Cellule Projet CANIST – 18 janvier 2005

1. Déploiement d'un Campus Agropolis Numérique pour l'accès et la valorisation de l'Information Scientifique et Technique (CANIST) Restitution à la CIST de l’état d’avancement de l’étude préalable au projet CANIST Cellule Projet CANIST – 18 janvier 2005

2. Le contexte du projet CANIST • Recherche: • LOLF : financement sur projets thématiques / affectation des moyens sur la partie scientifique (d’où nécessité de faire apparaître IST dans activité scientifique) • Etats généraux (restructuration ; organismes en devenir ; évaluation de la recherche ) • Structuration en UMR et IFR (transversalité, mobilité et inter-institutionnalité) • Enseignement supérieur: • Réforme de l’enseignement supérieur (dont agricole) • Implication forte des enseignants-chercheurs dans la recherche • IST: • Forte évolution technologique du métier avec outils et interfaces orientés « professionnels »  « utilisateurs finaux » • Besoin de qualification / évolutions des produits • Non renouvellement de certains postes IST • Révolution du web + pratiques d’édition des contenus • Concentration de l’offre (ISI, Elsevier) • Création d’une Maison d’Edition Commune • Projets européens

3. Le contexte régional • Agropolis : 20 ans • 40 services IST • Structuration forte en UMR et IFR depuis 1998 • Projet d’établissement unique (sept. 2006): AGRO.M, CNEARC CEP, ENGREF, SIARC •  rapprochement obligatoire des services (dont IST) •  projet d’une faculté de Sciences agronomiques (établissements de recherche) intégré à l’Université. • Projet de l’UO-MLR : campus numérique • Nécessité de mutualiser, d’harmoniser au niveau d’un pôle régional, les accès aux produits & services, au profit de la communauté scientifique d’Agropolis et de ses partenaires •  Mieux vaut être acteur que de subir

4. Les enjeux du projet CANIST • Opportunité de participer à la restructuration de notre environnement de travail • Officialiser un réseau existant et des actions communes • Repositionner la fonction de « médiation » du documentaliste dans les nouvelles pratiques de communication scientifique(auprès des enseignants et des chercheurs) • Optimiser l’utilisation des produits sous peine de voir les investissements diminuer (appui à la formation des utilisateurs) • Faciliter l’accès à l’offre documentaire en tenant compte de la mixité des équipes et de la mobilité des chercheurs

5. Le projet CANIST État d’avancement au 18/01/05 • Février 2004 • Rédaction du projet (CIST et 9 établissements signataires) • Validation du projet par les chefs d’établissements membres d’Agropolis (Bureau Agropolis) • Juin 2004 • Mandat pour une étude de faisabilité (CA Agropolis) • Rencontre avec le groupe utilisateurs (CIST) • Septembre 2004 • Structuration de l’organisation de la Cellule Projet CANIST (CIST) • 3 mois / 3 personnes à 50 % mises à disposition INRA – Cirad • Constitution de 3 groupes de travail • Octobre 2004 • lettre de mission • Démarrage de l’étude • Rencontre des responsables nationaux (CEMAGREF, CIRAD, INRA, IRD) et des représentants de l’IAM, ENGREF, CNRS

6. Le projet CANIST - Octobre 2004 – Janvier 2005 - • La Cellule Projet • D. Fournier, L. Grasset et M.A. Mannucci • Installation à Agropolis - bureau BO3 • Adresse e-mail canist@agropolis.fr Une méthodologie de travail • Enquêtes (cartographie de l’existant) • Réunions des groupes de travail • Etat de l’art sur les 3 volets Une communication autour du projet CANIST • 2 lettres d’Agropolis n°111, 112 Un cadrage de l’étude par rapport aux attentes d’Agropolis • Rencontres avec M. Salas

7. Les étapes à venir pour la Cellule Projet Rédaction du rapportdestiné au Bureau d’Agropolis • Echéance : février 2005 Mise en forme de la documentation compilée • Dossiers thématiques • Site web • Synthèse des résultats des enquêtes Communication autour du projet CANIST • A destination des établissements (locaux et nationaux) • Présentation aux journées professionnelles IST (juin 2005) Devenir de la Cellule Projet • Composition • Fonctionnement (groupe projet , comité de pilotage,…) • Articulation avec la CIST

8. Les 3 axes du projet CANIST • Volet 1 :Valorisation de la production scientifique • Volet 2 :Partage des ressources documentaires • Volet 3 :Renforcement de l’appui aux utilisateurs et partage de savoir-faire des professionnels IST

