ALEPH 500 v. 16.02

1. ALEPH 500 v. 16.02 MODULO ACQ/SERIALS “Monografie” Corso Bicocca-Insubria luglio 2004

2. INTRODUZIONE Il modulo Acquisitions/Serials permette di gestire i dati relativi a: fornitori, budget, ordini e fatturazioni sia di monografie che di periodici. Questo modulo funziona solo nei database ADM. (BIN5O Bicocca, BIN51 Insubria).

3. La GUI ACQUISITIONS/SERIALS • La GUI Acquisitions/Serials e’ stata costruita con attenzione alla fruibilità e facilita’ di accesso alle diverse funzioni coinvolte. • Le informazioni su Fornitore, Budget, Copie, Ordine e Fattura sono interconnesse e sono accessibili facilmente. • La struttura a pannelli con le diverse informazioni ne permette la visualizzazione in simultanea.

4. BARRESTRUMENTI BARRA DEL TITOLO BARRA DEI MENU BARRA DEI SERIALI BARRA DEGLI ORDINI BARRA DELLA FATTURA TAB PRINCIPALI PANNELLO SUPERIORE ALBERO DI NAVIGAZIONE PANNELLO INFERIORE PANNELLO DI NAVIGAZIONE

5. GUI relativa ai FORNITORI

6. BARRA DEL TITOLO • La barra del titolo mostra il nome del programma e altri messaggi relativi quali i comandi, la versione, il Database al quale si e’ collegati, l’ indirizzo del Server.

7. BARRA DEL MENU • La barra del menu permette l’accesso ad alcune funzioni. Ci si deve posizionare col cursore sul nome del menu (per es. Ordini) per vedere i comandi relativi.

8. BARRA DEI SERIALI • Permette di recuperare un determinato record e aprirlo nella apposita funzione.Per recuperare un record si seleziona un parametro di ricerca dal menu a tendina sulla sinistra, ad es. “Titolo” o n. di sistema, quindi si compila il campo adiacente.

9. BARRA DEGLI ORDINI • La Barra degli ordini permette di ricercare e visualizzare un record relativo agli ordini. Per recuperare un record di ordine si deve selezionare un parametro di ricerca dal menu a tendina sulla sinistra (ad es. il n. di ordine). Si deve quindi compilare il campo adiacente con i dati necessari, quindi cliccare sulla freccina o premere il tasto Invio.

10. BARRA DELLA FATTURA • La Barra della fattura permette di recuperare una Fattura Generale e la rispettiva linea degli items.E’ possibile ricercare la fattura selezionando come parametro di ricerca nel campo a sin. ad es. un fornitore. Il campo adiacente deve essere compilato inserendo il numero di fattura.

11. PANNELLO DI NAVIGAZIONE • E’ costituito da Tab Principali e Albero di Navigazione. • Il Pannello di navigazione contiene le seguenti 6 Tab (identificate da rispettive icone): • Ordini Ricerca • FattureSeriali • AmministrazioneRicerca ordini

12. PREREQUISITI • Prima di iniziare qualsiasi ordine ci si deve assicurare che in Aleph siano presenti: • Record Bibliografico a cui legare l’ordine; • Lista di Fornitori ai quali inviare gli ordini; • Lista di Budget sui quali impegnare gli ordini. • (Questo elemento e’ in realtà opzionale e viene utilizzato dagli utenti che vogliono tenere un controllo del budget). • Lista di Valute con i relativi tassi di cambio.

13. TIPOLOGIE DI ORDINI • Il modulo ACQ/SERIALS gestisce i seguenti tre tipi di ordini: Monografie, Seriali, Standing order.

14. CREAZIONE DEL FORNITORE • Selezionare dal Pannello principale la funzione Amministrazione e dall’elenco di opzioni che si visualizza selezionare la voce “Fornitori”. • Nel pannello superiore verrà visualizzato l’elenco dei fornitori già presenti nel database. • Questo pannello dispone di tasti funzione che permettono di aggiungere, duplicare o cancellare dei fornitori. • Si possono utilizzare dei “filtri” per recuperare con maggiore facilita’ un fornitore.

15. 1) Selezionare la Tab Amministrazione 3) Verrà visualizzato l’elenco dei fornitori già esistenti 4) Si attiveranno i tasti funzione per eseguire Aggiunte, Duplicazioni, Cancellazioni e Modifiche degli Indirizzi 2) Selezionare il nodo Fornitori 5) Dovranno essere compilate le relative schede con le informazioni necessarie.

16. TASTI FUNZIONE (FORNITORI) • Nuovo: per aggiungere un fornitore alla lista. • Il pannello inferiore si attiverà e verra’ visualizzata lascheda da compilare. • Duplica: Si puo’ aggiungere un nuovo fornitore copiando i dati di uno pre-esistente. Si evidenzia il fornitore e quindi si clicca sul tasto “duplica”. Si visualizzerà nel pannello inferiore la relativa scheda da completare.

