Documentos, actas, certificaciones y archivos electrónicos

1. Documentos, actas, certificaciones y archivos electrónicos Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE-TIC y de Secretarios Generales de Universidades Españolas Córdoba, 13 de marzo de 2009 Modesto Fabra Valls Vicerrector de Asuntos Económicos y Servicios en Red. Universitat Jaume I fabra@uji.es

2. Las actas y certificaciones académicas • Las actas académicas universitarias son documentos públicos que recogen el resultado de las evaluaciones de los alumnos en las distintas materias de los planes de estudio según el sistema de calificaciones establecido en la normativa aplicable. • Van firmadas por el profesor responsable de la evaluación de cada una de las asignaturas. • Las certificaciones académicas son documentos públicos expedidos por funcionarios facultados para dar fe de las actuaciones de los órganos encargados de la evaluación académica. • Van firmadas por quien tiene la función de fe pública (secretaría general o por la secretaría de centro)y reflejan el conjunto de calificaciones de un estudiante.

3. La fuerza probatoria de actas y certificados académicos • Su fuerza probatoria se regula en el 317 LEC. Es ligeramente distinta para cada uno de ellos: • Las certificaciones en la medida en que son expedidas por quien tiene la facultad para dar fe de las actuaciones se asimilan a los documentos notariales: hacen plena prueba del hecho, acto o estado de cosas que documenten, de la fecha en que se produce esa documentación y de la identidad de los fedatarios y demás personas que, en su caso, intervengan en ella. • Los hechos, actos o estados de cosas que consten en las actas se tendrán por ciertos salvo que otros medios de prueba desvirtúen la certeza de lo documentado.

4. La evolución normativa del documento electrónico (I) • Art. 49.1 Ley 16/1985, de 25 dejunio del Patrimonio Histórico Español. • “Se entiende por documento, a los efectos de la presente Ley, toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos”. • Artículo 45.2 Ley 30/1992, de 26 de noviembre (LRJPAC). • Contrapone el documento electrónico al documento original, atribuyéndole. • Le atribuye la misma validez y eficacia si se garantiza la autenticidad, integridad, conservación y, en su caso, recepción. • Artículo 3.d. del RD 263/1996, de 16 de febrero. • Le atribuye como características su susceptibilidad de “ser almacenada, editada, extraída e intercambiada entre sistemas de tratamiento de la información”. • Artículo 318, Ley 1/2000, de 7 de enero (LEC) -Los documentos públicos pueden aportarse mediante documentos electrónicos.

5. La evolución normativa del documento electrónico (II) • Artículo 3.5. Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica (LFE) en su redacción original: • El redactado en soporte electrónico que incorpore datos que estén firmados electrónicamente. • Artículo 29 Ley 11/2007, de 22 de junio (LAE). • Documentos administrativos, emitidos por medios electrónicos, cuando incorporen una o varias firmas electrónicas. • Esta definición debe ser completada con la de la letra j del anexo: • Documento electrónico: Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. • La Ley 56/2007, de 28 de diciembre, modifica la LFE para hacer coincidir la definición de documento electrónico con la anterior. • Se desprende una evolución: La relevancia del contenido frente al continente: la información y la susceptibilidad de su tratamiento.

6. Elementos esenciales del documento electrónico Características del documento electrónico: -Debe contener información (de cualquier naturaleza). -Archivar la información en soporte electrónico. -Debe tener un formato determinado y conocido. -Susceptibilidad de identificación y tratamiento diferenciado. Los documentos administrativos electrónicos deben incorporar firmas electrónicas.

7. ¿Qué firmas electrónicas? • Se regulan en los artículos 18 y 19 LAE (carácter básico). • Resoluciones automatizadas: • Sello electrónico, basado en certificado electrónico que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica. • Código seguro de verificación. • Personal al servicio de las AAPP. • Firma electrónica del personal a su servicio. • Las Administraciones pueden facilitar sistemas de firma electrónica en los que se podrá identificar conjuntamente al titular y a la administración y órgano. • Puede utilizarse la firma electrónica del DNI.

