Maria Guercio Università degli Studi di Urbino, ERPANET

1. Produttori e conservatori delle memorie digitali: le alleanze possibili Maria Guercio Università degli Studi di Urbino, ERPANET

2. La necessità di una prospettiva storica • All’origine dei processi di documentazione c’è sostanzialmente il bisogno di “ridurre l’insicurezza insita nei rapporti sociali, giuridici, economici”. • I documenti nascono innanzitutto come “dichiarazioni di rappresentazione” in quanto strumento di riduzione della complessità, proprio perché introducono certezza, sciolgono dubbi, implicano scelte.

3. Produzione documentaria e certezze giuridiche • La produzione documentaria è parte integrante di un sistema di certezze giuridiche, a sua volta caratterizzato da equilibri variabili: il bisogno di certezza nei rapporti sociali • è legato alle esigenze di integrità e affidabilità della memoria • costituisce il primo impulso alla formalizzazione delle procedure e delle attività “giuridicamente rilevanti” che si traducono nella produzione di documenti e, soprattutto, di strumenti di controllo per la loro formazione e tenuta.

4. La funzione del documento • La funzione del documento archivistico non consiste nel produrre conoscenza ma nell’intervenire nella realtà, nel fare. • Il documento, anche nel caso in cui sia frutto di regole formali e predefinite, non rispecchia una realtà sensibile, ma la sostituisce e la conforma: in sostanza sostituisce alla realtà percepibile e percepita da chi vi ha in qualche misura partecipato una “cosa” che supera la caducità dell’evento e della sua memoria immediata e fragile e li proietta entrambi nel tempo e nello spazio sociale nel quale l’evento è in grado di produrre (o ha già prodotto) effetti duraturi.

5. Analisi dei documenti e valutazione critica • L’analisi di un documento implica inoltre, per le ragioni ora ricordate, sempre un’attività interpretativa: • la valutazione critica in termini di riconoscimento di oggettività è affidata a una serie di accorgimenti diversi che dipendono dall’evoluzione e dalla complessità dell’ordinamento giuridico, ma anche dalle condizioni tecnologiche e organizzative date.

6. Gli attori della conservazione:gli studi di casi di ERPANET • 78 studi di casi relativi a soggetti produttori di memorie digitali in settori diversificati (2002-2004). • Obiettivo generale degli studi era quello di fornire un quadro dei metodi e delle misure utilizzate specificatamente in ambito conservativo al fine di rendere disponibili informazioni e materiali di riflessione comparativa tra settori • sia per lo sviluppo e la valutazione di strumenti e linee direttive • sia per promuovere ulteriori ambiti di ricerca

7. Le organizzazioni partecipanti • 1st Round (20 organizzazioni) • Astra Zeneca PLC, Aventis Pharma Germany GmbH, Bayer AG, Böhringer Ingelheim, GlaxoSmithKline plc (GSK), Organon NV, Pfizer, RAI (Radiotelevisione Italiana), BBC (British Broadcasting Corporation), ERT (Elliniki Radiophonia Tileorassi SA), SF DRS (Schweizer Fernsehen der Deutschen und Rätoromanischen Schweiz), Gruppo Mondadori, Hachette Filipacchi Médias, HMSO (Her Majesty’s Stationary Office), Kluwer Academic Publishing, Office for Official Publications of the European Communities (Publications Office), Oxford University Press, Random House, Swisscom, Orange.

8. Le organizzazioni partecipanti • 2nd & 3rd Round (58 organizzazioni) • A European Banking House, Amnesty International, ARPAT - Agenzia Regionale per la Protezione Ambientale della Toscana, Banca d’Italia, Belastingdienst, Bio-Inspecta, Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze (BNCF), BT Archives, Canadian Institute for Historical, Microreproductions - CIHM, Centraal Bureau voor de Statistiek, CINECA, Comune di Pesaro, Council of Europe, Deutsche Presse-Agentur (DPA), Dutch Kadaster (Land Registry), Edinburgh University Library, ENEL, Electronic Records Management Training at the European Investment Bank (EIB), EMI Music, Engineering Simulation, European Investment Bank (EIB), European Patent Office, Europol, Ferrovie Dello Stato, FIFA, Infocamere, International Labour Organisation (ILO), ISSN International Centre, Kernkraftwerk Leibstadt (KKL), Koninklijk Nederland Meteorologische Instituut (KNMI), Legacoop, Marine Accident Investigation Branch (MAIB), Meteorological Office UK, National Archives of Scotland, National Centre for Public Administration Informatics (CNIPA), National Library of Wales, Nederlandse Aardolie Maatschappij (NAM), Netherlands Historical Data Archive (NHDA), OECD, Office for Metropolitan Architecture, ORF Radio Archive, Portable Antiquities Scheme (PAS), Project Gutenberg, Provincia di Pesaro e Urbino, Regione Emilia Romagna, Schweizerische Depeschenagentur (SDA, Swedish University of Agricultural Sciences, Tate, Tessella Support Services PLC, Theater Instituut Nederland (TIN), Universal Postal Union, World Intellectual Property Organisation (WIPO).

