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第 3 章 Word 2003 文字处理系统. 本章的主要内容: 1 Word 2003 概述 2 创建文档 3 编辑文档 4 格式设置 5 页面设置和打印 6 表格处理 7 图文混排 8 对象链接与嵌入. 第一节 Word 2003 概述.
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第3章 Word 2003文字处理系统 本章的主要内容: 1 Word 2003概述 2 创建文档 3 编辑文档 4 格式设置 5 页面设置和打印 6 表格处理 7 图文混排 8 对象链接与嵌入
第一节 Word 2003概述 Word 2003是Microsoft Office 2003办公系列软件之一,是目前最受欢迎的文字处理软件,可用来制作公文、信函、传真、书籍、报刊、论文和个人简历等各种文档。Word 2003功能强大,除了输入、编辑、排版和打印等基本文字处理功能之外,还提供了在文档中插入表格、添加图片、绘制图形、插入超链接、保存为网页等许多实用功能。
一 Word 2003的窗口 (1)标题栏 标题栏位于整个窗口的顶部,左端有控制菜单按钮和当前打开的文档名称,右端是窗口的最小化按钮、还原(或最大化)按钮、关闭按钮。 (2)菜单栏 菜单栏通常位于标题栏之下,包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、 “表格”、“窗口”和“帮助”等下拉菜单。在菜单栏的最右端有一个“关闭窗口”按钮,单击该按钮可关闭当前正在编辑的文档窗口,但并不关闭Word 2003的程序。 (3)工具栏 工具栏由一组带有不同图标的功能按钮组成,单击其中的某个按钮就可完成相应的操作,因而比打开下拉菜单后选择菜单命令更为方便。默认情况下,在菜单栏下方有一个“常用”工具栏和一个“格式”工具栏。
(4)标尺 默认情况下,工具栏下面有一个水平标尺。该标尺可用于文档中的段落缩进、改变文本栏的宽度、调整页边距,以及设置制表位等。此外,在文档编辑区左侧通常还会有一个垂直标尺。选择“视图”菜单中的“标尺”命令可以控制标尺的显示或隐藏。 (5)文档编辑区 水平标尺下方的大面积空白区域为文档编辑区。编辑区中有一个不停闪烁的竖线,称为插入点光标或简称插入点,用来指示当前输入内容将出现的位置。 在编辑区的右侧有垂直滚动条,在下方有水平滚动条。用户可拖动滚动条内的滑块或单击其两端的滚动箭头,来显示文档中不同位置的内容。
(6)任务窗格 任务窗格通常是位于文档编辑区右侧的长条窗格,用来显示有关任务信息并帮助完成文档的创建、编辑、格式设置以及信息检索、剪贴板操作、文档保护等。选择“视图”菜单中的“任务窗格”命令,或者按Ctrl+F1组合键,可以控制任务窗格的显示或隐藏。Word 2003提供了“开始工作”、“帮助”、“新建文档”、“剪贴板”、“剪贴画”、“信息检索”等十几种不同主题的任务窗格,单击任务窗格右上角的黑色向下小三角箭头,即可在打开的列表框中选择所需的一种任务窗格。拖动任务窗格左上角的垂直虚线可在屏幕范围内任意移动任务窗格的位置。
(7)状态栏 在Word 2003工作窗口底部通常有一个状态栏,其中显示了当前文档的总页数、当前页数、插入点光标所在的行与列等信息。在状态栏的右侧还有“录制”、“修订”、“扩展”和“改写”4个按钮,每个按钮标识了Word 2003的一种工作状态,双击其中的某个按钮可以进入或退出相应的状态。进入某种状态时,对应的按钮文字将呈黑色显示。
二 工具栏的使用 Word 2003窗口内提供的工具栏使得用户只需单击其中的某个功能按钮,就可以方便快速地执行对应的操作命令。如果用户不了解工具栏中某个按钮的具体功能,只需将鼠标光标移到这个按钮上稍待片刻,就会有一个功能提示小方框出现在该按钮的下方。
