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Präsentation kfm. Buchführung und MACH Web

Präsentation kfm. Buchführung und MACH Web. 2. Begrüßung Hintergründe zum Projekt Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen Begleitende Unterstützung MACH Web Abrechnungsobjekte auswerten Detailbereich BAB

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Präsentation kfm. Buchführung und MACH Web

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Presentation Transcript

  1. Präsentation kfm. Buchführungund MACH Web

  2. 2 • Begrüßung • Hintergründe zum Projekt • Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten • Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen • Begleitende Unterstützung • MACH Web • Abrechnungsobjekte auswerten • Detailbereich BAB • Verzweigung in Konten, Perioden, Positionen • Abrechnungsobjektgrunddaten • Daten exportieren • Anlagen auswerten •  Zeit für Fragen Agenda 25.08.2009

  3. Budgetverantwortliche, Projektleiter und Rechnungssachbearbeiter • Neuerungen aufgrund der kfm. Buchführung • Eindruck MACH-Web Ausrichtung der heutigen Veranstaltung • Themenblöcke • Rechnungsbearbeitung in der kfm. Welt • Budgetüberwachung • Organisatorische Rahmenbedingungen und Änderungen in 2010 • Vortragende • Feed-Back zur Veranstaltung • Inhaltlich angemessen? • Verständlichkeit? • Fragen stellen

  4. 4 • Begrüßung • Hintergründe zum Projekt • Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten • Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen • Begleitende Unterstützung • MACH Web • Abrechnungsobjekte auswerten • Detailbereich BAB • Verzweigung in Konten, Perioden, Positionen • Abrechnungsobjektgrunddaten • Daten exportieren • Anlagen auswerten •  Zeit für Fragen Agenda 25.08.2009

  5. Geänderte Rahmenbedingung für Hochschulen in NRW • Globalhaushalt seit 2006 • Hochschulfreiheit seit 2007Wachsende Eigenverantwortung der Hochschulen und zwar für • strategische Ausrichtung, • Personal und • Finanzen • Anforderungen durch das Rektorat • Forderungen der EU (7. Forschungsrahmenprogr.) und anderer Geldgeber nach einer Vollkostenrechnung • …. Ziele der WWU – Warum IVR? Unterstützung der Steuerung der Hochschule durch besseres Controlling, bessere Planung und bessere Prognosen Die Hochschule wird damit nicht zum Unternehmen, aber es wird damit die Möglichkeit geschaffen, sie unternehmerischer zu führen!

  6. 6 Kamerales RechnungswesenEin- und Ausgabenrechnung Finanzrechnung • reine zahlungsorientierte Sichtweise • keine Übersicht über Ressourcenverbrauch • keine Übersicht über Vermögen • keine Übersicht über Verbindlichkeiten • keine Unterstützung der steuerrechtlichen Vorgaben (BgA) • keine integrierte Vollkostenrechnung • keine Integration der verschiedenen Sichtweisen • Drei Fachabteilungen mit drei unterschiedlichen Softwaremodulen Einzahlungen Auszahlungen Liquiditätssaldo KLR Kostenstellen Kostenarten

  7. Woraus besteht die „IVR“ (Integrierte Verbundrechnung) ? • Ergebnisrechnung ( -> GuV) • Vermögensrechnung (-> Bilanz) • Kosten – und Leistungsrechnung • Finanzrechnung (Liquiditätsrechnung) Was bedeutet „integriert“? Alle Rechenwerke sind inhaltlich so miteinander verbunden, dass Buchungen in den einzelnen Bereichen und im Gesamtsystem untereinander konsistent gehalten werden. Es soll keine parallelen Buchhaltungssysteme mit u.U. divergierenden Ergebnissen geben (z.B. FiBu vs. Controlling)! Ziele der WWU – Was ist IVR?

  8. MITTEL-HERKUNFT MITTEL-VERWENDUNG 8 Kaufmännisches RechnungswesenIntegration der Rechenwerke – Integrierte Verbundrechnung Finanzrechnung Vermögensrechnung (Bilanz) Ergebnisrechnung Einzahlungen Auszahlungen Aktiva Vermögen Umlauf- undAnlagevermög. Liquide Mittel- Abgänge/+ Zugänge Passiva Eigenkapital Verlust/+ Gewinn Rückstellungen Verbindlichkeiten Aufwand Ertrag Ergebnis-saldo(hier: Gewinn) Liquiditäts-saldo(hier: Zugang) Kosten Leistungen Kosten-, Leistungs- rechnung Konzeptionsansatz: 1. Integration der Rechenwerke 2. Vermeidung von Doppelerfassungen Kostenstellen Kostenträger [Projekte, SFB…] Produktkatalog

  9. Kaufmännisches Rechnungswesen Einnahme/ Ertrag

  10. Kaufmännisches Rechnungswesen Ausgabe / Aufwand

  11. 12 Kaufmännisches RechnungswesenBewertungsunterschiede zw. Finanz- und Ergebnisbetrachtung Finanzrechnung Ergebnisrechnung Vermögensrechnung Invest. Abschr. Abschr. Anlagev. Material Material Material Material Anlagev. Personal Personal Personal Personal Jahr 0102 0102 0102 Eine Vermögens- und Ergebnisrechnung ist für nach dem Wirtschaftlichkeitsprinzip arbeitende Institutionen unabdingbar!

