COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN INSTITUCIONAL INFORME DE EVALUACIÓN (SEGUIMIENTO)

1. COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN INSTITUCIONAL INFORME DE EVALUACIÓN (SEGUIMIENTO) RECOMENDACIONES DE LA EVALUACIÓN A LA ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN INSTITUCIONAL UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO Junio de 2006

2. COORDINADOR GENERAL: Dr. Javier de la Garza Aguilar MIEMBROS DEL COMITÉ: M. A. Francisco Álvarez Vales Dr. Antonio Corrales Burgueño LAE. Jesús Humberto Dardón Hernández M. en C. Edgardo Hernández Chavero Dra. Olga Hernández Limón Mtra. Yolanda Legorreta Carranza C. P. Carlos Pasos Novelo M. en C. Juan José Sevilla García C. P. Juan Mario Torres Cárdenas VOCAL EJECUTIVO DEL COMITÉ: Dr. Enrique Gutiérrez López

3. MIEMBROS DEL COMITÉ QUE PARTICIPARON EN LA EVALUACIÓN: M. A. Francisco Álvarez Vales Dr. Antonio Corrales Burgueño M. en C. Edgardo Hernández Chavero Dra. Olga Hernández Limón Mtra. Yolanda Legorreta Carranza M. en C. Juan José Sevilla García C. P. Juan Mario Torres Cárdenas Fecha de la visita: del 2 al 3 de marzo de 2006

4. CONTENIDO • ASPECTOS GENERALES DE LA EVALUACIÓN Y DE LA INSTITUCIÓN • VALORACIÓN GENERAL Y SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES • RECOMENDACIONES PARA EL MEJORAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN INSTITUCIONAL • ANEXOS

5. VALORACIÓN GENERAL La valoración general que formuló el Comité de Administración y Gestión Institucional de los CIEES, en la visita que efectuó en febrero de 1997 a la Universidad de Quintana Roo, consideraba que la institución tenía varios asuntos pendientes que debería atender para consolidar el desarrollo de la institución. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

6. Entre ellos se encontraban la relación laboral con sus trabajadores; la elaboración de reglamentación para funciones específicas y el otorgamiento de mayor capacidad de decisión a los órganos colegiados; la consolidación y aplicación de su modelo de planeación institucional; la implantación de mecanismos de superación del personal académico; el ejercicio de las funciones de auditoría interna y externa conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados; fortalecer la función de vinculación; impulsar la investigación; una mayor participación de la comunidad universitaria; una estrategia para estrechar la relación con los sectores sociales y gubernamentales, así como fortalecer su proyecto académico con una identidad institucional. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

7. En esta visita de 2006, el Comité considera que la administración de la UQROO avanzó en algunos de ellos y consiguió otros logros de gran relevancia para su vida académica. Algunos de estos avances se refieren a su ingreso en el Consorcio de Universidades Mexicanas (CUMEX) a la consolidación de sus programas educativos, ya que 18 de ellos han sido evaluados por los CIEES y 15 obtuvieron tienen el nivel 1; de éstos, 3 fueron acreditados por organismos reconocidos por el Consejo para la Acreditación de la Educación Superior, A.C. (COPAES). De esta manera, 98% de la matrícula total se encuentra en programas de buena calidad. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

8. De las 46 recomendaciones que se hicieron en la visita de evaluación anterior, la Universidad atendió en su totalidad 45.7%; parcialmente 37.1% y 8.6% no se atendió porque ya no tienen vigencia, por lo que el Comité reconoce el esfuerzo de la institución por tomar en cuenta y dar seguimiento a las observaciones de 1997, cuyo propósito es siempre el mejoramiento de la calidad de la educación superior que imparte la institución. Sin embargo, el Comité considera que la institución debe enfrentar nuevos retos, resultado de su evolución histórica y de su compromiso con la sociedad de Quintana Roo. El Comité vislumbra las siguientes áreas de oportunidad en las que la UQROO deberá trabajar para su mejor organización y funcionamiento. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

