E TKİLİ S UNUM T EKNİKLERİ

1. ETKİLİ SUNUM TEKNİKLERİ Prof. Dr. Ertuğrul YAMAN (Elmek:eyaman@ybu.edu.tr)

2. İLETİŞİM VE KONUŞMA • İletişimin geçmişi, insanlık tarihi kadar eskidir. İlk insanlardan başlayarak insanlar, hayatlarını sürdürebilmek amacıyla, birbirleriyle iletişim kurmuşlardır. • Bu iletişim sayesinde, bir yandan yeni bilgiler kazanılmış; bir yandan da bu bilgiler, saklanmış, korunmuş ve sonraki nesillere aktarılmıştır.

3. Bu aktarma işleminde en fazla kullanılan iletişim yöntemi, sözlü iletişimdir. İnsanoğlu, konuşan bir varlık olmanın ayrıcalığını ve üstünlüğünü değişik ihtiyaçlarını gidermek için kullanmaktadır. Bunlar;

4. Konuşma insan olmanın bir gereğidir: Konuşma becerisi, insanın hem doğal bir ihtiyacı hem de diğer canlılara nispetle bir ayrıcalık ve üstünlük belgesidir. Konuşma, yalnızca insanoğluna özgü bir yetenektir. İnsan olduğumuz için konuşuruz. Konuştuğumuz için insanızdır.

5. Konuşma insanın fizyolojik bir ihtiyacıdır: Duygu, düşünce, hayal, üzüntü ve sevinçlerimizi en kısa ve en uygun dışa vurma yolumuz konuşmadır. Kazanılan bilgi ve deneyimlerin geçmişten bugüne taşınabilmesi için konuşmaya ihtiyaç vardır.

6. Öğrenmek için konuşmaya ihtiyaç vardır: İnsan olarak hayatımızda çok önemli bir yeri olan "öğrenme" işleminin gerçekleşebilmesi için konuşmaya ihtiyacımız vardır. Modern öğrenme sistemleri içerisinde "yüz yüze" öğretimin yerini alabilecek herhangi bir sistem henüz bulunamamıştır.

7. Öğretebilmek için de konuşmaya ihtiyaç vardır: Hayatın önemli parçalarından birisi olan "öğretme" işleminin gerçekleşebilmesi için de konuşmaya ihtiyacımız vardır. Bilgi, görgü ve deneyimler, diğer insanlara en hızlı ve verimli şekilde konuşma yöntemiyle iletilir.

8. Kısacası, çevremizdekilerle doğru iletişim kurabilmenin, aramızdaki bağları güçlendirmenin bazen de bozmanın en kestirme yolu iletişimdir, yani konuşmadır.

9. Etkili İletişim İçin Gerekli Olanlar • Dili iyi kullanmak: İnsan, düşünen bir varlık olduğu için, düşünce ve duygularını konuşarak ifade eder. Bu anlatım şeklinin tek aracı ise dildir. Ana dilini iyi bilmek, iyi kullanmak, iyi iletişim kurmanın da temelini oluşturur. • Bildiklerini ve düşündüklerini etkili bir şekilde ifade edebilmek, insana sayısız yararlar sağlar.

10. Bilgi ve birikimli olmak: Bilgi ve birikimlerinizi karşınızdakilere iletmekte zorlanıyorsanız, bilgilerinizi kullanmı- yorsunuz demektir. Kullanılmayan bilgi ise, doğaldır ki bir işe yaramaz. İnsanlığı, uygarlığı ve bütün evreni geleceğe taşıyan duygu, düşünce ve hayaller gerçekte en kestirme, en verimli ve en anlaşılır biçimde konuşmayla ortaya konabilmektedir.

11. Etkileşim içinde olmak: Bir birey olarak toplum içinde yaşayabilmek, diğer insanlarla iletişim kurabilmek; böylelikle toplum, millet, devlet vb. üst birliklerin oluşumunu sağlamak için de konuşmaya ve en önemlisi anlaşmaya ihtiyacımız vardır. İnsanlarla toplu iletişim kurmayı sağlayan iletişim türlerinden birisi de sunum yapmaktır.

