REKOMENDACIJOS TIKRINTOJAMS PROJEKTŲ IŠLAIDŲ TIKRINIMO KLAUSIMAIS

1. 2013-03-05 REKOMENDACIJOS TIKRINTOJAMS PROJEKTŲ IŠLAIDŲ TIKRINIMO KLAUSIMAIS

2. DECENTRALIZUOTApirmojo lygio kontrolės sistemaLietuvoje Pirmo lygio kontrolierius = tikrintojas, audito įmonė įrašyta į Lietuvos Respublikos audito įmonių sąrašą, atliekanti Lietuvos partnerių deklaruotų išlaidų teisėtumo ir panaudojimo teisingumo patikras Pagal ERPF reglamento 16 str. – kontrolės sistema leidžianti patikrinti ar pristatomi produktai, ar suteikiamos paslaugos, ar deklaruotos projektų išlaidos yra pagrįstos ir ar šios išlaidos ar susiję veiklos atitinka ES ir nacionalines taisykles. Šiuo tikslu paskiriamas tikrintojas, kurio pareiga yra patikrinti ar kiekvieno projekto partnerio deklaruotos išlaidos yra teisėtos ir teisingos.

3. Pagrindiniai teisės aktai

4. ETBT programų išlaidų tinkamumą reglamentuojantys nacionaliniai teisės aktai VISUS ŠIUOS DOKUMENTUS GALIMA RASTI ADRESU www.esbendradarbiavimas.lt

5. Rekomendacijos auditoriams dėl tikrinimų kokybės kontrolės užtikrinimo (1) 1. Imtis visų reikalingų priemonių, kad būtų laikomasi ETBT programų įgyvendinimo taisyklių 21.2.4 punkte ir 4 priede nustatyto reikalavimo tikrintojui patikrinti ir patvirtinti projekto įgyvendinimo ataskaitas per 1 mėnesį nuo projekto įgyvendinimo ataskaitos iš Lietuvos partnerio gavimo dienos, bet ne vėliau kaip per 2 mėnesius nuo projekto ataskaitinio laikotarpio pabaigos. Vykdyti griežtesnę projektų audito atlikimo terminų kontrolę, siekiant užtikrinti savalaikį darbų atlikimą. 2. Tvarkingai kaupti ir saugoti visus audito darbo dokumentus, juos byloje kaupti nuosekliai, daryti jų aprašą, jeigu dalis dokumentų saugoma el. versijoje, tuomet reiktų užtikrinti jų išsaugojimą atsarginėje laikmenoje. Saugoti visų tikrintojo faktinių pastebėjimų ataskaitų, jų priedų ir kt. tikrintojo patvirtinimų su parašais originalus, patvirtintas tikrinamo projekto paramos sutarties, paraiškos formos ir partnerystės sutarties kopijas ir kt. dokumentus. 3. Registruoti ir saugoti su projektų tikrinimais susijusius dokumentus pagal Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) nuostatas ir atsižvelgiant į Lietuvos archyvų departamento nustatytus dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos bendruosius reikalavimus. 4. Registruoti iš Lietuvos partnerio visą (ne tik el. paštu) gaunamą korespondenciją (ataskaitas (visas jų versijas) ir kt. dokumentus).