  12. 13 Kaufmännisches RechnungswesenNutzen der Rechnungslegung Neu: Vermögens- und Ergebnisrechnung • gibt Auskunft über: • die Vermögensverwendung • - Wo ist in der Hochschule überall Geld in Vermögensgegenständen gebunden? • - Wie teuer waren diese in der Anschaffung? Wie hoch ist deren Wert heute? • die Vermögensherkunft • - Wie hoch ist das Eigenkapital, - Wie hoch sind die Verpflichtungen gegenüber anderen? • die jährliche Entwicklung des Vermögens • - Decken die Neuinvestitionen den jährlichen Wertverlust des bestehenden • Vermögens ab? • diejährliche Entwicklung und Zusammensetzung des Ergebnisses • - Welche Teilbereiche der Universität erzielen Erträge? Wie setzen sich die Aufwendungen zusammen?

  13. Entscheidung durch Kanzlerin Frau Dr. Böhm im Oktober 2006 Ziele der WWU – für das Projekt EIVeR • Beginn der kaufmännischen Buchführung zum 01.01.2010 • Fertigstellung der Eröffnungsbilanz Mitte 2010 • Fertigstellung des ersten kaufm. Jahresabschlusses • Ende 1.Quartal 2011

  14. 15 • Begrüßung • Hintergründe zum Projekt • Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten • Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen • Begleitende Unterstützung • MACH Web • Abrechnungsobjekte auswerten • Detailbereich BAB • Verzweigung in Konten, Perioden, Positionen • Abrechnungsobjektgrunddaten • Daten exportieren • Anlagen auswerten •  Zeit für Fragen Agenda 25.08.2009

  15. 16 Vier Teilhaushalte Zuschusshaushalt des Landes NRW = 1 Drittmittel = 2 Zuwendungen = 3 Studienbeiträge = 5 Keine Änderung ab 2010! Mittelherkunft =Kostenstellen Projekte 25.08.2009

  16. TG 94 u.a. Dritt- od. Erlassmittel Kapitel Kapitel Titel Titel Untertitel (nicht mehr TG 94)… Ausgabeart Kostenstelle / Projekt (Abrechnungsobjekt (Aobj) 1. Kostenrechnungssicht) Fachbereich Projektnummer Kostenstelle Institut/ Dienststelle Kostenart Kostenart Sachkonto 17 Kaufmännisches Rechnungswesen – Neuerungen 2010Kontierungselemente Verbuchungsstelle heute:

  17. Abrechnungsobjekt Kostenstelle / Projekt (1. Kostenrechnungssicht) Sachkonto Verbuchungsstelle ab2010 18 Kaufmännisches Rechnungswesen3Kontierungselemente zur Rechnungsbearbeitung Abrechnungsobjekt Kostenträger (2. Kostenrechnungssicht) Wo? Wofür? Welche? = Budgetsicht =Kostenverursachend Mittelherkunft 1 = Zuschuss-HH 2 = Drittmittel (Projekte) 3 = Zuwendungen (Projekte) 5 = Studienbeiträge (Projekte) Kontenplan Lehreinheiten ,Produkte oder Projekte Splittbuchung mgl.!! Splittbuchung mgl.!! Splittbuchung mgl.!!

  18. 1. Kostenrechnungssicht: Kostenstellen / Projekte 19 Kaufmännisches RechnungswesenBesonderheit: Wenn Budget des Rektorats oder Fachbereichs, z.B. Möbel, Geräte, Internationalisierung: • 2. Kostenrechnungssicht: • Projekte / Produkte Abrechnungsobjekt des Rektorats z.B. Möbelbudget Abrechnungsobjekt des Fachbereiches / Instituts aus 2. KoRe-Sicht z.B. Projekt, Produkt, Lehreinheit Wo? Budgetsicht Wofür? Kostenverursachend 25.08.2009

  19. Kostenstelle / Projekt • (Wo?) 20 Kaufmännisches Rechnungswesen Abrechnungsobjekte – 1. Kostenrechnungssicht Hinweis: Überleitung der bisherigen Verbuchungsstellen in AObj. erfolgt in Kürze

