Asystentury Grundtviga 2012 - część finansowa

1. Asystentury Grundtviga 2012 - część finansowa

2. ASYSTENTURY GRUNDTVIGA Ogólne zasady finansowe Dofinansowanie akcji Asystentury Grundtviga opiera się na różnych komponentach kosztów. Obejmuje koszty utrzymania, koszty podróży oraz ewentualne koszty przygotowania pedagogicznego, językowego i kulturowego. W uzasadnionych przypadkach może również obejmować zwrot kosztów z tytułu uczestnictwa osób ze specjalnymi potrzebami (na etapie składania wniosku o dofinansowanie Asystentury Grundtviga wnioskodawca podaje indywidualną sytuację swojej osoby oraz określa potrzeby i dodatkowe koszty).

3. ASYSTENTURY GRUNDTVIGA Ogólne zasady finansowe • Płatności na rzecz beneficjentów: • Po podpisaniu umowy beneficjent otrzyma zaliczkę w wysokości 80% przyznanego dofinansowania. • Pozostałe, ewentualne 20% dofinansowania beneficjent otrzyma dopiero po zatwierdzeniu przez Narodową Agencję raportu końcowego.

4. Koszty utrzymania obejmują zakwaterowanie, wyżywienie, przejazdy lokalne oraz ubezpieczenie, ale …. dla mobilności trwających minimum 13 pełnych tygodni przyznane dofinansowanie będzie uważane za ogólny wkład według stawki ryczałtowej na pokrycie wszystkich kosztów, w tym kosztów podróży, tj. przejazdu z miejsca zamieszkania do miejsca odbywania Asystentury i z powrotem.

5. Obliczanie dofinansowania na koszty utrzymania (w tym koszty podróży i ewentualnych wiz) Dofinansowanie kosztów utrzymania obliczane jest na podstawie skali kosztów jednostkowych kraju goszczącego. Płatność z tytułu kosztów utrzymania jest określona i rozliczana jako zryczałtowana kwota na podstawie faktycznego czasu pobytu wyrażonego w tygodniach i dniach pomnożonych przez wysokość stawki przeznaczoną na tydzień/dzień wyrażoną w euro, na podstawie dowodu uczestnictwa w działaniu oraz czasu trwania działania. Dowodem uczestnictwa jest zaświadczenie o uczestnictwie podpisane przez prawnego reprezentanta instytucji goszczącej, zawierające nazwisko uczestnika jak również daty rozpoczęcia i zakończenia Asystentury.

6. Obliczania kosztów utrzymania Dofinansowanie kosztów utrzymania Asystentury, której czas i okres pobytu pokrywa się z czasem i okresem w umowie i we wniosku jest równe kwocie kosztów utrzymania przyznanych na ten cel w umowie. W sytuacji, gdy czas i okres pobytu został skrócony i nie pokrywa się z czasem i okresem w umowie i we wniosku, zasada naliczania otrzymanego dofinansowania w ramach tej kategorii określona jest w Przewodniku 2012.

7. Koszty przygotowania pedagogicznego, językowego i kulturowego Dofinansowanie jest przyznane w formie płatności ryczałtowej wynoszącej maksymalnie 300 EUR. W przypadku dofinansowania udzielonego w formie płatności ryczałtowej, beneficjent musi być w stanie udowodnić, że działanie na które udzielono wsparcia miało miejsce, nie musi natomiast przedstawiać dokładnej kwoty wydatków. Jeżeli działanie, na które udzielono dofinansowania zostanie zrealizowane w zadawalający sposób, pełna kwota dofinansowania zostanie przyznana beneficjentowi. W przypadku niepełnej realizacji, wymagany będzie zwrot (części) udzielonego dofinansowania na podstawie kryteriów określonych dla każdego zdecentralizowanego działania. Dowód przeprowadzenia działań przygotowawczych może mieć formę zaświadczenia o uczestnictwie podpisanego przez prawnego reprezentanta organizatora np. kursu językowego z wyszczególnieniem nazwiska uczestnika oraz dat rozpoczęcia i zakończenia kursu czy faktury za zakup materiałów do samokształcenia z wyszczególnieniem nazwiska kupującego.

