Caratteristiche degli ERMS e bisogni delle biblioteche: verso una valutazione consapevole

1. Caratteristiche degli ERMS e bisogni delle biblioteche: verso una valutazione consapevole Roma, 27 marzo 2009

2. Tipologie di Risorse Elettroniche • Banche dati • Periodici Elettronici • E-Books

3. Funzioni e servizi: interazione degli ambienti di lavoro OPAC Statistiche Interfaccia di accesso alle RE ILS Archivio licenze Link resolver Gestione finanziaria Interazioni consolidate Interazioni possibili

4. Funzioni e servizi: centralità dell’ERMS Interazioni consolidate Interazioni possibili

5. Architettura: remoto/locale • Servizio remoto • Installazione locale • Disponibilità di entrambe le soluzioni

6. Architettura: strumenti e funzioni • Import/Export dati bibliografici • Linking • A-Z List • Malfunzionamenti – (ticketing) • Messaggi all’utenza • Archivio Licenze e condizioni d’uso • Statistiche • Reporting (Overlap Analysis) • Gestione trial • Ordini

7. Architettura: modularità • Knowledge Base • ERM • Consistenze • Link Resolver • Report Editor • Statistiche • Archivio Licenze • …

8. Caratteristiche tecniche: standard di riferimento • DLF ERMI • MARC • OpenURL • COUNTER • SUSHI • ONIX

9. Caratteristiche tecniche: formati di input/output • MARC • XML • “DELIMITED” (CSV, XCL, …) • PDF

10. Tipologia dati gestiti • Bibliografici • Statistici • Licenze d’Uso • URL • Reports

11. Prodotti: mercato o open source? Commerciali • 360° Resource Manager (Serials Solutions) • ERM Essentials (EBSCO) • SwetsWise eSource Manager (Swets) • Gold Rush (Colorado Alliance) • HERMIS (Harrassowitz) • Millennium (Innovative Interfaces) • TDNet Open Eram (TDNet) • Verde (Ex Libris) Open Source • CUFTS ERM (Cufts)

12. Analisi generale: confronto dei prodotti (es. griglia raccolta dati, 3 su 9 disponibili) I dati disponibili non sono sempre chiari, a volte si trovano dati contrastanti, oppure non se ne trovano affatto. Alcuni articoli sugli ERMS possono servire come base di partenza, ma i dati vanno verificati (Collins, Breeding)

13. Analisi generale: le esperienze delle biblioteche Per ogni aspetto operativo vi sono diversi fattori da prendere in considerazione prima dell’acquisto. L’esperienza delle biblioteche americane (letteratura) è utile per farsi un’idea (Beals, Grogg)

14. Analisi generale: l’intervista* • Documentazione online • Brochure • Specifiche tecniche richieste ai produttori • Intervista telefonica • E’ molto importante chiarire potenziali ambiguità (es. MARC = UNIMARC o MARC21?) • E utile preparare una griglia su cui annotare i dati tecnici ed eventuali commenti *Rappresentazione parziale della checklist redatta, relativa alla sola Knowledge Base

15. Prodotti: vantaggi e svantaggi Vantaggi • Punto unico di gestione/accesso dati • Strumenti per valutazione e analisi • Automazione di processi (es. potenziamento e automatizzazione di messaggi verso l’utenza o gli operatori) • Ottimizzazione del tempo lavorativo impiegato nella gestione • Personalizzazione secondo i propri bisogni (OpenSource) • Risparmio tempi di sviluppo (prodotti commerciali) Svantaggi • Dipendenza dai fornitori (prodotti commerciali) • Costi di sviluppo (OpenSource) • Necessità di adattare l’organizzazione del lavoro

16. L’analisi interna: conosci te stesso • Costituzione gruppi di lavoro e relativi obiettivi • Stato delle risorse elettroniche dell’istituzione, mappatura logistica e finanziaria • Verifica della disponibilità dell’istituzione ad un’eventuale riorganizzazione • Ripensamento organizzazione interna • Individuazione delle problematiche organizzative e tecniche

17. Problematiche organizzative • Ottimizzazione del flusso di lavoro • Localizzazione delle procedure di gestione • Numero e tipologie di servizi offerti o che si prevede di offrire • Creazione di una figura specifica di bibliotecario delle risorse elettroniche • Numero di unità di personale • Individuazione della formazione necessaria per il personale

18. Problematiche tecniche • Compatibilità con applicativi già in uso • Formati utilizzati per il trasferimento dati • Scelta dell’opzione modulare o “All in One” • Dimensioni della Knowledge Base in dotazione e procedure di aggiornamento • Possibilità di personalizzazione • Modalità e completezza nel processo di esportazione dei dati in caso di cambio di sistema

19. Scarsa diffusione degli ERMS in Italia: quali ragioni? • Sistemi ancora poco maturi in generale? • Poco interesse dei venditori verso il mercato italiano? • Prodotti poco adatti ai sistemi bibliotecari italiani? • Difficoltà nell’ottenere un trial adeguato alle caratteristiche della biblioteca? • Ambiente poco ricettivo?

20. Fattori che rendono un ambiente “ostile” all’introduzione di un ERMS • Problemi di carattere organizzativo • Compresenza di molti software e applicazioni • Diffidenza nell’acquistare un prodotto a “scatola chiusa” • Mancanza di progetto a livello nazionale (vedi iniziativa portoghese) • Difficoltà finanziarie delle biblioteche, che possono portare ad escludere nuovi progetti

21. Caratteristiche di un’ambiente favorevole Dove vi siano le seguenti condizioni: • Flessibilità dei flussi di lavoro • Centralizzazione delle biblioteche (SBA) e delle risorse bibliografiche • Riconoscimento dell’importanza fondamentale delle risorse elettroniche ma nello stesso tempo • Visione globale del patrimonio, senza distinzione fra risorse cartacee ed elettroniche

22. In sintesi Ad ogni utente il suo documento, ad ogni biblioteca il suo ERMS … Grazie per l’attenzione