12. SUNUMUN TANIMI- ÖNEMİ VE İŞLEVİ • Teknoloji: İnsanoğlu ilerledikçe, iletişim geliştikçe, bilim ve teknoloji de ilerlemiş ve yeni teknolojik buluşlar ortaya konmuştur. Ortaya çıkan yeni teknolojik buluşlar sayesinde, iletişim daha da hızlanmış ve kolaylaşmıştır. Bir anlamda iletişim ve teknoloji birbirini geliştirmiştir.

13. Bu bağlamda baskı makineleri, radyo, ve televizyonun icadı ile bilgisayar, yansı (slayt), yansıtıcı (projektör) vb. teknolojik buluşlar hem iletişimi hızlandırmış, hem de bilginin kazanılmasını ve başkalarına aktarılmasını kolaylaştırmıştır.

14. İletişimde alıcıya iletilmesi gerekli bir bilgi vardır. Bu bilgi çok değişik yollarla iletilebilir. Klasik olarak bilinen konuşma-dinleme işlemi dışında çok sayıda teknolojik yöntem ve araçlar da mevcuttur: Bilgisayar, CD, disket, data-show, yansı (slayt), yansıtıcı (projektör), mikrofon vb.

15. Bu yöntem ve araçlar, iletinin göndericiden alıcıya ulaştırılmasında son derece önemli görevler üstlenmektedir. Bunlar sayesinde, kısa zamanda çok kapsamlı bilgiler aktarılmakta ve ileti, kalıcı hale getirilmektedir.

16. Sunumda teknik imkânlar kullanılarak dinleyicilerin ilgileri, anlatma veya okumaya göre daha başarılı bir şekilde toplanabilir. Çünkü, sunumlarda okuma, dinleme, konuşma ve not alma gibi becerilerinin tümü etkin durumdadır.

17. Etkili sunumlar sayesinde, sözlü / yazılı ifadeler yanında, beden dili ve teknolojik görsel - işitsel araçların desteği ile iletiler, izleyicilere daha kısa sürede yoğun bir biçimde ulaştırılmaktadır

18. Bilgilendirme • Sunumlardan yararlanılarak eski bilgiler yenilenir, kimi bilgiler hatırlanır, bilinenler ise pekiştirilir. Teknolojik imkânlarla çalışma sonuçları, laboratuvar araştırmaları, anketler, olay ve olgular ilgili kişilere kolaylıkla ulaştırılır.

19. Sunumların asıl amacı, yeni bilgilerin kazanılması, araştırma ve anket sonuçlarının değerlendirilmesidir. Bu değerlendirmeler ise, bilimin ilerlemesine en büyük katkıyı sağlayacak yollardır.

20. İnandırma • Sunumlar sayesinde, bilgi; teknik araçlar kullanarak sözlü, yazılı ve görsel ögelerle alıcıya iletilir. Sunumlar, eğitimin her basamağında ve meslekî hayatta özel bir öneme sahiptir. Okuma, yazma, dinleme, konuşma ve araştırma becerilerinin tümünü kapsayan belirli bir amaca yönelik, sözel ve görsel bir etkileşim türüdür.

21. Konuya uygun beden dili ve teknolojik görsel / işitsel araçların desteği ile sözlü veyazılı olarak ortaya konan bir sunum, izleyicileri bilgilendirir, ikna eder ve yönlendirir.

22. Eğlendirme • Herhangi bir konuda, belirli bir düzenle hazırlanmış yansılar arka arkaya ve öz bilgilerle verildiğinde, algılama ve öğrenme çok daha kolaylaşacaktır.

23. Sunumlar, değişik görsel ve işitsel ögelerle (işaret, resim, ses, müzik) desteklendiği; kısa ve öz bilgiyi sunduğu için aynı zamanda izleyenlere eğlenceli bir ortam da oluşturur. • Sunumda yansılar son derece önemlidir. Yansılar sayısı gereğince olmalıdır. Çok sayıdaki yansı, bıktırıcı olabilir.

24. Kendimizi Gösterme • Sözlü sunuş yapma yeteneği, bireylere yeni imkânlar sağlayacak olan önemli bir üstünlüktür. Daha fazla sorumluluk ve uzmanlık gerektiren konumlara geldikçe, insanlarla daha fazla konuşma imkânı bulunur.

