Archives de France Telecom : constats d’une prise de fonction

1. Archives de France Telecom : constats d’une prise de fonction Arnaud Jules Records Manager Groupe Responsable Département Archives et Patrimoine Historique 3 février 2011 – Journée AAF/SAEE – L’archiviste, chef de projet ?

2. 1. France Telecom : Un groupe international en expansion Une mutation rapide Conséquences pour la gestion de l’information et des documents2. La fiche de poste du Records Manager Groupe Le profil demandé Les missions Le positionnement 3. La prise en main du poste Premiers constats Premières actions réalisées et actions en cours Une feuille de route à 360° Premières impressions sur la fonctionAnnexes Annexe 1 : La Politique d’archivage Groupe Annexe 2 : GED & SAE pour la gestion du cycle de vie de l’information

3. France Telecom

4. France Telecom : un groupe international • Opérateur international de Télécommunications • Plus de 203 millions de clients en septembre 2010 • Propose des services de téléphonie fixe, mobile, Internet (particuliers et entreprises) et dans les nouveaux domaines (e-santé, contenus) • 50,9 milliards d’euros de chiffre d’affaire en 2009 • 43,7 % de ce chiffre réalisé en France • Plus de 180 000 collaborateurs (dont 80 000 hors de France)

5. 1988 : La Direction Générale des Télécommunications (DGT) devient France Telecom • 1989 : Création de 2 EPIC ( France Telecom et La Poste) • 1991 : France Telecom devient un exploitant autonome de droit public placé sous la tutelle du Ministère chargé des Postes et Télécommunications • 1996 : France Telecom devient une Société Anonyme dont le seul actionnaire est l’Etat • 1997 : France Telecom ouvre son capital et entre à la Bourse de Paris et New York • 2000 : France Telecom acquiert l’opérateur mobile britannique Orange France Telecom : une mutation rapide

6. Conséquences pour la gestion de l’information et des archives • Des personnels, des cultures, des archives de statut et de nature différents à agréger • Contraintes réglementaires et législatives de plus en plus exigeantes, plusieurs niveaux pour le Groupe : • National • Européen • International • Autorités (exemples français) : • ARCEP • Direction de la répression des fraudes • CNIL • Commission européenne • Direction des Archives de France • Contexte réglementaire où les besoins de traçabilité et de conservation des informations probantes sont de plus en plus importants Groupe France Télécom

7. Conséquences pour la gestion de l’information et des archives (suite) • Des règles internes opposables à l’entreprise et à ses collaborateurs • L’entreprise est perçue par ses partenaires, clients, fournisseurs, actionnaires…selon sa capacité à prouver ses bonnes pratiques dans la conduite de ses activités • Une bonne gestion de l’information = une bonne image de marque • Les décisions stratégiques doivent être prises : • rapidement • en toute sécurité quant à la pertinence et la fiabilité des informations sur lesquelles elles reposent Groupe France Télécom

8. 2. La fiche de poste

9. Double profil documentaliste et archiviste d’entreprise • Connaissance des outils collaboratifs, de GED, et d’archivage électronique • Expérience confirmée en encadrement d’équipes • Expérience du travail en équipes multi-disciplinaires Le profil demandé • Capacité de porter une stratégie (principes directeurs) • Capacité à qualifier les besoins « Métiers FT » en gestion de l’Information et des documents des activités du groupe • Capacité à accompagner les évolutions du métier dans le groupe

10. Les Missions Métiers : vue d’ensemble De la stratégie Porteur de la Politique d’Archivage Groupe Pilote de la Mission « Gestion de l’Information de référence » De la conception, de la production et de la gestion Gestion documents et Archives Electroniques Gestion des Archives Papiers Gestion des Archives Photos et Vidéos De l’expertise Veille règlementaire Représentation du groupe auprès des instances professionnelles et de normalisation Conseil, assistance et formation interne au Groupe

11. Les Missions de responsable de département • Encadrer une équipe de 9 personnes – fonctionnaires et contractuels (moyenne d’âge : 44,7 ans) • Gérer le site d’archives d’Alfortville ou sont conservés près de 6 kml d’archives papier, photos, audios et vidéos • Piloter les relations avec les prestataires tiers-archiveurs • Construire et gérer le budget du département Documentation Archives Intermédiaires Archives Historiques Photos/Vidéos Groupe France Télécom

12. Le Positionnement dans l’organigramme Directeur Général Secrétariat Général Direction Sécurité Groupe Direction Services Généraux du Siège Direction Juridique Groupe DSI Groupe Responsable Département APH

13. Le Positionnement dans le référentiel des Métiers du groupe Famille Métier Management du risque Groupe Métier Professionnel de l'Information / Documentation Compétences professionnelles demandés (référentiel groupe) Sens du client et sens du service Management de l’Information Gestion de projet Information Technology Extrait de la fiche Métier Afin de favoriser l’émergence le partage et la capitalisation du « savoir interne » (connaissances, documents, expériences, savoir-faire), le professionnel de l’information - documentation facilite la constitution et la diffusion du capital de connaissances du Groupe. • Il collecte, conserve et/ou détruit quand nécessaire les documents, savoirs-faire et données en interne et/ou en externe utiles à la conduite des affaires. • Il contribue à la protection dans la durée du patrimoine informationnel de l’entreprise et sa disponibilité. • Il valorise ce patrimoine en le communiquant aux personnes habilitées.

