Plan van aanpak versie 1.1 HP DutchWorld 2006

1. Plan van aanpak versie 1.1HP DutchWorld 2006 22 augustus 2005 Remko Wouters & John Zwiers Synpact Project Management

2. Agenda HP DutchWorld 2006 • Scope van het project • Voorstel verbeter- en veranderpunten t.o.v. 2004 • Conceptueel • Organisatorisch • Concept begroting 1.1 2006 • Kosten • Inkomsten • Concept organisatiemodel • Concept planning 2006 • Extra mogelijkheden financieel

3. 1. Scope van het project HP DutchWorld 2006

4. 2. Voorstel verbeter- en veranderpunten 1. Conceptueel Programma: • Vaste programmastructuur vooraf bepalen en vasthouden • Krachtige voorzitter programmacommissie (kennis van diverse zaken én belangen) • Programmacommissie is verantwoordelijk voor content (niet voor logistiek) • Extra toevoegingen op programma zorgvuldig overwegen en dedicated organiseren • Plenaire keynote spreker (trigger) sneller bekend maken (hypen) • Duidelijke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vooraf definiëren voor interne sprekersbegeleiders (owners) • Openingsshow alleen inzetten als deze spectaculair is Sponsoring: • Beperkt aantal partners toelaten (exclusiviteitsgevoel) • Bedragen voor sponsoring verhogen (op basis van het succes van 2004) • Sponsormeeting / kick-off meer hypen en partners laten ‘voor-intekenen’

5. 2. Voorstel verbeter- en veranderpunten 1. Conceptueel Marketing: • Centrale hoofdthema direct definiëren voordat er extern gecommuniceerd wordt • Rol van de mediapartner(s) optimaliseren • Communicatie-uitingen actiegerichter inzetten (non-respons optimaliseren) • Hype-teaser initiëren (Dutchinnovate effect met Al gore) Beurs: • Netwerkactiviteiten centraal in het beursplan opnemen • Thematisering van paviljoens optimaliseren

6. 2. Voorstel verbeter- en veranderpunten 2. Operationeel Programma: • Gebruik van de leading documenten via sharepoint • Wijzigingen in programma beperken i.v.m. programmawijzigingen bezoekers (database) • Sprekerswerving en begeleiding via 1 centraal database • Contentverzameling voor de sprekersbio’s niet via de owners • Scheiding tussen keynotes en reguliere sprekers in de begeleiding Sponsoring: • Sponsoroverdracht van HP naar Synpact direct na deelname-intentie • Sponsorhandboek verder optimaliseren op basis van de ervaringen 2004 • Sponsors zowel strategisch als operationeel van dienst zijn (adviesrol) • Meer pushen op het uitnodigen van eigen relaties (of centraal faciliteren) • Meer aandacht en begeleiding van de speciale sponsors (Mobility, ECT, etc.) • Sponsormeetings exclusiever positioneren en integraal voorbereiden

7. 2. Voorstel verbeter- en veranderpunten 2. Operationeel Marketing: • Concretere afstemming over TVB’s van HP, communicatiebureau en Synpact • Keuze maken in routing van content en correcties: Synpact wel / geen doorgeefluik • Communicatiebureau continu aanwezig bij MC-meetings • Databaseselectie vanuit HP dient meer prioriteit te krijgen • Webdesigners / -ontwikkelaars inclusief 1ste-lijns registratie bij 1 professionele partij Beurs: • Balkon beter inzetten of niet gebruiken • Borrel integreren op centrale plaats(en) • Internetverbindingen vooraf door technische specialisten laten controleren • Centrale ‘HPDW-borrel’ organiseren na 1ste eventdag voor alle partners

8. 2. Voorstel verbeter- en veranderpunten 2. Operationeel Event: • Rol van HP-gastvrouwen beter vooraf communiceren of extern inhuren • Rol van communicatiebureau voor decoratie vooraf beter afstemmen • Openingsshow verbeteren qua concept en uitvoering • Tijdbewaking strakker hanteren i.v.m. klachten over uitloop Registratie: • Totale registratieverantwoordelijkheid (incl. bezoekerscommunicatie) bij 1 partij • Indien er met RFID gewerkt wordt, dan met één professionele dedicated partij • Bezoekersbevestigingen eerder verzenden en dubbelchecken bij last-minute wijzigingen • Direct online inzicht in inschrijvingen voor HP en partners