8. Koszty z tytułu uczestnictwa osób ze specjalnymi potrzebami Dofinansowanie z tytułu uczestnictwa osób ze specjalnymi potrzebami/osób towarzyszących opiera się na kosztach rzeczywistych, ale nie wyższych niż kwota przyznana na ten cel u umowie. Naliczane są na podstawie faktur, rachunków, wykorzystanych biletów na podróż, fotokopii wiz, kart pokładowych lub na innych dowodach płatności oraz na zaświadczeniu o uczestnictwie podpisanym przez reprezentanta prawnego instytucji goszczącej, zawierającym nazwisko uczestnika oraz daty rozpoczęcia i zakończenia Asystentury.

9. Część finansowa raportu końcowego Najważniejsze uwagi: Podstawą do analizy finansowej jest część finansowa raportu końcowego, co oznacza, iż Beneficjent nie przesyła wraz z raportem końcowym dokumentacji finansowej. Wszelkie kwoty w raporcie końcowym powinny być wyrażone w euro. Kurs przeliczenia z PLN na EUR określony w umowie lub kursy innej waluty określone w Wytycznych do raportów końcowych 2012, stosuje się wyłącznie dla kosztów rozliczanych na podstawie kosztów rzeczywistych. W przypadku, gdy naliczone przez beneficjenta koszty będą niższe od przekazanej zaliczki do umowy, różnicę należy zwrócić na konto Narodowej Agencji dopiero po otrzymaniu informacji o rozliczeniu wraz z wezwaniem do zwrotu, zawierającym informację o sposobie zwrotu niewykorzystanych środków. Narodowa Agencja po otrzymaniu raportu końcowego może zażądać na osobny wniosek przesłania oryginałów dokumentów finansowych. W tym przypadku NA zwróci się do Beneficjenta z oficjalnym pismem o konieczności dosłania oryginałów dokumentów, na podstawie których zostały naliczone przez niego koszty. Po analizie przesłanych dokumentów i zatwierdzeniu ostatecznego rozliczenia Narodowa Agencja wypłaci końcową płatność. Zwrot oryginalnych dokumentów nastąpi po przeprowadzeniu kontroli. Oryginałów dokumentów nie należy przesyłać bez wezwania Narodowej Agencji.

10. Terminy, o których warto pamiętać Wypłata zaliczki następuje w terminie do 45 dni od daty podpisania umowy przez ostatnią ze stron. Termin składania raportu końcowego przez beneficjenta jest ustalony indywidualne dla każdego beneficjenta (uzależniony od czasu trwania Asystentury) i podany w umowie (w artykule Płatność końcowa). Narodowa Agencja jest zobowiązana w terminie do 45 dni przeanalizować, ocenić oraz zatwierdzić otrzymany od beneficjenta raport końcowy. Jeżeli jednak raport końcowy wymaga poprawy lub uzupełnienia, Narodowa Agencja powinna w terminie do 45 dni od daty otrzymania raportu przekazać informację do beneficjenta o konieczności poprawy raportu lub jego uzupełnienia. Stosowany również w przypadku wylosowania umowy do pogłębionej analizy finansowej. Beneficjent będzie miał 30 dni na przedłożenie wymaganych dokumentów lub nowego raportu. Wezwanie Beneficjenta do przedłożenia dodatkowych dokumentów lub informacji wstrzymuje bieg terminu na zatwierdzenie lub odrzucenie raportu końcowego.

11. Terminy, o których warto pamiętać W terminie 45 dni od daty zatwierdzenia raportu końcowego Narodowa Agencja poinformuje na piśmie Beneficjenta o ostatecznej kwocie dofinansowania uznanej w rozliczeniu i wypłaci pozostałą kwotę przyznanych środków finansowych lub wystawi wezwanie do zwrotu kwoty podlegającej zwrotowi przez Beneficjenta. Maksymalny czas zwrotu środków ze strony beneficjenta to 60 dni. Beneficjent może w ciągu 30 dni od daty otrzymania pisma informującego o ostatecznej kwocie dofinansowania uznanej w rozliczeniu, bądź w przypadku braku takiego pisma, od daty wpływu pozostałej kwoty przyznanych środków finansowych na konto Beneficjenta, zażądać informacji na piśmie o sposobie naliczenia ostatecznej kwoty dofinansowania i odwołać się od decyzji o rozliczeniu. Po upływie tego terminu odwołania nie będą uwzględniane. Narodowa Agencja udzieli Beneficjentowi stosownej odpowiedzi w ciągu 30 dni od otrzymania odwołania, podając powody swojej decyzji.

12. Osoba odpowiedzialna za analizę i ocenę części finansowej raportu końcowego Katarzyna Markowska Kontakt e-mail:kmarkowska@frse.org.pl Telefon: 22 46-31-146