9. Volet 1(1) Valorisation de la production scientifique Rappel de l’objectif fixé : accroître la lisibilité de la production scientifique en facilitant sa diffusion et son accessibilité, archiver la mémoire des travaux réalisés Le Mouvement en faveur du libre accès (1990 ) • À l’initiative des différents acteurs (chercheurs, documentalistes, institutions). • Développement variable en fonction des thématiques (physique, économie): sciences agronomiques ? • Concerne toutes les activités de recherche (publications, thèses, …) et les services d’éditions (revues, actes colloques, ouvrages, …) • Choix technologique OAI: interopérabilité (visibilité) • Documents en texte intégral (accessibilité) • Implication des institutions: pérennité de l’accès à la production scientifique Améliorer la lisibilité des activités scientifiques du Pôle Agropolis • Préconisation de règles de référencement communes • «Observatoire » en région : indicateurs bibliométriques

10. Volet 1(2) Valorisation de la production scientifique dans le cadre de l’étude : 1 axe privilégié Favoriser la diffusion des travaux en libre accès en dotant la communauté scientifique d’Agropolis: • d’un dispositif de type Archives Ouvertes • Réservoir de publications en texte intégral en Libre Accès • Corpus thématique et/ou institutionnel. • d’un système d’archivage pérenne (migration des formats) • d’une chaîne de traitement des documents numériques et d’un outil de numérisation rétrospective

11. Volet 1(3) Valorisation de la production scientifique Les résultats de l’enquête Signalement des travaux des chercheurs dans des bases institutionnelles: exhaustivité, problème de collecte auprès des chercheurs et unités, «affiliations » et adresses complexes sans normalisation, indexation avec différents thésaurus, début de collecte de documents en texte intégral, Ecoles (mémoires, thèses) Projets OAI existants (CEMAGREF avec Cemagref Publications, CNRS avec le CCSD, ENGREF avec ParisTech) ou en cours (INRA, CIRAD, …). Des volontés affichées (ENGREF, AGROM, CNEARC, CIHEAM, …), mais peu de moyens techniques et humains Des compétences techniques et juridiques dans certaines établissements (CIRAD, INRA, …) Un faible niveau de sensibilisation des responsables,chercheurs, enseignants et étudiants

12. Volet 1(4) Valorisation de la production scientifique Les actions proposées Renforcement du signalement des travaux scientifiques et académiques dans les bases institutionnelles • Exhaustivité • Texte intégral (collecte, URL) • Interrogation par la BOMLR des catalogues absents (PubINRA, Horizon Plein texte) Sensibilisation des acteurs au Libre Accès • Journées d’étude (Open Access / Open Source ADBS) Mutualisation et acquisition de compétences sur Agropolis • Droits d’auteurs, politiques éditoriales des éditeurs, • Structuration du document numérique, chaîne éditoriale • Ingénierie du document (publication sur le web, métadonnées, archivage)

13. Volet 1(5) Valorisation de la production scientifique Les actions proposées (suite) Mise en place d’une archive ouverte Agropolis • Définition des choix techniques et des règles de fonctionnement (dépôt, validation, publication) • Alimentation de l’archive (chercheurs et/ou documentalistes) Mise en place d’un portail thématique « AAES », permettant la recherche dansles archives institutionnelles (CNRS, INRA, CIRAD, CEMAGREF, …) et celle d’Agropolis, à partir d’un seul point d’accès (exemple SDL) • Définition des choix techniques d’un logiciel de collecte (Moissonneur OAI-PMH) • Paramétrage pour collecte dépôts institutionnels (choix de métadonnées communes, …) • Alimentation des dépôts (institutionnels, Agropolis) • Communication

14. Volet 2 (1) Partage des ressourcesdocumentaires Rappel de l’objectif fixé :faciliter l’accès aux ressources numériques et papier Les nouvelles contraintes du marché de l’information : • Inflation des coûts des abonnements / restrictions budgétaires • Package (éditeur/thématiques), • Monopole des standards (Science Direct) au détriment des sociétés savantes Les conditions d’exercice de la recherche • Accroissement de la mobilité et des regroupements de chercheurs de diverses institutions • Difficultés d’identifier les communautés d’utilisateurs multi-institutionnelles et multi-sites (classe de n° IP,mots de passe, annuaires LDAP).

