REUNION GENERALE DE COORDINATION DU 08 AVRIL 2010

1. REUNION GENERALEDE COORDINATION DU 08 AVRIL 2010

2. REUNION DE COORDINATION DU 08 MARS 2010 Ordre du Jour • Point sur les indicateurs qualité de ce premier semestre. • 2. Bilan de l’audit triennal de renouvellement de la certification. • 3. Planning des audits de ce 1er semestre. • 4. Point sur l’exécution du budget 2010. • 5. Présentation du nouveau site extranet Ville d’Epinal. • 6. La dématérialisation des pièces comptables. • 7. Marchés publics, nomenclature et jurisprudence. • 8. Remarques diverses • Prochaine Réunion le : Jeudi 8 Juin 2010 à 14 H 30 Démarche Qualité 2010 2

3. 1A. Les indicateurs qualité - Dépenses Démarche Qualité 2010 Délai du secteur public local en 2009 : 34 jours en 2009 et 35 en 2008 3

4. 1A. Les indicateurs qualité - Dépenses Démarche Qualité 2010 4

5. 1A. Les indicateurs qualité - Dépenses Démarche Qualité 2010 5

6. 1A. Les indicateurs qualité - Dépenses RAPPEL Délais légaux ( Ordonnateur + Comptables ) : Jusqu’à fin 2008 : 45 jours ; En 2009 : 40 jours dont 13 jours pour le TPM ; Au 01/01/10 35 jours dont 12 TPM et au 01/07/10 30 jours, dont à terme 10 jours réservés au comptable du Trésor. DELAIS 2010 PAR SERVICE Urbanisme 45 jours, Animation 43 jours, DST 41 jours Cabinet 27 jours, Finances DMIC 31 jours, Actions Sociales 32 jours Délai 2010 EPIC : 18 jours. Démarche Qualité 2010 6

7. 1B. Les indicateurs qualité - Recettes Démarche Qualité 2010 7

8. 1B. Les indicateurs qualité - Recettes Démarche Qualité 2010 8

9. 1B. Les indicateurs qualité - Recettes Démarche Qualité 2010 9

10. RESULTATS RECETTES PAR PRINCIPAUX SECTEURS : Loyers Ville 130 jours 1er T 2010 mais 32 jours en mars contre 116 jours en 2009, 68 en 2008 et 69 en 2007 Repas Résidences PA 41 jours 1er T 2010 contre 133 jours en 2009, 34 en 2008 et 33 en 2007 Loyers Résidences PA 19 jours 1er T 2010 contre 25 jours en 2009, 21 en 2008 et 22 en 2007 Crèches 47 jours 1er T 2010 mais 35 jours en mars contre 51 jours en 2009, 59 en 2008 et 63 en 2007 Restaurants Scolaires 134 jours 1er T 2010 contre 389 jours en 2009, 468 en 2008 et 213 en 2007 Paiements par internet : 72 règlements 1er T 2010 pour 12,4 K€ contre 34,68 K€ en 2008 et 62,33 K€ en 2009 pour 334 règlements, dont 103 pour le Conservatoire et 213 pour les Crèches. Démarche Qualité 2010 10

11. 1C. Les indicateurs qualité – Délais Services Démarche Qualité 2010 11

12. 1D. Les Suspensions du Trésor Public - DEPENSES Démarche Qualité 2010 12

13. 1D. Les Suspensions du Trésor Public - RECETTES Démarche Qualité 2010 13

14. 1E. Délai d’arrivée des factures aux finances Démarche Qualité 2010 14

15. 1E. Délai d’arrivée des factures aux finances Démarche Qualité 2010 15

16. 1F. Relances des factures en attente Démarche Qualité 2010 16

17. 2. Bilan de l’audit triennal de Janvier 2010 • Insuffisance du visa interne sur les dépenses en amont de la fiche de suivi : il faut connaître : • qui contrôle la bonne réception des marchandises et/ou réalisation de la prestation, • la date du contrôle, • la signature et les observations éventuelles. • Bonne matérialisation par une fiche de suivi de la commande. • Reste à formaliser à défaut d’une fiche de suivi ( cas particulier des Produits d’entretien suite à l’arrivée de la nouvelle responsable à clarifier ) • Service Courrier : transmettre aux finances toutes les pièces qui s’apparentent à des factures. Les secrétariats ne doivent pas demander des envois directs des factures à leur Direction. • Mise en place d’une main courante à l’arrivée des factures aux finances recensant toutes les factures bloquées à leur arrivée. • Absence de réponses aux relances internes : UDD, Education en Décembre. • Engager les recettes au cimetière, gestion des salles et Centre des Congrès. Démarche Qualité 2010 17

