I. Raporty merytoryczne Informacje dotyczące raportów merytorycznych:

1. Realizacja projektów współfinansowanych z programu ramowego „Solidarność i zarządzanie ruchami migracyjnymi” ze szczególnym uwzględnieniem Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców oraz Europejskiego Funduszu Powrotów Imigrantów.Warszawa, 23.05.2012 r.

2. Raporty merytoryczne Formularz WskaźnikówPrawa autorskieInformacja i PromocjaMonitoring projektówKatarzyna Kubacka Warszawa, 23.05.2012 r.

3. I. Raporty merytoryczne • Informacje dotyczące raportów merytorycznych: • Umowa finansowa art. I.5 (terminy składania raportów) • Podręcznik dla Beneficjenta – z 10 kwietnia 2012 roku • Rozdział 4. Raportowanie/wnioskowanie o płatność

4. Raporty merytoryczne Początek realizacji projektu Podpisanie umowy finansowej Raport wstępny Raport kwartalny Raport kwartalny Raport kwartalny Raport kwartalny Raport końcowy

5. Raport wstępny • tylko w sytuacji, gdy beneficjent zacznie realizację projektu zanim podpisze z WWPE umowę finansową; • przedstawia stan realizacji projektu od początku realizacji projektu do czasu podpisania umowy finansowej; • przygotowywany przy użyciu formularza raportu kwartalnego; • przesyłany w jednym egzemplarzu; • przesłany w terminie 1 miesiąca od dnia podpisania umowy; • zawiera informację na temat tego, jakiego okresu dotyczy; • podpisany na pierwszej lub ostatniej stronie przez upoważnioną do tego osobę; • zawiera dołączony Formularz Wskaźników, który powinien przedstawiać wskaźniki wyliczone za dany okres; • zawiera dołączone w 2 egzemplarzach materiały promocyjne, np. ulotki, plakaty, artykuły zawierające informacje o projekcie.

6. Raport kwartalny • przesyłany w jednym egzemplarzu; • przesłany do końca miesiąca następującego po danym kwartale (kwartały liczone są od momentu podpisania umowy finansowej); • przygotowany na obowiązującym wzorze raportu kwartalnego; • zawiera informację na temat tego, jakiego okresu dotyczy; • podpisany na pierwszej lub ostatniej stronie przez upoważnioną do tego osobę; • zawiera dołączony Formularz Wskaźników, który przedstawia wskaźniki wyliczone za dany okres; • zawiera dołączone w 2 egzemplarzach materiały promocyjne, np. ulotki, plakaty, artykuły zawierające informacje o projekcie.

7. Raport końcowy • przesyłany w jednym egzemplarzu; • przesłany w ciągu dwóch miesięcy od dnia zakończenia projektu; • podpisany na pierwszej lub ostatniej stronie przez upoważnioną do tego osobę; • przygotowany na obowiązującym wzorze; • zawiera dołączony Formularz Wskaźników, który przedstawia wskaźniki wyliczone za cały okres realizacji projektu; • zawiera dołączone w 2 egzemplarzach materiały promocyjne, np. ulotki, plakaty, artykuły zawierające informacje o projekcie, (które nie zostały wcześniej załączone do raportów kwartalnych).

8. Raport końcowy a raport kwartalny • W raporcie końcowym należy wskazać dodatkowo: • informacje na temat stopnia realizacji celów projektu; • Informacja na temat Budżetu – pozycje przeszacowane i niedoszacowane; • informacje na temat realizacji projektu w odniesieniu do polityk horyzontalnych UE odnośnie: • równego traktowania, • środowiska naturalnego, • stosowania pomocz publicznej, • informację o miejscu archiwizacji dokumentów.

9. II. Formularz Wskaźników • Stanowi załącznik do umowy finansowej. • Beneficjent przedstawia Formularz Wskaźników zawsze z raportem kwartalnym oraz końcowym.

