Aux Directions et services administratifs des établissements médico-sociaux

1. Avec le Service des assurances sociales et de l’hébergement : 2014, de nouvelles pages à tourner ….. Aux Directions et services administratifs des établissements médico-sociaux et des Divisions C d'hôpitaux du canton de Vaud ainsi qu’à tous les acteurs concernés du monde médico-social vaudois 20 décembre 2013

2. L’équipe du service des assurances sociales et de l’hébergement et de l’Office vaudois de l’assurance-maladie a été ravie de travailler avec vous en 2013.Nous nous réjouissons de poursuivre nos activités ensemble en 2014 et vous souhaitons une année à venir pleine de succès et de réussites.Avec nos vœux les meilleurs.

3. Pages à tourner • Page • Gestion administrative avec le SASH – long-séjour • Décisions et bordereaux LAPRAMS longs-séjours via le portail sécurisé IAM • Décisions et bordereaux LAPRAMS longs-séjours via le portail sécurisé IAM (suite) • Gestion administrative avec le SASH – court-séjour • Court-séjour LAPRAMS – rappels • Facturation du forfait soins « court-séjour » - nouveautés 2014 • CAT Centres d’accueil temporaire – tarifs 2014 • Les garanties particulières LAPRAMS • AVS/AI, PC AVS/AI, API • Demande d’allocation pour impotent • Financement des frais socio-hôteliers 2014 • Facturation en cas d’absence pour hospitalisation temporaire • Transport médicalement requis – forfait d’attente • Financement des soins – chiffres 2014 • Financement résiduel – acomptes 2014 • Financement résiduel de la CSB • Accueil d’un résident non-vaudois • Taxe d’élimination des déchets • Traitements dentaires • Le SASH : à votre disposition pour toute information • MERCI

4. Gestion administrative avec le SASH – long-séjour • Bordereau courts-séjours et longs-séjours de décembre 2013 : comme chaque année, nous vous remercions de nous les renvoyer rapidement, d’ici au 17 janvier 2014 au plus tard , afin que nous puissions boucler l’exercice comptable 2013. • Bordereau longs-séjours : par économie de frais de poste et de papier, nous vous remercions de ne nous adresser que les bordereaux longs-séjours - générés par le SASH et complétés par l’EMS ou générés par le SASH + le bordereau « maison » de l’EMS. Nous n’avons pas d’utilité à recevoir des factures d’aides LAPRAMS avec bulletin de versement. • Décisions LAPRAMS longs-séjours : comme chaque année, nous ferons le maximum pour renouveler les décisions des bénéficiaires concernés (résidents sans AI/PC, ou avec complément de MDP ou avec conjoint à domicile etc.) d’ici fin janvier 2014. Seront disponibles dans votre espace de consultation du portail sécurisé IAM, en principe le 31.01.2014, les copies des décisions LAPRAMS, ainsi que les bordereaux long-séjours. • Gestion des communications d’entrées, sorties et décès par la fiche 7721 : nous prions tous les établissements qui utilisent encore le papier de bien vouloir passer en mode électronique en remplissant le présent formulaire et de le renvoyer à stephane.juliano@vd.ch. Pour tous renseignements, M. Stéphane Juliano 021 316 51 65

5. Décisions et bordereaux LAPRAMS longs-séjours via le portail sécurisé IAM Procédure pour accéder facilement aux documents sur Alfresco Nous vous recommandons d'aller regarder systématiquement, chaque jeudi, si vous avez reçu de nouveaux documents LAPRAMS, via l'adresse URL ci-après :https://www.portail.vd.ch/ecm/app4/ Une fois connecté dans l’application Alfresco, veuillez suivre cette méthode pour consulter/imprimer vos décisions ou bordereaux LAPRAMS longs-séjours : Cliquer sur "Mon accueil" Cliquer sur "VD" … (voir page suivante pour la suite)

6. Décisions et bordereaux LAPRAMS longs-séjours via le portail sécurisé IAM (suite) Cliquer sur "SASH"  Cliquer sur "le numéro qui correspond à votre établissement"  Puis Cliquer à choix sur "Bordereaux LAPRAMS LS/Décisions LAPRAMS - LASV" Vous pourrez ainsi consulter/imprimer les fichiers pdf y relatifs