25. Başarmak, sonuç almak, yönetmek, düşünceleri kabul ettirmek veya makam ve mevki açısından yükselmek düşünülüyorsa, insanlar karşısında konuşma yapma, en temel ihtiyaçlardan birisi olacaktır. • Sunumlar sayesinde, kendisini gösteren bireylerler de doğal olarak liderlik yeteneği de gelişir. Bu tür konuşmalar sayesinde öz güven duyguları pekişir ve karar verme yeteneği gelişme imkânı bulur.

26. Sosyal Fobi, Sahne Korkusu ve Heyecanı Yok Etme • Birçok insan, tanımadığı insanlar arasında ve özellikle topluluklar karşısında konuşmak ve sunum yapmaktan çekinmekte hatta korkmaktadır. Bu çekingenliğin ve korkunun farklı sebepleri olabilir:

27. Aile baskısı • Yetişme ortamı • Geçmiş yaşantıların zayıflığı • Sevgisizlik • Bilgisizlik • Deneyimsizlik • Öz güven eksikliği…

28. Sebep ne olursa olsun, bu tür korkular, pek çok insanda açık veya gizli bir biçimde bulunur. Kimileri, bu tür duygularını kontrol edebilir veya baskı altında tutabilirken kimileri de duygularının esiri olmaktadır. Bu tür endişe ve korkuların genel belirtileri şunlar olabilir:

29. Suskunluk • Söyleneceklerin unutulması • Hızlı konuşma • Sert veya titrek kaslar • Nefes darlığı • Aşırı terleme • Aşırı beden hareketleri • Bozuk para ve anahtarla oynama…

30. Gerçekte bu tür endişe, kaygı ve korkular, çok da abartılacak özellikler değildir. Bunları yenmek için öncelikle aşağıdaki uygulamalar önerilir:

31. Korkunun farkına varın, • Sahne korkusunu normal kabul edin, • Bu duyguları, kendi içinizde büyütmeyin, • Bu duyguyu kabullenin, • Etkisiz hâle getirin, • Sık sık uygulama yapın, • Başarısızlığın dünyanın sonu olmadığını düşünün…

32. SUNUM PLANI • Sunum hazırlanırken öncelikle bir plan oluşturulmalıdır. Sunumun ana ekseni, hiç şüphesiz sağlam bir planlamadır.İyi bir araştırma ve hazırlık sağlam ve uygun bir plan üzerine yerleştirilirse, işin önemli bir bölümü başarılmış olur. İyi bir planlama için;

33. Amacı belirleyin, • Beklentileri öğrenin, • Hedef kitleyi tanıyın, • Grubun özelliklerini öğrenin, • Tipik bir dinleyiciyi tanımlayın, • Gruptakilerin sayısını tahmin edin, • Sunuşun zaman dilimini belirleyin,

34. Bilgi ve belge toplayın, • İlk düşünceleriniz yazın, • Önemli konuları özetleyin, • İstatistik kullanın, • Örnekler oluşturun, • Alıntılar hazırlayın, • Sahneyi hazırlayın,

35. Sözü dolandırmayın, • Dinleyicinin dikkatini toplayın, • Soru sorun, • Bir gerçeği anlatın, • Fıkra anlatın, • Etkileyici ifadeler kullanın, • Olumsuzluktan kaçının…

36. Sunum hazırlanırken yansıların içeriği üzerinde titizlikle durulmalıdır. Sunumların hazırlanışında sorulması gereken ana sorular şunlardır: • Ne tür bilgi? • Neden? • Kimlere? • Nerede? • Ne zaman? • Hangi destek araçlarla? • Nasıl?

37. Sunumların dikkatli planlanması, katılımcılara sunulmak istenen bilgiyi sunmayı; onlarla anlamlı ve etkin paylaşımı ve iletinin doğru algılanmasını sağlayacaktır. İyi planlama aynı zamanda sunum sırasında öz güveni de artıracaktır.

38. Öncelikle konunun adı ve sınırları belirlenmelidir. İkinci aşamada amacın bildirilmesi ve ikna edici biçimde kavram ve terimlerin tanımı yapılmalıdır. Size verilen, önerilen veya sizin seçtiğiniz konu üzerinde iyice düşündükten sonra tezinizi oluşturun.

