MUUTOS JA HYVÄ TYÖNANTAJA 15.11.2006 Hallitusneuvos Leena Lehtonen

1. MUUTOS JA HYVÄ TYÖNANTAJA15.11.2006HallitusneuvosLeena Lehtonen

2. MUUTOS JA HYVÄ TYÖNANTAJAKokemukset alueellistamishankkeista • Alueellistaminen hallitusohjelmaan kuuluva ohjelma • Tavoitteena vuoteen 2015 mennessä alueellistaa keskushallinnon toimintoja 4000-8000 htv:n verran • Alueellistamisen periaatteet ja linjaukset –raportin linjaukset henkilöstöä koskevista periaatteista 19.1.2004 • Valtioneuvoston kanslian asettama Alueellistamisen henkilöstöpolitiikan yhteistyö- ja seurantaryhmä • 7.4.2004 – 31.3.2006 • 1.4.2006 – nykyisen hallituskauden loppuun (2007)

3. Alueellistamisen henkilöstöpolitiikan yhteistyö- ja seurantaryhmän teettämä kysely henkilöstöä koskevien periaatteiden toteutumisesta • tarkoitus ollut selvittää, mitä vaikutuksia alueellistamistoimenpiteillä on ollut viraston henkilöstön kannalta sekä esimiesten näkemyksiä alueellistamistoimenpiteistä • soveltui erityisesti tehtäväksi niissä organisaatiossa, jossa alueellistamispäätös on tehty, mutta toimeenpanoa ei vielä ole loppuunsaatettu. • Vuonna 2005 suoritettiin kyselyt • Väestörekisterikeskuksessa • puolustushallinnossa • oikeusministeriössä • Poliisin ammattikorkeakoulussa ja Poliisin tekniikkakeskuksessa • asianomaisen viraston edustaja raportoi kyselyjen tuloksista alueellistamisen henkilöstöpolitiikan yhteistyö- ja seurantaryhmälle • alhainen vastausprosentti

4. Väestörekisterikeskus • alueyksikkö Kokkolaan vuosina 2005-2009 (10–20 htv) • Sotilaslääketieteen Keskus Lahteen vuodesta 2006 alkaen (80 htv) • Palkkahallinnon Palvelukeskus Hämeenlinnaan vuonna 2005 (35 htv) • Puolustusvoimien Ruokahuollon Palvelukeskus Kuopioon vuonna 2005 (35 htv) • Poliisin ammattikorkeakoulu Tampereelle vuoteen 2008 mennessä (57 htv) • Poliisin tekniikkakeskus Kouvolan aluekeskus, 1.9.2007 mennessä (n.50 htv)

5. Henkilöstölle kohdennettu kysely Alueellistamisprosessin johtaminen • Alueellistaminen on sinänsä aiheuttanut muutosvastarintaa ja kritiikkiä • Prosessin johtaminen on koettu tyydyttävästi tai huonosti hoidetuksi – johdon roolin epäselvyys • Omat vaikutusmahdollisuudet koettiin niukoiksi – myös hyviä kokemuksia vaikutusmahdollisuuksista - on voinut vaikuttaa tehtäväkuvaan ja osaaminen on huomioitu • Tiukat aikataulut koettiin ongelmiksi Tiedottaminen • Suhtautuminen tiedotuksen laatuun jakaantui kahtia • Osa henkilöstöstä koki saavansa riittävästi oikeaa tietoa useasta eri kanavasta • Osa piti saatua tietoa riittämättömänä ja epämääräisenä • Oikean tiedon saamiseksi vaadittiin omaa aktiivisuutta • Henkilöstö ei saanut riittävästi tietoa uudesta organisaatiosta

6. Henkilöstöasiat • Henkilöstöasiat arvioitiin tyydyttävästi tai välttävästi hoidetuiksi • Selkeät toimintatavat henkilöstöasioiden hoitamisessa puuttuivat – kaivattiin koko valtionhallintoa koskevia yhtenäisiä toimintatapoja • Jos oli palkattu erillinen henkilöstökoordinaattori, hänen työhönsä oltiin erittäin tyytyväisiä • Suurta huolta aiheutti erityisesti määräaikaisten työsuhteiden jatkuminen - määräaikaisen henkilöstön työhyvinvointi • Sen henkilöstön, joka ei siirry uudelle sijoituspaikkakunnalle, aseman ja tulevaisuuden epäselvyys • Asiantuntemuksen katoaminen ja osaamisen hallinta uudessa organisaatiossa koettiin huolestuttavaksi • Henkilöstösuunnitelma ja koulutussuunnitelma välttämättömät Tukimuodot ja kannusteet • Henkilöstö koki tarjotut tukimuodot ja kannusteet tyydyttäviksi, mutta niillä ei ollut vaikutusta siirtymishalukkuuteen • Alueellistamisen aiheuttamiin kustannuksiin tarvittavaa rahoitusta ei juurikaan käytettävissä • Uusia toimintatapoja pitäisi rohkeammin ottaa käyttöön – esim. etätyömahdollisuus, uudenlaiset työaikajärjestelyt • Uusilla työntekijöillä oli hyviä kokemuksia alueellistettuun organisaatioon siirtymisestä

