Kamuda e-Belge Çalışmaları

1. Kamuda e-Belge Çalışmaları 17 Nisan 2013 The Marmara Taksim Melik ÖZSÖZ Başbakanlık Strateji Geliştirme Başkanlığı, Daire Başkanı

2. Sunum Planı Kamu Yönetiminde e-Belge Algısı e-Belge Nasıl Oluşturulacak e-Belge Nasıl Paylaşılacak Değerlendirmeler ve Öneriler

3. Kamu Yönetiminde e-Belge Algısı • Güven sorunu • e-İmza’ya güvenilir mi? • Oluşturulan elektronik belgelerin bir çıktısını alıp saklasak mı? • Benim oluşturduğum belgeyi başkaları da görür mü? • Değişime karşı direnç • Ben bu işlerden anlamam bana kağıt getirin! • Ben bu makamdayken e-İmza buraya giremez! • Kağıdın kokusunu almazsam işler yürümez. • Bu kadar yıllık bürokratım, e-İmza diye bir şey olmaz!

4. e-Belge Nasıl Oluşturulacak • Belgeler oluşturulurken uyulması gereken kurallar: • Elektronik İmza Kanunu ve ikincil mevzuat (yönetmelik ve tebliğler) • TS-13298 Elektronik Belge Standartları oluşturuldu ve 2008/16 sayılı Başbakanlık genelgesiyle duyuruldu. (Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü) • Kurumlar arası e-Yazışma Teknik Rehberi hazırlandı (Kalkınma Bakanlığı) • Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik gözden geçirilerek güncel ihtiyaçlara göre yeni bir taslak oluşturuldu. (Başbakanlık)

5. e-Belge Nasıl Oluşturulacak • Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Taslağı düzenlenirken: • Kamu kurumlarıyla • Özel sektör kuruluşlarıyla • Üniversitelerle • Konu uzmanlarıyla paylaşılmış ve görüşleri alınmıştır.

6. e-Belge Nasıl Paylaşılacak • Kurumlar arası e-Yazışma Projesi • Proje sorumlusu: • Kalkınma Bakanlığı • Pilot Kurumlar: • Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, Adalet Bakanlığı, İçişleri Bakanlığı, Dışişleri Bakanlığı, Kalkınma Bakanlığı

7. e-Belge Nasıl Paylaşılacak • Kurumlararası e-Yazışma Projesi Kapsamında • Kamu kurumları arasında iletilecek resmi yazışmalar ile bunların üstverilerini ve elektronik imzalarını taşıyacak paket yapısı belirlenmiş • Belgelerin kurumlar arasında güvenli şekilde iletilmesini sağlayacak şifreleme mekanizması ortaya konmuştur. • Tüm bu mekanizmanın nasıl çalıştığını detaylı şekilde tanımlayan e-Yazışma Teknik Rehberi hazırlanmıştır • Kurumların belge yönetim sistemlerine entegre edebilecekleri bir yazılım programlama arayüzü (API) geliştirilmiştir. • Kaynak: www.e-yazisma.gov.tr

8. e-Belge Nasıl Paylaşılacak Kurumlar arası e-Yazışma Paketi formatında Kayıtlı Elektronik Posta Sistemleri üzerinden Kurumlar arası uçtan uca güvenli bağlantı yoluyla

9. Değerlendirmeler ve Öneriler • Belgenin yaşam döngüsü boyunca uyulması gereken kurallar farklı zamanlarda belirlendiğinden farklı kaynaklarda yer almaktadır. • Konuyla ilgili yasal düzenlemelerin sorumluluğu farklı farklı kurumlara aittir. • Denetim veya rehberlik konusunda her kurum farklı yetki düzeylerine sahiptir ve farklı yöntemler izlemektedir.

10. Değerlendirmeler ve Öneriler • Konuyla ilgili yasal düzenlemelere örnekler: • Elektronik İmza Kanunu • Elektronik Belge Yönetimi Standardı (Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü) • Elektronik İmza İle İlgili Süreçlere ve Teknik Kriterlere İlişkin Tebliğde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu) • Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik (Başbakanlık, Bakanlar Kurulu) • Türk Ticaret Kanunu (Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile ilgili Hükümler) • KEP ile ilgili yönetmelik ve tebliğler (Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu) • …vb.

11. Değerlendirmeler ve Öneriler Standartlar ve paylaşım konusundaki uyuşmazlıkları giderecek teknik alt yapılar gerekmektedir (Örnek: Kamu Bulut Servisleri) Bilgi ve belge yönetimi konusunda denetim ve rehberlik çalışmalarının tek noktadan yapılabileceği bir örgütlenmeye ihtiyaç vardır Yasal düzenlemelerin ve kuralların birleştirilerek daha sade ve yönetilebilir olması gerekmektedir.

12. Teşekkürler… İletişim: Melik ÖZSÖZ melik@basbakanlik.gov.tr