默认情况下,屏幕上只出现“常用”工具栏和“格式”工具栏。有以下两个方法可显示其他工具栏。默认情况下,屏幕上只出现“常用”工具栏和“格式”工具栏。有以下两个方法可显示其他工具栏。 方法一:选择“视图/工具栏”菜单命令,在出现的“工具栏”级联菜单中,可以看到“常用”和“格式”工具栏名称前已有标记,表明它们已经显示在屏幕上。单击其他要使用的工具栏名称,即可让选择的工具栏显示出来。 方法二:鼠标右键单击Word 2003窗口的菜单栏或者工具栏,在弹出的列表框中选择所需的工具栏名称。 如果要隐藏某个工具栏,只需在弹出的“工具栏”级联菜单或者列表框中单击该工具栏的名称,将其前面的 标记清除即可。 1.添加或隐藏工具栏
2.工具栏的调整 ①折叠式工具栏:可将多个工具栏重叠在一行上以节约更多的屏幕空间。 ②移动工具栏:可将鼠标指针指向工具栏最左端的垂直虚线移动柄处,按住左键将其拖动到目的地即可。 ③改变工具栏的形状:可将鼠标指针指向浮动工具栏的边框上,待鼠标指针变成双向箭头时,拖动工具栏的边框,即可改变其形状。
3.添加或删除按钮 以添加按钮为例,具体操作步骤如下: ①显示出要添加按钮的工具栏; ②单击该工具栏最右端的“工具栏选项”标记,在弹出的列表框中选择“添加或删除按钮”命令及其子命令; ③在出现的列表框中列出了可能添加到该工具栏中的各种按钮,选择要添加的某个按钮,被选中的按钮即被添加到工具栏中。
①单击“常用”工具栏中的“打开”按钮 或选择“文件/打开”菜单命令,出现如下图所示的“打开”对话框; ②在“查找范围”列表框中选择要打开的文件所在的驱动器与文件夹。在下方的文件名列表框中,选择要打开的文档;③单击“打开”按钮。 三 文档的打开与关闭 1.用“打开”命令打开文档
2.打开最近操作过的文档 如果要打开的文档是最近刚处理过的,则可以打开“文件”下拉菜单,在菜单底部会列出最近创建或编辑过的若干个文档名称,单击要打开的文档名称或键入文档名前的对应数字,即可快速打开该文档。另外,Word 2003对“打开”对话框进行了重新设计,单击“打开”对话框左侧“查找范围”区域中的“我最近的文档”按钮,可以看到以时间顺序排列的最近处理过的文档,从中双击所需要的文档即可将其打开。 还有,打开“开始工作”任务窗格,在其下方也会列出最近处理过的若干个文档名,单击所需操作的文档名同样可将其打开。
创建一个普通的新文档,可单击“常用”工具栏左端的“新建空白文档”按钮,或者选择“文件/新建”菜单命令。此外,在打开的“新建文档”任务窗格中单击“空白文档”选项也可创建一个新文档,如右图所示。 第二节 创建文档 一 创建新文档 启动Word 2003时,如果没有指定要打开的文档,将自动建立一个名为“文档1”的新文档。 1.创建普通新文档
2.创建网页、电子邮件等文档 在打开的“新建文档”任务窗格中,还包含了“XML文档”、“网页”、“电子邮件”、“根据现有文档”等选项,单击其中之一即可迅速创建相应的文档。 3.利用模板建立新文档 所谓模板是为用户创建各种特定文档提供的样板。Word 2003提供有“报告”、“备忘录”、“出版物”、“英文模板”、“信函和传真”等模板。利用模板建立一个新文档后,文档的框架和格式已预先设定好,用户只需在相应的地方填充具体内容即可。Word 2003不仅允许用户选择使用本机上已安装的多个文档模板,还允许选择使用网站上提供的模板。
使用本机模板建立新文档的操作步骤如下: ①选择“文件/新建”菜单命令,打开“新建文档”任务窗格,选择其中的“本机上的模板…”,弹出“模板”对话框; ②在“模板”对话框中选择所需类别的选项卡,例如选择“其他文档”选项卡(如下图所示),在其中双击所需模板的图标打开相应的模板文档;
③在模板文档内输入或替换对应的内容,然后再加以命名存盘即可。③在模板文档内输入或替换对应的内容,然后再加以命名存盘即可。 与利用模板创建文档类似,用户也可以利用Word 2003提供的某个向导来创建新文档。例如在“模板”对话框的“其他文档”选项卡中,包含了“会议议程向导”、“英文简历向导”等,这些向导将引导用户一步步地完成特定文档的创建。
