Ústav marketingových komunikací FMK UTB ve Zlíně

1. Nástroje a techniky řízení projektů.Logický rámec. Ústav marketingových komunikací FMK UTB ve Zlíně

2. RIPR Nástroje a techniky pro řízení projektu • pro různé oblasti poznatků manažera • 9 oblastí: řízení integrace, rozsahu, času, nákladů, kvality, lidských zdrojů, komunikací, obstarávání, rizik. Zlín 25. – 26. března 2009

3. RIPR Řízení projektu jako řízení integrace projektu • Metody pro výběr projektu, brief projektu, anotace projektu, počáteční plán nákladů a výnosů, SMART, SPIN, Logický rámec, rozdělení rolí v projektu, porady týmu, prezentace cílů projektu na iniciační poradě, obhajoba výsledků ...

4. RIPR

5. RIPR

6. RIPR Řízení rozsahu projektu • Struktura rozpisu prací • Pracovní příkazy • Plán řízení rozsahu • Analýza požadavků • Řízení změn rozsahu

7. RIPR Řízení času projektu • Ganttovy diagramy • Síťové diagramy (grafy) projektu • Analýza kritické cesty • Metoda PERT • Plánování kritického řetězu • Revize milníků

8. RIPR Řízení nákladů projektu • Čistá současná hodnota • Návratnost investic • Analýzy doby návratnosti • Řízení portfolia projektů • Odhady nákladů • Plán řízení nákladů • Finanční software

9. RIPR Řízení kvality projektu • Metoda six sigma • Diagramy řízení kvality • Paretovy diagramy • Ishikawovy diagrami (rybí kosti) • Audity kvality • Modely vyspělosti • Statistické metody • Kontrola plnění logického rámce sponzorem projektu

10. RIPR Řízení lidských zdrojů • Motivační techniky • Empatické naslouchání • Týmové smlouvy • Matice přidělení odpovědností • Histogramy zdrojů • Vyrovnávání zdrojů • Teambuilding • Různé nápady manažera

11. RIPR Řízení komunikací uvnitř i vně projektu • Plán řízení komunikace • Řízení konfliktů • Výběr komunikačních médií • Komunikační infrastruktura • Zpráva o stavu • Virtuální komunikace • Šablony • Weby projektů

12. RIPR Řízení obstarávání – administrace projektu • Analýza „Make or buy“ • Smlouvy • Žádosti o návrh nebo nabídku • Výběr zdroje • Vyjednávání o smlouvě • Objednávky • Účtárna • Oběh informací o administrativě

13. RIPR Řízení rizik projektu • Plán řízení rizik • Matice pravděpodobností a důsledků • Hodnocení rizik • Simulace • Sledování deseti nejrizikovějších položek • Metoda RIPRAN

14. RIPR Metoda Logického rámce • Ucelená metoda • Používá se ve fázi iniciace nebo zahájení projektu • Vyvinutá firmou team Technologies • www.teamtech.cz • Mezinárodně uznávaná (UNIDO, Světová rozvojová banka, projekty programů EU) • Lze ji použít pro široké spektrum projektů • Diplomky, bakalářky

15. RIPR

16. Extrémy v multiproject managementu

17. RIPR Principy metody • Navrhnout a uspořádat základní charakteristiky projektu ve vzájemných souvislostech • Tyto souvislosti vytvářejí vazební hypotézy umožňující systematickou práci na zdůvodnění projektu • Méně záleží na názvech sloupců a řádků a na pořadí řádků • Více záleží na vazbách a logice a schopnosti kontroly po vyplnění 80% • Metoda umožňuje využít systémového myšlení tedy souvislost když se stane tohle, pak… příčina, důsledek

18. RIPR Základní principy ještě trochu jinak • Jakost návrhu základních parametrů projektu závisí na logických vazbách • Když neumíme změřit výsledek našeho snažení, obtížně směřujeme k cíli a těžko můžeme určit, zda jsme dosáhli cíle • Návrh je nutno provést v týmu • Systémový přístup je nutný, máme-li postihnout potřebné souvislosti

19. RIPR Metoda je praktickou pomůckou pro • Organizační myšlení pracovní skupiny, která zahajuje projekt • Stručné a přesné vyjadřování • Stanovení cílů realizace projektu • Uvedení činností a požadovaných zdrojů do souvislostí s očekávanými výsledky • Dokumentaci základních předpokladů a rysů projektu • Kritické posouzení návrhu projektu

20. RIPR V čem je přidaná hodnota LR • Definování toho, co je úspěchem konkrétního projektu • V kontextu s vizí (strategií) firmy • Nesmí na něm pracovat jen manažer, je výsledkem jednání týmu složeného i ze sponzora projektu • V LR jsou už nazančeny vhodné nástroje PM • zmínka o krizi

