Reunion du “club des comptables”

1. Reunion du “club des comptables” Lundi 20 juin 2011 de 14h à 17h Direction régionale de l'Environnement, de l'Aménagement et du Logement Poitou-Charentes www.poitou-charentes.equipement.gouv.fr

2. DREAL Poitou-Charentes Ordre du jour • Rappel • Les formulaires • Le calendrier annuel • Sélection des structures animatrices en 2012 • La mission d’animation • Le cahier des charges • Le bilan d’exécution à mi-parcours • Le bilan annuel d’exécution

3. DREAL Poitou-Charentes Rappel : les formulaires Complétude, pièces à joindre • Demande de subvention et sa notice • Déclaration de commencement de l’opération • Demande de paiement (acompte et solde) et sa notice

4. DREAL Poitou-Charentes Demande subvention • DEPENSES PREVISIONNELLES • a) Prestation de service • Renseigner toutes les cases notamment montants HT et montants TTC indiqués sur les devis joints à la demande • Une ligne par prestataire • b) Frais de personnel • Saisir uniquement une ligne par intervenant (le détail figure dans le programme détaillé d’activité de chaque site ) • Modalités de calcul : Salaire annuel = salaire brut (salaire net + charges salariales) + charges patronales + taxes sur les salaires • c) Frais professionnel • Type de frais : déplacement (km uniquement), repas et hébergement.

5. DREAL Poitou-Charentes Demande subvention • DEPENSES PREVISIONNELLES (suite) • d) Frais de formation • Sont éligibles uniquement les formations en lien avec Natura 2000 • e) Achats prévisionnels et services extérieurs • Indiquer les autres frais de déplacement (SNCF, location canoë, etc) • Toutes les dépenses prévisionnelles doivent être justifiées par un devis • f) Frais de structure • Sont éligibles uniquement les postes comptables indiqués (les autres postes sont inéligibles) • Les dépenses faisant l’objet d’une facture dédiée (fournitures de bureaux, frais postaux…) ne peuvent pas figurer dans ce tableau si elles figurent dans « achats prévisionnels et services extérieurs » • Poste 63 : ne comprend pas les taxes sur les salaires ni la cotisation à Uniformation

6. DREAL Poitou-Charentes Demande subvention

7. DREAL Poitou-Charentes Déclaration de commencement de l’opération • Indiquer la date réelle de commencement (pas la date de la demande) • A retourner à la DREAL dés le commencement de la mission d’animation (formulaire avec cadre réservé à l’administration pré-rempli)

8. DREAL Poitou-Charentes Demande de paiement

9. DREAL Poitou-Charentes Demande de paiement Si la demande concerne un chargé de mission animant plusieurs sites Natura 2000, ne pas faire de distinction par site. La distinction se fait dans le rapport d’animation de chaque site. • Annexe 1 : dépenses réalisées donnant lieu à des factures • Bien renseigner toutes les cases (le numéro de la facture est celui indiqué sur la facture et non un numéro d’enregistrement interne), le cas échéant cumuler les dépenses par prestataire (indiquer alors « lot de factures » à la place du N° de facture) • Annexe 2 : Frais de personnel • Modalités de calcul : • demande d’acompte prendre le montant cumulé indiqué sur le salaire de juin • Demande de solde prendre le montant cumulé du salaire de décembre moins le montant cumulé indiqué sur le salaire de juin • Saisir uniquement une ligne par intervenant (le détail par site et par intervenant figure dans le rapport d’activité) • Type de frais : globaliser les dépenses par rubrique : déplacement (km uniquement), repas et hébergement. Si besoin joindre une note explicative sur le calcul des frais de déplacement (voitures de service, factures de carburant, forfait kilométrique pour les voitures personnelles...)

10. DREAL Poitou-Charentes Demande de paiement • Annexe 3 : Dépenses liées aux frais de structure • Les dépenses faisant l’objet d’une facture dédiée (achats prévisionnels et services extérieurs) ne peuvent pas figurer dans ce tableau (fournitures de bureaux, frais postaux…) • Poste 63 : ne comprend pas les taxes sur les salaires, ni la cotisation à Uniformation

11. DREAL Poitou-Charentes Contrôles • Subventions cofinancées par des fond européens (FEADER) contrôles réalisés par l’ASP à plusieurs niveaux : • Sur dossier avant paiement • Sur place • Nécessité de : • bien remplir les formulaires (demandes de subvention, déclaration de commencement, demande de paiement) • Conserver toutes les pièces justificatives au sein de vos structures

12. DREAL Poitou-Charentes Rappel : le calendrier annuel 2010-2011 pré-demande, demande, acompte, solde

13. DREAL Poitou-Charentes La sélection des structures animatrices en 2012

14. DREAL Poitou-Charentes 2 hypothèses pour la mise en œuvre du DOCOB Collectivité /EPCI ETAT (Préfet, Sous-préfet) Présidence du copil Collectivité /EPCI ETAT (pilotage DREAL) Maîtrise d’ouvrage de la mission d’animation Collectivité /EPCI Sous-traitante possible à un prestataire de service de tout ou partie de la mission Structure animatrice Prestataire de service État En charge de l’état de conservation des habitats et espèces du site et de tout ou partie du financement de la mission d’animation

15. DREAL Poitou-Charentes La sélection des structures animatrices en 2012 • Animation du DOCOB portée par une collectivité : pas de changement • Lorsque l’État porte l’animation liée à un DOCOB : • Actuellement, il finance l’animateur soit : • via une commande (crédits 100% État) • via une subvention Etat/Feader (323A) • A partir du 1er septembre 2011 l’État devra passer commande à un organisme extérieur pour la réalisation de toutes les missions d’animation via un marché public