二 输入文本 新建或打开一个文档后,用户即可在文档编辑区内的插入点光标引导下输入文本字符或其他文档内容。输入文本时,插入点光标将会跟随输入的内容移动,插入点所在处即为输入的文本将会出现的位置。如果要在文档中输入汉字,则需要首先切换到用户喜欢的某种中文输入方法后再进行输入。 需要注意的是,输入文本到达每一行的末尾时通常不需要也不应该按Enter键,Word 2003会自动转到下一行继续输入。只有在想要开始一个新的段落时,才需要按Enter键。每按一次Enter键将产生一个新的段落,并且在每个段落的末尾产生一个表明该段落到此结束的段落标记。
段落标记可以显示出来也可以隐藏起来,单击“常用”工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”按钮,或者选择“视图/显示段落标记”菜单命令,即可在每段文字的末尾或者按了Enter键的地方显示出特有的标记“”,或者将该标记隐藏起来。段落标记可以显示出来也可以隐藏起来,单击“常用”工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”按钮,或者选择“视图/显示段落标记”菜单命令,即可在每段文字的末尾或者按了Enter键的地方显示出特有的标记“”,或者将该标记隐藏起来。
三 插入与删除文本 1.插入文本 Word 2003默认的输入方式是插入方式,在插入方式下输入文本时,插入点后面已有的文本会自动向右移,并自动按行宽重新进行排版。所以,如果要在文档中插入一些文字,可以将插入点移到要插入的位置,直接输入这些文字即可。
另有一种输入方式是改写方式,在改写方式下输入文本时,插入点后面已有的文本将被新输入的文本所覆盖。 在工作窗口底部的状态栏中有一个“改写”框,此框中的文字呈灰色时表示为插入方式,呈黑色时表示为改写方式。双击“改写”框可以在插入方式与改写方式之间切换。此外,也可以按键盘上的Insert键进行切换。
2.删除文本 可利用Backspace键或Delete键分别删除插入点前或后的若干个文字。按一下Backspace键将删除插入点之前的一个字符或一个汉字;按一下Delete键将删除插入点之后的一个字符或一个汉字。 另外一种删除文本的方法是,先用鼠标选定要删除的文本(即将它们刷黑),然后按Delete键将其删除或直接输入新的内容来覆盖原有内容。
四 插入特殊内容 1.插入日期与时间 ①选择“插入/日期与时间”菜单命令。 ②在弹出的“日期与时间”对话框中,单击所需格式的日期与时间。 ③单击“确定”按钮后,当前的日期与时间即以所选定的格式显示在文档中插入点所在的位置。
2.利用“符号栏”输入特殊符号 选择“视图/工具栏/符号栏”菜单命令,屏幕上将出现一个如下图所示的“符号栏”,用户可以直接利用该工具栏在文档中插入各种常用的中文标点与其他一些特殊符号。单击其中所需的某个符号即可插入该符号。
3.利用“符号”命令插入特殊符号 Word 2003提供了极为丰富的特殊字符,包括各种标点符号、罗马数字、希腊字母、版权符号、商标符号等。插入这些符号的步骤如下: ①选择“插入/符号”菜单命令打开如下图所示的“符号”对话框;
②选择“符号”或“特殊字符”选项卡,在其中的“字体”及其“子集”中选择所需的字体种类,在下方的符号集内选择所需要的符号;②选择“符号”或“特殊字符”选项卡,在其中的“字体”及其“子集”中选择所需的字体种类,在下方的符号集内选择所需要的符号; ③单击“插入”按钮,所选符号或字符即被插入到文档中的插入点所在处。 4.利用“特殊符号”命令插入特殊符号 利用“特殊符号”命令也可以插入各类特殊符号,例如插入数学符号或者带有声标的汉语拼音字母等。 其方法如下:
①选择“插入/特殊符号”菜单命令打开“插入特殊符号”对话框。如下图所示;①选择“插入/特殊符号”菜单命令打开“插入特殊符号”对话框。如下图所示; ②选择其中的某个选项卡后用鼠标选取欲插入的符号(可在右下角的显示区看到选中后被放大的特殊符号); ③单击“确定”按钮在文档中插入该符号。