9. Metodologia organizzativa dell’indagine:la struttura degli studi • analisi del livello di consapevolezza del rischio • individuazione del grado di influenza dei problemi conservativi rispetto alle finalità istituzionali dell’Ente • identificazione delle misure introdotte per prevenire perdite e manipolazioni • valutazione delle modalità di monitoraggio (programmi o policy) • descrizione dei piani futuri in termini di costi e risorse e delle tecnologie utilizzate.

10. Qualche conclusione (1) • il livello di consapevolezza e preoccupazione varia notevolmente se si considera il settore pubblico o quello privato • è generalizzata la difficoltà di individuare chiaramente le responsabilità interne rispetto alla conservazione, ma anche le procedure di controllo • è emerso che fattore cruciale di sviluppo è l’esistenza di un sistema adeguato per la formazione dei documenti archivistici • le linee direttive interne sono sempre implementate in modo parziale • gli standard e le linee guida sviluppati dalle diverse comunità professionali sono considerati con disattenzione

11. Qualche conclusione (2) • rarissimi sono i piani di conservazione anche se comincia a crescere la consapevolezza dei costi e delle criticità dovute alla ridondanza e all’assenza di criteriselettivi • le strategie conservative non sono ritenute un requisito essenziale nello sviluppo delle piattaforme applicative • si confonde la conservazione con le politiche per la sicurezza • la proliferazione dei formati dei file e la crescita della complessità e diversificazione delle entità digitali costituiscono elementi di difficoltà che spesso inducono a mantenere copia cartacea dei materiali

12. Qualche conclusione (3) • le attività conservative sono frammentarie e le pratiche tendono ad essere incomplete, ad hoc e sviluppate per iniziative individuali • si attendono soluzioni “miracolose e onnicomprensive” dall’esterno e, soprattutto, dalle tecnologie • la cooperazione tra ambiti settoriali è un’eccezione • i servizi documentari e archivistici non costituiscono un punto di riferimento anche per la mancanza di auto-stima e l’insufficienzadelle competenze e dell’esperienza disponibili

13. L’identificazione degli attori e delle forme di cooperazione • la collaborazione tra produttori e conservatori • l’interazione con i fornitori e gli sviluppatori di tecnologie • la convergenza tra i custodi della memoria digitale

14. Lo sviluppo di una rete europea • incontro di esperti del 1 marzo 2002 a Bruxelles per la definizione di un piano di azione europeo • risoluzione dei ministri per la cultura del giugno 2002 a favore di iniziative a sostegno della conservazione del patrimonio culturale digitale • creazione, promossa dall’ICCU e da ERPANET, di un gruppo di lavoro di esperti nel campo della conservazione digitale che include oggi i rappresentanti di tutti i Paesi europei • iniziative concordate nell’ambito delle presidenze di turno (dal gennaio 2002 al dicembre 2005) • conferenza internazionale di Firenze che, in particolare, si è conclusa con l’approvazione dell’Agenda di Firenze

15. Le linee d’azione dell’agenda di Firenze • creazione di strumenti che favoriscano la sensibilizzazione e la cooperazione • condivisione di buone pratiche e di prospettive comuni • sviluppo di linee guida e strategie

16. Una nuova possibilità • L’avvio di un’iniziativa di collaborazione tra la Direzione Generale delle Biblioteche e la Direzione Generale degli Archivi, l’ICCU ed ERPANET per la costituzione di una rete di cooperazione nazionale aperta alle istituzioni di ricerca e di formazione universitaria, agli Enti regionali e locali, al mondo delle imprese con la finalità di dar vita a: • iniziative di formazione e informazione • occasioni di condivisione di risultati • interventi di ricerca • strumenti per il consolidamento di una comunità di interessi e di lavoro più consapevole e aperta alla cooperazione internazionale ed europea