10. Formularz Wskaźników • składa się z: • wskaźników obowiązkowych – wskaźniki stałe dla wszystkich projektów realizowanych w ramach danego Funduszu (EFU, EFI, EFPI). • wskaźników obowiązkowych dla poszczególnych działań – wskaźniki określone w Programie Rocznym danego Funduszu – Działania, które mają otrzymać wsparcie w ramach wybranych priorytetów (oczekiwane wyniki i wskaźniki, jakie mają być zastosowane). • wskaźników dodatkowych – wskaźniki określone przez Beneficjenta i WWPE, które są osiągane poprzez realizację działań w ramach konkretnego projektu.

11. Formularz Wskaźników • Formularz wskaźników dołączony do raportów kwartalnych powinien zawierać wskaźniki wyliczone za dany okres realizacji projektu. • Formularz wskaźników dołączony do raportu końcowego powinien zawierać wskaźniki wyliczone za cały okres realizacji projektu.

12. Formularz Wskaźników • Instrukcja wypełniania Formularza Wskaźników: • Instrukcja • Wzór • www.wwpe.gov.pl • Zakładka danego Funduszu/Dokumenty/Podręczniki i Instrukcje

13. III. Prawa autorskie • Umowa finansowa art. II.3 Własność/wykorzystanie rezultatów

14. Prawa autorskie • Beneficjentowi przysługują autorskie prawa majątkowe do wyników (rezultatów) prac powstałych w ramach realizacji przedsięwzięcia, stanowiących utwory w rozumieniu • ustawy z dnia 4 lutego 1994r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006r. , Nr 90, poz. 631, z póżn. zm.).

15. Prawa autorskie • Utwory, o których mowa w umowie finansowej to wszelkie utwory literackie, publicystyczne, naukowe, programy komputerowe oraz audiowizualne (w tym filmowe).

16. Prawa autorskie • W chwili przekazania przez WWPE płatności końcowej Beneficjent: • udziela WWPE nieodpłatnej licencji do korzystania z utworów w celach niekomercyjnych poprzez zamieszczenie na stronach internetowych WWPE z możliwością ich pobrania przez użytkowników strony dla celów non-profit; • przenosi na WWPE własność nośników na których wyniki (rezultaty) prac powstały w ramach wykonywania przedsięwzięcia przez beneficjenta, • udziela WWPE prawa do zezwalania i wykonywania prawa zależnego do wyników (rezultatów) prac powstałych w ramach wykonywania przedsięwzięcia przez beneficjenta stanowiących utwory w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

17. Prawa autorskie • Oświadczenie ogólne, punkt 2. – załącznik nr 11 „Podręcznika dla Beneficjenta”

18. Prawa autorskie • w przypadku wystąpienia przez osoby trzecie z roszczeniami wobec WWPE z tytułu naruszenia ich praw w związku z korzystaniem przez WWPE, zgodnie z postanowieniami Umowy, z utworów do których udzielono licencji, Beneficjent zobowiązuje się ponieść wyłączną odpowiedzialność, a także zaspokoić roszczenia osób trzecich, których prawa zostały naruszone.

19. IV. Informacja i promocja • Beneficjenci są odpowiedzialni za informowanie opinii publicznej o pomocy otrzymanej z Unii Europejskiej;   • Informowanie opinii publicznej odbywa się m.in. za pośrednictwem środków masowego przekazu, w trakcie spotkań, seminariów czy konferencji; • Wszelkie materiały informacyjne rozpowszechniane w ramach projektu, kupiony sprzęt, finansowane inwestycje itd. muszą być właściwie oznakowane i zawierać wszelkie niezbędne informacje na temat współfinansowania projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach EFI/EFU/EFPI.

20. Informacja i promocja • Właściwie oznakowanie oznacza umieszczenie: • godła Unii Europejskiej • 2. odniesienia do finansowania ze środków EFI/EFU/EFPI. • „ Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich/Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców/ Europejskiego Funduszu Powrotów Imigrantów [oraz z budżetu państwa]”.