7. Gestion administrative avec le SASH – court-séjour • Bordereau courts-séjours de décembre 2013 : nous vous rappelons qu’il doit contenir toutes les journées courts-séjours de décembre 2013, y compris celles des séjours non terminés au 31.12.2013. • Subside incitatif courts-séjours pour les lits dédiés: nous établirons les décomptes annuels 2013, dans la seconde moitié de février 2014. • Participation du résident en 2014 : CHF 60.- par jour, sans changement • Transmission des factures par voie électronique : nous remercions tous les établissements qui pratiquent le court-séjour et qui, jusqu’ici, ne nous adressaient que les factures papier, de bien vouloir passer également au transfert par voie électronique prévu par leur fournisseur informatique, ce qui nous épargne des re-saisies et permet l’accélération du traitement. Tous renseignements auprès de Mme Anne-Marie Balmat, gestionnaire de dossiers chargée des court-séjours et qui a remplacé Mme Sophie Jan en 2013. anne-marie.balmat@vd.ch 021 316 51 62

8. Court-séjour LAPRAMS - rappels • Seules les personnes justifiant d’un domicile principal sur Vaud ont droit aux prestations du court-séjour LAPRAMS. Pour celles qui proviennent d’autres cantons, c’est le tarif long-séjour qui s’applique. Le SASH procède à des contrôles parsondages. • Les bénéficiaires de PC AVS/AI à domicile peuvent obtenir le remboursement de CHF 30.- en adressant leur facture à l’organe PC concerné. • Au cas par cas, le SASH peut entrer en matière, au titre du cas de rigueur LAPRAMS, pour la prise en charge d’une partie de cette participation. La demande doit nous parvenir par le CMS concerné. En principe, l’intervention du SASH devrait concerner une personne non bénéficiaire des PC AVS/AI et qui ne dispose pas d’une fortune réalisable excédant les limites LAPRAMS des garanties particulières (CHF 4’000.- personne seule, CHF 8’000.- couple).Pour tout renseignement : M. Vincent PASQUIER, assistant social 021 316 52 91 vincent.pasquier@vd.ch • Les personnes en séjour de longue ou de courte durée au bénéfice d'une allocation pour impotent de l'AVS, de l'AI ou de la LAA, totale ou partielle, versent à l'établissement qui les héberge un supplément égal au montant de l'allocation mensuelle, en raison de l'aide et de la surveillance personnelle particulière dont elles ont besoin et qui sont dispensées par l’EMS. Les personnes qui entrent dans l'établissement ou le quittent en cours de mois, versent un montant égal au prorata du nombre de jours d'hébergement au cours dudit mois.

9. Facturation du forfait soins « court-séjour »- nouveauté 2014 • La participation de l’assurance-maladie en 2014 concernant les forfaits (absence d’évaluation des soins requis) est actuellement discutée entre les associations faîtières et les assureurs. Selon les informations récentes, les forfaits suivants pourraient s’appliquer en 2014. Ces montants sont communiqués à titre indicatif. Votre association faîtière vous tiendra informés. • En 2014, le financement résiduel du court-séjour reste inchangé, soit CHF 36.30, quel que soit le scénario.

10. CAT Centres d’accueil temporaire – tarifs 2014 L'année 2014 s'inscrit en continuité de l'année 2013, les tarifs des modules de prise en charge, des repas et des transports restent inchangés. Lien

11. Les garanties particulières LAPRAMS Nous rappelons que le SASH est prêt à examiner la prise en charge par une garantie particulière de certains frais ponctuels qui peuvent déséquilibrer le budget d’un résident, voire, sur la base d’un budget de ses dépenses, lui octroyer un complément de MDP. Ce pour autant que : • la fortune du résident soit inférieure à CHF 4’000.- (personne seule) ou CHF 8’000.- (couple) • les dépenses personnelles ne soient en principe pas constituées par des primes d’assurances « complémentaires » maladie (LCA) ou par une PSAC (par ex. supplément pour chambre individuelle) • compte tenu des difficultés que rencontrent les bénéficiaires de PC pour rester ou devenir affiliés auprès d’un assureur dont les primes sont égales ou inférieures à la prime cantonale de référence PC fixée par l’OFAS (2014 : région 1 = CHF 444.-, région 2 = CHF 417.-), le SASH ne tient plus compte de la part à charge de l’assuré pour le refus d’une garantie particulière.Lien Toute demande peut être adressée au SASH, secrétariat de la section sociale, Bâtiment Pontaise,1014 Lausanne, accompagnée d’une copie de l’attestation d’assurance-maladie et de la dernière facture de pension.

12. AVS/AI, PC AVS/AI, API • Pas de modification des montants AVS/AI, API et des normes PC AVS/AI en 2014. • Tarifs socio-hôteliers d’un site exploitant plusieurs bâtimentsDès le 01.01.2014, par simplification administrative, il n’y a plus de tarifs différenciés pour les bâtiments d’un même site. Courant janvier prochain, nous informerons les directions concernées du numéro CCAVS unique qui sera conservé à l’avenir, afin que les fiches de communication 7721 soient remplies en conséquence.