39. Tezinizin en etkin sunumu için araştırma yapıp bilgi toplayın. Sunumlarda bilginin doğru, öz ve kolay anlaşılır, takip edilir biçimde paylaşılma özelliği çok önemlidir.

40. Sunum Hazırlama Aşamaları • Planlama • Sunumlar üç aşamalı bir çalışmadır: • Birinci aşamada katılımcılara "Hoş Geldiniz" mesajıyla başlayıp kendinizi tanıtın; konunuzu, amacınızı, sunumunuzun ana hatlarını belirtin ve sorgulayacağınız konularla ilgili ipuçları verin.

41. İkinci aşamada örneklerle konuyu ve tezinizi güçlendirin. • Son aşamada sunumun ana hatlarını / başlıklarını belirtip katılımcıların dikkatle izleyip etkin katılımları için teşekkürlerinizi sunup soruları cevaplayın.

42. SUNUM İÇERİĞİNİ DÜZENLEME • Bilgiler • Sunum slaytları hazırlanırken aşağıdaki uyarı ve önerilere dikkat etmek yararlı olabilir: • Yazım için en uygun biçimi seçin. Arial / Times New Roman • Gerek olmadıkça eğik (İtalik) kullanımından kaçının.

43. Font büyüklüğünü belirleyin. En uygun: Başlıklar: 36 - 44 Metin: 20 - 32 d. Büyük veya küçük harf seçimini belirleyin. En uygun: Küçük harf - Title Case • Anahtar kelimeler kullanın. • Uzun cümlelerden kaçınıp takım sözcükler ve maddeler kullanın. • Slaytları yazıyla doldurmayın. En uygun: Her slayt'ta 6- 10satır. 14 satırı aşmayın.

44. Veriler • Öncelikle aşağıdaki sorulara cevaplar aranmalıdır: • Hitap edeceğiniz hedef kitleniz kimlerdir ve özellikleri nelerdir?(Yaş / cinsiyet dağılımı; katılımcı sayısı, eğitim durumları ...) • Katılımcıların bilmesi gerekenler neler? Bildikleri neler?

45. İçerik ve yöntem hakkında katılımcı beklentileri neler? • Katılımcılar konuya ne kadar hakim - Konuyu kavrama için hazır oluş durumları ne düzeyde? • Katılımcıların ilgi alanları, uzmanlık konuları, tercihleri neler?

46. Örnekler • Alıntılar • Öyküler • Sorular • Fıkralar • Görsel Ögeler, • Renk ve Müzik Tasarımı

47. Sunum ortamında ışıklar, hareket alanı, oturma planı, araç ­gereç, teknoloji, akustik düzenises ayarları vb. bakımlardan uygun durumda olması gerekir. • Kapsamlı bilgiyi tablo ve şamalarla, başlıklar altında, öz haline ekranda açıklamak etkin bir anlatımdır. Power Point slayt kullanımı bu amaç için renk, hareket ve sesi slayt çerçevesinde bir araya getirici özelliğinden çok uygun olsa da, ancak anlatımla paralel gitmesi ve çok fazla cümlelerle yazılı bilgi içermemesi şartıyla etkilidir.

48. Ses veya müzik seçiminin de gürültü niteliğinden uzak; ancak, konuyla bağlantısı hâlinde kullanımı gerekir. • Renkleri anlamlı bir içerik için kod olarak kullanıp uyumlu 4 renkten fazla seçim yapmayın

49. SUNUM GÜNÜ HAZIRLIKLARI • Motivasyon • Sunum yapacak kimsenin kendini sunuma hazır hissetmesi için; • Beden dilini oluşturan mimik ve el, kol hareketlerinizi izleyebilmek amacıyla ayna önünde prova yapılmalıdır.

50. Görünüş ve giysiye özen göstermenin izleyicilere saygının göstergesi olduğu unutulmamalıdır. • Sunum kartları, sunum sırasında akıcılığı sağlamak açısından numaralandırılmalıdır. • Sunumda kesintisiz akışı sağlamak için, yazılı plan masa üzerine yapıştırılmalıdır.