21. Informacja i promocja • Materiały informacyjne i promocyjne • Za materiały informacyjne uważa się w szczególności: • artykuły prasowe, • publikacje, broszury, ulotki, • materiały konferencyjne/warsztatowe, • zaproszenia/programy/agendy organizowanych przez beneficjenta spotkań/konferencji, • prezentacje przygotowane na spotkania, • materiały promocyjne (długopisy, bloczki papieru itp.). • Materiały informacyjne drukowane (tj. publikacje, broszury, ulotki etc.) powinny zawierać w widocznym miejscu właściwe oznaczenia i tekst o współfinansowaniu ze środków UE w ramach EFI/EFU/EFPI oraz jeżeli dotyczy – z budżetu państwa.

22. Informacja i promocja • Sprzęt i inwestycje • Sprzęt zakupiony w ramach projektu winien zostać opatrzony informacjami (np. naklejkami) o współfinansowaniu zakupu ze środków Unii Europejskiej w ramach EFI/EFU/EFPI, oraz z budżety państwa, jeżeli dotyczy. • Beneficjent zobowiązany jest w ciągu 3 miesięcy od zakończenia projektu do umieszczenia w widocznym miejscu realizacji projektu stałej tablicy dużego formatu – dotyczy projektów spełniających warunki: • - wkład UE w projekt przekracza 100 000 EUR oraz • - projekt dotyczy zakupu obiektu fizycznego bądź finansowania infrastruktury lub projektów budowlanych.

23. Informacja i promocja Zgodnie z artykułem II.5.1 Umowy Finansowej wszelkie komunikaty lub publikacje Beneficjenta zamieszczone w jakiejkolwiek formie lub w jakimkolwiek środku masowego przekazu, będą informować, że wyłączna odpowiedzialność spoczywa na autorze i Komisja Europejska (oraz w przypadku EFI MinisterstwoPracyiPolitykiSpołecznej)nie ponosi odpowiedzialności za sposób wykorzystania udostępnionych informacji.

24. Informacja i promocja • „Podręcznik dla Beneficjenta” – Podrozdział 3.2 • Umowa finansowa – art. II.5.1 • Strona internetowa - www.wwpe.gov.pl • Zakładka Funduszu/Promocja

25. Monitoring • wizyta monitorująca w miejscu realizacji projektu (siedzibie beneficjenta), • przeprowadza pracownik WWPE (+MSW – EFU, EFPI, MPiPS – EFI, KE, inne upoważnione osoby), • Beneficjent, co najmniej 7 dni kalendarzowych przed planowaną wizytą monitorującą jest informowany pisemnie o terminie wizyty, kto wizytę przeprowadzi oraz o konieczności udostępnienia dokumentów i obecności osoby odpowiedzialnej za projekt -koordynator projektu.

26. Zakres wizyty monitoringowej obejmuje m.in: • kontrola zgodność realizacji projektu z harmonogramem; • stopień zaawansowania realizacji projektu; • weryfikację rzeczowej realizacji projektu obejmującą roboty, dostawy lub usługi; • identyfikację problemów występujących w projekcie i analizę możliwości ich rozwiązania; • sprawdzenie czy Beneficjent prawidłowo informuje o źródłach finansowania projektu i realizuje obowiązek promocji, • inne informacje wskazane przez Beneficjenta we Wniosku o dofinansowanie (np. system zarządzania, zagadnienia horyzontalne); • monitorowanie zaleceń z wizyt monitoringowych, • udzielenie wskazówek i informacji dotyczących dalszej realizacji projektu.

27. Monitoring • Po zakończeniu wizyty monitorującej : • WWPE przygotowuje raport z wizyty monitorującej, który przekazywany jest do wiadomości Instytucji Odpowiedzialnej, • Beneficjent otrzymuje od WWPE raport z wizyty monitorującej wraz z pismem informującym o jej wynikach i tam gdzie to konieczne, wskazującym na obszary, w których niezbędne jest podjęcie działań naprawczych.

28. Dz Dziękuję za uwagę