五 输入时的自动功能 1.自动更正 选择“工具/自动更正选项”菜单命令打开如右图所示的“自动更正”对话框,在其“自动更正”选项卡中可以设定“更正前两个字母连续大写”、“句首字母大写”等。
若设定“键入时自动替换”功能,则可将错误输入的“teh”自动更正为“the”,将“ahve”自动更正为“have”,将“(c)”自动更正为版权符号“ⓒ”等。该功能不仅能够更正一些常见英文词句的错误,同样能够更正一些中文词语的错误。例如将“百练成钢”自动更正为“百炼成钢”,将“变换莫测”自动更正为“变幻莫测”等。若设定“键入时自动替换”功能,则可将错误输入的“teh”自动更正为“the”,将“ahve”自动更正为“have”,将“(c)”自动更正为版权符号“ⓒ”等。该功能不仅能够更正一些常见英文词句的错误,同样能够更正一些中文词语的错误。例如将“百练成钢”自动更正为“百炼成钢”,将“变换莫测”自动更正为“变幻莫测”等。 2.拼写与语法检查 Word 2003不仅可以对英文进行拼写与语法检查,还可以对中文进行拼写与语法检查。Word 2003用红色波浪线标记可能的拼写错误,而用绿色波浪线标记可能的语法错误。对有拼写或语法错误标记的文本进行改正后,其下方的波浪线即可自动消失。
3.英汉与汉英词典功能 Word 2003中文版提供了词汇丰富、翻译准确、使用方便的英汉与汉英双语词典。在文档中只要选取想要翻译的英文单词或中文词语,用鼠标右键单击之,在弹出的快捷菜单中选择“翻译”命令,即可在出现的“信息检索”任务窗格的“双语词典”中显示出相当详细的翻译和说明内容,如右图所示。另有一种更为简便的方法,只需在按住Alt键的同时单击想要翻译的英文单词或中文词语即可。
六 保存文档 用户创建的文档在存盘之前只是存在于内存之中,一旦退出Word 2003或关机后,内存中的这些信息就将丢失,因而必须将所创建的文档作为一个文件保存起来。 1.保存新建文档 对于未曾保存的新建文档,第一次加以保存时,可按下述步骤进行:
①单击“常用”工具栏中的“保存”按钮 ,或选择“文件/保存”菜单命令,或选择“文件/另存为”菜单命令打开如下图所示的“另存为”对话框; ②在“保存位置”下拉列表框中指定保存的驱动器及文件夹名;
③在下方的“文件名”列表框中为该文档指定一个文件名;③在下方的“文件名”列表框中为该文档指定一个文件名; ④在“保存类型”列表框中指定该文档的保存类型。可供选择的保存类型包括:“Word文档”、“XML文档”、“网页”、“文档模板”、“纯文本”等,默认的保存类型是扩展名为.doc的“Word文档”; ⑤单击“保存”按钮。
2.再次保存文档 再次保存时将会用当前文档的新内容覆盖原有的内容。 3.文档另存为 选择“文件/另存为”菜单命令,在打开的“另存为”对话框中根据需要对“文件名”、“保存位置”或“保存类型”作重新设置之后,再单击“保存”按钮予以另外保存。此外,在“文件”下拉菜单中还有一个“另存为网页”命令,选择该命令可直接将当前文档另外保存为HTML格式的网页。 执行“另存为”操作之后,原文档被关闭,屏幕上显示的是加以另外保存的新文档的内容。
4.设置保存选项 Word 2003允许用户根据需要对当前文档进行各种不同形式的特殊保存。 首先打开“另存为”对话框,然后单击其右上角的“工具”按钮,在打开的菜单中选择“保存选项”命令,然后在弹出的“保存”对话框中,即可根据需要设定“保留备份”、“允许快速保存”、“允许后台保存”和设定“自动保存时间间隔”等。如右图所示。