9. ÁREAS DE OPORTUNIDAD INSTITUCIONAL LEGISLACIÓN Y GOBIERNO En lo que se refiere a la legislación persiste el problema de la revisión de la normatividad, en particular la revisión del Reglamento General y del Reglamento del Personal Académico. Al respecto se reconoce la voluntad de las autoridades para modificar y actualizar la legislación. Entre las fortalezas se pueden mencionar un clima organizacional adecuado; personal capacitado y comprometido; un excelente equipo de trabajo, con objetivos y metas claras y comunes y que al certificar sus procesos, se introdujo una cultura de calidad en la administración. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

10. PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN En el área de planeación y evaluación, aún cuando han fortalecido su modelo de planeación se advierte la falta de participación de la comunidad en estos procesos. Si bien es notable la colaboración que se tiene para la elaboración del PIFI, ésta se debería extender y normar para los demás procesos. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

11. Por otro lado, aunque en la normatividad se hace menciona la responsabilidad que tienen algunas áreas directivas en relación con la planeación, es necesario que se defina, se haga pertinente, se difunda entre los diferentes niveles de la gestión universitaria y que se plasmen los mecanismos de seguimiento y evaluación como parte integral de la planeación. Asimismo se advirtió que el área de planeación está más apegada a la elaboración del PIFI y la evaluación de las actividades que forman parte del sistema de gestión de la calidad, que al proceso de planeación, limitando los resultados que se podrían obtener. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

12. PROCESOS ACADÉMICOS Respecto a los procesos académicos, es importante tomar en cuenta los logros señalados, y darles difusión no solamente a la ciudad de Chetumal sino a toda la región del sureste; sin embargo, una opinión generalizada de sectores externos a la universidad, es que se debería desarrollar un proyecto para diversificar la oferta educativa, con nuevos programas educativos pertinentes para la región, dada la fuerte concentración en las carreras del área de sociales. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

13. POSGRADO E INVESTIGACIÓN En cuanto al posgrado y la investigación, ya se cuenta con el reglamento respectivo y se ha participado en dos convocatorias del PIFOP, aunque en la misma normatividad no se encuentran claramente explicitadas la figura y las actividades de los investigadores; además no existe una instancia general que organice y oriente las actividades del posgrado y de la investigación, busque la forma de apoyar con recursos internos los proyectos de investigación o, en su caso, estimular a los investigadores que tengan la posibilidad de incorporar recursos externos a la institución. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

14. GOBIERNO Sobre el manejo de la institución, el rector tiene unos meses en el cargo y la visión externa que se aprecia de él es que tiene experiencia docente, una larga trayectoria como funcionario público, pues ocupó varias secretarías en el gobierno estatal, la última fue la de Educación y Cultura, así que consideran que su relación con esos sectores podría ser de gran ayuda para la universidad en la gestión de recursos para su desarrollo; cuenta además con un amplio reconocimiento dentro de la comunidad universitaria, por lo que se percibe estabilidad institucional y ausencia de conflictos graves. Sin embargo, se reitera la observación hecha a los órganos de gobierno colegiados, los cuales carecen de carácter decisorio en sus atribuciones, apareciendo como órganos meramente propositivos. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

15. ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN En lo que respecta a la estructura de organización se advirtieron modificaciones al organigrama atendiendo a las recomendaciones anteriores; sin embargo, el rector continúa teniendo gran parte del control, provocando que cada una de las áreas de su dependencia, reciba menos atención, por lo que debe evitar el centralismo, delegar y reorientar las funciones, lo que les ahorraría dificultades administrativas. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

16. PROCESOS ADMINISTRATIVOS En cuanto a los procesos administrativos, se notó un avance en su organización y eficiencia, aunque sus manuales administrativos todavía no están terminados, lo que daría claridad y certidumbre a todos los procesos, incluyendo los ya certificados. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

17. VINCULACIÓN Finalmente, en lo concerniente a la vinculación de la Universidad con su entorno, es necesario insistir nuevamente en el fortalecimiento de la función, para lo que se debe definir un modelo de vinculación, reglamentar los ingresos externos y buscar la internacionalización de la institución, sobre todo en el área del Caribe donde podría convertirse en el líder de iniciativas y proyectos de investigación, así como de intercambio académico. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

