Secretario de Club

1. Secretario de Club Papel, responsabilidades y tareas

2. ¿Qué aprenderé en este curso?

3. Al término de este curso… • Conocerá las responsabilidades del secretario del club según indica la política de la Asociación Internacional de Clubes de Leones • Podrá identificar los recursos que hay disponibles para ayudar con el cargo de secretario del club • Sabrá cuáles son las responsabilidades del cargo • Podrá cumplir con las tareas relacionadas con la secretaría del club • Reconocerá las expectativas de liderato del cargo de secretario de club • Podrá presentar a tiempo los informes necesarios

4. Si ya ha tomado este curso con anterioridad y desea examinar una sección específica, haga clic aquí:

5. ¿Cuál es el papel del Secretario del Club? El secretario del club es un dirigente electo del club cuyo papel, como punto clave de comunicación del club, es muy importante para el éxito presente y futuro del club.

6. ¿Papel del Secretario del Club? El secretario del club es también miembro de la junta directiva del club.

7. ¿Quiénes forman parte de la Junta Directiva? • La Junta Directiva consta del: • presidente del club, • próximo pasado presidente, • vicepresidente(s), • secretario, • tesorero, • domador, • tuercerrabos, • vocal del comité de socios, • coordinador de club filial • y todos los demás vocales electos

8. Papel del Secretario del Club El cargo de secretario del club está bajo la supervisión y dirección del presidente del club y de los demás miembros de la junta directiva. Este cargo constituye un papel de apoyo fundamental dentro del club.

9. Papel del Secretario del Club El secretario de club es el vínculo clave de comunicación entre el club, el distrito y la asociación. • Toda la correspondencia, que entra y sale del club, pasa por manos del secretario.

10. ‘Toda la correspondencia’ incluye las preguntas del público, la correspondencia con el distrito y la oficina internacional, los anuncios a los socios del club y otros tipos de correspondencia. Papel del Secretario del Club

12. Comunicación Prueba sobre el papel del secretario El secretario del club es el vínculo clave de _____________ del club. León Dirigente Comunicación Información

14. FALSO Prueba El secretario del club es miembro de la junta directiva y está obligado a asistir a las reuniones. El presidente tendrá que informar al secretario de lo que ocurra en las reuniones con la Junta Directiva, ya que el secretario no es miembro de la misma. FALSO VERDADERO

16. Presidente y Junta Directiva Prueba sobre el papel del secretario El cargo de secretario de club queda bajo la supervisión del: Presidente y Tesorero Presidente y Junta Directiva Socios y Leos Domador y Tuercerrabos

18. Miembro del Comité Consultor El secretario del club coopera con, y sirve como miembro activo del, comité consultor del gobernador del distrito de la zona en la que esté ubicado el club.

19. Miembro del Comité Consultor Este nombramiento significa que el secretario: • Asistirá a las reuniones de zona o región del comité • Ayudará en la elaboración de informes en preparación para las reuniones del comité consultor • Ayudará con los preparativos si el club es elegido sede de una reunión de zona

20. Correspondencia (Comunicación) Puesto que el secretario es el vínculo clave de comunicación, la comunicación constante y eficiente es fundamental. • El secretario del club es el dirigente a cargo de responder todas las solicitudes y peticiones.

21. Correspondencia (Comunicación) • Nota: El secretario del club debe reunirse con el presidente del club al comienzo de su gestión para determinar cómo se responderá, mantendrá y notificará la correspondencia.

22. Correspondencia (Comunicación) *El secretario del club es el dirigente a cargo de responder todas las solicitudes y peticiones. Es importante contestar la correspondencia de manera inmediata, rápida y adecuada.

23. Correspondencia (Comunicación) Es importante contestar la correspondencia de manera inmediata, rápida y adecuada. *El secretario del club es el dirigente a cargo de responder todas las solicitudes y peticiones. • Inmediata – El secretario del club debe determinar, con el presidente del club, un marco de tiempo para contestar la correspondencia. • Cuando se retrasan las respuestas, pueden perderse oportunidades y los clubes pueden parecer desorganizados o faltos de formalidad.

24. Correspondencia (Comunicación) • Rápida – el secretario del club está a cargo de los informes y otras comunicaciones con plazos y requisitos. La falta de comunicación rápida puede llevar a cambios en el estado del club y a que se pierdan oportunidades para que el club pueda participar o ser reconocido. *El secretario del club es el dirigente a cargo de responder todas las solicitudes y peticiones. Es importantecontestar la correspondencia de manerainmediata, rápida y adecuada.

25. Correspondencia (Comunicación) • Adecuada – todas las comunicaciones fuera del club deben ser profesionales y usando el lenguaje adecuado. Al escribir acerca de un asunto legal o estatutario debe usarse la cita exacta de los estatutos y reglamentos correspondientes. *El secretario del club es el dirigente a cargo de responder todas las solicitudes y peticiones. Es importantecontestar la correspondencia de manerainmediata, rápida y adecuada.

26. Correspondencia (Comunicación) Una parte muy importante del papel del secretario del club es mantener organizada la comunicación escrita. • La organización es muy importante para el papel de secretario del club ya que es el centro de información de recursos del club. • La forma en que se organizará la comunicación se decidirá al comienzo de la gestión, discutiéndolo con el presidente o los dirigentes del club.