15. Volet 2 (2) Partage des ressourcesdocumentaires Les axes privilégiés : faciliter l’accès aux ressources numériques et papier Harmoniser et généraliser les accès aux ressources numériques • acquérir en commun des ressources (négociations de licences communes) • mettre en place un portail Agropolis, fédérant les accès aux ressources pour les utilisateurs Faciliter l’accès aux documents papier • organiser la circulation des documents entre les 40 bibliothèques d’Agropolis • augmenter le nombre de bases accessibles via la BO-MLR • la carte Agropolis un « passeport » pour accéder à tous les fonds documentaire d’Agropolis

16. Volet 2 (3) Partage des ressourcesdocumentaires Les résultats de l’enquête Redondance de l’offre électroniquedans les différents établissements (produits standards: SD, WOS, CC, CAB) Complémentarité (antériorité des offres) Lacunes(accès à des serveurs, bases spécialisées Biosis) Offre quasi-inexistantedans les établissements d’enseignement agro (hors universités) Difficulté d’accéder aux ressources(bibliothèques sur plusieurs sites, contraintes horaires et calendaires, prêts aux utilisateurs, droits afférants à la carte Agropolis) Isolement des professionnels de l’IST/ offre collective (UMR, IFR, …)

17. Volet 2 (4)Partage des ressourcesdocumentaires Les actions proposées Ressources électroniques • Intégrer la dimension « thématique » AAES du pôle Agropolis dans les négociations nationales avec les éditeurs • Envisager et favoriser la constitution de Consortium thématique et/ou autour de produits (Agropolis) • Permettre aux professionnels de l’IST l’accès à l’ensemble de l’offre des établissements Agropolis • Mettre en place un portail IST Agropolis, à partir duquel les utilisateurs accèderont à leurs ressources documentaires. Ressources papier • Revisiter le concept de bibliothèque en fonction des fréquentations, usages et utilisations des fonds • Etudier les regroupements possibles (mobilité des professionnels, regroupements des fonds, …)

18. Volet 2 (5)Partage des ressourcesdocumentaires Les actions proposées Raisonner une économie de l’information commune • Veille sur les produits • Gestion coordonnée des tests de produits • Négociations et acquisitions mutualisées pour des produits spécifiques aux thématiques AAES du Pôle Agropolis • Mutualiser les compétences en matière d’acquisition

19. Volet 3 (1)Formation des utilisateurs Rappel de l’objectif :Renforcer l’autonomie des utilisateurs, développer une assistance technique commune, rationaliser et coordonner les actions de formation à l’IST au service de la communauté scientifique, éventuellement proposer des services à forte valeur ajoutée

20. Volet 3 (2) Rappel du contexte régional de la formation à l ’IST • pas d’URFIST en région LR (Toulouse, Lyon)pas de module IST au sein des Formations doctorales de Montpellier • certains utilisateurs bénéficient d’un appui de proximité, d’autres pas • compétences en appui et formation réparties au sein des organismes, mais offre parfois redondante et complémentaire • pré-existence d’un portail Agropolis d ’aide aux utilisateurs • expérience réussie dans la Formation Professionnelle Continue • Rapprochement des forces vives au moins pour les institutions ayant vocation à l’enseignement (projet de grand établissement) • ancrage possible avec le projet d’Université Ouverte : UO-MLR

21. Volet 3 (3) • Actions menées : • Analyse de l’existant (FORMIST, Maison des Ecoles doctorales de Montpellier, environnement Agropolis…) • Réflexion menée avec le groupe de travail (2 réunions) • Rédaction d’une enquête détaillée auprès des structures documentaires des membres d’Agropolis, centrales ou de proximité (UMR,IFR) : 35 envois, 16 réponsesdont 3 BU (et quelques interviews) • Rédaction d’une enquête auprès des services de formation permanente : 8 envois, 1 seul retour malgré relance et décision de relayer via les professionnels • Contact UO-MLR (M. Pézeril)

22. Volet 3 (4) • Résultats enquête : • 16 réponses : Instituts de recherche : 5 services centralisés + 4 structures de proximitéInstituts d’enseignement : 4 écoles + 3 BUEn résumé : majorité des utilisateurs répartis sur la région de Montpellier, voire sur le même site que la structure documentaire, et avec un public prioritaire chercheurs / étudiants de 3ème cycle. Apparemment constat de non formation des étudiants à l’Ist en cursus initial (en partie contradictoire avec questionnaire université) : faire un vrai bilan.Echanges interorganismes ponctuels pour l’accueil en formation.

23. Volet 3 (5) Toutes les structures ayant répondu font des actions de démos (ressources électroniques, portails, BO-MLR), mais les actions de formation à proprement parler sont plutôt le fait des structures centralisées, qui font appel de temps à autres à des intervenants extérieurs. On retrouve assez souvent les mêmes types de formations avec les mêmes taux horaires (méthodo, normes biblio, EndNote). Plus des formations spécifiques au contexte de l’institution. Identification de besoins sur des points précis (veille, refMan, Chemical Abstracts).