13. Demande d’allocations pour impotent (API) Nous vous rappelons qu’il appartient aux établissements de facturer aux résidents concernés un supplément correspondant à l’API AVS/AI ou LAA, correspondant à l’aide et à la surveillance personnelles particulières dispensées par le personnel de l’EMS et dont les résidents concernés ont besoin. Il leur appartient également, à l’admission de leur résident, de s’enquérir d’une éventuelle API existante ou, le cas échéant, de déposer une demande pour l’obtenir. Afin de pouvoir au besoin questionner l’Office AI et le décharger de son devoir de protection des données, l’établissement peut faire signer le formulaire de demande ci-contre :Lien

14. Financement des frais socio-hôteliers 2014 • Les directions d’établissements ont reçu toutes les informations nécessaires dans le courrier SASH du 13.12.2013 www.vd.ch/soho • La « Convention relative aux tarifs pour 2014 mis à la charge des résidents et des régimes sociaux, lors d'hébergement dans les établissements médico-sociaux et les divisions pour malades chroniques des hôpitaux et des centres de traitement et de réadaptation, reconnus d'intérêt public (Convention socio-hôtelière SOHO) va prochainement être mise en circulation pour signature, avant d’être portée sur nos pages InternetLien • La liste officielle des établissements et de leurs tarifs sera adaptée courant janvier prochain.Lien

15. Facturation en cas d’absence pour hospitalisation temporaire • La « Convention relative aux tarifs pour 2014 mis à la charge des résidents et des régimes sociaux, a été modifiée à son article 22 : • Ni le forfait « soins » à l’assureur maladie, ni la participation aux frais de soins au résident (CHF 10.80), ne peuvent être facturés, puisque ce n’est plus l’établissement qui fournit les soins. Pour les bénéficiaires de PC AVS/AI, il s’ensuit pour l’instant une capitalisation des CHF 10.80 : en effet, un re-calcul du droit aux PC lors d’une période d’hospitalisation temporaire serait ingérable et disproportionné.

16. Transport médicalement requis – forfait d’attente Suite à une modification du contrat-type d’hébergement, l’article 3.2.6 « forfait pour frais d’attente par l’EMS en cas de transports médicalement requis », prévoit qu’en l’absence de solutions idoines (famille, Transport Handicap, taxi ou autres), les établissements peuvent effectuer des transports médicalement requis et facturer un forfait d’attente (immobilisation du véhicule et du conducteur) de CHF 30.- par période complète de 60 minutes au résident. » Le forfait d’attente ne peut pas être cumulé avec le forfait d’accompagnement pratiqué au besoin dans les établissements à mission psychiatrique.

17. Financement des soins - Chiffres 2014 • Les forfaits de l’assurance-maladie sont inchangés en 2014 (art. 7a al 3 OPAS). • La participation du résident au coût des soins est inchangée, soit CHF 10.80 par jour • Les tarifs du financement résiduel de l’Etat en 2014 sont disponibles sur le site Internet du DSAS (tarifs provisoires jusqu’à leur publication dans la FAO) : Lien • Les tarifs du financement résiduel 2014 sont augmentés de CHF 1.30 par jour en moyenne. Ce montant permet de financer l’annuité selon la CCT à hauteur de 1.0 %, ainsi que l’annuité supplémentaire pour les ASSC. • S’agissant des compléments de financement pour les « cas lourds », la procédure 2014 est inchangée. Voir courrier SASH du 13.12.2013www.vd.ch/soho

18. Financement résiduel - Acomptes 2014 • Les établissements ont reçu un formulaire avec le montant des acomptes 2014. Ils sont calculés comme prévu par la directive du 15 mars 2011 (art. 7), avec : - les tarifs 2014 - le nombre de résidents par niveau de soins requis selon les derniers extrants PLAISIR disponibles, soit ceux du 31 mai 2013. • Les acomptes peuvent être adaptés en cours d’année en cas de modification du nombre de lit ou si la répartition des résidents par niveau de soins ne correspond plus aux derniers extrants (écart supérieur à 5%, voir directive du 15 mars 2011)

19. Financement résiduel de la Communication au sujet du bénéficiaire (CSB) • L’Etat et les partenaires EMS ont mis en place en 2012 avec la CEESV un système d’avance de trésorerie, dit « accord CSB ». Ce système s’applique toujours en 2014 pour les assureurs qui ne payent pas les factures avec CSB et contre lesquels les établissements ouvrent une procédure en justice. • Plusieurs assureurs ont conclu avec le Canton de Vaud un accord transactionnel qui met fin au conflit de facturation pour 2014. Il s’agit de Helsana, CPT, Assura, Supra, Sanitas, Groupe Mutuel et Galenos. Les pertes pour les établissements consécutives à cet accord sont compensées par le financement résiduel de l’Etat. • S’agissant des CSB concernant des résidents non-vaudois hébergés dans des EMS vaudois, consulter notre pageLien

