Om projektorganisation vs annan organisation

2. Om projektorganisation vs annan organisation Rikard Harr

3. Dagens föreläsning • Vad är en organisation? • Organisationer och struktur • Taylorism (linjeorganisationens rot) • Linjeorganisationen och dess brister • Exemplet Komatsu Forest • Projektorganisationen • Projektorganisationens styrkor • Virtuella organisationer och dess utmaningar • Artikulationsarbete och overload • Återkoppling till föregående slide Projektorganisation vs...

4. Vad är en organisation? • Allmän definition • En planmässigt inrättad sammanslutning av personer, vilka har syftet att nå vissa mål • Metaforer • Maskin, organism, hjärna • Sociala strukturer • Organisationer är sociala fenomen, skapas av människor, förändras av människor • Två motsatta huvudspår • Mer ordning, mer system, mer standardisering, förutsägbarhet • Större öppenhet, mer deltagande, mer kreativitet, mer individuella initiativ Projektorganisation vs...

5. Organisationer och struktur • Varför uppstår organisatorisk struktur? • Arbetsdelning behövs och måste koordineras och samordnas. Strukturen visar arbetsdelning och auktoritetsfördelning • Tre dimensioner • Specialisering; stor specialisering av arbetsuppgifter, många chefsnivåer och geografiska enheter • Formalisering; hur organisationer styrs och kontrolleras genom regler, rutiner och procedurer • Centralisering/decentralisering; centralisering betyder att beslut fattas högt upp i hierarkin, decentralisering motsatsen • Form vs funktion • En organisations visualiserade struktur säger inte nödvändigtvis så mycket om hur den fungerar Projektorganisation vs...

6. Organisationer och struktur Projektorganisation vs...

7. Taylorism (linjeorganisationens rot) • Lära om arbetsorganisationer med fokus är specialisering och centralisering • Vetenskaplig företagsledning, Frederic W. Taylor (Scientific management) • Det finns ett bästa sätt att genomföra en arbetsuppgift • Planering/utförande av arbete skiljs åt • Tidsstudiemän övervakade arbetet för effektivisering • Belöning vid effektivitet • Rationalisering av arbetet minskade belastningen • Tydliga regler • Allt arbete ska utföras individuellt för att vara effektivt Projektorganisation vs...

8. Linjeorganisationen och dess brister • De flesta större företag och statliga verk är i dag organiserade enligt linje-stabsprincipen. • Statisk struktur, lång reaktionstid • Svårt att hantera avvikelser • Människor som utbytbara delar, leda Projektorganisation vs...

9. Exemplet Komatsu Forest • Producerar skogstraktorer för europeisk marknad • Produktion baserad på takt • Prognos • Planering och inköp av komponenter • Lagerhantering • Montering • Försäljning • Eftermarknad • Tar ej hänsyn till olika fordonsmodeller • Saldofel pga. slentrian • Tar ej hänsyn till avvikelser • Konsekvens: ett virrvarr av problemlösning • Bör man överge linjeorganisationen som organisationsform? Projektorganisation vs...

10. Projektorganisationen Styrgrupp • Värdefullt komplement för att hantera avvikelser • Växer fram på allvar under andra 2:a världskriget • Genombrott med Polaris-projektet under 1950-talet, då amerikanska flottan genom användande av modern operationsanalys lyckades förkorta utvecklingstiden för ett missilsystem med flera år (Wikipedia) • Sedan 1990 är alltfler företag projektbaserade (Telekom, bioteknik, konsultverksamhet mm) Projektledare Referensgrupp Projektgrupp Arbetsgrupp Projektorganisation vs...

11. Projektorganisationens styrkor • Kan hantera extraordinära uppgifter • Ofta mindre enheter • Mindre hierarkiskt • Baserad på kompletterande kompetens • Temporära organisationer • Flexibilitet • Kan möta förändringar • Kan agera snabbt • Ej lämplig för repetitiva moment • Existerar ofta parallellt med linjeorganisationen • Teknikberoende, framförallt IKT Projektorganisation vs...

12. Den virtuella (projekt)organisationen och dess utmaningar • "A virtual organization is a temporary network of independent institutions, businesses or specialized individuals, who work together in a spontaneous fashion by way of information and communication technology, in order to gain an extant competitive edge. They integrate vertically, unify their core-competencies and function as one organization (or organizational unit)." (Jägers et al, 1998) • "an organization distributed geographically and whose work is coordinated through electronic communications." (Skyrme,2001) • Det är IT som gör skillnad Projektorganisation vs...

13. Koordinationsbehovet • Allt samarbete måste koordineras • Individuellt arbete • Artikulationsarbete (AA) ”Det arbete som krävs för att koordinera, integrera, kontrollera och hantera distribuerade och delvis autonoma individers arbete” (fritt översatt från Schmidt 2006) • I ledningsorganisationen sker AA vid designen av processen (byggnation, rutiner, regler etc.) • I projektorganisationen sker AA via kommunikation, mycket kommunikation • I virtuella organisationer via medierad kommunikation (Projektmjukvara, email, instant messaging, skype, telefon, mobiltelefon) Projektorganisation vs...

14. Fragmenterat arbete och overload • Informationsarbetare hanterar i snitt 12 olika projekt samtidigt (Mark et al 2005) • Informationsarbetare fokuserar på en uppgift i 3 minuter innan de byter (Gonzalez & Mark 2004) • Byte av applikation, dokument varannan minut • 90 % av all kommunikation är oplanerad • 60 % av alla försök till samtal misslyckas • 40 % av avbrutna uppgifter återupptas ej • Information overload, email overload, interaction overload, kognitiv overload • Stress, ohälsa, depression Projektorganisation vs...

15. Återkoppling Pernilla Wahlgen är känd som en sprallig och glad artist. Men under den sprudlande ytan tornar ett becksvart ångestmoln. – Jag har utvecklat en svår mejl- och telefonfobi, berättar sångerskan. Precis som för många andra svenskar är semestern över för artisten Pernilla Wahlgren, 42. Och jobbstarten har orsakat problem för den annars så muntra sångerskan. I hennes mejlkorg väntar nämligen 437 obesvarade mejl.– Jag vet inte vad det är för fel på mig, men jag tror att jag lider av ”mejlskräck”, skriver sångerskan i sin blogg. (Aftonbladet 2010-08-22) Projektorganisation vs...