7. Esimiehille kohdennettu kysely Alueellistamisprosessi • Esimiesten käsitysten mukaan henkilöstön suhtautumisessa alueellistamiseen oli suuria eroja • Osa henkilöstöstä suhtautui alueellistamiseen lähtökohtaisesti kielteisesti • Osa näki muutoksen mahdollisuutena • Motivaation säilyttäminen henkilöstöllä • Suurin puute alueellistamisprosessissa oli suunnitelmallisuuden puute • Esimiesten suhtautumisessa varauksellisuutta – esimiesten tehtävänä sitouttaa henkilöstö tuleviin muutoksiin

8. Tiedottaminen • Esimiesten mukaan tiedottamista on pyritty hoitamaan useita eri kanavia hyväksi käyttäen • Tiedottamisessa olisi kuitenkin parantamisen varaa • informaatio ajoittain puutteellista, epämääräistä ja virheellistä Henkilöstökysymykset • Esimiehet pelkäsivät erityisosaamisen siirtyvän muualle alueellistamisprosessin aikana • Rekrytointivaihe raskas ja jos vanhoja osaajia ei siirry – perehdytyksestä pitkä prosessi • Osaamista pyrittiin siirtämään onnistuneilla rekrytoinneilla, avainhenkilöiden siirtymisten hyvällä hoitamisella sekä ydinosaajia vakinaistamalla • Hyvän perehdytyskoulutuksen, asumisjärjestelyjen onnistumisen sekä määräaikaisten vakinaistamisen arvioitiin auttavan siirtymistä alueellistettavaan virastoon • Esimiehet arvioivat, että työn haasteellisuus, uralla etenemismahdollisuus ja palkkaus olivat parhaimpia keinoja työmotivaation ylläpitämiseksi • Siirtymistä edesauttavien kannusteiden ja tukimuotojen arvioitiin olevan vähäisiä – sijoittumispaikan houkuttelevuudella merkitystä

9. Keskeiset kehittämiskohteet kyselyjen perusteella • Tiedottamisen ajantasaisuus ja luotettavuus • Alueellistamisprosessin johtaminen • Henkilöstöasiat - Yhtenäiset koko valtionhallintoa koskevat pelisäännöt • Tukimuodot ja kannusteet • Alueellistamistoimenpiteitä toteutettaessa erityisesti tulee kiinnittää huomiota • päätösten teon nopeuteen, jotta epäselvä tilanne jäisi mahdollisimman lyhyeksi • selkeyteen siitä, kuka vastaa toimenpiteiden etenemisestä sekä • henkilöstöstä huolenpidon tärkeyteen • Muutoksen johtaminen • Uudelleen sijoittamisen koordinointi

10. Kyselyissä ehdotettua • Esimiesten mielestä osaamisen siirtäminen alueellistamisen yhteydessä onnistuu parhaiten onnistuneiden rekrytointien ja avainhenkilöiden siirtymisen kautta. • Parhaita osaamisen siirtämismenetelmiä vastaajien mielestä olisivat muun muassa seuraavat menetelmät • etsitään nykyisestä henkilöstöstä ammattitaitoisia osaajia • käyttöönottovaiheeseen liittyvä perehdytyskoulutus sekä vastaanottavassa että luovuttavassa päässä • säännöllinen ja toistava viestintä sekä • käytännön yhteistyötoimintamallien rakentaminen. • työkierto • Henkilöstön vastausten perusteella ensiarvoisen tärkeää uusien tehtävien ja uuden organisaation suunnitelmallisuus ja selkeys sekä mahdollisuus saada koulutusta muuttuviin tehtäviin. Tieto tulevista tehtävistä sekä organisaatiosta vähentäisivät henkilöstön mukaan epätietoisuutta ja mahdollistaisivat henkilökohtaisen siirtymispäätöksen tekemisen. • Esimiesten vastausten mukaan vakinaisen henkilöstön aseman turvaamiseksi on tehty kattavasti toimenpiteitä, esimerkiksi rekrytoinneissa sisäisten hakijoiden huomioiminen, palvelussuhteen ehtojen takaaminen, koulutustuki sekä palkalliset virkavapaat koulutusta varten. • Henkilöstökoordinaattori on haastatellut koko henkilöstön ja ydinosaajien tehtäviä on vakinaistettu. Lisäksi on laadittu selvitys pääkaupunkiseudun virastojen henkilöstötarpeista. • Osaamisen siirtäminen onnistuu esimiesten mielestä muun muassa palkkaamalla uudet henkilöt oppiin mahdollisimman pian niiden tilalle, jotka eivät ole lähdössä. Lisäksi osaamista voidaan siirtää hyvin suunnitellulla projektilla, päällekkäisrekrytoinneilla ja tehtävien uudelleen järjestelyillä

11. Kehittämiskohteet • Muutoksen johtaminen • Uudelleen sijoittamisen koordinointi • Pääkaupunkiseudun työmarkkinat