6. Rekomendacijos auditoriams dėl tikrinimų kokybės kontrolės užtikrinimo (2) 5.Audito darbo dokumentuose fiksuoti įrašus apie tai, kada Lietuvos partneris pateikia projekto įgyvendinimo ataskaitas tikrinimui, jeigu yra teikiamos pastabos arba paaiškinimai, jų pateikimą/gavimą žymėti auditoriaus darbo dokumentuose. Fiksuoti su projekto partneriais vykstantį bendravimą audito darbo dokumentuose (nurodant susitikimo tikslą, datą, rezultatus ir pan.). 6. Tinkamai audito sekai užtikrinti, pildant tikrinimo lapus, pastabose prie kiekvieno tikrinamo klausimo žymėti, kokiu metodu ir kas buvo tikrinta, duodant nuorodas į tikrintus dokumentus, atliktas procedūras.  7. Laikytis programose nustatytos projektų ataskaitų nagrinėjimo ir tvirtinimo sekos (tvirtinamos tik galutinės tinkamos ataskaitų versijos).  8. Tikrinti kaip Lietuvos partneris laikosi projekto viešinimo reikalavimų, ypač atkreipti dėmesį ar yra naudojami tinkami programos pavadinimas, ženklai/logotipai, projekto Nr. ir pavadinimas.  9. Tikrinant viešųjų pirkimų dokumentaciją surinkti visus įrodymus arba apie jų buvimą pažymėti darbo dokumentuose.  10. Raštiškai fiksuoti projekto auditui atlikti paskirtus asmenis ar jų grupės sudarymą, užtikrinti, kad tai būtų patvirtinta auditoriaus.  11. Rengti audituojamų projektų audito planą (jeigu turima daugiau tikrinamų projektų); 12. Nustatyti taisykles, pagal kurias rengiami ir pildomi audito darbo dokumentai. 13. Angliškuose dokumentuose datoje rašyti mėnesių pavadinimus pilnais žodžiais, o ne skaičiais.

7. NACIONALINIAI REIKALAVIMAI IŠLAIDŲ TINKAMUMUI 2 LYGIO KONTROLĖS TIKRINIMŲ REZULTATAI (17 LT partnerių, 12tikrintojų)

8. DARBO UŽMOKESTIS

9. DARBO UŽMOKESTIS (kitos klaidos) • Neteisingai skaičiuojamas valandinis įkainis – faktinis DU dalinamas iš faktiškai dirbto laiko nepavertus valandų ir minučių skaičiais; • DU ne projekto darbuotojams; • Dienpinigių skaičiavimo klaidos; • Neatitikimai tarp projekto laikaraščio ir darbo laiko apskaitos dokumentų (darbas poilsio/šventinė/ligos/atostogų dieną); • Priemoka už darbą nesusijusį su projektu; • Į komandiruotę išsiųsti ne savo darbuotojai.

10. ADMINISTRAVIMO IŠLAIDOS

11. PIRKIMAI • Kiti viešųjų pirkimų pažeidimai: • pirkimo dokumentuose nepateiktos specifikacijos tam tikriems darbams; • pakeistos pasiūlymo sąlygos; • darbai neatitinka pirkimų dokumentacijos specifikacijos; • neužbaigti pilnai darbai; • suteiktų paslaugų/darbų vertė viršija sutartyje nustatytą kainą; • pirktos paslaugos neatlikus viešojo pirkimo; • nustatyti kvalifikaciniai reikalavimai, tačiau jie nepatikrinti arba neįsitikinta, kad tiekėjas juos atitinka

12. 2 lygiokontrolės nustatytos klaidos

13. Kitos išlaidų tinkamumo klaidos • Nesilaikoma projekto viešinimo reikalavimų; • Išlaidų priskyrimas ne tai biudžeto eilutei arba viršytos išlaidos pagal biudžeto eilutę; • Į ataskaitinį laikotarpį įtrauktos sekančio laikotarpio padarytos išlaidos; • Deklaruotos išlaidos, kurioms nebuvo atlikti mokėjimai; • Pagrindinis partneris nesilaiko įsipareigojimo dėl lėšų pervedimo; • Padidintos išlaidos dėl valiutos keitimų, apvalinimo klaidos; • Išlaidos neįtrauktos į buhalterinės apskaitos registrus; • PVM dubliavimas...

14. KONTAKTAIwww.esbendradarbiavimas.lt Vidaus reikalų ministerijos Regioninės politikos departamentas Teritorinio bendradarbiavimo programų skyrius Vedėja Deimantė Jankūnaitė Tel. (8 5) 271 8966 El. paštas deimante.jankunaite@vrm.lt Vyr. specialistė Renata Saplinskaitė Tel. (8 5) 271 8478 El. paštas renata.saplinskaite@vrm.lt