16. DREAL Poitou-Charentes La sélection des structures animatrices en 2012 • A partir de l’automne 2011, la DREAL lancera des marchés publics pour sélectionner les organismes extérieurs chargés de la réalisation des missions d’animation des DOCOB • Peuvent répondre tous les organismes extérieurs compétents dans le domaine (associations, bureaux d’études…) • Nécessité de bien répondre à l’appel d’offre en joignant toutes les pièces demandées dûment renseignées • Les marchés devraient être signés avec une tranche ferme et 2 tranches conditionnelles

17. DREAL Poitou-Charentes La sélection des structures animatrices en 2012 • Publicité à l'adresse suivante : https://www.marches-publics.gouv.fr/ La place de Marché Interministérielle vous permet de : • Rechercher et consulter les annonces d'information, de consultation, d'attribution • Télécharger les Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE) • Remettre sous forme électronique vos réponses aux appels d'offres • Disposer d'un service d'alerte gratuit, quotidien ou hebdomadaire, selon les critères que vous définissez

18. DREAL Poitou-Charentes La sélection des structures animatrices en 2012 • Pièces relatives à la candidature • Attention aux documents demandés dans la consultation, à titre d’exemple : • Lettre de candidature - Habilitation du mandataire par ses cotraitants DC1 (ex DC4), • Déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement DC2 (ex DC5), • Déclaration de sous-traitance DC4 (ancien DC13) • État annuel des certificats reçus NOTI2 (ex DC7), • Téléchargeables à l'adresse suivante : http://www.economie.gouv.fr/directions_services/daj/marches_publics/formulaires/NOTI/daj_noti.htm

19. DREAL Poitou-Charentes La sélection des structures animatrices en 2012 • Pièces relatives à l’offre à proprement parlé • à titre d’exemple : • Le programme détaillé de la mission d’animation pour les années N, N+1 et N+2 chiffré par année et pour la durée du marché • L’acte d’engagement avec • le montant pour chacune des tranches (une ferme et deux conditionnelles) • Le montant total de l’offre • Cahier des clauses administratives particulières dûment renseigné, daté et signé. • Irrégularité de l’offre en cas de réponse incomplète • Ne pas hésiter à Contacter par messagerie le CM Natura 2000 en cas d’interrogation

20. DREAL Poitou-Charentes La sélection des structures animatrices en 2012 • Attention : les mission d’animation 2012 ne pourront pas commencer avant la notification du marché • Conséquence : pas de démarrage avant fin avril 2012 au plus tôt

21. DREAL Poitou-Charentes La sélection des structures animatrices en 2012 • Cas particulier de la mission d’animation des MAEt • La demande de subvention est à faire via la mesure 323D2 (plus de financement dans le cadre de la mission d’animation via la mesure 323A ou autre) • Dépôt des demandes à DREAL début septembre N-1 pour la mission de l’année N • Temps de préparation du projet (sf si déjà intégré dans la demande 323A de l’année 2011) • Temps d’animation à proprement parlé (réunion technique de groupe, rencontre individuelle, suivi téléphonique…)

22. DREAL Poitou-Charentes La mission d’animation Natura 2000 Le cahier des charges Le bilan d’exécution à mi-parcours Le bilan annuel d’exécution

23. DREAL Poitou-Charentes Le cahier des charges CDC actualisé pour prendre en compte : 1- le nouveau dispositif de désignation des structures animatrices 2- le cahier des charges national de la mission d’animation 3- le dispositif de suivi en continu des actions du DOCOB 4- le format des données numériques pour faciliter leur intégration au SIG Mis en ligne sur le site Internet de la DREAL Document de référence pour la réponse aux appels d’offre

24. DREAL Poitou-Charentes Bilan intermédiaire d’exécution de la mission 3 objectifs complémentaires 1- Formaliser la démarche existante d’un point d’étape entre l’animateur et le chargé de mission N2000 de la DREAL 2- Faire le bilan des ajustements validés au fil de l’eau 3- Accompagner la demande de paiement du 1er acompte

25. DREAL Poitou-Charentes Bilan intermédiaire d’exécution de la mission Tableau : état d’avancement et ajustements des actions prévues

26. DREAL Poitou-Charentes Bilan intermédiaire d’exécution de la mission Tableau : proposition de nouvelles actions

27. DREAL Poitou-Charentes Bilan final d’exécution de la mission 3 objectifs complémentaires 1- S’assurer du bon avancement technique et financier des interventions d’animation annuelle 2- Mesurer et qualifier l’état d’avancement général des actions du DOCOB et caractériser la contribution de la mission annuelle à l’état d’avancement 3- Accompagner la demande de paiement du solde annuel Fixer les priorités d’intervention + rendre compte au COPIL + Evaluation triennale de l’animation du DOCOB

28. DREAL Poitou-Charentes Bilan final d’exécution de la mission 1- S’assurer du bon avancement technique et financier des interventions d’animation annuelle et calibrer la mission suivante

29. DREAL Poitou-Charentes Bilan final d’exécution de la mission 2- Mesurer et qualifier l’état d’avancement général des actions du DOCOB et caractériser la contribution de la mission annuelle à l’état d’avancement Pour chaque action, il est établi une mini - fiche détaillée d’état d’avancement 1- Etat d’avancement général de l’action du DOCOB 2- Contribution de la mission annuelle d’animation à l’état d’avancement général de l’action 3- Axes d’amélioration de l’action ou de l’animation Pilotage en continu des actions du DOCOB + Suivi de la qualité de la mise en œuvre et des résultats obtenus + Actualisations du DOCOB et de la mission d’animation

30. DREAL Poitou-Charentes Le diaporama et les documents évoqués seront mis à disposition sur le site de la DREAL PC MERCI DE VOTRE ATTENTION