24. Volet 3 (6) Formation des professionnels Peu de professionnels ont suivi une formation à la formation. L’ADBS, les URFIST et les rencontres des professionnels de l’Ist sont les principales sources de formation (+ formations internes et autoformation). Le CIRAD fait appel à un panel plus large (SERDA, rencontres d’Affaires).Les besoins évoqués sont très diversifiés en fonction des types de personnels, mais droit de l’information, archives ouvertes, communication scientifique reviennent à plusieurs reprises + formation diplômante ou validation des acquis pour les non cadres.A constater que nombreux sont les services dont le personnel est (ou a été) impliqué dans la formation pro (interne, GESIST, partenariats de coopération, université d’été, CNFPT, ABF, CFCB)

25. Volet 3 (7) Logistique : certains établissements appliquent une politique tarifaire (CIRAD, INRA – même si négligeable ) Il y a des relations avec la FP lorsqu’une telle structure existe (recueil des besoins, financement, salle, matériel, diffusion). L’enquête permet de dresser un tableau récapitulatif des ressources (personnes, formations menées, ressources logistiques).

26. Volet 3 (8) A priori, la majorité des professionnels sont favorables pour mettre compétences et moyens logistiques au profit d’une communauté plus large,même si certains n’en voient pas toujours l’intérêt pour leur propre communauté (sentiment d’un public très spécifique). Parmi les freins avancés est le manque de temps des utilisateurs pour la formation à l’Ist (étudiants dans leur cursus initial), bien que cela soit fortement insuffisant. L’attachement à former ses propres utilisateurs et à rédiger ses propres supports semble un autre frein (pb du partage).Parmi les bénéfices évoqués : valoriser les compétences, élargir et homogénéiser l’offre, augmenter les échanges entre les instituts, devenir spécialiste d’un thème ou un produit, atteindre la taille critique pour monter une formation, augmenter le fréquence de certaines formations, voire proposer une formation unique pour les étudiants du futur établissement unique.(Enfin : listing d’utilisateurs dans les différentes institutions)

27. Propositions de 3 scénarios • Scénario 1  Reconnaissance d’une mission IST au service de la collectivité • Scénario 2  Mutualisation sur quelques aspects IST • Scénario 3  Mutualisation de la programmation IST • (dont création UMS ou groupement de service) Avantages / inconvénients

28. – Scénario 1 – Valorisation des ressources propres de chaque établissement, au travers d’un « affichage » commun sur le site d’Agropolis. Implication minimale des établissements • Nécessiter d’impliquer les acteurs institutionnels nécessaires au bon fonctionnement du projet (FP, Ecoles doctorales, service scolarité, service juridique, …) • Veiller à la reconnaissance des missions collectives dans le parcours professionnel • Mise à jour des pages IST sur le site Agropolis

29. – Scénario 1 – volet 1 Renforcement du signalement des travaux dans les catalogues institutionnels et collecte systématique du document numérique • Affichage commun des productions scientifiques (ex: WaY) • Appui à la production de documents numériques Mutualisation de compétences techniques et juridiques • Personne(s) ressource(s) identifiée(s) apportant un appui technique et juridique à l’ensemble de la communauté Agropolis (droit d’auteur, auto-archivage, document numérique …) • Organisation de journées d’étude (en 2005: sensibilisation de la communauté Agropolis aux enjeux du Libre Accès) Avantages / inconvénients pour les établissements Mutualisation d’approches et de concepts Absence d’ « infrastructure technique » commune : autonomie de chaque établissement N’apporte pas de réponse à la demande des établissements pour valoriser rapidement leurs productions dans le contexte OAI

30. – Scénario 1 – volet 2 Raisonner une économie de l’information commune • Veille partagée sur les produits • Gestion coordonnée des tests de produits • Négociations et acquisitions mutualisées pour des produits spécifiques aux thématiques « Agriculture, Agronomie, Environnement, Société » du Pôle Agropolis • Mutualiser les compétences en matière d’acquisition Avantages / inconvénients pour les établissements Les établissements conservent leur autonomie pour les marchés nationaux Regroupement pour les offres thématiques complémentaires aux offres nationales (consortium Agropolis)

31. – Scénario 1 – volet 3 • Informations à enrichir et à capitaliser sur les pages IST du site Agropolis • Affichage des offres de formations des établissements, mais surtout nécessité de trouver un bon canal de diffusion (FP ?) • Affichage des personnes « ressources » par outils et/ou par thématiques • Affichage des supports de formation en ligne • Constitution d’une liste de diffusion de formateurs Avantages / inconvénients pour les établissements Les établissements conservent leur autonomie pour les actions de formation, mais possibilités d’échanges et de coordination Enrichissement des formations et des formateurs (travail en binômes, …)Frein: éclatement des services FP (Quand ce type de service n’est ps tout simplement inexistant)