18. La internacionalización de la Universidad será una manera de responder a las repercusiones de la globalización, respetando la idiosincrasia de las regiones y en especial la preservación de la cultura Maya. Al aumentar la dimensión internacional de la enseñanza, la investigación y el servicio se agrega valor a la calidad de los sistemas de educación superior; de esta manera, la preparación de sus egresados con una base sólida de conocimientos, relaciones y comunicaciones interculturales le darán a la UQROO una dimensión internacional envidiable. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

19. La presente administración tiene ante sí el reto de consolidar lo ya obtenido, corregir y completar los procesos faltantes y lograr el crecimiento y la presencia de la institución hacia su propio estado, como en la región sureste del país y el extranjero. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

20. Atención de la UQROO a las recomendaciones del Comité en la evaluación de 1997 (1) Recomendaciones vigentes, es decir, que la Universidad debe atender. (2) Recomendaciones cuyo cumplimiento pleno requiere de que aún se realicen acciones. (3) Recomendaciones que en el momento de la evaluación fueron pertinentes, pero dadas las condiciones actuales, ya no son pertinentes para su instrumentación.

21. METODOLOGÍA EMPLEADA EN LA EVALUACIÓN La evaluación de cada una de las áreas se realiza a partir del análisis de tres aspectos fundamentales: Normatividad: entendida como la regla a seguir o a la cual se debe ajustar la operación institucional. Funcionalidad: entendida como el análisis de la operación o gestión realizada para el desempeño de las funciones y el desarrollo de las actividades propias de las áreas a evaluar. Resultados: referidos a la eficiencia de la función administrativa y su impacto en la actividad académica. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

22. Los juicios emitidos y las recomendaciones planteadas tienen limitaciones. Ello se debe no sólo a la heterogeneidad de la información documental consultada, sino a que las opiniones expresadas por los miembros de la comunidad universitaria, entrevistados durante la visita a la institución, no siempre son coincidentes, ni entre sí ni con la información institucional. El Comité proporciona una perspectiva externa que no pretende sustituir el conocimiento que las autoridades tienen de su institución, y que será el que permitirá identificar la viabilidad de los juicios y recomendaciones mencionadas. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

23. RECOMENDACIONES PARA EL MEJORAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN INSTITUCIONAL Este apartado contiene las recomendaciones formuladas por el Comité para mejorar la función de administración y gestión, en apoyo a las tareas sustantivas de la Universidad a fin de transformar cualitativamente el trabajo académico institucional. Cada una de estas recomendaciones se presenta acompañada de su justificación, que se refiere a las características y condiciones institucionales en que se está operando, así como a la concepción que al respecto tiene el Comité. Asimismo, se hacen algunas sugerencias para operar las recomendaciones formuladas, tomando en cuenta que son ideas que la institución deberá analizar como posibles vías para llevar a la práctica tales recomendaciones. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

24. Legislación CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

25. I. PROYECTO INSTITUCIONAL 1. LEGISLACIÓN • Recomendaciones: • Actualizar los ordenamientos jurídicos que rigen la Universidad. • Fortalecer el área jurídica de la Universidad. • Explicitar en la normatividad los mecanismos que aseguren el cumplimiento de las funciones otorgadas a órganos que aún no existen en la estructura organizacional. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

26. Difundir y hacer del conocimiento de la comunidad universitaria la legislación de la Universidad. • Formular el Reglamento de Ingresos Propios. • Atender el problema de la situación laboral de las personas que prestan servicios en los denominados centros de extensión. • Analizar las implicaciones de la disposición relacionada con el nombramiento del Rector en la nueva Ley de Educación del Estado. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

27. 2. PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN • Elaborar un reglamento que apoye a las actividades de planeación en los distintos niveles y funciones de la gestión universitaria. • Incrementar la colaboración de la comunidad universitaria en la función de planeación-evaluación en el plano institucional. • Alinear el Programa Institucional de Fortalecimiento Institucional con el Plan de Desarrollo Institucional. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

28. Definir la competencia de la Dirección de Planeación en la formulación del presupuesto anual, su seguimiento y evaluación. Consolidar el mecanismo de evaluación de planes, programas y presupuestos de la institución, dentro del Sistema de Gestión de Calidad. Fortalecer el Sistema Institucional de Información (SIIA). Impulsar el desarrollo de la investigación institucional. Crear la función de organización y métodos, mantenerla en una sola área, conjuntamente con la función de gestión de calidad. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

