Formation à l’utilisation professionnelle de Calames

1. Formation à l’utilisation professionnelle de Calames

2. Programme • Prise en main de l’interface • Créer un document EAD • Voir et éditer les notices • Autres fonctionnalités de l’interface (copier/couper, exporter, rechercher…) • Enrichir : autorités IdRef, liens, bonnes pratiques EAD • Valider et publier • Lier/Inclure • L’interface publique

3. Rappel Un parcours d’introduction aux formations Calames est disponible sur la plateforme de formations à distance de l’ABES, à l’adresse suivante : http://tornade.abes.fr/moodle/course/view.php?id=9 Parcours complété par un questionnaire EAD (leçon 4).

4. Prise en main de l’interface

5. Travail en ligne • Interface de catalogage dans le navigateur : www.calames.abes.fr/prod • XMetal + développements ABES • On peut travailler de partout, pour peu que l’on ait accès à Internet via le navigateur Internet Explorer (versions 6 et suivantes) et un poste correctement configuré • Procédure plus ou moins directe selon l’environnement (selon mises à jour d’IE, Firewall…) • Explications : http://www.calames.abes.fr/prod/CalamesLogin.aspx

6. Première connexion • Nécessaire d’installer les droits du plugin XMetal et de l’outil de catalogage en étant administrateur du poste • Activer l’ActiveX XMAX et la licence XMetal http://documentation.abes.fr/aidecalames/manuel/premiere_connexion.html

7. Deux bases • Base de production (« Database Calames »)  • Données publiées sur www.calames.abes.fr • Base de formation (« Database Formation ») • pour la formation ou les premiers pas dans le travail courant • les données publiées sont visibles et interrogeables via une interface de consultation « secrète » : www.calames.abes.fr/pub/formation.aspx • Produisez et publiez dès que possible en base de production • Évite des migrations de données fastidieuses • Facilite la génération des statistiques

8. Présentation de l’interface • A gauche, arborescence des fichiers EAD • A droite, plugin XMetal : • zone d’édition (partie centrale) • liste des attributs et éléments (tout à droite) • En haut de la zone d’édition : menu XMetal, boutons d’enregistrement et de liens aux autorités IdRef, lien vers l’aide au catalogage

9. Arborescence XMetal Edition Listes Par défaut, seulement mes docs Affichage avec ou sans balises (pas d’affichage du code source)

10. Redimensionner les trois volets • Arborescence (gauche) • Cacher • Agrandir/diminuer • Editeur (centre) • Agrandir/diminuer • Listes des attributs et éléments (droite) • Cacher

11. Déplier l’arborescence Cliquer pour déplier A partir de <dsc>, on déplie de <c> en <c>

12. Menu contextuel (premier niveau) : la racine de l’arborescence A partir d'un clic droit sur Documents EAD, un menu contextuel affiche les différentes fonctions accessibles.

13. Menu contextuel (second niveau) : la racine des documents EAD A partir d'un clic droit sur la racine de chaque document, un menu contextuel affiche les différentes fonctions accessibles.

14. Menu contextuel (troisième niveau) : les nœuds EAD Tous les autres niveaux sont des nœuds de documents EAD. Il suffit d’effectuer un clic gauche sur chaque nœud pour afficher les nœuds inférieurs. A partir du niveau <dsc>, on ne peut déplier que des composants <c> (si le signe + l’indique)

15. Créer un nouveau document EAD

16. Quand créer un nouveau document EAD ? • Un fonds = une instance EAD • sauf dans certains contextes, et/ou lorsque le fonds n’atteint pas une taille significative • ne pas créer une instance spécifique pour un manuscrit isolé • Fichiers EAD à créer pour des raisons techniques et/ou intellectuelles • Nécessité d’information de haut niveau spécifiques (<author>, etc.) • Fichiers « maîtres », destinés à inclure d’autres fichiers • Fichiers EAD dépassant les 3 Mo : à scinder en plusieurs instances liées

17. Créer un nouveau document EAD • Clic-droit à la racine « Documents EAD »

18. Créer un nouveau document EAD • Créations ex nihilo (ou presque) • Partir d’un document vide • Partir d’un document-modèle (par import) • Charger un document EAD déjà complété • Après une rétroconversion • Doit être conforme aux règles Calames • Attention aux id de <c> ! (cf. infra)

19. Créer un nouveau document EAD • Copier un fichier d’une base vers l’autre : • Clic droit sur le fichier en base de formation • « Exporter » au format natif (EAD) • Enregistrer le fichier (par ex. sur le bureau) • Charger ce document en base de production • Attention : les propriétés de fichiers (numérotation, liaisons / inclusions…) sont propres à chacune des deux bases et ne sont pas exportables. Seul le contenu XML-EAD est exporté.