32. – Scénario 2 – Implication plus grande des établissements, avec mise en place d’une équipe IST autour d’outils communs. Elaboration d’une politique IST commune autour des 3 volets • Mise à disposition de personnes sur des profils et des missions définis • Moyens techniques et financiers à mobiliser • Identifier et acquérir des compétences sur les appels d’offre • Possible nécessité d’un serveur

33. – Scénario 2 – volet 1 Implication plus grande des établissements, avec mise en place d’une équipe IST autour d’outils communs. • Mise en place d’une archive ouverte Agropolis • Choix techniques / Rapprochement du CCSD • Choix des métadonnées (affiliations, thématiques AAES) • Elaboration de «passerelles» vers les catalogues institutionnels et les archives thématiques (RePec, …) • Alimentation par les établissements (dépôts) • Mise en place d’une chaîne de traitement pour la production de documents structurés (thèses, mémoires d’étudiants, actes colloques d’Agropolis, …) • formation des utilisateurs (Ecoles Doctorales, …) Avantages / inconvénients pour les établissements Valorisation rapide des travaux scientifiques et académiques Risque de double saisie Investissement «limité dans le temps » pour les établissements qui ont leur projet d’archive institutionnelle

34. – Scénario 2 – volet 2 • Développement au niveau des organismes d’une politique de numérisation pour valoriser les fonds documentaires spécifiques existants dans les bibliothèques et centres de documentation. • Estimer et prioriser les fonds à traiter (valeur patrimoniale). • Renforcer l’accès aux ressources numériques pour tous • Elargissement des actions proposées dans le scénario 1 Avantages / inconvénients pour les établissements Rationaliser les opérations techniques et optimiser les sous-traitances éventuelles

35. – Scénario 2 – volet 3 • Refonte du Guide de Formation disponible sur les pages IST d’Agropolis ou restructuration en petites unités de formation • Mise en place d’une « formation-accueil en IST » pour les étudiants et stagiaires d’Agropolis (avec des ateliers spécifiques) • Utilisation d’outils collaboratifs ou de plateforme de e-learning pour faciliter les mises à jour (serveur) ? • Constituer une liste de diffusion de formateurs • Interpeler la Maison des Ecoles Doctorales de Montpellier (Pas de module Ist pour l’instant) et proposer éventuellement un module Avantages / inconvénients pour les établissements Réelle dynamique collective de formation autour des ressources et outils IST d’Agropolis Possibilité de réutiliser les « unités de formation » à différentes occasionsNécessité de MAD à temps partiel

36. – Scénario 3 – Constitution d’une unité de service Définir un service d’appui collectif en IST en relation avec une politique scientifique clairement définie Rechercher du partenariat (UO-MLR, SIST, …)

37. – Scénario 3 – volet 1 Mise en place d’un portail thématique « Alimentation, Agriculture, Environnement et Santé », interrogeant l’archive ouverte Agropolis (cf. scenario 2) et les archives institutionnelles des établissements membres • Choix techniques et compétences à acquérir (connecteurs, moissonneurs, …) • Paramétrage des affiliations, adresses et thématiques pour permettre une recherche / établissements, unités (lisibilité) • Exemple SDL Avantages / inconvénients pour les établissements Préserve les stratégies institutionnelles (catalogues de publications) Valorise les archives ouvertes autour des thématiques AAES

38. – Scénario 3 – volet 2 • Rationaliser la répartition géographique des fonds documentaires au regards des campus thématiques d’Agropolis. • Compléter l’offre documentaire • Améliorer les services aux utilisateurs (cartes de lecteur, navette, fourniture de documents, Peb, continuité de services sur les différents sites, …) • Adapter les espaces aux nouvelles pratiques des usagers (bornes wifi, horaires nocturnes, services d’auto-formation). • Eléments des scénarios 1 et 2 Avantages / inconvénients pour les établissements Rationaliser la gestion des fonds et augmenter la visibilité et l’accessibilité aux espaces Recomposer les collections, mises à jour des bases et déplacement des fonds

39. – Scénario 3 – volet 3 • FOAD: mise en place d’un module de formation destiné aux étudiants (cf. possibilité d’ancrage àl’UO-MLR) • Mise en place d’un forum d’aide aux utilisateurs (Endnote, ressources documentaires, internet, …) • Elargissement à d’autres types de prestations d’appui documentaire avec identification d’experts techniques et thématiques Avantages / inconvénients pour les établissements

40. Propositions d’organisation à discuter …