8. Tipos de firmas electrónicas • Se regulan en la LFE: • La firma electrónica: conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. • Firma electrónica avanzada: firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados. • Está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere. • Ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control. • Se considera firma electrónica reconocida la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido (expedidos por PSC que cumpla los requisitos previstos en la Ley) y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

9. ¿Puede incorporarse cualquier firma electrónica a un documento electrónico administrativo? • La Ley no exige que sea la firma electrónica reconocida. • Según el artículo 3.9 LFE no se negarán efectos jurídicos a una firma electrónica que no reúna los requisitos de firma electrónica reconocida en relación a los datos a los que esté asociada por el mero hecho de presentarse en forma electrónica. • Pero… • Según el artículo 45.5 LRJPAC los documentos electrónicos no sólo deben garantizar la autenticidad sino también la integridad. • La firma electrónica que no es avanzada no permite garantizar la integridad. No permite la vinculación objetiva, sino únicamente la subjetiva. • Esta vinculación objetiva se deberá garantizar de otro modo. Por ejemplo, añadiendo un sello electrónico.

10. ¿Qué tipo de firma debe incorporarse a las actas y a las certificaciones electrónicas • Para la determinación del tipo de firma exigible en cada caso debe aplicarse el principio de proporcionalidad: sólo se exigirán las garantías y medidas de seguridad adecuadas a la naturaleza y circunstancias de los distintos trámites y actuaciones. • Por los efectos que producen y para no perder fuerza probatoria la firma a utilizar en ambos casos es recomendable utilizar en estos casos firma electrónica reconocida o, al menos, firma electrónica avanzada basada en certificado reconocido. • La diferencia entre ambas consiste en la prueba en relación con la firma electrónica reconocida tiene la prueba tasada: Se limita a comprobar que se trata de una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido, que cumple todos los requisitos y condiciones y que la firma se ha generado mediante un dispositivo seguro de creación de firma electrónica (art. 3.8 LFE). • Si se impugna la veracidad de la firma electrónica avanzada se aplica la prueba pericial. De ahí la ventaja de utilizar certificados reconocidos.

11. La referencia temporal • Según el artículo 29.2 Ley 11/2007 (tiene carácter de básico) los documentos administrativos incluirán referencia temporal, que se garantizará a través de medios electrónicos cuando la naturaleza del documento así lo requiera. • La referencia temporal debe incluirse en todoslos documentos administrativos electrónicos. • Esta referencia temporal debe garantizarse por medios electrónicos (el sello de tiempo prestado por un PSC constituye un medio idóneo a este respecto) cuando la naturaleza así lo requiera. • ¿Es suficiente con añadir la fecha al documento en el cuerpo del documento para cumplir con la exigencia de referencia temporal o debe incorporarse la fecha por medios electrónicos? • El proyecto de Real Decreto de desarrollo de la LAE (aplicable a la AGE) opta por la marca de tiempo. En todos los documentos electrónicos en los que no sea exigible el sello de tiempo, debe asignarse por medios electrónicos de la fecha y, en su caso, la hora a un documento electrónico.

12. ¿Qué referencia temporal deben incorporar los certificados y las actas académicas? • En las certificaciones académicas la fecha a la que se refieren las circunstancias reflejadas es esencial (en este sentido, recuérdese que hacen prueba plena de la fecha en que se producen según el artículo 319.1 LEC. Aunque dicha prueba de la fecha se deriva de la función pública con que actúa quien las firma, la naturaleza del acto requiere, a nuestro juicio, que esa fuerza probatoria se vea apoyada por acreditación fehaciente electrónica de la fecha. • En las actas se refleja el resultado de un proceso pero la fecha en la que acaban expidiéndose no parece requisito esencial. Sería suficiente con marca de tiempo aunque la acreditación fehaciente electrónica de la fecha facilitará la prueba en caso de impugnación. • Si se dispone de acuerdo con un PSC para que preste servicios de sellado de tiempo y en el formato de firma utilizado se puede incorporar la referencia temporal ¿no es más sencillo aplicar a todas las transacciones firmadas el sello de tiempo?

13. Los documentos dictados en resoluciones automatizadas • Según el artículo 53 LRJPAC es requisito de validez que los actos estén dictados por órgano competente. • Según la LFE (3.1) la firma electrónica es el conjunto de datos electrónicos que permiten identificar al firmante. Y el firmante es (art. 6.2) la persona física que posee un dispositivo de creación de firma y actúa en nombre propio o de una persona física o jurídica a la que representa. • Hace falta que una disposición legal atribuya valor a las resoluciones (y documentos en que se contienen) expedidos automáticamente.

14. Las resoluciones automatizadas en la LAE. Las certificaciones y actas automatizadas. • El artículo 38 LFE (carácter básico) establece que podrán adoptarse y notificarse resoluciones de forma automatizada en aquellos procedimientos en los que así esté previsto. • Y el artículo 39 LFE (no tiene carácter básico) señala que deberá establecerse previamente el órgano u órganos competentes, según los casos, para la definición de las especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad y, en su caso, auditoría del sistema de información y de su código fuente. Asimismo, se indicará el órgano que debe ser considerado responsable a efectos de impugnación. • Deberá regularse y aprobarse su utilización en cada procedimiento concreto.

15. Certificaciones y actas automatizadas • Aunque la LFE hable de resoluciones, deben incluirse todo tipo de actos, incluso los actos de constancia (certificaciones). • Las certificaciones electrónicas automatizadas no tendrán la especial fuerza probatoria del artículo 319.1 LEC al no estar expedidas por funcionarios facultados para dar fe de disposiciones y actuaciones de aquellos órganos, Administraciones o entidades. Sí gozarán de presunción de validez (los hechos que reflejen se tendrán por ciertos salvo que otros medios de prueba desvirtúen la certeza de lo documentado). • También podrían diseñarse y utilizarse sistemas automatizados de expedición de actas, por ejemplo, tras efectuar las medias aritmética de las asignaturas compartidas por varios profesores. En todo caso, será menos frecuente.

16. ¿Certificados electrónicos o intercambio automatizado de información? • Muchos de los certificados que se expiden tienen como destinatarios otras administraciones. • Según el artículo 6.2.b LFE (carácter básico) los ciudadanos tienen derecho a no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas. • Según el artículo 9.1 LFE (carácter básico) para cumplir con este derecho cada Administración deberá facilitar el acceso de las restantes AAPP a los datos relativos a los interesados que obren en su poder y se encuentren en soporte electrónico, especificando las condiciones, protocolos y criterios funcionales o técnicos necesarios para acceder a dichos datos con las máximas garantías de seguridad, integridad y disponibilidad, de conformidad con la LOPD. • Una vez desarrollado el sistema puede ofrecerse también a otros destinatarios de la información contenida en los certificados académicos, (ej. empleadores) siempre con consentimiento del interesado. • Con el desarrollo y consolidación de la administración electrónica debería reducirse el número de certificados expedidos. • Convendría que todas las universidades acordasen unas condiciones, protocolos y criterios funcionales idénticos.

17. La coexistencia de las actas (y los demás documentos electrónicos) y en papel La LAE no tiene como objetivo final la supresión del papel en la Administración Pública. Diversos principios y preceptos van a determinar la coexistencia de documentos electrónicos y documentos en papel: Desde la perspectiva de los derechos de los ciudadanos: -Derecho a elegir, entre aquellos que en cada momento se encuentren disponibles, el canal a través del cual relacionarse por medios electrónicos con las Administraciones Públicas (art. 6. 2.a LAE). -Derecho a elegir la manera de comunicarse o no por medios electrónicos (art. 27.1 LAE) -Derecho elegir el medio con el que recibir las notificaciones (art. 28.1 LAE). Desde la perspectiva de la autoorganización: -El despliegue de la administración electrónica se condiciona a las disponibilidades presupuestarias. -En relación con procedimientos y documentos que no tienen incidencia sobre los ciudadanos (por ejemplo, las actas) la supresión del papel no dehe ser un fin en si mismo sino un medio para racionalizar, simplificar y mejorar el procedimiento.

18. Las copias electrónicas de documentos electrónicos • Puede parecer que no tiene mucho sentido hablar de copias electrónicas de documentos electrónico. • Sin embargo: • Los originales deben mantenerse en poder de la administración (en expedientes que requieren el original o en sus archivos). • La copia puede tener un formato distinto al original. • Según el art. 30.1 LAE (el artículo 30 tiene carácter básico) las copias electrónicas electrónicos de documentos electrónicos (públicos o no) son copias auténticas (tienen igual validez y eficacia que el original) con independencia de que conserven el formato original siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración, y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento. • Hay dos posibilidades. • Que se mantenga la misma firma y formato. • Que se cambie de formato. En este caso, el proyecto de RD de desarrollo exige que entre los metadatos se indique que es una copia y que la copia vaya firmada.

19. Las copias electrónicas de documentos en papel • La LAE distingue entre copias electrónicas e imágenes. • Las copias electrónicas de documentos emitidos originalmente por las AAPP en papel tienen la consideración de copias auténticas si existe constancia de su autenticidad. • Según el artículo 30.3 LAE las AAPP pueden obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia (compulsa electrónica). • ¿Sólo de documentos privados aportados por particulares? • El proyecto de RD desarrollo LAE las “imágenes electrónicas” también pueden obtenerse de documentos de la administración, con determinados requisitos. • Preferencia por el formato electrónico: Los documentos electrónicos deben conservarse en formato electrónico. Los documentos en papel compulsados electrónicamente pueden destruirse. • En consecuencia: aunque no todas las actas se firmen electrónicamente pueden aplicarse políticas de archivo únicas sobre la compulsa electrónica de las actas en papel.

20. Las copias en papel de documentos electrónicos • Las copias en soporte papel de originales electrónicos también son copias auténticas si incluyen la impresión de un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación, que puedan ser consultados mediante acceso a archivos electrónicos. • Esta posibilidad será muy útil para los certificados electrónicos: • Si la otra administración o empresa dispone de posibilidad de recabar la información de la universidad no será necesario el certificado electrónico. • Si la otra administración o empresa no se conecta con sus sistemas de información ¿cómo se le entrega el certificado electrónico? ¿cómo lo revisa? • En estos casos lo habitual será presentar una impresión en papel ante la empresa o administración ante la que pretenda que surtan efectos con un código de verificación que pueda ser comprobado mediante consulta en una url de la universidad.

21. El archivo electrónico de los documentos electrónicos • El artículo 31 LAE (no tiene carácter básico) recoge principios muy generales respecto al archivo: • Pueden almacenarse por medios electrónicos “todos” los documentos. • Los documentos electrónicos deben conservarse en este formato. • Los documentos electrónicos pueden conservarse en el formato en que se originaron o en otro si se garantiza la identidad e integridad. • Debe contarse con medidas de seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, calidad, protección y conservación. En particular es necesario garantizar el control de accesos y el cumplimiento de la LOPD.

22. Los metadatos • El artículo 42 del proyecto de RD de desarrollo de la Ley 11/2007 da un paso más al referirse a los metadatos cuya importancia resulta relevante para su conservación y archivo. • Son metadatos la información electrónica asociada a los documentos electrónicos de carácter instrumental, que sirve para facilitar el conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características a los efectos de garantizar su disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del documento. • Los metadatos permitirán, en relación con el documento administrativo electrónico relacionar los documentos con los expedientes de los que forman parte. Es decir, contextualizar el documento en el marco del órgano, función y procedimiento a que corresponden. • Los metadatos también incorporan datos relacionados con la firma y referencia temporal.

23. Los formatos o estándares. Formato de documento En relación con la conservación deberá considerarse: • El formato del documento (del objeto electrónico a conservar). • Preferencia, si no utilización exclusiva, de los formatos abiertos. • El XML tiene la virtualidad de: • Ser texto plano, legible por máquinas y humanos. • Permitir la incorporación de etiquetas con información (metadatos) necesaria. • Permitir una representación en otros formatos (html o pdf) mediante hojas de estilo xsl. • En caso de utilizar otro formato fuente, por ejemplo el .pdf, puede codificarse en base64 e incorporarse a un xml con las etiquetas (metadatos) necesarias a efectos de archivo y conservación.

24. El formato de la firma • El formato idóneo para la conservación a largo plazo es el formato XAdES-X-L (Extended long term) (Añade sello de tiempo, referencias a datos de verificación y listas de revocación con sellos de tiempo a estas referencias y los propios certificados y listas de revocación a los documentos firmados para permitir la verificación en el futuro incluso si las fuentes originales (de consulta de certificados o de las listas de revocación) no estuvieran ya disponibles. • El original integrado en el XAdES deberá contener tanto el documento original como los metadatos (puede ser un XML con toda la información adicional que, a su vez, integra el documento original).

25. El formato de los metadatos • El formato de los metadatos. • Los estándares de metadatos (Dublin Core, METS..) no se refieren a documentación administrativa. • El Esquema Nacional de Interoperabilidad quizá resulte de ayuda. • Convendría que desde la CAU se elaborase una guía o propuesta al respecto.