equipos

18. Tramo de control • Se refiere a la cantidad de personal que un administrador supervisa directamente en forma eficiente y eficaz • Existen dos razones por las cuiales es importante: • El tramo de control afecta la utilización eficiente de los gerentes y el desempeño efectivo de sus subordinados • Existe una relación entre un tramo de control y la estructura organizacional

19. Esfera o tramo de control • Gerente Arvizu • Subgerente Benítez • Empleado Ríos • Empleado Pérez • Empleado De la Huerta • Empleado Hernández • Subgerente Cohen • Empleado Benavidez • Empleado Márquez • Empleado Grajeda • Empleado Murga

20. Estructuras altas y estructuras planas (tramo amplio y tramo reducido) • Tanto las estructuras altas como las planas tienen sus partidarios y sus críticos • Los tramos amplios requieren costos y comunicaciones • Los tramos reducidos requieren más supervisores y el gasto adicional de oficinas ejecutivas, secretarias, además de las prestaciones marginales

21. Factores que afectan la elección del tramo de control • Parecido o similitud de las funciones • Cercanía geográfica de las funciones • Complejidad de las funciones • Dirección y control que necesitan los subordinados • Coordinación que se exige al supervisor • Planeación que se exige al supervisor • Asistencia organizacional que recibe el supervisor

22. Organización con tramos estrechos • Ventajas: • Estrecha supervisión • Estricto control • Rápida comunicación entre subordinados y superiores • Desventajas: • Los supervisores tienden a involucrarse en exceso en el trabajo de los subordinados • Muchos niveles administrativos • Altos costos a causa de que hay muchos niveles • Excesiva distancia entre el nivel más bajo y el más alto

23. Organización con tramos amplios • Ventajas: • Facilita la delegación • Se deben establecer políticas claras • Los subordinados deben ser cuidadosamente seleccionados • Desventajas: • Tendencia de los superiores sobrecargados de trabajo a convertirse en cuellos de botella en las decisiones • Riesgo de pérdida de control para el superior • Se requiere de administración de calidad excepcional

24. Coordinación • Para cumplir las metas organizacionales es necesario coordinar personas, proyectos y tareas • Sin coordinación, los esfuerzos de los individuos desembocarían muy probablemente en retrasos, frustraciones y desperdicios • La coordinación es el arreglo ordenado del esfuerzo de un grupo para propiciar unidad de acción en la consecución de un propósito común • La eficiencia de cualquier sistema organizacional estará en relación directa con la coordinación

25. Autoridad • Teorías o fuentes de la autoridad • Delegación de autoridad • Etapas del proceso de delegación de autoridad • Factores que impiden la delegación de autoridad

26. Teorías o fuentes de la autoridad • Teoría de la autoridad clásica o formal • Teoría de la aceptación • Teoría racional o legal • Límites de la autoridad • El nivel jerárquico • Los planes de la empresa • La capacidad física y mental de los trabajadores

27. Delegación de autoridad • Aun cuando la delegación es el traspaso del poder legítimo, también tiene que ver con las otras bases del poder • Hay que evitar: • Tomar todas las grandes decisiones usted mismo • Dar tareas para ser realizadas y no otorgar el necesario grado de autoridad para hacerlo • Usurpar la posición de un colaborador • No dar información al colaborador para que pueda tomar las decisiones de su área de responsabilidad • Dar contraórdenes a las de sus colaboradores

28. Etapas del proceso de delegación de autoridad • Asignación de deberes por un administrador a su subordinado inmediato • Delegación de autoridad • Responsabilidad • Obligación de respuesta

29. Factores que impiden la delegación de autoridad • Se necesitan dos partes para que sea efectiva: un administrador dispuesto a delegar y un subordinado dispuesto a aceptar la responsabilidad operativa • La delegación es ineficaz cuando: • El administrador considera que le toma más tiempo explicar las cosas que hacerlas él mismo • A los subordinados les falta experiencia necesaria • El potencial de errores que se cometen es muy elevado y costoso • Muchos subordinados pueden temer asumir mayores responsabilidades • Carencia de recompensa por aceptar por aceptar una responsabilidad extra

30. Centralización y descentralización • Ventajas de centralización: • Se obtiene una visión amplia de la organización • Hace más fácil la administración • Puede aplicarse políticas y normas comunes • Proporciona ciertas funciones de servicio de un modo rentable • Es más fácil evitar decisiones incoherentes • Desventajas de centralización: • La autoridad está concentrada en un punto central • Un cuerpo controlador toma las principales decisiones • Puede dar lugar al autoritarismo • Limita el desarrollo de administradores

31. Centralización y descentralización • Ventajas de la descentralización: • Libera a la alta dirección de alguna carga de toma de decisiones • Estimula la toma de decisiones y la aceptación de a autoridad • El mayor compromiso y motivación puede llevar a una mayor productividad • La responsabilidad y la delegación de autoridad desarrollan directivos en mayor cantidad y calidad • Los departamentos funcionales están más en contacto • Desventajas de la descentralización: • Hace más fácil tener una política uniforme • Aumenta la complejidad de la coordinación de las unidades de la organización descentralizada • Las unidades de organización se vuelven demasiado independientes • La descentralización suele implicar la contratación de más personal

32. Factores que influyen en el grado de centralización y descentralización • Más centralización • El ambiente es estable • Las decisiones son significativas • La organización es pequeña • Los clientes están muy cerca • Los productos en su mayoría son homogéneos • Los proveedores están cerca • Es necesario tomar decisiones rápidas • Más descentralización • El ambiente es complejo e incierto • Los gerentes de nivel bajo son capaces • Los gerentes de nivel bajo desean intervenir en las decisiones • La organización es grande • Los clientes están dispersos • Es necesaria la creatividad

33. Tipos de autoridad • Autoridad de línea • Autoridad staff • Estos tipos de autoridad difieren de acuerdo con el tipo de poder en el que se fundamentan

34. Autoridad staff • Ventajas: • Investiga permanentemente lo que puede mejorarse • Sugiere planes concretos a la gerencia • Permite a los especialistas dar consejo profesional • Proporciona a los especialistas un medio de adiestramiento • Desventajas: • El staff puede resultar ineficaz por su falta de autoridad • Puede dar lugar a confusión entre los asesores • Se requiere buena voluntad • Tiende a asumir la autoridad de línea • Confunde a la organización cuando las funciones no son claras

35. Administración por comités • La estructura administrativa gira en torno a un equipo y no en torno a una persona que toma la decisión • Las principales razones para los comités son: • Permitir a los miembros de la organización intercambiar ideas • Generar sugerencias • Los comités son grupos de personas procedentes más o menos del mismo nivel

36. Tipos de comités • Directivo • Ejecutivo • De vigilancia • Consultivo • Formales • Informales

37. Ventajas de los comités • Facilitan la resolución de problemas • Facilitan la coordinación • Control sobre la autoridad • Mejoran la motivación • Proporcionan la equidad

38. Desventajas de los comités • La posibilidad del dominio individual • Actúan con lentitud y son costosos • Debilitan las decisiones • Diluyen la responsabilidad