若要设置Word文档的打开与修改密码,可首先打开“另存为”对话框,然后单击其右上角的“工具”按钮,在弹出的菜单中选择“安全措施选项”命令,再在弹出的“安全性”对话框中设定“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”。若设定了前者,则当下次打开此文档时,必须输入正确的密码才可将其打开;若设定了后者,则密码不对时只能以只读方式打开此文档。若要设置Word文档的打开与修改密码,可首先打开“另存为”对话框,然后单击其右上角的“工具”按钮,在弹出的菜单中选择“安全措施选项”命令,再在弹出的“安全性”对话框中设定“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”。若设定了前者,则当下次打开此文档时,必须输入正确的密码才可将其打开;若设定了后者,则密码不对时只能以只读方式打开此文档。
第三节 编辑文档 Word 2003提供了一系列对文档内容进行编辑修改的功能,包括对选定的内容进行复制、移动、删除等操作,并包括对指定内容的查找或替换等。 一 选择文本 在对文档进行编辑时,首先需要对想要操作的文档内容进行选择。 1.用鼠标选择文本 选择一个文本区域:将鼠标指针指向文本开头处,按住鼠标左键拖动到文本结束处,鼠标光标扫过的文本区域即被选择。 选择一个英文单词或中文词组:双击该单词或词组。
选择一行文本:将鼠标指针移到窗口左侧的选定栏,鼠标指针变为向右的空心箭头,再在要选择的一行前单击。选择一行文本:将鼠标指针移到窗口左侧的选定栏,鼠标指针变为向右的空心箭头,再在要选择的一行前单击。 选择连续多行:将鼠标指针移到窗口左侧的选定栏,鼠标指针变为向右的空心箭头,按住左键在选定栏中向上或向下拖动。 选择一个段落:在该段落左侧的选定栏中双击,或在该段落中三击鼠标左键。 选择一个矩形区域:按住Alt键的同时,将鼠标指针指向该区域的一角,按住左键拖动鼠标至该区域的对角。 选择整个文档:打开“编辑”下拉菜单,单击“全选”命令。
2.用键盘选择文本 当利用键盘选择文本时,必须先将插入点移到想选择的文本开始处,然后依照下表所列的键盘组合键进行有关操作。
首先选择要移动的文本,然后单击“常用”工具栏的“剪切”按钮,或者选择“编辑/剪切”菜单命令,或者按Ctrl+X组合键将选取的文本删除并传送到剪贴板中。再将插入点移到所要的目标位置(目标位置也可以在其他Word文档中,甚至在其他Windows应用程序的文档中),单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮,或者选择“编辑/粘贴”菜单命令,或者按Ctrl+V组合键完成移动操作。首先选择要移动的文本,然后单击“常用”工具栏的“剪切”按钮,或者选择“编辑/剪切”菜单命令,或者按Ctrl+X组合键将选取的文本删除并传送到剪贴板中。再将插入点移到所要的目标位置(目标位置也可以在其他Word文档中,甚至在其他Windows应用程序的文档中),单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮,或者选择“编辑/粘贴”菜单命令,或者按Ctrl+V组合键完成移动操作。 二 移动文本 1.使用剪贴板移动文本
2.使用鼠标拖动移动文本 首先选择要移动的文本,然后将鼠标指针置于被选择文本中的任一位置,使鼠标指针变成指向左上方的箭头,再按住鼠标左键进行拖动。此时鼠标指针的下方会出现一个虚框,并且随着鼠标的移动会出现一个垂直虚线表示的插入点,待该插入点到达目标位置时松开鼠标左键,即可将选择的文本移动到指定的位置。
首先选择要复制的文本,然后单击“常用”工具栏的“复制”按钮,或者选择“编辑/复制”菜单命令,或者按Ctrl+C组合键将选取的文本复制到剪贴板中。再将插入点移到要插入文本的位置(新位置也可以在其他Word文档中,甚至在其他Windows应用程序的文档中),单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮,或者选择“编辑/粘贴”菜单命令,或者按Ctrl+V组合键完成复制过程。首先选择要复制的文本,然后单击“常用”工具栏的“复制”按钮,或者选择“编辑/复制”菜单命令,或者按Ctrl+C组合键将选取的文本复制到剪贴板中。再将插入点移到要插入文本的位置(新位置也可以在其他Word文档中,甚至在其他Windows应用程序的文档中),单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮,或者选择“编辑/粘贴”菜单命令,或者按Ctrl+V组合键完成复制过程。 说明:如果要将相同内容复制到别的地方,只需把插入点移到目的地后再次执行“粘贴”操作即可。 三 复制文本 1.使用剪贴板复制文本