29. II. ESTRUCTURA 1. PROCESOS ACADÉMICOS • Reorientar la matrícula de la Universidad. • Agilizar el proceso de ingreso del personal académico. • Reforzar el Programa Institucional de Innovación Educativa. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

30. Difundir los servicios de la biblioteca central entre los estudiantes y maestros • Agilizar los procesos de titulación en la opción de tesis y trabajo monográfico con réplica frente a jurado. • Facilitar a los estudiantes, las condiciones para el aprendizaje del idioma inglés. • Distribuir las prácticas profesionales durante la carrera. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

31. 2. POSGRADO E INVESTIGACIÓN • Crear una dirección de posgrado e investigación. • Fomentar el desarrollo de la investigación científica en la Universidad de Quintana Roo. • Constituir el consejo de investigación y posgrado. • Revisar y actualizar el Reglamento de Estudios de Posgrado e Investigación. • Contar con procesos de autoevaluación de los programas de posgrado en forma permanente, para conocer la opinión de alumnos y egresados, como también de empleadores. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

32. III. GESTIÓN INSTITUCIONAL 1. GOBIERNO • Otorgar carácter decisorio a los órganos de autoridad de la Universidad. • Mejorar el funcionamiento del Consejo Universitario. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

33. 2. ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN • Revisar los procedimientos para regular el orden administrativo, actualizando permanentemente estos procesos y detallarlos a nivel de manuales administrativos. • Aminorar la carga académico-administrativa del Rectorincrementando la delegación de actividades y abatiendo tramos de control. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

34. 3. RECURSOS HUMANOS • Fortalecer con recursos humanos a las áreas de apoyo administrativo de la institución. • Elaborar contratos claros y precisos en el caso de las cafeterías y los demás servicios que se contraten con empresas externas. • Aprovechar el Centro Evaluador de Competencias Laborales, para el beneficio de los trabajadores administrativos y académicos de la Universidad y crear la cultura de “Reproduce la Capacitación”, a través de los trabajadores que la recibieron, quienes pueden impartir cursos a sus compañeros. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

35. 4. PROCESOS ADMINISTRATIVOS • Implementar el servicio médico en la Unidad Académica de Cozumel. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

36. 5. FINANZAS • Normar las facultades y obligaciones del director de Administración y Finanzas. • Crear un módulo especial dentro del SIIA para que el rector reciba información financiera y administrativa en línea. • Elaborar el sistema contable para que se muestren los costos inherentes a los ingresos. • Asignar a personas diferentes actividades y responsabilidades relacionadas con la misma función. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

37. Dotar a la tesorería de un espacio aislado y de una caja de seguridad en su propia oficina. • Continuar con el proceso de regularizar los predios de la universidad. • Dotar de recursos humanos suficientes al auditor interno para que pueda desarrollar eficazmente su función de control y búsqueda de eficiencia. • Normar las funciones de los administradores de la Fundación de la Universidad de Quintana Roo, A. C. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

38. IV. INFRAESTRUCTURA 1. RECURSOS FÍSICOS E INSTALACIONES • Dar un mayor apoyo económico para mejorar los servicios de mantenimiento, personal, materiales y para la contratación de talleres externos. • Mejorar los mecanismos de control de los equipos informáticos. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

39. V. IMPACTO Y RELACIÓN CON EL ENTORNO 1. VINCULACIÓN • Establecer un programa permanente de información y promoción de imagen hacia el exterior y el interior de la Universidad. • Dar presencia a la función de vinculación. • Constituir un marco normativo para la administración de proyectos patrocinados y de educación continua. • Definir un modelo y programa de vinculación institucional. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

40. Constituir un consejo de vinculación con representación de empresarios • Concretar el sistema automatizado de control y seguimiento del servicio social. • Implementar un proyecto de intercambio académico y movilidad estudiantil. • Diseñar un programa institucional de internacionalización. • Operar un programa integrado de educación continua. CIEES COMITÉS INTERINSTITUCIONALES PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR