IFS Informationsveranstaltung

1. IFS Informationsveranstaltung IFS Audit Stephan Franke

2. IFS Agenda • Aufbau des QM-Handbuches • Aufbau des QM-Handbuches • QM-Handbuch Details • HACCP Konzept • Einbinden ins QM • CCP-Kontrolle • Voraudit: Was wird kritisch hinterfragt? • Audit • Ablauf des Audits • Tipps zum Audit

3. IFS Agenda • Aufbau des QM-Handbuches • Aufbau des QM-Handbuches • QM-Handbuch Details • HACCP Konzept • Einbinden ins QM • CCP-Kontrolle • Voraudit: Was wird kritisch hinterfragt? • Audit • Ablauf des Audits • Tipps zum Audit

4. IFS Aufbau des QM-Handbuches 1 • Vorstellung des Unternehmes • Zweck / Aufbau / Zugriff des QMH • Verantwortung der Leitung • Qualitätspolitik / Qualitätsziele • Verantwortung (Organigramm) • Kommunikation (u.a. Dokumentenlenkung) • Managementbewertung (Auditpläne, Schulungspläne, ....) • Management der personellen Ressourcen • Qualifikation, Schulung, Hygienestandards • Einweisung neuer Mitarbeiter • Produktrealisierung • Spezifikation für Produkte, Rohstoffe und Verpackungsmaterial

5. IFS Aufbau des QM-Handbuches 2 • Produktrealisierung • Produktentwicklung • Beschaffung (u.a. Umgang mit fehlerhaften Materialien, Rohstoffen ....) • Produktion • Kennzeichnung, Fließbilder, HACCP, Reinigung, Hygiene, Abfallentsorgung, Schädlingsbekämpfung, Lagerhaltung, Transport, Wartung/Instandhaltung, Anlagen- und Prozessvalidierung • Messung, Analyse und Verbesserung • Prozesssteuerung • Messung der Produktqualität, Mengenkontrolle, Freigabe der Produkte) • Interne Audits • Reklamationen • Lenkung fehlerhafter Produkte • Korrekturmaßnahmen

6. IFS Agenda • Aufbau des QM-Handbuches • Aufbau des QM-Handbuches • QM-Handbuch Details • HACCP Konzept • Einbinden ins QM • CCP-Kontrolle • Voraudit: Was wird kritisch hinterfragt? • Audit • Ablauf des Audits • Tipps zum Audit

7. IFS QM-Handbuch Details 1 • Zum Aufbau: • Struktur der Norm DIN EN ISO 9001:2000 • Gliederung zwischen Hauptteil (Vorgehensweise) und Anhang(Fließbilder, Verfahrensanweisungen, Formblätter...), da in der Regel der Anhang viel häufiger angepasst werden muss • Mitarbeiter mit Verantwortung für Qualität müssen Ihre Befugnisse und Verantwortungen kennen • Wer jetzt umfangreiche Auditpläne vorlegt, muss im nächsten Jahr deren Durchführung nachweisen • Schulungen/Hygiene usw. • Hygienestandards auch Fremdbeschäftigten und besuchern zur Kenntnis bringen • Schulungspläne wurden erfragt, dazu müssen natürlich dann auch die Nachweise vorliegen

8. IFS QM-Handbuch Details 2 • Produktrealisierung: • Sind sämtliche Spezifikationen für die Produkte, Rohstoffe vorhanden? • Gliederung zwischen Hauptteil (Vorgehensweise) und Anhang(FließbildBeschaffung: Vereinbarung von Spezifikationen, Gentechniknachweis, Allergenes Potential, ist der Lieferant zertifiziert? • Zuverlässige Rückholung von Produkten mit Mängeln • Fließbilder Bestandteil des HACCP-Konzeptes und im Rahmen des HACCP-Audits zu prüfen • Es müssen nicht zwangsläufig viele CCPs definiert sein, wenn die Kontrollen der wirklich wichtigen CCPs vollständig dokumentiert sind, • Reinigungs/Desinfektionspläne. Durchführung der Reinigungsmaßnahmen muss dokumentiert sein, wenn bei sensiblen Produkten besondere Reinigungsmaßnahmen definiert sind, wird auf so was genauer geschaut, bspw. Wenn definiert ist, dass vor ACE-Produkten eine Zwischenreinigung vorgeschrieben wird.

9. IFS Agenda • Aufbau des QM-Handbuches • Aufbau des QM-Handbuches • QM-Handbuch Details • HACCP Konzept • Einbinden ins QM • CCP-Kontrolle • Voraudit: Was wird kritisch hinterfragt? • Audit • Ablauf des Audits • Tipps zum Audit

10. IFS HACCP-Konzept im QM • Das HACCP Konzept ist eines der tragenden Elemente im IFS • Ein vorhandenes HACCP Konzept ist zu überarbeiten und ins QM-Handbuch einzubinden • ZuverlässigeDurchführung einer Risikoanalyse: physikalische, chemische und mikrobiologische Gefahren • Untersuchung des Risikopotentials: bspw. können Produktgruppen gebildet werden, wo Produkte ähnlichen Gefährdungspotentials zusammen gefasst werden, um danach Probenintervalle .... zu bestimmen. • Festlegung einer handhabbaren Zahl an CCP‘s, nicht die Masse an CCP‘s sondern der einwandfreie Umgang mit einem CCP ist wichtig, wobei natürlich Kontrollen, wie CO2 bei Glasflaschen nicht fehlen dürfen. • Ein unsachgemäßer Umgang mit einem CCP ist ein KO-Kriterium

11. IFS Agenda • Aufbau des QM-Handbuches • Aufbau des QM-Handbuches • QM-Handbuch Details • HACCP Konzept • Einbinden ins QM • CCP-Kontrolle • Voraudit: Was wird kritisch hinterfragt? • Audit • Ablauf des Audits • Tipps zum Audit

12. IFS HACCP-Konzept Kontrolle • Aufstellen kritischer Grenzen • Überwachungsprotokolle: Exceltabellen ..... • Korrekturmaßnahmen • Mitarbeiter werden gefragt, ob Sie die Grenzwerte kennen, die Grenzwertlisten für die verschiedenen Produkte müssen ausliegen, grobe Richtwerte zu wissen und die Möglichkeit, anhand der ausgelegten Spezifikationen die Messungen zu prüfen, dürfte ausreichen • Die Mitarbeiter müssen wissen, was Sie bei Abweichung zu tun haben. • Legt man sehr enge Grenzwerte fest, sind häufig Korrekturmaßnahmen durchzuführen, die optimal auch nachzuweisen sind. Da könnte es u.U. etwas einfacher sein, bei den Grenzwerten einen größeren Spielraum einzuräumen! Sinnvoll ist es, einen Wert für Korrekturmaßnahmen und einen Wert für „Nicht verkaufsfähig“ zu definieren, Bsp.: ein Getränk soll laut Spezifikation 3 °Brix haben, über 3,3°Brix müssen Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden, über 3,7° Brix nicht mehr verkaufsfähig bzw. vorläufige Sperrung und Nachkontrolle • Prüfmittelüberwachung: Es ist zu dokumentieren, wann zuletzt eine Überprüfung des Messinstrumentes erfolgt ist

13. IFS Agenda • Aufbau des QM-Handbuches • Aufbau des QM-Handbuches • QM-Handbuch Details • HACCP Konzept • Einbinden ins QM • CCP-Kontrolle • Voraudit: Was wird kritisch hinterfragt? • Audit • Ablauf des Audits • Tipps zum Audit

14. IFS Voraudit Kap. 1 • CCP: • Grenzwerte müssen vor Ort bekannt sein. Bsw. Bei welchem pH-Wert eine erneute Spülung durchzuführen ist! • Wenn bspw. beim Flascheninspektor eine erneute Prüfung bei Nichtfunktionalität durchzuführen ist, muss diese natürlich auch dokumentiert werden und bekannt sein, was bei einer erneuten Abweichung zu tun ist. • Qualitätsaufzeichnungen • Sind alle Unterlagen vorhanden und im Ernstfall die Informationen schnell auffindbar? • HACCP-Konzept • Wie oft kommt das HACCP-Team zusammen und was wird dann gemacht, um die Effizienz des Systems zu überprüfen? • Im Unternehmen müssen für die Lebensmittelsicherheit relevante Informationen im Zusammenhang mit dem Erzeugnis und diesbezüglichen Verfahren dokumentiert sein. • HACCP-Team muss den Betriebsablauf anhand des Ablaufdiagramms überprüft haben. • QM-Handbuch • Muss den betreffenden Mitarbeitern jederzeit griffbereit zugänglich sein, hier muss auch klar geregelt sein, wer Leserecht bzw. wer das QM-Handbuch bearbeiten darf. • Dokumente müssen deutlich lesbar, unzweideutig sein, der Bezug zwischen Dokumenten muss eindeutig sein, auch in der Wahl von Begriffen

15. IFS Voraudit Kap. 2 und 3 • QM-Handbuch: • Wie geht man vor, wenn wichtige Dokumente zu ändern sind? • Dokumente • Die Grenzwertlisten im Labor nicht handschriftlich ändern, zumindest muss nachvollzieh-bar sein, dass die Änderung von einer autorisierten Person durchgeführt wurde. • Arbeitsplatzbeschreibungen • Arbeitsplatzbeschreibungen müssen vorhanden und von den Mitarbeitern unterschrieben werden! • Hygiene – Kopfbedeckung • Bereich Flaschenfüllung nur zu Probenziehung betreten und in Ausnahmen, wenn Pro-bleme auftreten, festgelegt, dass Kopfbedeckung vor Betreten des Füllers aufgesetzt wird, ebenso wurden Schuhüberhauben überzogen, bevor der Füllerinnenbereich betreten wird. • Hygienestandards müssen externen Mitarbeitern von jedem Fachbereich dargelegt werden, Infos können beim Pförtner ausliegen oder in Eigenverantwortung des Fachbereiches. Der Zertifizierer hat beim Betreten des Betriebsgeländes nicht geprüft, ob die Hygienevor-schriften ausliegen, aber erwartet, dass er vor einem Rundgang darüber aufgeklärt wird. • Uhren abnehmen, bitte auch darauf achten, dass an allen Handwaschbecken Handtuch, Seifenspender zur Verfügung stehen • Wenn Fremdfirmen dauerhaft im Haus sind, bspw. Kantine fremd vergeben, muss dies im Handbuch erwähnt werden und die Hygienezustände geprüft werden und die Fremdfirma die Hygienestandards kennen.

16. IFS Voraudit Kap. 4 • Prozess: • Aufpassen, dass bspw. Scherbenbehälter (Inspektor) nicht zu nah am Band stehen, wo die einwandfreien Flaschen weiter laufen. Es könnten ja Scherben in die einwandfreien Flaschen kommen? • Dokumente • Bitte aufpassen, dass die Grenzwertlisten im Labor den Produktspezifikationen angepasst sind, es muss alles harmonisiert werden, auch wenn es bspw. Rezepturänderungen gibt. • Probenplan • muss durchgängig von Rohstoff bis Fertigerzeugnis dokumentiert sein! • Lieferantenbewertung • Hier ist bspw. das Zertifikat des Lieferanten ein wichtiges Element, • Risikoabschätzung, um die Häufigkeit und Methoden der Beurteilung festzulegen • Maschinen/Leitungen • Es sollte so sein, dass Verfahrensabwässer direkt in den Ausguss geleitet werden und nicht erst 10 Meter über den Boden laufen • Eingangsdokumente • müssen gegengekennzeichnet sein

17. IFS Voraudit Kap. 5 • Messungen / Probenpläne usw.: • Wer darf Produkte, gesperrte Produkte .... Freigeben? Es muss eindeutig dokumentiert sein, wie mit gesperrten Produkten gefahren wird, aber auch, wie bei normaler Produktion verfahren wird. • Überprüfung von Produkten am Ende des MHD‘s, Nachweis, dass die Produkte auch bis zum Ende des MHD‘s einwandfrei sind. • Alle Dokumente, die die Probenplanung, Durchführung, Messung usw. betreffen sind den verantwortlichen Mitarbeitern vorzulegen und müssen im Bedarfsfall auch sofort zur Hand liegen. • Wichtig ist, dass die Messgeräte in einwandfreiem Zustand sind und dokumentiert ist, dass die Messgeräte einwandfrei sind.

18. IFS Agenda • Aufbau des QM-Handbuches • Aufbau des QM-Handbuches • QM-Handbuch Details • HACCP Konzept • Einbinden ins QM • CCP-Kontrolle • Voraudit: Was wird kritisch hinterfragt? • Audit • Ablauf des Audits • Tipps zum Audit

19. IFS Audit Ablauf • Ablauf nur in groben Zügen bekannt: • Begrüßung durch Leiter QM • Vorstellung der Geschäftsleitung, bspw. der technische Leiter oder vielleicht auch der Geschäftsführer • Durchsehen erster Unterlagen • Auditor nennt Produkte, die er gerne einer Untersuchung unterziehen möchte, nimmt oft beim Rundgang durchs Lager willkürlich eine Flasche mit. • Betriebsrundgang: • Während des Betriebsrundganges wurden die Unterlagen zur jeweiligen Chargennummer: Mikro, chemische Kontrolldaten, Produktspezifikationen incl. Gentechniknachweisen, allergene Potentiale, Reinigungsbücher usw. zusammen gesucht, dazu standen über 1,5 Std. zur Verfügung. Mitarbeiter vor Ort werden ausgefragt, bspw. das Labor. • Durchsicht der zusammengesuchten Unterlagen und Prüfung des QM-Handbuches usw..

20. IFS Agenda • Aufbau des QM-Handbuches • Aufbau des QM-Handbuches • QM-Handbuch Details • HACCP Konzept • Einbinden ins QM • CCP-Kontrolle • Voraudit: Was wird kritisch hinterfragt? • Audit • Ablauf des Audits • Tipps zum Audit

21. IFS Audit Besonderheiten • Prüfmittelüberwachung.: • Es wurde geprüft, ob dokumentiert ist, wann Geräte geeicht oder kontrolliert wurden, wenn Chemikalien zur Messung verwendet werden, wann diese kontrolliert werden, bspw. ob der pH-Wert einer Lösung noch stimmt. • Probenpläne und Umgang bei Qualitätsabweichungen • Labormitarbeiter wurden nach dem Ablauf gefragt von der Probenahme über Analyse bis hin zur Kontrolle der Werte. Wichtig ist aber, dass die Kollegen wissen, wie Sie bei bspw. Brixabweichung, .... Verfahren • Verkostungsflaschen • Vielleicht werden die Flaschen zur Verkostung der Auditteilnehmer im Schulungsraum zur Kontrolle verwendet, daher diese besonders kontrollieren! • Rundgang • Wichtig ist, dass man einen Tag vorher nochmals alle Bereiche der Produktion abgeht, damit kein Risiko mehr vorliegt, Scherbenbehälter, starke Verunreinigungen .... . Es wurde in diesem Projekt beschlossen, dass sich das HACCP-Team 2 mal pro Jahr zusammen setzt. Dann dürfte es reichen, wenn sich das Auditteam nur einmal pro Jahr trifft, wobei hier sicherlich zu diskutieren ist, wenn es mehrere Niederlassungen gibt und in jeder Niederlassung eigene HACCP-Teams bestehen.