9. 2. Voorstel verbeter- en veranderpunten 2. Operationeel Planning: • Planning vooraf zorgvuldig doorlopen en goedkeuren • Bij (onverwachte) wijzigingen planning realistisch aanpassen voor HP en Synpact • Tussentijdse evaluaties / feedbacksessies vooraf inplannen Samenwerking: • Coreteam beperkt houden in aantal deelnemers • Coreteamleden direct aanspreken op verantwoordelijkheden en voortgang • Aansturing van communicatiebureau of direct door HP of direct door Synpact • Duidelijk vooraf uitspreken van elkaars verwachtingen • Gezamenlijke coreteam ‘fun’-meetings structureel inzetten (commitment)

10. 3. Concept begroting 1.1 (opbrengsten)

11. 3. Concept begroting (prijslijst 2006)

12. 3. Concept begroting (kosten)

13. PROGRAMMA TEAM Voorzitter programma commissie 4. Concept organisatiemodel CORE TEAM HPDW 2006 PROJECTMANAGEMENT‘Spin in het web’ MARKETING COMMUNICATIE TEAM Voorzitter: Paul Manten / projectleider + directie Voorzitter: Jolanda Peek EVENT TEAM FINANCIAL / DMU TEAM SPONSOR TEAM Voorzitter: Eventmanager Voorzitter: Jeffrey Raskeyn Voorzitter: ‘alliance manager’

14. 5. Concept planning  Zie bijlage I

15. 6. Extra mogelijkheden financieel (1) De opties:1. Korte termijn: definiëren en ontwikkelen van extra mogelijkheden die budget genereren. 2. Lange termijn: aansluiten bij andere bestaande ICT-events. Denk hierbij aan Tine (Rai), Overheid & ICT (JB), InfoSecurity (JB, nov), ComputerPartner Jaarcongres, etc. Deze opties is op korte termijn niet mogelijk c.q. realiseerbaar gezien de voorbereidingen en onderhandelingen met derden die reeds in hun bestaande organisatiecyclus zitten.of3. Lange termijn: verzelfstandigen van het event en HP wordt ‘hoofdsponsor’.Het event wordt verzelfstandigd en geëxploiteerd door Synpact onder een algemene noemer, bijvoorbeeld ‘Information Experience’. HP wordt een van de founding partners en assisteert in het begin in de werving vande partners.

16. 6. Extra mogelijkheden financieel (2) Ad. Optie 1 | Extra inkomsten naast het reguliere sponsorpakket: verkoop van 1-op-1 adviesgesprekken (maximaal 6 gesprekken per dag): € 3.500 x 10 partners = € 35.000 verkopen van matchmakingprogramma’s (2 x 10 personen aan ‘thema’ tafel): € 2.500 x 5 partners = € 12.500 verkopen van rondetafelgesprekken (aan tafel met…topman/vrouw): € 2.500 x 5 partners = € 12.500 verkopen van advertenties / advertorials in een dagkrant en evaluatiekrant:½ pagina: € 1.500 | 1/1 pagina € 2.900  stelomzet: € 15.000 verkopen van ontbijt, lunch, diner en netwerkcafé: ontbijtsessie: € 4.000 | Lunch: € 9.500 | Diner: € 12.500 | Netwerkcafé: € 7.500  stelomzet: € 67.000 verkopen van inhoudelijke sessies: workshops, trainingen, parallelsessies: workshop 30 pax: € 2.950 | training 50 pax: € 5.250 | parallelsessie 100 pax: € 9.500  stelomzet: € 30.150

17. 6. Extra mogelijkheden financieel (2) Ad. Optie 1 | Extra inkomsten naast het reguliere sponsorpakket: Target voor netto extra inkomsten: € 125.000 Begrote kosten stijging: € 71.900 Rendement HPDW 2006: € 43.616

18. 6. Extra mogelijkheden financieel (2) Extra suggesties:- HP/ICT Award- ICT Kennisquiz (businesspartners, technology en business managers)- Follow the Future Masterclass (aangeboden door…) - Actiesponsoring (schrijf nu in en maak kans op…)

19. HP DutchWorld 2006 +