  20. 21 Kaufmännisches RechnungswesenAbrechnungsobjekte 2. Kostenrechnungssicht

  21. 22

  22. KASY bleibt als Archiv bestehen – Kennwort behalten! Rückmeldung Registrierungsanträge MACHWEB für 600 Personen mit ca. 6000 Verbuchungsstellen liegen vor daraus folgen Abrechnungsobjekte (AObj) Bekanntgabe der Zugangskennung und des Passwortes per Mail für MACH WEB Bekanntgabe der eingerichteten AObj Fehlerhafte Verbuchungsstellen ohne AObj durch Einrichtungen überprüfen Korrektur an Ruth.Wiebracht@uni-muenster.demitteilen MACH-Web ist ausbaufähig. Kennwort sollte daher auch als ein solches behandelt werden! 23 Informationssystem MACHWEBZugang – Allgemeine Informationen

  23. 24 Informationssystem MACHWEBZugang – Einrichtungsschreiben

  24. 25 Informationssystem MACHWEBZugang – Einrichtungsschreiben 1. Ziffer = Teilhaushalt, wichtig für Zuständigkeit

  25. 26 Informationssystem MACHWEBZugang – Einrichtungsschreiben Bei Projekten 1:1-Zuordnung

  26. 27 Informationssystem MACHWEBZugang – Einrichtungsschreiben Bei Kostenstellen: Mitteilung beachten oder nachfragen

  27. 2009: Kosten- / Erlösarten 2010: Sachkonten 28 Kaufmännisches Rechnungswesen Sachkonten (Auszug) Verbuchungsstelle ab2010 Kontierungsrichtlinie / -hilfe ab 01.01.10 im Intranet

  28. Auflösung der Fest-legung od. Abschlag Zukünftiger Kontierungsstempel Fachbereich / Projekte Inventar-Nr. einkleben Eine Unterschrift ausreichend Wird zentral zur Verfügung gestellt: Anzahl/Bedarf bitte auf Zettel vermerken!

  29. 30 • Begrüßung • Hintergründe zum Projekt • Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten • Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen • Begleitende Unterstützung • MACH Web • Abrechnungsobjekte auswerten • Detailbereich BAB • Verzweigung in Konten, Perioden, Positionen • Abrechnungsobjektgrunddaten • Daten exportieren • Anlagen auswerten •  Zeit für Fragen Agenda 25.08.2009

  30. 31 Dezernat 5 Rechnungswesen - Controlling – Forschungsförderung – ab 01.01.2010 5.0Dezernatsleitung Matthias Schwarte Projekt EIVeR Dieter Nienhaus Dr. Ekkehard Spilling 5.1 Budget- und Finanzcontrolling Dr. Bernd Klammer 5.2 Finanz-buchhaltung Reginald Schramm 5.3 Hochschul-planung Hermann Schmitz 5.4 Forschungs-förderung Dr. K. Steinberg 5.5 Personalbudget /-controlling Werner Primus Kreditoren Debitoren Anlagen Zahlungsverkehr Geldanlagen Wirtschaftsplan Bewirtschaftung KLR / Controlling Steuern Vertrags- management Beteiligungen Strukturplanung Kapazitätsplanung Entwicklungspl. Berichtswesen Evaluation Rechtsfragen Drittmittelprojekte Spenden GeschäftsstelleForschungsbeirat ServicestelleAntragsberatung Personalbudget Personalbewirt-schaftung Personalcontrolling Personalstatistik Stellenplanführung

  31. 32 Dezernat 5 Rechnungswesen - Controlling – Forschungsförderung – ab 01.01.2010 DEAL-Sitzung 19.11.09 5.0Dezernatsleitung Matthias Schwarte Projekt EIVeR Dieter Nienhaus Dr. Ekkehard Spilling 5.1 Budget- und Finanzcontrolling Dr. Bernd Klammer 5.2 Finanz-buchhaltung Reginald Schramm 5.3 Hochschul-planung Hermann Schmitz 5.4 Forschungs-förderung Dr. K. Steinberg 5.5 Personalbudget /-controlling Werner Primus Kreditoren Debitoren Anlagen Zahlungsverkehr Geldanlagen Wirtschaftsplan Bewirtschaftung KLR / Controlling Steuern Vertrags- management Beteiligungen Strukturplanung Kapazitätsplanung Entwicklungspl. Berichtswesen Evaluation Rechtsfragen Drittmittelprojekte Spenden GeschäftsstelleForschungsbeirat ServicestelleAntragsberatung Personalbudget Personalbewirt-schaftung Personalcontrolling Personalstatistik Stellenplanführung