2.使用鼠标拖动复制文本 首先选择要复制的文本,然后将鼠标指针置于被选择文本中的任一位置,使鼠标指针变成指向左上方的箭头,再在按住Ctrl键的同时按住鼠标左键进行拖动。此时鼠标指针的下方会出现一个带加号的虚框,并且随着鼠标的移动会出现一个垂直虚线表示的插入点,待该插入点到达要插入的位置时松开鼠标左键,即可将选择的文本复制到指定的位置。
四 查找与替换 1.查找内容 ①选择“编辑/查找”菜单命令,或直接按Ctrl+F组合键打开“查找和替换”对话框的“查找”选项卡。如图6-14所示。 ②在“查找内容”文本框中输入要查找的文本,单击“查找下一处”按钮开始查找。当Word 2003找到相匹配的内容时,会在文档中反白显示出找到的文本。此时,若在文档中找到的文本处单击,即可对其进行所需的修改。 ③再次单击“查找下一处”按钮,可继续在文档中查找相同内容。 ④查找完毕后,单击“取消”按钮或按Esc键关闭对话框。 说明:若在关闭了“查找和替换”对话框后,仍需继续查找相同的内容,可直接在编辑过程中按Shift+F4键进行查找。
2.替换内容 ①选择“编辑/替换”菜单命令,或直接按Ctrl+H键打开“查找和替换”对话框的“替换”选项卡。如下图所示。 ②在“查找内容”文本框中输入要查找的内容;在“替换为”文本框中输入要换成的新内容。 ③单击“查找下一处”按钮开始查找。待找到指定的内容后,单击“替换”按钮则替换该处内容,并继续进行查找。若单击“全部替换”按钮,则一次性完成文档中所有指定内容的替换。
3.查找或替换特殊字符 如果要查找或替换段落标记、制表符、省略号等特殊字符,或者特定的字体和格式,可按下列步骤进行: ①打开“查找和替换”对话框,在“查找”选项卡或“替换”选项卡中单击“高级”按钮,将出现“查找和替换”对话框的“搜索选项”部分; ②单击其中的“特殊字符”按钮,从弹出的列表框中选择要查找或替换的特殊字符;单击“格式”按钮,从弹出的列表框中选择要查找或替换的格式; ③单击“查找下一处”按钮可开始查找;单击“替换”或“全部替换”可进行替换。
4.定位 在“查找和替换”对话框中有一张“定位”选项卡,利用它可以快速地将插入点定位到文档中指定的某一页、某一节、某一个图形或某一张表格的位置。方法为: ①选择“编辑/定位”菜单命令或者按F5功能键,打开如下图所示的“定位”选项卡;
②在“定位目标”列表框中选取页、节、行、书签、表格或图形等要定位的目标,并在其后的文本框中给出具体值。例如在选取定位目标“页”之后,在“输入页号”框中给出具体页号;②在“定位目标”列表框中选取页、节、行、书签、表格或图形等要定位的目标,并在其后的文本框中给出具体值。例如在选取定位目标“页”之后,在“输入页号”框中给出具体页号; ③如果仅选取了“定位目标”,则可单击“前一处”或“下一处”按钮进行定位;如果选取“定位目标”后还给出了具体值,可单击“定位”按钮进行定位。
五 插入另一文档 ①将插入点置于文档中要插入另一个文档的地方; ②选择“插入/文件”菜单命令打开“插入文件”对话框; ③在“查找范围”框中指定文件所在的磁盘和文件夹,在文件名列表框中选择要插入的文 档名称,或者在“文件名”文本框中输入要插入的文档名称,还可以通过查找自动填入该文件名; ④单击“插入”按钮,Word 2003将把指定文档的全部内容从磁盘读入并插入到当前文档中插入点所在的位置。
六 文档视图 文档视图即为查看文档的方式。Word 2003提供了多种文档视图,包括普通视图、页面视图、大纲视图、阅读版式视图和Web版式视图等。此外还提供了文档结构图、按指定比例以及全屏显示等功能。