18. 2. Bilan de l’audit triennal de Janvier 2010 • Nouvelle numérotation des MAPA notamment accord cadre pluri collectivités. • 10  60  M 001 AA • 10 pour année soit 2010 • 60 code budget qui nous permet d'identifier non seulement la collectivité mais le budget concerné ( ici budget principal de la CCEG ) • M pour les MAPA • 001 premier compteur général pour les marchés de l'année 2010 • AA compteur spécifique pour les marchés subséquent d'un accord cadre donné • Extension de la certification ? : • Aux recettes • A d’autres collectivités que la Ville et le CCAS. Démarche Qualité 2010 18

19. 3. Planning des audits du 1er semestre 2010 Les services concernés ( qui seront audités le vendredi 9 juillet prochain ) DMIC – Gestion des achats informatiques et comptabilité UDD BATIMENTS – VRD – CADRE DE VIE – GARAGE – REGIE TECHNIQUE CULTURE – CELLULE EVENEMENTIEL - FESTIVALS Points d’attention :  Le visa interne avant la fiche de suivi  Suivi et organisation des travaux d’impression  Suivi des rattachements et reports  La gestion des artistes  Nomenclature des achats Démarche Qualité 2010 19

20. 4. Point sur exécution du Budget 2010 • Apurement réalisé sur les rattachements : les engagements non justifiés ont été retirés des services : 19,78 K€ retirés contre 166 K€ en 2009. • Attention aux actualisations de Plan comptables pour 2010, en particulier pour la M22 en comptes développés ( Magnolias et SSAD ) • En vue du projet de dématérialisation : faire très attention à l’identification des tiers fournisseurs et redevables qui doivent respecter la charte d’enregistrement et éviter les doublons. • Demande de budgets complémentaires : aucune demande ne sera en principe honorée que ce soit en fonctionnement ou en investissement. Le principe est un financement par redéploiement de budgets alloués même quand des demandes de reports n’ont pas été validées. Démarche Qualité 2010 20

21. 6. Point d’étape sur la dématérialisation • Etape validée : • la dématérialisation des arrêtés ( approbation en cours au niveau des assemblées délibérantes ) • Etape à venir : • la dématérialisation des bordereaux, mandats et titres. • Point d’attention central : la qualité du fichier tiers • Méthode d’indentification des pièces jointes : la numérotation interne de Sédit Mariane accompagnée de champs complémentaires. • Prochaine info à recevoir après le 04 Mai prochain. Démarche Qualité 2010 21

22. 7. Marchés Publics, nomenclature et Jurisprudence • Abaissement du seuil de mise en concurrence obligatoire de 20 000 € HT à 4 000 € HT à compter du 1er Mai 2010 • Abaissement du seuil de 206 K€ HT 2009 à 193 K€ HT 2010 pour les fournitures et services • Pour les travaux, abaissement du seuil de 5 150 K€ HT 2009 à 4 845 K€ HT. • Obligation de transmission en Préfecture de l’ensemble des marchés, MAPA compris, dès dépassement de 193 K€ HT tous lots confondus. • Procédures de publicité : elle doit être adaptée avec l’objet du marché quel que soit le montant du marché. • Parmis les nouveautés du CCAG travaux : • Co – traitance : étendue limitée du mandataire • Possibilité de caution et de délégation de paiement à des sous traitants de second rang • Nouveau taux d’intérêts moratoires : il est fixé à 8 % soit taux directeur BCE de 1 % + 7 %. Il est révisable à chaque semestre. • Rappel de la note de procédure de Commande du Directeur Général Démarche Qualité 2010 22

23. 7. Marchés Publics, nomenclature et Jurisprudence • Frais de déplacements ou prestations prévues dans le cadre d’une convention signée à l’avance : une attestation de service fait est absolument nécessaire. • Rappel : les comptes par nature peuvent être créés en cours d’année, toutes les lignes budgétaires ne sont pas forcément prévues dans le budget initial. • Rappel TVA sur factures étrangères : • X Budget non assujetti à la TVA : • Livraison ( à partir de plus de 10 K€ par an ) => paiement du hors taxe à l’entreprise et TVA taux français payée au fisc sur le budget principal. • Prestation de service => le redevable de la TVA est toujours le bénéficiaire de la prestation : paiement du TTC recalculée avec le taux français à l’entreprise étrangère et pas de déclaration au fisc. • A noter : l’entreprise ressortissant d’un autre pays de l’Union n’ayant pas de domiciliation en France doit facturer avec son taux de TVA propre. • X Budget assujetti à la TVA : • Procédure d’auto – liquidation sur une ligne spéciale de la déclaration CA 3. • Attention ! La TVA facturée à tord par le fournisseur n’est pas déductible. Démarche Qualité 2010 23