20. Créer un nouveau document EAD Fonction « Importer » Clic droit sur un fichier : « Gestion »« Importer » Permet de remplacer le contenu EAD tout en conservant les propriétés du fichier (intitulé, identifiant système…) Attention à l’encodage des caractères et à la compatibilité du fichier à importer

21. Noms des instances EAD • Identifiant de fichier… • donné par le système (ordre de création) • base pour les URL http://www.calames.abes.fr/pub/ms/FileId-93 • ne pas modifier cette clé système ! • … suivi d’un « intitulé libre » donné par le catalogueur • toujours commencer par le RCR Calames ex. : 751059808_076_Fonds_Tzara 751059803_ENS_CAPHES_Taton • Chaque fichier fait partie d’un groupe de droits (=logins autorisés à modifier ce fichier)

22. <repository><corpname> • <repository> contient des informations sur l’établissement dépositaire du fonds au niveau <archdesc> • La balise <corpname> contient : • le nom de l’établissement sous forme usuelle ; • un attribut AUTHFILENUMBER, dont la valeur est le numéro RCR Cet attribut est indispensable à la publication du fichier • un attribut SOURCE, dont la valeur est « Répertoire_des_Centres_de_Ressources  » • un attribut NORMAL, dont la valeur est le nom de l’institution sous une forme normalisée.

23. TP 1Créer un nouveau document

24. Voir et éditer un document EAD

25. Voir / éditer à différents niveaux

26. Afficher les fragments • Pour afficher un fragment : clic-droit + « voir » • L’affichage par défaut ne présente pas les balises • Les boutons Enregistrer et Autorités sont cachés

27. Je peux voir mais pas modifier les fichiers des autres établissements

28. Le mode Édition • Pour modifier un fragment, il faut : • faire un clic-droit + « éditer » • effectuer les modifications dans XMetal • enregistrer • Editer ≠ publier • contrairement à WinIBW (Sudoc) par ex. • instances et composants sont (beaucoup) plus nombreux dans la base de production que dans l‘interface publique

29. Verrouillage des notices en édition • Un fragment en cours d’édition • peut être affiché par les autres catalogueurs … • … mais pas édité par eux • Pour déverrouiller le fragment qu’on éditait • il suffit de cliquer ailleurs • ! Message d’alerte pour éviter de perdre son travail

30. Habillage des balises EAD Info-bulle contextuelle

31. Éditer dans XMetal • Pour ajouter ou modifier un attribut EAD • Rédiger dans la liste des attributs ou y sélectionner une valeur : • Pour ajouter un élément EAD • Cliquer dans la liste des éléments :

32. Attention !! • Le système propose tous les éléments EAD officiels… • …même les éléments déconseillés ou interdits

33. Aides à la saisie • En l’absence de renseignement de leurs attributs, certains éléments sont soulignés : • les <persname>, <corpname> et <famname> sans attribut @role • les <unitid> sans attribut @type • les <title> sans attribut @role (sujet ou titre) • les <unitdate> sans @normal • les <genreform> sans @type ou sans @normal • Eléments + attributs • saisie des codes et libellés de langue et d’écriture dans l'élément <language> • lien aux autorités Sudoc (via IdRef)

34. Édition partielle • Le système propose une « édition partielle » • si le fragment à modifier est très important • sinon, risque d’erreur à l’enregistrement • mais pas à l’affichage: lenteur uniquement • Question de réseau, de poste informatique… • Édition partielle d’un <c> • on peut tout modifier sauf les sous-<c> • Édition partielle de tout autre nœud • on ne voit pas les nœuds inférieurs • on peut seulement modifier les attributs  A éviter