20. Accueil d’un résident non-vaudois Si le régime de financement des soins en EMS est uniforme au sens de la LAMal depuis 2012, il reste cependant des différences importantes dans les pratiques des différents cantons. Nous rappelons que si votre établissement accueille un résident dont le dernier domicile légal n’est pas vaudois, c’est son canton de provenance qui est et restera compétent, tant pour le financement des éventuelles Prestations complémentaires PC AVS/AI que pour le financement résiduel des soins. Nous avons rédigé à votre intention les différents documents ci-contre, auxquels nous avons ajouté un tableau des pratiques des différents cantons voisins dont pourrait provenir l’un ou l’autre de vos futurs résidents. Ces documents seront actualisés courant 2014. Lien

21. Taxe d’élimination des déchets • L’élimination des déchets fait partie des charges d’exploitation des EMS. Toutefois, les conséquences financières des taxes 2014 pour les établissements ne sont pas connues avec précision dans toutes les communes. • Pour 2014, compte tenu de l’incertitude, le montant du standard SOHO a été relevé de 51 à 70 centimes par jour. Il n’y a en revanche plus de montant supplémentaire accordé dans le cadre des oppositions sur ce poste. Cette solution est provisoire pour 2014 et pourrait être revue pour les tarifs 2015 selon le montant effectif des taxes communales.

22. Traitements dentaires • Les résidents au bénéfice des PC AVS/AI ou de l’aide LAPRAMS (Loi d’aide aux personnes recourant à l’action médico-sociale) peuvent se voir rembourser leurs frais de traitement dentaires, respectivement par les PCG(Prestations complémentaires de guérison) ou par la LAPRAMS aux conditions suivantes : • Les soins dentaires et les prothèses sont pris en charge selon le tarif prévu par le référentiel des prestations dentaires pour le canton de Vaud. • Tout traitement excédant le montant de CHF 500.- doit faire l’objet pour décision, de l’envoi d’un devis, avant les travaux, par le médecin-dentiste traitant au Médecin-dentiste Conseil de l’Administration cantonale vaudoise par le biais du logiciel ad hoc MEDIDENT. Seuls les médecins-dentistes conventionnéset utilisant ce logiciel peuvent facturer leurs prestations et se les faire rembourser en tiers-payant par les autorités d’assistance. • Les frais de traitement urgents de moins de CHF 500.- peuvent être facturés sans devis préalable aux régimes sociaux précités.

23. Le SASH : à votre disposition pour toute information • Les collaboratrices et collaborateurs du SASH sont à votre disposition, chacune et chacun dans leur domaine de compétence, pour répondre à vos questions et demandes de renseignements. • Le numéro principal du SASH 021 316 51 51 répond aux heures de bureau (dès le 06.01.2014) à toutes les questions pour lesquelles, vous, professionnels, avez besoin d’une réponse. • Notre courriel info.sash@vd.ch vous permet également de nous contacter.

24. Merci Nous vous remercions d’avoir pris le temps de  tourner ces pages d’informations à votre intention. Nous vous réitérons nos meilleurs vœux pour les 365 pages restant à écrire en 2014. Avec les meilleures salutations de toute l’équipe du SASH. Sont notamment informés de ces pages : Liste directions d'EMS+Hôpitaux div C+HNM, Collaborateurs et collaboratrices des établissements ayant accès au portail de l’Etat de Vaud et au formulaire électronique E-7721, Liste copie aux faîtières, Liste BRIOS et Réseaux de soins, Liste CMS, Liste Service social CHUV, Liste des fournisseurs informatiques, CHUV (Administration), AVASAD (Consultante assistante sociale), Caisse cantonale AVS (adresse générale), ACAS Lausanne, OCTP - Office des curatelles et tutelles professionnelles, OCTP (Bureau aide et conseil aux tuteurs), Chambre vaudoise des tutelles, Centraines.com, Pro Senectute Vaud, CEESV (Centrale d'encaissement des établissements sanitaires vaudois), Fidugems, Locasser SA, Multifiduciaire Léman SA, Mediation Sante, Christine Jaques/ACI/admin-VD; Thierry Wolfrath/SSP/admin-VD, Marc Weber/SG-DSAS/admin-VD, Pierre Hirt/SSP/admin-VD, Thierry Matter/SPAS/admin-VD, Elvira Boffa/SPAS/admin-VD, Rachel Giannarelli/SPAS/admin-VD, Isabel Goncalves/SPAS/admin-VD, Carole Schenk/SPAS/admin-VD, huguette@sunrise.ch, info@evam.ch, Maxime.Despont@fidinter.ch, Ludovic.Gothuey@fidinter.ch, Julien.Dagon@fidinter.ch