  32. 33 Dezernat 5 Rechnungswesen - Controlling – Forschungsförderung – ab 01.01.2010 DEAL-Sitzung 19.11.09 5.2 Finanzbuchhaltung Reginald Schramm Geschäftsbuchführung 33 Anlagen Jutta Kemming Andreas Rolfes Kreditoren Beate Südhoff Christina Hölpert Silvia Stolz Kathrin Ernst Meike Hartmann Helen Schappert Elisabeth Schattke Andrea Wiese Miriam Tollkamp Andreas Wolter Mechtild Merten Debitoren Joachim Stemmler Ellen Buick Susanne Kwiatkowski Gabriele Klich Zahlungsabwicklung Zahlungsverkehr Joachim Stemmler Ellen Buick Chr. Bensmann Geldanlagen Joachim Stemmler Reginald Schramm

  33. 34 Dezernat 5Finanzbuchhaltung Kasse: befindet sich nunmehr im Gebäude Röntgenstr. 17, EG, nicht mehr Schlossplatz 2! Anlagenbuchhaltung: ist zuständig für alle Vermögensgegenstände, die abgeschrieben werden, also auch für Gegenstände zwischen 150,- € bis 1.000,- €

  34. 35 Besonderheiten bis Jahresende 2009Handvorschuss / Bargeld Sämtliche Handvorschusskassen sind mit Stichtag 31.12.2009 per Inventurvordruck abzurechnen. Diese Inventurvordrucke sind bis zum Freitag, 15.01.2010 ausgefüllt an die Finanzbuchhaltung zurück zu geben Geldannahmestellen haben ihren Bargeldbestand zum Stichtag 31.12.2009 abzurechnen. Übergabe an die Kasse hat am 04.01.2010 zu erfolgen.

  35. Einstellung der Budgets (Erträge / Aufwendungen / Investitionen) pro Drittmittelprojekt. Finanzierungsplan ist Drittmittelanzeige nun zwingend beizufügen Einrichtungsschreiben bitte ab 01. Januar 2010 aufgrund von Änderungen genau beachten Ausgangsrechnungen/ Mittelanforderungen bitte 2-fach an Dez. 5.4 Neue Bankverbindung für Drittmittel seit 01.06.2009: WestLB AG Kto.-Nr: 1 267 012 Blz: 300 500 00 Gilt auch für lfd. Projekte bei denen Gelder angefordert werden! Hinweis: DFG-Mittelabrufverfahren bleibt wie bisher bestehen 36 Neuerungen ab 01.01.2010Änderungen bei Drittmittelprojekten

  36. 37 • Begrüßung • Hintergründe zum Projekt • Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten • Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen • Begleitende Unterstützung • MACH Web • Abrechnungsobjekte auswerten • Detailbereich BAB • Verzweigung in Konten, Perioden, Positionen • Abrechnungsobjektgrunddaten • Daten exportieren • Anlagen auswerten •  Zeit für Fragen Agenda 25.08.2009

  37. Internetseiten: http://www.uni-muenster.de/Verwaltung/ivr • FAQ-Seite • Ansprechpartner und Zuständigkeiten • Gedruckte Anleitungen • Interne Richtlinien • Screen-Casts • Zentrale Servicenummer Tel.: 3 03 03 • Schulungen in Gruppen zu max. 16 Teilnehmern (Fortbildungsprogramm der WWU) • Kfm. Basiswissen (Fortbildungsprogramm der WWU) Nächste SchritteBegleitende Unterstützung

  38. 39 Informationssystem KASY Überwachung / Bewirtschaftung Fachbereichsbudgets / Projekte

  39. 40 Informationssystem MACHWEBÜberwachung / Bewirtschaftung Fachbereichsbudgets / Projekte Beispiel: • Projekt 2xyz: • …. • in Abänderung unseres Bescheides vom 25.05.2009 werden die Mittel kassenmäßig nunmehr wie folgt zur Verfugung gestellt: • SachPersInvest • 8.000 € im Haushaltsjahr 2009 8.000 • 50.000 € im Haushaltsjahr 2009 35.000 15.000 • 98.900 € im Haushaltsjahr 2010 12.000 50.000 36.900 • 96.100 € im Haushaltsjahr 2011 7.000 75.000 14.100 • _59.000 € im Haushaltsjahr 2012 6.000 53.000_______ • 312.000 Gesamtsumme 33.000 213.000 66.000

  40. 41 Informationssystem MACHWEBÜberwachung / Bewirtschaftung Fachbereichsbudgets / Projekte Fragen Ihrerseits bis hierher? Ansonsten Live MACH-Web

  41. 42 • Begrüßung • Hintergründe zum Projekt • Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten • Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen • Begleitende Unterstützung • MACH Web • Abrechnungsobjekte auswerten • Detailbereich BAB • Verzweigung in Konten, Perioden, Positionen • Abrechnungsobjektgrunddaten • Daten exportieren • Anlagen auswerten •  Zeit für Fragen Agenda 25.08.2009

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