27. Correspondencia (Comunicación) Nota: Está probado que mantener la correspondencia del club en un archivo es una forma eficaz de mantenerse al corriente de las comunicaciones durante todo el año.

28. Correspondencia (Comunicación) Al trabajar con el presidente o responder las comunicaciones debe: • Proporcionar copias de toda la correspondencia al presidente • Al comienzo de la gestión discutir la correspondencia de rutina y lo que puede responderse sin el aporte del presidente. • El presidente adoptará medidas posteriores si las considera necesarias • El presidente puede pedir al secretario que responda de su parte o el presidente puede contestar personalmente

29. Correspondencia (Comunicación) • El curso del Centro Leonístico de Aprendizaje, Relaciones Públicas es un curso excelente para aprender acerca de los comunicados de prensa y demás correspondencia. • El secretario del club también puede ayudar con las relaciones públicas del club.

31. Prueba sobre correspondencia El secretario del club es el dirigente a cargo de: Solicitudes Comunicación ORganización Reuniones Preguntas Preguntas Solicitudes Presupuestos Comunicación organización

33. Prueba sobre correspondencia Seleccione las palabras que completan la frase: Demorada Toda la correspondencia debe contestarse de manera: Inmediata Rápida Breve Inmediata Adecuada Adecuada Rápida Informal

35. Presidente Prueba sobre correspondencia Trabaje con el ______ para decidir cómo se responderá la correspondencia. Tuercerrabos Presidente Vocal del Comité de Socios Jefe de Zona

37. Informes El secretario del club es responsable de completar y presentar los informes. Es también responsabilidad del secretario del club conocer los plazos para los informes y asegurarse de que se remitan a tiempo.

38. Informes Los informes de los que el secretario del club debe ser consciente son los siguientes: • Informe Mensual de Movimiento de Socios • Informe de Actividades (A-1) • Informes según especifica la asociación • Informe de socios fundadores • Formulario de traslado de socio

39. Informes Informes adicionales: • Informe de los Dirigentes del Club (PU-101) • Informe de individuos electos, por ejemplo delegados y suplentes de la convención • Nómina del club • Presentar al gobernador de distrito los informes que solicite • Incluye copias de los informes mensual de movimiento de socios y anual de actividades • Solicitud del Premio Presidente de Club por Excelencia

40. Informes Algunos informes se preparan cuando se necesitan • Necrología - informe de la muerte de un socio • Informes orales (breves, objetivos y concisos) • Según especifique el presidente del club

41. Informes • Informe Mensual de Movimiento de Socios • El informe mensual de movimiento de socios informa de los cambios de afiliación en el club durante el mes. Esto incluye la ganancia y pérdida de socios • Los clubes que presentan dicho informe en línea, a través del sistema WMMR, deben introducir las transacciones antes del último día del mes en curso. • Los clubes que remiten los informes de movimiento de socios impresos, MMR, deben enviarlos a la oficina internacional no más tarde del día 20 del mes en curso.

42. Informes • Informe Mensual/Anual de Actividades (A-1) • Es responsabilidad del secretario del club mantenerse al corriente de las actividades del club. • Esta información se remite a través del WMMR

43. Informes • Formulario de Socios Fundadores: • Los nuevos clubes tienen un plazo de 90 días a partir de la fecha de constitución para añadir nuevos socios fundadores. • Use el Formulario de Socios Fundadores para informar sobre los nuevos socios fundadores o la baja de socios fundadores durante este período. • Los socios que se unan al club transcurrido este plazo deben informarse como socios ordinarios usando el Informe Mensual de Movimiento de Socios.

44. Informes • Formulario de Traslado de Socio • Para que se complete el traslado deben tener lugar dos actividades, la baja de un club y la transferencia a otro. • Primero tiene que darse la baja de un club; y a continuación el traslado a un nuevo club.

45. Informes • Formulario de Traslado de Socio • El secretario del club es responsable de informar las bajas y traslados en los informes respectivos (MMR o WMMR). El envío del formulario de traslado a la oficina internacional no garantiza el traslado del socio.

46. ¿Qué es el WMMR y cómo lo usa el secretario del club? • El sistema de Informe Mensual de Movimiento de Socios en la Web (WMMR) es un sistema en línea que permite la actualización de la afiliación de una manera fácil y conveniente. • LCI alienta el uso de WMMR y ofrece una Guía completa de referencia de WMMR

47. Informes de WMMR • Para acceder al sitio WMMR y a los enlaces a las guías de referencia: • Vaya a la página de inicio de LCI y seleccione “Remitir informes” en la esquina superior derecha. • También hay disponible ayuda con la contraseña y acceso.

48. Informes • Formulario de Informe de Dirigentes del Club (PU-101) • Este formulario se usa para informar los nombres y direcciones de los nuevos dirigentes electos del club a la oficina internacional • Debe remitirse a la oficina internacional inmediatamente después de las elecciones del club en abril • La fecha límite para su presentación es el 15 de mayo

49. Informes • Nómina del club • Identifica a todos los socios del club y sus datos • La información debe mantenerse actualizada

50. Informes Es importante que los informes se presenten a tiempo. • Hay repercusiones para el club si no se presentan a tiempo los informes • Efectos potenciales para ganar el Premio Presidente de Club por Excelencia • El estado del club puede cambiar y existe la posibilidad de que el club se cancele