17. TASTI FUNZIONE (FORNITORI) • Elimina: per eliminare un fornitore dall’elenco. Si evidenzia il fornitore e si clicca sul tasto “Elimina”. (Notare che se c’e’ un ordine o fattura legati al fornitore il sistema non ne permetterà la cancellazione). • Indirizzi: per inserire, visualizzare o modificare i diversi indirizzi legati al fornitore.

18. BUDGETS • I Budget servono per effettuare un controllo sulle spese relative alle acquisizioni di materiale. • Un ordine può comunque essere inviato anche senza essere stato legato ad un Budget. • Esiste inoltre nella nuova versione la possibilità di inviare un ordine con valore € 0,00. (Funzionalità ancora da definire)

19. GUI relativa ai BUDGETS

20. CREAZIONE DEI BUDGETS • Selezionare dall’Albero di Navigazione la Tab Amministrazione e nell’elenco corrispondente selezionare il nodo “Budgets”.

21. LISTA DEI BUDGETS • Nel Pannello superiore verrà visualizzato l’elenco dei budgets disponibili. Questi possono essere aggiunti, duplicati o eliminati selezionando i rispettivi tasti funzione.

22. LISTA DEI BUDGETS • Nel pannello inferiore vengono presentati, a seconda della funzione che si sceglie, una serie di schede da compilare e precisamente: • 1. Budget info 1 • 2. Budget info 2 • 3. Bilancio • 4. Transazioni • 5. Sottobiblioteche

23. Scheda 1. Budget Info 1 Contiene informazioni relative alla data di apertura, nome assegnato, validità, status del budget, tipo di budget, dipartimento al quale e’ stato assegnato.

24. Scheda 2. Budget info 2 • Contiene le seguenti informazioni: Codice oggetto: possono essere assegati oltre 20 codici al budget. Questi possono servire per creare una gerarchia all’interno del budget e classificare le spese.

25. Scheda 2. Budget info 2 • Impegni massimi superiori/inf.: qui si indica l’ammontare massimo per il quale un budget puo’ essere impegnato al di sopra o al di sotto della cifra stimata. • Spese massime Sup/Inf.: qui si indica l’ammontare massimo per il quale un budget puo’ essere addebitato. Entrambi i valori possono essere espressi come percentuale o come valore netto.

26. Scheda 2. Budget info 2 • Budget annuale: selezionando questa opzione, e utilizzando il Codice budget col formato codice-anno (es. Monografie-2004), alla fine dell’anno, la cifra rimanente potrà essere trasferita automaticamente sul nuovo budget. • Anche le fatture non pagate e gli impegni verranno trasferiti automaticamente sul nuovo budget.

27. Scheda 3. Bilancio • Questa scheda fornisce le informazioni riassuntive del Budget, e i dettagli relativi a: • Accredito iniziale; • Accrediti; • Riporti; • Trasferimenti; • Totale Impegni; • Totale fatturato; • Totale pagato; • IVA Fattura; • IVA pagato; • Bilancio totale accrediti; • Saldo reale (Totale accrediti-fatture); • Saldo disponibile [Totale accrediti - (fatture + impegni)]

28. Scheda 4. Transazioni • Questa scheda permette di vedere tutte le transazioni per un budget selezionato: indicando se a debito o a credito. • Possono essere posti dei filtri sul tipo di transazioni da visualizzare. • Ci possono essere 6 tipi di transazioni visualizzate:

29. Scheda 4. Transazioni • ILC Accredito inizialeInitial Allocation • ALC Accrediti regolariAllocation • CRO Riporti Carryover • TRN Trasferimenti Transfer • ENC ImpegniEncumbrance • INV FattureInvoice

30. Scheda 4. Transazioni • Sono disponibili alcuni tasti funzione quali: • Filtra: per visualizzare solo transazioni di un certo tipo. • Impegna: per allocare fondi ad un budget selezionato; • Stampa: • Trasferisci: per trasferire fondi da un budget ad un altro.

31. Scheda 5. Sottobiblioteche • Questa scheda permette di selezionare la o le sottobiblioteche alle quali il budget corrisponde. • Se non si seleziona nessuna sottobiblioteca a questo Budget può essere legato l’ordine di qualsiasi biblioteca.

32. 5. PRIVILEGI SUL BUDGET • Le autorizzazioni ai budget vengono assegnate attraverso le funzioni Privilegi staff disponibili in tutti i moduli della GUI. • Ogni bibliotecario con funzioni legate ai processi di Acquisizione avrà i permessi per legare gli ordini ai diversi Budget.