21. RIPR Předpoklady, kvůli kterým byla metoda vymyšlena a je uplatňována • Jestliže manažer projektu, respektive tým neuvede písemně své měřitelné cíle před startem projektu, pak…? • Tým, respektive manažer nemá ujasněno, zda to, co dělá, vede k cíli • Síla návrhu spočívá v jeho promyšlenosti • Práce v týmu zaručuje kvalitu návrhu a ztotožnění členů týmu s cíli projektu • Cíle musí být stanoveny jako měřitelné a musí být řečeno, kdy budou měřeny

22. RIPR Předpoklady, kvůli kterým byla metoda vymyšlena a je uplatňována • Nelze stanovit soubor činností, je nutno je také uspořádat ve správné posloupnosti a ohodnotit, jak se projeví ve stanovených cílech • Jednoznačně vyjádřit vazební hypotézy, to zdokonaluje návrh projektu • Některé vnější vlivy na projekt je třeba pojmenovat a stanovit také předpoklady • Celková logika projektu je vyjádřena přibližovacím postupem • Co můžeme změřit můžeme i řídit

23. RIPR Předpoklady, kvůli kterým byla metoda vymyšlena a je uplatňována • Neplýtvejte OOU, těch co nejméně, aby změřily to podstatné • Rizika se dají přeformulovat do pozitivní podoby předpokladů, do podoby kritických faktorů úspěchu

24. RIPR

25. RIPR Popis sloupců • CÍL(E) deklaruje příčinu provádění projektu a zodpovídá otázku PROČ chceme dosáhnout níže uvedené změny, kterou přispíváme k naplnění vyššího cíle (cílů) • ÚČEL (změna) popisuje zaměření projektu a odpovídá na otázku CO (ČEHO) chceme dosáhnout • KONKRÉTNÍ VÝSTUPY projektu blíže specifikují JAK chceme změny (účelu) dosáhnout • KLÍČOVÉ ČINNOSTI jsou ty, které rozhodujícím způsobem ovlivňují realizaci konkrétních výstupů

26. RIPR Sloupec OOU • Uvádí ukazatele, které prokazují, že účelu, cílů, konkrétních výstupů a klíčových činností bylo dosaženo • Ukazatelů by mělo být více než jeden • Zásadně měřitelné ukazatele • Pokud nejsme schopni nalézt OOU, zkusme pozměnit formulaci cíle, účelu apod.

27. RIPR Sloupec – způsob ověření • Jak bude OOU zjištěn (včetně definovaného postupu pro ověření, pokud se jedná o složitější případ) • Kdo zodpovídá za ověření • Jaké náklady a čas ověření vyžaduje • Kdy bude OOU ověřen • Jakým způsobem bude dokumentován • Pravděpodobně se bude jednat o činnost!

28. RIPR Sloupec předpoklady a rizika • Uvádějí se výslovně předpoklady, ze kterých se vycházelo při stanovování jednotlivých skutečností a které podmiňují realizaci projektu • Uvádějí se významné skutečnosti, které mohou ohrozit projekt a které je potřeba mít na zřeteli při návrhu a realizaci projektu • Z uvedených informací lze vycházet při analýze rizik

29. RIPR Logický rámec dle EU

30. RIPR Postup zpracování LR • Stanovte ÚČEL (cíl) projektu (jeden!!!) • Změna, které chceme projektem dosáhnout (to o co nám jde) • Za účel nemá projektový tým přímou odpovědnost (je to mimo jeho kompetenci) • Stanovte VÝSTUPY projektu pro dosažení účelu • Měly by směřovat k naplnění účelu – jakými fyzickými i abstraktními výstupy za něž neseme přímou odpovědnost chceme účelu dosáhnout?

31. RIPR • Stanovte skupiny AKTIVIT pro dosažení každého výstupu • Ke každému výstupu 2 až 4 skupiny aktivit • Tvoří vstup pro další plánování (které není předmětem LR!) • Stanovte HLAVNÍ CÍL (CÍLE) • V podstatě návaznost na nějakou vyšší strategii, ať už v rámci organizace (např. zvýšení podílu na trhu) nebo mimo ni (Programy EU)

32. RIPR • Ověřte strom cílů testem jestliže – pak • Dosažení „vyšší“ úrovně je vždy podmíněno splněním úrovně „nižší“ • Aktivity –> Výstupy –> Účel (cíl) –> Hlavní cíl • Stanovte předpoklady a rizika na každé úrovni • V EU LR se u hlavního cíle nevyplňuje, pole se přesunulo na 5tý řádek jako obecné předpoklady • Postupuje se „odspodu“

33. RIPR • Stanovte OOU (OOI) na úrovni • Účelu • Výstupů • Hlavního cíle (cílů) • Stanovte zdroje k ověření • Záznamy • Testy • Dotazníky • Návštěvnost webových stránek • Často výsledek nějaké aktivity/činnosti!

