Schulungssatz der IG FB Vertrieb - AK Controlling Stand Mai 2011

1. Optimierung der Buchhaltung mit den neuenAbrechnungsunterlagenAuswertungenund betriebswirtschaftliche Betrachtung Schulungssatz der IG FB Vertrieb - AK Controlling Stand Mai 2011 Bitte aktivieren Sie Ihren Lautsprecher ! IG FB M/K - AK Controlling Verfasser: Toni Zitzelsberger

2. Navigation im Vortrag über die TastaturZurückblätternWieder starten oder Vorblättern Mit der „Esc“-Taste können Sie den Vortrag abbrechen IG FB M/K - AK Controlling Esc

3. Provisionsbuchungen der Allianz undAufbau der Buchungsunterlagen1. Provisionsberechnung IG FB M/K - AK Controlling Vertreterkonto bei der Allianz Kontoart 34 einsehbar unter VIS > VKD € Sach € Leben Vergütungsdatenblatt € Kranken KV Provisionsermittlungsdatenblatt € Sonstigen Buchungen Belastungen Kosten €

4. 2. Vertreterkontendialog - Einstieg IG FB M/K - AK Controlling Einstieg über VIS Grundmenue Eingabe „ VKD “

5. 2. Vertreterkontendialog - Einstieg IG FB M/K - AK Controlling Auswahl des Abfragezeitraums GJ 2010 beginnt 1.11.2009 ! Auswahl des Geschäftsjahres Konto 34 Vertreterkonto Provisionen Konto 38 kassierte VN Gelder Suche nach Nummer VS-Nummer (auch Bruchstücke) BSZ abgefragte Agenturnummer Suche nach Daten Konto Suche nach Namen (auch Bruchstücke) Auer > Auer oder Auerbach auer > Bauer oder Sauerteig Nur ein Suchfeld füllen !

6. 3. Einblick in den Vertreterkontendialog VKD über VIS IG FB M/K - AK Controlling Wenn Sie kein Suchkriterium eingeben erscheint die Liste der täglichen Umsätze. Durch Eingabe „ x „ vor dem Buchungstag kann in die Einzelbuchungen eines Tages verzweigt werden. Durch Eingabe „ x „ kann in die Einzelbuchung verzweigt werden x

7. 3. Einblick in den Vertreterkontendialog VKD über VIS IG FB M/K - AK Controlling In der weiteren Verzweigung ist die Berechnung der Provision ersichtlich Durch Eingabe „ x „ können weiter Informationen abgerufen werden Provision für Beiträge die von Sirius eingetrieben wurden Z.B. Anweiser der Provision oder Buchung für Rückfragen

8. 4. Auszahlungen an die Agenturen IG FB M/K - AK Controlling 2 x monatlich wird das Guthaben auf dem Vertreterkonto an die Agenturen überwiesen Bis zum Abrechnungsstichtag werden alle Buchungen addiert und unter einer Buchungsnummer (Nummer der Buchungsnote) zusammengefaßt Am Folgetag wird der Saldo an die Agentur überwiesen

9. 5. Buchungsbelege IG FB M/K - AK Controlling 1. Buchungsnote Alle Buchungen einer Auszahlungsperiode (z.B. 15.12.2010 - 28.12.2010 ) werden in der Buchungsnote zusammengefaßt. Die Summe dieser Buchungen stimmt mit dem Überweisungsbetrag überein. Die Art der Buchung (Provisions- oder Kostenart) ist mit einem „Datev-Konto“ gekennzeichnet. 2. Umsatznachweis Im Umsatznachweis werden alle Buchungen nach Datev-Konto zusammengefaßt und nach „ Provisionen - Kosten und sonstige Buchungen“ sortiert. Dieser Beleg gilt als steuerlicher Kostennachweis für die enthaltenen Betriebsausgaben (z.B. EDV Miete). Umsatz-nachweis

10. 5. Buchungsbelege IG FB M/K - AK Controlling Fehlender Folgerechnungsdruck Die Inkassoprovisionen könne mit dem Umsatznachweis exakt ermittelt werden. Betrachten Sie folgende Konten:

11. 5. Buchungsbelege IG FB M/K - AK Controlling 1. Buchungsnote Alle Buchungen einer Auszahlungsperiode (z.B. 15.12.2010 - 28.12.2010 ) werden in der Buchungsnote zusammengefaßt. Die Summe dieser Buchungen stimmt mit dem Überweisungsbetrag überein. Die Art der Buchung (Provisions- oder Kostenart) ist mit einem „Datev-Konto“ gekennzeichnet. 2. Umsatznachweis Im Umsatznachweis werden alle Buchungen nach Datev-Konto zusammengefaßt und nach „ Provisionen - Kosten und sonstige Buchungen“ sortiert. Dieser Beleg gilt als steuerlicher Kostennachweis für die enthaltenen Betriebsausgaben (z.B. EDV Miete). Umsatz-nachweis 3. Jahresabrechnungsdokument (JAD) Etwa im April des Folgejahres wird ein Dokument erstellt, dass alle Umsatznachweise des Geschäftsjahres zusammenfaßt. Im JAD werden zusätzlich die Provisionsforderungen an das Vorjahr und aus dem Folgejahr ausgewiesen, die bilanzierende Betriebe für Ihre Steuererklärung benötigen. Jahres- abrechnungs- dokument

12. IG FB M/K - AK Controlling 7.000.000 BlattPapier werden nur für die Buchungsnoten benötigt > mit steigender Tendenz 950.000 Blätter werden für Umsatznachweise verbraucht 5.500.000 Blatt Papier werden für Vergütungsdatenblätter verbaucht 6. Welche Belege sind für das Finanzamt unbedingt notwendig ? Alle Buchungsnoten ? Den Umsatznachweis mit Kostenbeleg (Teil B ) Das Jahresabrechnungsdokumente

13. 8. Aufbau des Jahresabrechnungsdokumentes IG FB M/K - AK Controlling Teil A Provisionen Zahlungen hier finden sich alle Provisionen, die während des Geschäftsjahres an die Agentur überwiesen wurden. Agenturen, die keine Bilanz erstellen benötigen für die Steuer nur diese Spalte des Dokumentes. Zahlungen für Vorjahr hier finden sich alle Provisionen, die im GJ ausbezahlt wurde, deren Entstehung aber schon im Vorjahr war, z.B.Bonifikationen und Jahresüberträge (Polisierung 28.12.- Auszahlung 10.1. Forderungen an das Folgejahr hier finden sich alle Provisionen, die im GJ verdient wurden, die aber erst im nächsten Jahr zu Auszahlung kommen z.B.Bonifikationen und Jahresüberträge (Polisierung 28.12.- Auszahlung 10.1. Anspruch diese Spalte gibt den Provisionsanspruch wieder den der bilan- zierende Betrieb ver- steuert. Zahlungseingänge - Zahlungen für Vorjahr + Forderung Folgejahr = Anspruch Datev Konto Über die Kontonummer lassen sich Sparte und Art der Provision bestimmen

14. 8. Aufbau des Jahresabrechnungsdokumentes IG FB M/K - AK Controlling Teil B Kosten Teil C sonstige Buchungen Buchungen, die von der Allianz nicht eindeutig steuerlich zugeordnet werden können oder nur zur Information dienen ( geldwerte Vorteile) Die Zuordnung muß durch die Agentur erfolgen Nicht eindeutige Buchungen können im VKD gefunden werden > Suche über DATEV-Konto Für wen geldwerte Vorteile gebucht wurden finden Sie in Amil-Online Information > Agenturunterstützung > Mitarbeiterrabatt-Datenbank

15. IG FB M/K - AK Controlling Auswahl des Abfragezeitraums GJ 2010 beginnt 1.11.2009 ! Auswahl des Geschäftsjahres Suche nach Daten Konto

16. 8. Aufbau des Jahresabrechnungsdokumentes IG FB M/K - AK Controlling Teil D Provisionsauszahlungen Alle Provisionsüberweisungen des Geschäftsjahres werden aufgelisten und als Summe ausgewiesen. Teil E Summenabgleich + Summe der Einnahmen - Summe der Kosten + Summe sonstige Buchungen = Summe Provisionsauszahlungen Teil D

17. IG FB M/K - AK Controlling 9. Schneller zur Steuererklärung mit dem JAD € € € € € Sie buchen alle Zahlungseingänge auf ein Buchhaltungskonto „Provisionen“ Konto Provisionen Wer nicht bilanziert kann eine Folie überspringen ! Provisions- konten Ausgabe konten sonstige Buchungen Gewinn- und Verlustrechnung Der Aufwand für die Provisionsbuchungen wird so auf ein Minimum reduziert !