33. ORDINI • Per procedere alla creazione di un Ordine si può selezionare la Barra degli Ordini in alto a destra e richiamare un Ordine già presente o utilizzare la Tab Ordine.

34. CREAZIONE DI UN NUOVO ORDINE • Per creare un nuovo ordine si deve creare un record bibliografico (se non e’ presente in catalogo) o recuperarlo attraverso la TabRicerca.

35. CREAZIONE DI UN NUOVO ORDINE • E’ possibile nella nuova versione, in fase di ordine, selezionare dalla Barra dei Menu la funzione Ordini e quindi Cataloga ordine. • Sarà possibile creare un record in modalità Catalogazione on the fly.

36. CREAZIONEORDINE • Una volta recuperato un record (utilizzando la Tab Ricerca) apparirà la schermata con i dati relativi al record. • Nel Pannello inferiore, selezionando il pulsante Acq si aprirà automaticamente la Tab Ordine. • Nel pannello superiore a destra comparirà il tasto “Aggiungi”.

37. Tab Ricerca Selezionando il tasto Acq si aprirà il record nella Funzione Ordine

38. CREAZIONEORDINE • Selezionando il tasto Aggiungi si aprirà la finestrella in cui specificare il tipo di ordine. (come nella versione precedente).

39. GUI procedure Ordine

40. CREAZIONEORDINE • Nel Pannello inferiore si attiveranno 4 schede che andranno compilate come nella versione precedente.

41. CREAZIONEORDINE(SCHEDE COLLEGATE) • 1. Visualizza ordine(viene visualizzata una volta completate le schede successive); • 2. Generalità; • 3. Fornitore; • 4. Quantità e prezzo.

42. CREAZIONEORDINE (Scheda 2. GENERALITA’) • Si inseriscono i seguenti dati tra i quali: N. Ordine (assegnato in automatico dal sistema attraverso un contatore); Status (assegnato in automatico dal sistema come NEW); Tipo di materiale; Sottobiblioteca; Gruppo; Metodo di acquisizione;

43. CREAZIONEORDINE (Scheda 2. GENERALITA’) ID proponente: puo’ essere selezionato il nome e l’ID del richiedente e gli può essere legata una delle seguenti azioni: 1) Inviare direttamente; 2) Creare automaticamente una prenotazione a suo nome; 3) Inviare una mail in cui viene avvisato dell’arrivo; 4) Non attivare alcuna azione.

44. CREAZIONEORDINE (Scheda 3. FORNITORE) Si inseriscono qui le informazioni relative al fornitore dell’Ordine quali: Codice fornitore; Nome; Riferimento (inserire qui ad es. le note relative al n° di preventivo; Nota fornitore; Contatto; Tipo di ordine e consegna (come nella vers. prec.)

45. CREAZIONEORDINE (Scheda 4. QUANTITA’ E PREZZO) Vanno compilati i seguenti campi : Numero unità: Prezzo unita’: (se viene impostato dal sistema il calcolo della percentuale di sconto ad es. 15,6% qui si puo’ indicare solo il prezzo di copertina. Nota sulla quantità: si aggiungono annotazioni sulle copie es. Vol.1 di 3.

46. CREAZIONEORDINE (Scheda 4. QUANTITA’ E PREZZO) Crea Record di copia; Fondo; Budget Impegnato: Indicare qui a quale Budget si deve eventualmente assegnare l’impegno. Selezionando il tasto Aggiungi verranno registrati i dati e aggiunto l’Ordine al Record. Questo comparirà nel pannello superiore.

47. VISUALIZZAZIONE GUI DOPO AVER AGGIUNTO UN NUOVO ORDINE

48. CREAZIONEORDINE • Una volta creato l’ordine sono disponibili nel pannello superiore dei tasti legati alle seguenti funzioni: • Aggiungi; • Duplica; • Elimina; • Stampa/Cancella • Invia.

49. Funzionilegateagliordini • Nella Tab Ordini in corrispondenza della Voce principale Ordini abbiamo il seguente albero con le seguenti funzioni: • Impegni; • Fatture; • Arrivi; • Copie/Sottoscrizioni • Solleciti; • Log dell’ordine.

50. Funzionilegateagliordini • Impegni: serve per accedere al Budget relativo e fare eventuali modifiche (impegnare l’ordine ecc.) (Nota: non cliccare due volte perche’ la cifra viene disimpegnata) • Fatture: per registrare una fattura relativa all’ordine o fare eventuali modifiche; • Arrivi: per registrare gli arrivi delle copie; • Copie/Sottoscrizioni: per entrare nelle copie e gestire le informazioni relative; • Solleciti: per controllare i solleciti; • Log dell’ordine: per leggere le attività relative all’ordine già effettuate.