REUNION GENERALE DE COORDINATION DU 21 JANVIER 2010

1. REUNION GENERALEDE COORDINATION DU 21 JANVIER 2010

2. REUNION DE COORDINATION DU 21 JANVIER 2010 Ordre du Jour • Point sur les indicateurs qualité – bilan de l’année 2009 et perspectives 2010. • 2. Point sur le traitement des opérations de fin d’année 2009. • 3. Ouverture du BP 2010 et points d’attention. • 4. Point sur le planning d’audit et l’audit externe de renouvellement de la certification. • 5. Point sur les Marchés Publics et les formations réalisées. • 6. Remarques diverses. • Prochaine Réunion le : Jeudi 8 Avril 2010 à 14 H 30 Démarche Qualité 2010 2

3. 1A. Les indicateurs qualité - Dépenses Démarche Qualité 2010 Délai du secteur public local en 2009 : 34 jours en 2009 et 35 en 2008 3

4. RAPPEL Délais légaux ( Ordonnateur + Comptables ) : Jusqu’à fin 2008 : 45 jours ; En 2009 : 40 jours dont 13 jours pour le TPM ; Au 01/01/10 35 jours dont 12 TPM et au 01/07/10 30 jours, dont à terme 10 jours réservés au comptable du Trésor. DELAIS 2009 PAR SERVICE Urbanisme 38 jours, Cellule évènementiel 34 jours, Maison Environnement 33 jours et DST 32 jours Cabinet 23 jours, Festivals 24, DGS 25 jours, Sports et Jeunesse 27 jours Délai 2009 CCEG sur 9 mois : 30 jours. Délai 2009 Scènes Vosges : 35 jours. Délai 2009 EPIC : 20 jours. Démarche Qualité 2010 4

5. 1B. Les indicateurs qualité - Recettes Démarche Qualité 2010 5

6. RESULTATS RECETTES PAR PRINCIPAUX SECTEURS : Loyers Ville 116 jours en 2009 contre 68 en 2008 et 69 en 2007 Repas Résidences PA 33,23 jours en 2009 contre 33,72 en 2008 et 32,69 en 2007 Loyers Résidences PA 24,82 jours en 2009 contre 20,72 en 2008 et 22,31 en 2007 Crèches 50,81 jours en 2009 contre 58,94 en 2008 et 62,72 en 2007 Restaurants Scolaires 388,62 jours en 2009 contre 467,68 en 2008 et 212,63 en 2007 Paiements par internet : 34,68 K€ en 2008 et 62,33 K€ en 2009 pour 334 règlements, dont 103 pour le Conservatoire et 213 pour les Crèches. 6

7. 1C. Les indicateurs qualité – Délais Services Démarche Qualité 2010 7

8. 1D. Les Suspensions du Trésor Public - DEPENSES Démarche Qualité 2010 8

9. 1D. Les Suspensions du Trésor Public - RECETTES Démarche Qualité 2010 9

10. 1E. Délai d’arrivée des factures aux finances Démarche Qualité 2010 10

11. 1E. Délai d’arrivée des factures aux finances Démarche Qualité 2010 11

12. 1F. Relances des factures en attente 12

13. 1G. Indicateurs qualité : Les Objectifs pour 2010 Délai d’encaissement des titres émis en 2010 : 30 jours comme en 2009. Délai d’arrivée des factures à la Direction des Finances : 12 jours comme en 2009. Délai de traitement des factures dans les services : 7 jours comme depuis 2008. Délai moyen global de règlement des factures : 26 jours comme depuis 2008. Taux de suspension TPM / Total Mandats émis : 0,45 % contre 0,55 % en 2009. Taux de suspension TPM / Total Titres émis : 1,30 % contre 1,50 % en 2009. Relances courriers correspondant à des règlements en cours : 55 % contre 50 % en 2009 du total des courriers reçus. Nombre de factures dans les services : Inférieurs à 90 contre 100 en 2009 pour les + de 10 jours et à 30 comme depuis 2007 pour les + de 1 mois. Démarche Qualité 2010 13

14. 2. Traitement des opérations de fin d’année 2009 Principe : plus de traitements possible sur 2009. Crédits ouverts en totalité : Ville – CCAS – Epic Office du Tourisme et Scènes Vosges depuis le 19 Janvier ( budget voté le 18 ) Crédits fonctionnement : CCEG ( vote du budget en mars ) Reports 2008 sur 2009 faits ( que investissements ) : CCAS – Epic Office du Tourisme – Scènes Vosges et annexes Ville. En cours : CCEG et Budget Principal Ville. Enjeux pour les services : liquider rapidement les rattachements et traiter les crédits reportés en dépenses et en recettes. Apurer les engagements de l’année précédente le plus rapidement possible. Démarche Qualité 2010 14