35. TP 2 Editer dans XMetal

36. Autres fonctionnalités de l’interface

37. Attributs ID des composants <c> : donnée essentielle ! Chaque <c> a un identifiant (ne pas confondre <c @id> avec <unitid>) • Cet id doit être unique à l’échelle de la base Calames • Cet id est la base de l’URL publique de chaque composant Ex: http://www.calames.abes.fr/pub/ms/UNI170487 • Cet ID doit être unique et stable : privilégier les ID générés automatiquement par l’outil Calames • Attention aux copier/coller effectués dans la fenêtre d’édition XMetal!

38. Copier/Couper/Coller dans XMetal • 2 méthodes : • clic-droit + cut|copy|paste • touches clavier (conseillé) : • copier : Ctrl+C • couper : Ctrl+X • coller : Ctrl+V

39. Copier/Couper/Coller dans XMetal • Attention aux ID de <c> • copier un <c> dans XMetal ne supprime pas les ID • Si je colle dans XMetal, à l’enregistrement, le 2nd <c> est renommé ( risque d’URL instable) • Si je colle dans l’arbre, je crée un doublon • Pour déplacer, ne pas faire Copier + Supprimer. Utiliser Couper ! • Ne pas mélanger Copier/Couper/Coller au niveau de l’arbre et de XMetal

40. Copier/coller dans l’arbre • Clic droit au niveau de chaque nœud • Copier et • coller dedans • coller après • coller avant • Tout copier-coller d'un <c> supprime les ID (au moment du coller, un nouvel id est ajouté au <c>)

41. Couper/coller dans l’arbre • Clic droit au niveau de chaque nœud • Couper et • coller dedans • coller après • coller avant • Tout couper-coller laisse les ID en l'état.

42. Couper/coller plusieurs <c> à la fois(dans l’arbre) • Déplacer une série de <c> de même niveau • Couper depuis, puis • Couper jusque, puis • Coller • Avant • Après • Dedans • Les ID de <c> sont conservés

43. Créer un composant dans l’éditeur Insérer un nouveau <c> via la liste des éléments disponibles à partir de l’élément <dsc> ou d’un <c> parent Copier-coller un <c> pré-existant Dans ce cas, attention : toujours supprimer l’identifiant du <c> copié avant enregistrement

44. Créer un composant dans l’arbre • Créer un nouveau composant <c> • avant • après • dedans par clic droit dans l’arbre de gauche • Le seul élément qui puisse être créé au sein d’un <c> par le biais de l’arbre de gauche est un <c> « subordonné »

45. Copier/Couper/CollerAutres possibilités • Copier à partir d’une source extérieure • Attention aux ID de <c> • Attention à l’encodage des caractères dans la source extérieure

46. TP 3Couper, coller, créerà partir de l’arbre

47. Enrichir : les autorités et les liens

48. Des autorités pour quoi faire ? • Permettre l'accès aux documents : retrouver • toutes les oeuvres d’un auteur quelle que soit la forme du nom présente dans le document, • toutes les éditions d’une oeuvre quelle que soit la forme du titre du document • tous les documents sur un même sujet • Identifier l’entité décrite • contextualiser • lever les ambiguïtés (homonymes…) • pour servir le catalogue • sans pour autant rédiger une encyclopédie

49. Des autorités pour quoi faire ? • Recenser les différents noms et les différentes formes du nom • Différents noms : • Pseudonymes • Noms de mariage • Noms en religion… • Différentes formes : • Formes hétérogènes : prénoms abrégés, astéronymes… • Formes étrangères • Contrôler les points d’accès = fixer la forme de la vedette • Depuis sept. 2011 : les formes rejetées des autorités Sudoc sont indexées dans Calames

50. Contenu des notices d’autorité • Les variantes de forme du nom • Formeretenue • Forme(s) rejetée(s) Voir • Formeparallèle (forme “savante” / forme “courante”)‏ • Formeassociée : liens versd’autresentitésVoiraussi • Les notes : attention au “tout ourien” ! • Les sources : • les sources justifient le contenu de la notice d’autorité • de plus, la première justifiel’existence de la notice d’autorité au sein du catalogue