Milano, XX mm 2010

1. Dimensionamento organico di una struttura Milano, XX mm 2010 Questo materiale è servito come supporto scritto per una presentazione orale; non è quindi esaustivo senza i commenti che lo hanno accompagnato.

2. La richiesta “L’Area XX non è performante. E’ operativa da mesi: i volumi crescono le risorse aumentano, cosa sta succedendo?”

3. La situazione …notizie dal fronte… Modello Operativo: “Devono essere come l’’area vecchia, con le peculiarità dell’area nuova” Processi: quelli ereditati dalla precedente struttura vecchi di anni! Strumenti a disposizione: nel dubbio TUTTI con il massimo della profilazione Reportistica di produzione dell’area: manuale Formazione: autogestita per “passa parola” e intanto… + 60% I giorni passano e i volumi aumentano 15 6 ieri oggi

4. Le azioni Che fare? Bisognava per prima cosa analizzare il “perimetro” e calare nella realtà la definizione di Modello Operativo avuta. Dal Modello Operativo desumere i processi e quindi le attività Sì ma come? Abbiamo iniziato affiancamenti alle persone dell’area e interviste puntuali ai responsabili; Dopo qualche giorno abbiamo avuto un campione significativo di attività, rilevate sul campo da poter sottomettere a ai responsabili per capire se fossero davvero di competenza. Ma non era abbastanza… Era necessario trovare la quadratura in brevissimo tempo tra: Le attività che stavano facendo, come le stavano facendo e quante ne avrebbero dovute fare in futuro. Era necessario Dimensionare la struttura

5. ROI Costo • 5 risorse impiegate nell’attività di analisi • 20 giornate di affiancamento alle risorse dell’Area • 503 rilevazioni effettuate 30.000 euro Risparmio 11 FTE/mese = 55.440 euro/mese Anno 665.280 euro

6. Il dimensionamento Il dimensionamento risponde in maniera puntuale a 3 domande fondamentali: Cosa? Come? Quando? Attività Tempi Volumi Processi Strumenti Business • Posto che i volumi, quindi il Business, sono una costante si può creare efficienza analizzando ed intervenendo sulle due variabili: • Attività  efficienza nei processi • Tempi  efficienza negli strumenti

7. Dimensionamento: “la ricetta” Il dimensionamento si calcola su base: mensile, trimestrale o annua. Noi lo calcoliamo su base mensile. Volumi x Tempo attività FTE = Tempo lavorabile FTE - “Full Time Equivalent” significa Equivalente a Tempo Pieno, è l’unità di misura del dimensionamento. Indica quante persone che lavorano per tutto il tempo lavorabile sono necessarie per una attività. Ad esempio: 1 fte = 2 part time o 1 full time Ricordatevi che… sono persone!

8. I passi fatti - Step 1 - - Step 2 - - Step 3 - - Step 4 - Definizione delle logiche di indagine e degli strumenti Mappatura Macro-Micro attività e Rilevazione dei Tempi Sviluppo tool dimensionamento e verifica della consistenza risultati Consolidamento dati • Processi aziendali • Ufficializzazione team di analisi • Redazione scheda rilevazioni • Regole del ‘gioco’ • Cronometro • Compilazione Scheda rilevazione • Definizione micro attività • Raccolta schede • Redazione Tool • Raccolta volumi storici e volumi attesi • Evidenze primi calcoli • Controllo calcoli • Condivisione risultati T T + 2 T + 14 T + 20 T + 12

9. Le assunzioni di base per l’analisi del dimensionamento AMBITO ANALISI Attivitàmappate ed oggetto del dimensionamento • Mese di riferimento Dati di consuntivo • Mesi di proiezione  Dati di Budget DATI DI RIFERIMENTO I mesi NO: Giugno, Luglio, Agosto, Dicembre, Gennaio DETERMINAZIONE FTE • Quanto lavora una risorsa: 7ore e 30 minuti per 20 gg/mese • Gli FTE sono multiskill Fattore correttivo del 14% RIVALUTAZIONE FTE

10. Dimensionamento: i numeri La struttura è composta da 15 FTE più il responsabile. • Settembre: 15 FTE • Ottobre: 18 FTE • Novembre: 19 FTE • Dicembre: 20 FTE • Gennaio: 20 FTE • Febbraio: 22 FTE • Marzo: 24 FTE actual mese1 mese2 mese3 mese4 mese5 mese6 mese7 10

11. Gli interventi da fare

12. mese1 mese2 mese3 mese4 mese5 mese6 mese7 I benefici degli interventi 12