18. 9. Schneller zur Steuererklärung mit dem JAD IG FB M/K - AK Controlling Jahresabgrenzung für bilanzierende Betriebe Gewinn- und Verlustrechnung 1. Spalte Bilanz = Anspruch 4. Spalte Zahlungen für Vorjahr 2. Spalte Forderung am Folgejahr 3 Spalte Eigener Wert ! + = - ? Provisions- forderung Vorjahr Forderung an Folgejahr Besonderheiten im ersten Jahr des neuen Buchungsverfahren ! Wenn Sie als bilanzierender Betrieb das JAD erstmals für die Abgrenzungen nutzen können Sie den Wert in Spalte 2 in der Regel nicht nutzen. Die im Vorjahr von Ihnen eingestellten Provisionsansprüche weichen vermutlich ab, da der exakte Jahresübertrag in der Vergangenheit nicht möglich war. Buchen Sie also einmalig: Provisionszahlungen aus der ersten Spalte - Provisionsforderungen aus Ihrer Vorjahresbilanz + Spalte 3 (Forderungen an das Folgejahr) = Bilanzwert/Anspruch

19. 10. Erste betriebswirtschaftliche Einblicke durch das JAD IG FB M/K - AK Controlling ? Wie erfolgreich war ein Wirtschaftsjahr mit dazugehörigen Boni > Anspruch Zuschüsse Ertrag • Wie abhängig sind Sie von Boni und Zuschüssen ? Boni AP Sonstige Unkosten Personal Inkasso • Wie verläßlich sind Ihre laufenden Kosten gedeckt ? Miete Sach • Wo setze ich meine Einkommensschwerpunkte welche Sparte lohnt sich für mich am meisten • Welche sind ausbaufähig ? LV ? Bank Fonds KV Sonstige

20. 11. Wollen Sie mehr über Ihre Agentur wissen ? IG FB M/K - AK Controlling • Stimmt mein Gewinn? • Was verdienen andere Allianz Kollegen ? • Was wird am Markt verdient ? • Bin ich wirklich produktiv ? • Sind meine Mitarbeiter produktiv • Sind meine Kosten im Rahmen • In welcher Sparte ist am meisten verdient ? Unter dem Markenzeichen eCon wird die IG ab 2011 ausführliche betriebswirtschaftliche Auswertungen und Vergleiche für Sie als Agentur anbieten.

21. 12. Was bietet Ihnen eCon ? IG FB M/K - AK Controlling Eine ausführliche Analyse der betriebswirschaftlichen Agenturdaten, der Bestands- und Agenturentwicklung Vergleiche mit anderen Agenturen gleicher Größenordnung und Vergleiche mit externen Marktdaten Auswertungen über Effektivität und Produktivität Ihrer Agentur Mehrjahresvergleiche > Entwicklung Ihrer Agentur

22. 13. Wie sind die Teilnahmebedingungen ? IG FB M/K - AK Controlling • Die Anwendung ist ein Produkt der VVA/IG. Weder die Allianz noch die IG hat keinen Einblick in Ihre Auswertungen. • Für die Auswertung können Ihre Einkommens- und Bestandsdaten direkt über einen Datenabruf bei der Allianz eingelesen werden. Der Aufwand für die Teilnahme und Dateneingabe ist so relativ gering. • Sie erhalten bei Teilnahme eine ausführliche jährliche Auswertung für Ihre Agentur. • Teilnehmen können nur Mitglieder der VVA. • Die Teilnahme ist für Sie kostenlos. eCon startet im Frühjahr 2011 nehmen Sie teil ! • eCon bietet für Sie als Agentur eine Bewertungs- und Planungsgrundlage, die in ihrer Aussagekraft einmalig ist. • eCon gibt einen übergreifenden Einblick in die „Allianz-Agentur“, ihre Entwicklungen, Stärken und Schwächen der nicht nur Ihnen, sondern auch der Interessensarbeit der IG nutzt.

23. 14. Tipps zum Schluß ? IG FB M/K - AK Controlling • Erkunden Sie den Vertreterkontendialog und nutzen Sie VKD zur laufenden Provisionskontrolle ! • Der Kostennachweis in Umsatznachweis und das Jahresabrechnungsdokument reichen als Buchungsbeleg. Archivieren Sie diese Belege weiterhin in Papierform ! • Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater wie Sie mit dem JAD Buchungsaufwand und Kosten reduzieren ! JAD • Prüfen Sie die Mitarbeiterrabatte, die auf Ihre Agentur gebucht werden. Vermeiden Sie Fallstricke und optimieren Sie ! • Nehmen Sie an eCon teil !

24. Optimal Buchhaltung Auswertungenund betriebswirtschaftliche Betrachtung Schulungssatz der IG FB Vertrieb - AK Controlling Februar 2011 IG FB M/K - AK Controlling Verfasser: Toni Zitzelsberger