34. RIPR • Stanovte náklady na provedení aktivit • Rozpočet na realizaci klíčových skupin aktivit • Jen stručně a přehledně, nemá nahrazovat vlastní rozpočet • Stačí jen předpokládaný obrat projektu a zdroje, ze kterých se bude skládat • Součástí může být i hrubé vymezení harmonogramu

35. Extrémy v multiproject managementu

36. RIPR Proveďte kontrolní test pomocí otázek • Projekt má pouze jeden účel? • Účel není pouze rozdílným vyjádřením výstupů? • Účel je mimo dosah odpovědnosti projektového týmu? • Účel je jednoznačně stanoven? • Výstupy jsou jednoznačně stanoveny? • Dosažení všech výstupů je nutné pro naplnění účelu? • Z formulace výstupů je zřejmé, jakých výsledků má být dosaženo? • Činnosti určují postup pro dosažení výstupů?

37. RIPR • Cíl je jednoznačně určen? Splňuje kritéria metody SMARTi? • Vztah příčiny a důsledku mezi cílem a účelem je logický a nejsou vynechány žádné důležité souvislosti? • Předpoklady na úrovni činností nezahrnují žádné z těch, které musejí předcházet zahájení každé z těchto činností (takové podmínky se uvádějí samostatně, vlastně jakoby o jednu úroveň níže)? • Výstupy spolu s předpoklady na své úrovni vyjadřují nutné a postačující podmínky pro splnění účelu? • Účel spolu s předpoklady na své úrovni vyjadřuje kritické podmínky pro dosažení cíle? • Vztah mezi výstupy a účelem je reálný?

38. RIPR • Vztah mezi činnostmi a jejich zdroji je reálný? • Vertikální logika mezi činnostmi, výstupy, cílem a účelem je reálná jako celek? • Ukazatele na úrovni účelu jsou nezávislé na výstupech? Nejsou jen souhrnem výstupů, ale skutečně ověřují naplnění účelu? • Ukazatele účelu vypovídají o tom, co je důležité? • Ukazatele jsou cílené a je stanoveno množství, jakost a čas? • Ukazatele výstupů jsou objektivně ověřitelné z hlediska množství, jakosti a času? • Ostatní ukazatele jsou objektivně ověřitelné z hlediska množství, jakosti a času?

39. RIPR • Na úrovni činností jsou popsány zdroje a náklady požadované k naplnění účelu? • Ve sloupci způsob ověření je stanoveno, kde nalezneme informace potřebné pro ověření každého ukazatele? • Mezi činnostmi nalezneme všechny, které se vztahují k získání prostředků ověření? • Ze způsobu stanovení výstupů je zřejmé rozdělení odpovědností? • Z navrženého LR je zřejmé, podle čeho bude projekt hodnocen? • Ukazatele účelu vypovídají o dopadu projektu, který musí být předem odsouhlasen? • Součástí výstupů je i popis způsobu řízení projektu?

40. RIPR Čtení logického rámce zdola nahoru

41. RIPR

42. RIPR dfa • afa

43. RIPR Čtení logického rámce konference PM Pokud jsou splněny všechny předběžné podmínky a můj projekt je iniciován a zahájen 1) pak mohu zahájit realizaci těchto aktivit: • oslovím lidi z praxe • budu propagovat konferenci na www stránkách • zajistím doprovodný program Pomocí těchto prostředků se ujistím, že jdu správnou cestou: • dostatečná účast lidí z praxe • dostatečná účast akademiků • návštěvnost www stránek • účast na doprovodném programu a na tiskovce za předpokladu že • mám projednány peníze s manažerem finančních zdrojů z fakulty, reálné prostory, již mám i závazný příslib financí od generálního sponzora.

44. RIPR 2) Jestliže se splní tento můj předpoklad, pak to povede ke splnění těchto výstupů • A já uskutečním jednodenní konferenci s účastí asi 100 osob s doprovodným programem což změřím pomocí • příspěvku ve sborníku kde budu preferovat vysokou úroveň a tyto změřené výstupy předpokládají že • nebude neočekávaná nepřítomnost hostí.

45. RIPR 3) splnění těchto předpokladů přitom vede ke splnění projektových cílů • kterými je zlepšení projektové výuky na univerzitách v ČR které změřím tím že • budu publikovat ve sborníku příspěvků a také budu propagovat firmy v místě konference za předpokladu že • u nás na FMK je unikátní výuka a předpokládám, že se nestane, že bude malý zájem ostatních vysokých škol

46. RIPR 4) Jestliže je můj předpoklad splněn, pak to vede ke splnění hlavního cíle fakulty • kterým je podpora zavádění projektového řízení ve firmách, vědecká a výzkumná činnost v oblasti PM a splnění tohoto cíle změřím tím že: • vydám odbornou publikaci o projektovém řízení. HAPPY END