15. 3. Ouverture du BP 2010 et points d’attention • Deux axes de présentation : • Rappel de 2009 • Comment gérer sur 2010 mes mouvements qui ont fait l’objet d’un rattachement sur 2009 ? • Comment interpréter les cumuls en situations budgétaires sur 2010 compte tenu des rattachements réalisés. 15

16. 1er Axe : RAPPEL : Gestion des mouvements rattachés Situation en N-1 ( Dans cet exemple 2007 ). 16 7

17. Indication Référence Rattachement 17 7

18. Situation des cumuls sur l’année N 18 7

19. En utilisant « Saisie des Mouvements » Montant du Mouvement 2 290 € 19 7

20. Visualisation des références du mouvement de rattachement RATD 20 7

21. 1er Cas : Pas besoin de cet engagement : je le mets en « refusé » Ne jamais supprimer un engagement 21 7

22. Montant du disponible a changé de 106 898,44 à 109 188,44 + 2 290 € Ces montants se sont actualisés de + 3 714,56 à + 1 424,56 € soit – 2 290 € 22 7

23. 2e Cas : Je rapproche de la facture de 1 500 € et solde le mouvement Sur Saisie Facture 23 7

24. 24 7

25. La ligne est soldée : pas de création d’un nouveau mouvement 25 7

26. Modification des cumuls engagés et facturés et du disponible sur la ligne Mouvement de 2 290 – 1 500 rapprochés donc 790 € supprimés, d’où hausse du disponible de 106 898,44 à 107 688,44 € Baisse des cumuls de 790 € 26 7

27. 3e Cas : Je rapproche la facture de 1 500 € et ne solde pas le mouvement résiduel de 790 € : d’où création d’une seconde ligne sur le même mouvement. Sur Saisie Mouvement Partie rapprochée à une facture Reste de l’engagement 27 7

28. Impact sur les comptes : les montants engagés et facturés restent logiquement identiques. 28 7

29. 3. Ouverture BP 2010 – Points d’attention Conclusion Axe 1 et Transition Axe 2 Les rattachements réalisés en 2009 augmentent le budget disponible 2010 en réalisé ( Mouvement de rattachement RATD ) en apparaissant en négatif sur les cumuls engagés, mandaté. Les mouvements correspondants rattachés ( sans RATD ) apparaissent seulement au niveau engagés, puis aux niveaux suivants s’ils sont rapprochés des factures et mandatés. Attention : le fait de mettre en « refusé » un mouvement rattaché le fait disparaître totalement de tous les cumuls ( y compris engagé ) : le service gestionnaire récupère la totalité des crédits correspondant pour un nouvel engagement. 29

30. Comment interpréter – 15 873, 67 € en mandats émis Et – 3 108,97 en Facturés – Pré Mandatés ? 30 7

31. 1ers cumuls : Mouvements engagés Démarche Qualité 2010 31 7

32. TOTAL C 112 388,85 Démarche Qualité 2010 A - B + C = 107 714,48 32 7

33. Démarche Qualité 2010 2° CUMULS Facturé – Pré Mandaté 33 7

34. 3° CUMUL MANDAT EMIS Démarche Qualité 2010 34 7

35. 4. Les Audits internes et externes • Points d’attention des audits internes réalisés Septembre 2009 – Janvier 2010 : • attention au paiement des artistes : bien savoir qui paie les charges. • centraliser les travaux d’impression en vue de réaliser des accords cadres ( DAC, DAG … ). • Développer la coordination interne entre services d’une même direction ( Culture – DAG … ), réduire les cloisonnements. • Attention au bon fonctionnement avec le binôme. • Avoir une grande rigueur pour bien différencier les collectivités ( Dès le bon de commande quand il ne s’agit pas de la Ville ) et le service concerné et avoir le n° de bon de commande à 10 chiffres. • Faire très attention sur les RIB ( à communiquer – attention modification pour La Poste et certaines Caisse d’Epargne en 2010 … ) • Frais de déplacements, d’hébergements, de restauration : certificats administratifs systématiques. • « Les agents absents aux réunions sont souvent ceux qui en auraient le plus besoin » • Trop de titres individuels avec des mauvaises adresses ( cas de la Restauration Scolaire. Démarche Qualité 2010 35

36. 4. Les Audits internes et externes Le planning de l’audit externe des 25 26 27 Janvier 2010 : Lundi 25 Matin : Revue du programme d’audits – Suivi des constats antérieurs – Pilotage du système qualité – Service Courrier Après midi : Arrivée des factures – DAG – Maison de l’Environnement, animation et communication Mardi 26 Matin : DST ( cadre de vie - garage et Hôtel de Ville ) Direction jeunesse et sports Entretien avec le DGA Après midi : DMIC – Achats informatique UDD Mercredi 27 Matin : Direction des actions sociales - CCAS Mandatement ( Finances ) Après midi : DRH – Secrétariat des Finances Démarche Qualité 2010 36