14. Le Positionnement dans le référentiel des Métiers du groupe L’approche de l’activité est faite par l’analyse des risques de la non gestion de l’information et des documents des activités de l’entreprise Étude des enjeux, impacts et critères d’analyse en matière d’archivage et de gestion de l’information au sein de l’entreprise, Expression de la sensibilité des informations archivées, Étude des menaces et identification des scénarios de risques, Synthèse de l’analyse des risques et hiérarchisation Détermination des exigences en matière d’archivage et de gestion de l’information

15. Une mission qui évolue vers une fonction de Business Owner Leader pour la gestion du cycle de vie de l’information Politique de gestion de l’information de référence Patrimoine / Histoire Politique de sécurité globale du groupe France Telecom / Orange Politique d’archivage groupe Documents figés et non modifiables Conservation / Destruction Production Gestion / Conservation Auditabilité Cycle de vie Fondamentaux à mettre en œuvre : Confidentialité – Complétude – Accessibilité et communicabilité Conformité – Intégrité - Responsabilité Groupe France Télécom

16. 3. La prise en main du poste

17. Premiers constats • Une fiche de poste correspondant à l’attendu • Complexité particulière de cette prise de poste • Un poste de référent transverse en pointe mais sans responsable pendant 6 mois • Gestion d’un déménagement d’archives de bonne envergure • Suivi de la fin des travaux • Mise en sécurité du site • Transfert physique de l’équipe et des fonds

18. Une feuille de route à 360° MAÏTRISER SON PERIMETRE CONNAITRE SON ENVIRONNEMENT Prendre connaissance des fonds d’archives et des procédures et outils archivistiques en place Apprendre à connaître les métiers du groupe Records Manager Groupe Regarder en arrière pour Regarder vers l’avant pour S’inscrire dans la stratégie du groupe Construire les objectifs à 3 et 5 ans Evaluer les moyens nécessaires Connaître l’histoire de la gestion des archives à FT Identifier des retours d’expérience ANIMER DIAGNOSTIQUER ET DECIDER Communiquer, former Animer les réseaux de correspondants Faire le bilan de l’existant Dégager les priorités Traiter les urgences Groupe France Télécom

19. Premières actions réalisées et actions en cours • Répondre à l’urgence : le déménagement • Redonner de la visibilité sur l’activité • À la hiérarchie • A l’équipe • Aux partenaires • Aux clients • Identifier les points prioritaires et critiques et établir les plans d’actions • Calendrier • Identification des moyens nécessaires • Relancer de manière cadencée tous les projets structurants en attente et prendre les décisions laissées en suspens • Rassembler les éléments pour valoriser économiquement l’activité • Communiquer (articles in interne – Site Intranet – Inauguration nouveau site de conservation d’archives)

20. Une fonction de référent • qui s’appuie sur des partenaires solides et motivés (Direction de la Sécurité, Direction Juridique, Direction du Contrôle Interne) • pour une gouvernance globale à venir de la gestion de l’Information et des documents • Une fonction d'expert • une expertise en support aux activités opérationnelles et fonctionnelles • à faire connaître dans le groupe • Une fonction de pilote opérationnel • de la direction et de la gestion de multi-projets complexes et structurants pour le Groupe dans le cadre de programmes pluri-annuels • Une fonction de militant • le combat des idées reçues sur les archives • le combat de la responsabilité documentaire Premières impressions sur la fonction de Records Manager Groupe à FT

21. Annexe 1 :La Politique d’archivage Groupe

22. Politique d’Archivage Groupe : Définition et objectifs • Document stratégique établissant un cadre de référence global qui s’impose à toutes les entités du Groupe • Vise à rationaliser les processus d’archivage et à maîtriser la gestion de l’information • Politique qui s’inscrit dans la continuité de la Politique de sécurité Groupe • Se mettre en conformité avec les obligations légales de conservation de l’information • Participer à la mise en œuvre d’un système de bonne gouvernance de l’information • Sécuriser los informations en accès et en conservation • Assurer la préservation du patrimoine historique et de la culture de l’entreprise • Elaborer un système pérenne et auditable Objectifs Groupe France Télécom

23. Annexe 2 :GED & SAE pour la gestion du cycle de vie de l’information

24. GED & SAE pour la gestion du cycle de vie de l’information PERIMETRE APH Production des documents électroniques Gestion électronique des documents (GED) Archivage des documents électroniques SHAREPOINT COLLABORATION, ETC…. SAE Archivages Électroniques WEBDOC Collaboraive tools Partage de Documents Gérer des alertes Forum, FAQ… Calendrier Enquêtes Documents figés et non modifiables • Conservation sécurisée • * Durée de conservation • - Pérennité et • traçabilité des documents • Archivage à • valeur probatoire • Maîtrise des destructions • Gestion sécurisée des documents • * Durée d’utilité • - Organisation et • classement de la documentation • Workflow • Gestion de volumétrie importante • Recherche multicritères, multi-bases INPUT ACCEL Dématérialisation Gestion des flux entrants OCR Alimentation automatique des métadonnées Création / Import Gestion / Conservation Création / capture Conservation / Destruction Groupe France Télécom

25. GED & SAE pour la gestion du cycle de vie de l’information Les bases Webdoc 45 bases de données en production à fin 2010 Un point fort : une maîtrise d’ouvrage assurant des règles de gouvernance pour la création et la gestion des bases Webdoc • Gestion type archives : récupération de fonds de documents pour préparer l'archivage électronique • Gestion de documents Affaires (Ged entreprise, Orange distribution, ...) pour archivage à valeur probatoire • Gestion de documents vitaux et/ou confidentiels (pour audits financiers, documents contractuels, Délégation de pouvoir et signature...) Types d’usage des Bases webdoc