37. 5. Point sur les Marchés et les formations réalisées • Rappel des formations réalisées : • Analyse des besoins, choix des contrats et des procédures ( 26-27 Octobre ) • Analyse des offres et choix des entreprises ( 12 et 13 Novembre ) • Accords cadres et marchés à bons de commande ( 10 et 11 Décembre ) • Point fragile : analyse des besoins • Nécessité d’un mode d’emploi pour la nomenclature : à utiliser en amont de la passation du marché et non comme un outil d’évaluation des montants à postériori. • Définir des pilotes achats dans certains secteurs ( travaux d’impression notamment … ) • Pour les accords – cadres : créer un modèle d’acte d’engagement simplifié correspondant à l’AE d’un marché subséquent qui servirait également à engager la dépense et aurait valeur de marché ( comme le bon de commande trop unilatéral car il n’est signé que par la collectivité ) Possibilité de rappeler le numéro de bon de commande interne correspondant. Démarche Qualité 2010 37

38. 5. Point sur les Marchés ( suite ) 1. Mise à jour des seuils : MAPA pour les marchés de Fournitures et de Services et les marchés de Maîtrise d’œuvre : 193 000 € HT. Marché de travaux : 4 845 000 € HT. 2. Pièces Justificatives au MAPA : Toute facture faisant référence à une consultation formalisée nécessite les pièces du marché à l’appui de la facture. Attention aux pièces complémentaires nécessaires sur les MAPA dès lors qu’elles sont prévues dans le cahier des charges 3. Versement de l’avance : Obligatoire 5% minimum si le marché > 50 K€ HT et de plus de 2 mois d’exécution sinon elle est facultative. MBC avec un minimum > 50 K€ HT sur + de 2 mois : avance en une seule fois MBC sans mini maxi => avance à chaque commande > à 50 K€ HT pour + de 2 mois. Démarche Qualité 2010 38

39. 5. Point sur les Marchés ( suite ) 3. Versement de l’avance ( suite ) : Avance à régler que sur la part du marché ne faisant pas l’objet de sous traitance, mais elle peut être versée dans le cadre d’un sous – traitant à paiement direct. Les modalités de remboursement de l’avance doivent être stipulées dans les pièces du marchés ( AE ). Ce remboursement s’effectue à partir de 65 % et doit être total avant d’atteindre plus de 80 %. L’avance n’est ni révisable, ni actualisable. 4. Rappel des CCAG Arrêtés de Septembre 2009 FCS : Fournitures Courantes et de Services Marchés Publics de Travaux PI Prestations intellectuelles MPI Marchés Publics Industriels TIC Technologies de l’Information et de la Communication Démarche Qualité 2010 39

40. 5. Point sur les Marchés ( suite ) 5. Règlement de la Commande publique Après le CCAS et la Ville, adoption par le Comité Syndical d’Epinal / Thaon Les Vosges, le 18 Janvier 2010, d’une Procédure de Commande Publique. 6. Procédure de validation et de contrôle interne des commandes Formaliser le contrôle de la validation de la commande en amont de la signature de la fiche de suivi. 7. Refonte de l’ensemble des procédures Remise aux normes de la nouvelle charte graphique de la Ville, Adaptation avec les nouveaux seuils pour 2010, Refonte de la note informative concernant le règlement des factures, Au minimum, relire la procédure clé PRO.FIN.03 Procédure de traitement des dépenses et à savoir presque par cœur ... 8. Pièces antérieures à 2009. Retransmettre délibérations, conventions, avenants antérieurs à 2009, la Trésorerie redemande des pièces transmises à la CRC. Démarche Qualité 2010 40

41. 6. Remarques diverses • Actualisation du plan comptable – principalement : • 1314 subdivisé en 13141 Communes membre du Groupement à Fiscalité Propre ( GFP ) et autres communes 13148 • 2014 subdivisé en 204141 et 204148 • 6216 Personnel affecté par le GFP de rattachement • 6217 Personnel affecté par la commune membre du GFP • 62875 Remboursement de frais aux communes membres du GFP • 62876 Remboursement de frais au GFP de rattachement • 7084 Mise à disposition de personnel facturé subdivisé en 70845 aux communes membres du GFP et 70846 au GFP de rattachement. • 7474 subdivisé 74741 Subvention communes membres du GFP et 74748 Autres communes. • 2. Le chantier à venir de la dématérialisation. Démarche Qualité 2010 41