PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PERSATUAN, KELAB DAN PASUKAN BERUNIFORM DI SEKOLAH : KESETIAUSAHAAN

1. PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PERSATUAN, KELAB DAN PASUKAN BERUNIFORM DI SEKOLAH : KESETIAUSAHAAN

2. Pentadbiran dan pengurusan persatuan/kelab dan PPS bermaksud kerja-kerja yang berkait dengan fungsi dan kelangsungan mana-mana persatuan/kelab/PPS yang telah ditubuhkan sebagai entiti kependidikan dalam bidang kokurikulum di sekolah • Mentadbir • Mengurus • Mengelola • Menyelia • Mengendali • Menerajui operasi

3. KESETIAUSAHAAN • Merujuk kepada segala urusan yang berkaitan dengan tugas atau profesion setiausaha. • Bidang tugas Setiausaha: • Surat-menyurat • Pengoperasian dan pengendalian fail dan rekod • Pengurusetiaan mesyuarat • Pendokumentasian data dan maklumat • Penerbitan • Penghasilan ucapan dan kata-kata aluan • Penyediaan laporan • Perkhidmatan kaunter • Perhubungan luar

4. Surat-menyurat • Merupakan suatu urusan pentadbiran yang penting dan perlu diuruskan dan dikelolakan dengan cermat, cekap, cepat dan mematuhi prosedur yang telah ditetapkan. • Dalam konteks kesetiausahaan merupakan urusan rasmi/formal. • Dokumen rasmi

5. Jenis-jenis surat • Pemberitahuan/makluman • Permohonan • Jemputan • Penghargaan • Rayuan • Sokongan • Ucap selamat • Ucapan taniah/takziah • Perlantikan • Penurunan kuasa • Aduan • Iringan • Perkeliling • Siaran • Akuan

6. Elemen Surat • Identiti/logo, alamat dan nombor telefon, faksimili dan e-mel persatuan/kelab/PPS • Nombor rujukan dan tarikh surat • Identiti dan alamat pihak yang ditujukan • Panggilan hormat permulaan surat • Tajuk surat • Kandungan surat • Kata-kata penutup surat • Cogan kata • Kata perakuan diri • Tandatangan • Nama dan pengenalan diri • Salinan kepada (s.k) • Penanda surat

7. Mengarang Surat • Struktur atau format surat • Penanda-penanda maksud • Frasa-frasa berhemah • Ragam bahasa yang santun dan sopan • Protokol • KISS

8. Tindakan Susulan • Senarai semak sebelum menghantar surat • Ada elemen-elemen yang perlu • Maklumat tepat dan jelas • Typo • Protokol dipatuhi • Salinan yang secukupnya • Salinan untuk fail dan direkod

9. Penerimaan Surat • Tindakan segera • Tujuan surat • Makluman balas • Awal • Susulan • Memfail dan merekod

10. Memfailkan surat • Memfailkan surat adalah suatu fungsi penting dalam organisasi. • Surat keluar/terima masuk tersimpan kemas dalam susunan teratur dan mudah diakses bila perlu. • Tindakan susulan yang sesuai ke atas surat boleh dirancang dan laksanakan dengan segera. • Mengetahui tindakan yang telah diambil

11. Kaedah memfailkan surat • Surat yang diterima masuk dicop atau tulis tarikh terima terlebih dahulu. • Masukkan dalam fail yang berkaitan dan rekodkan dalam kertas minit fail dengan dakwat merah. • Sesalinan setiap surat keluar hendaklah difailkan dan direkodkan dalam kertas minit fail dengan dakwat biru.

12. Fail dan Rekod • Fail merujuk kepada lembaran kertas yang berlipat atau kad yang berlipat digunakan untuk menyimpan rekod secara tersusun, sistematik, selamat dan mudah diakses. • Penyimpanan dokumen • Sistem fail sebagai sistem pentadbiran,maklumat/data yang efisien dan efektif

13. Sistem Pengoperasian Fail • Memberi tajuk fail • Pentadbiran, kewangan dan akaun • Memberi nombor kepada fail yang telah diberi tajuk • 01 (Ikut abjad pertama tajuk fail) • Memberi tajuk-tajuk kecil dan nombor kecil • 01/1 • Pendaftaran fail • Rekod nombor dan abjad • Tahun buka dan tutup fail • Penyelenggaraan fail • Penyelenggaran kertas minit: rekod surat keluar-masuk • Membuka fail sambungan • Pemeringkatan tindakan fail

14. Pengelasan keselamatan fail • Terbuka • Terhad • Sulit • Pengedaran Fail • Pengedaran fail • Merekodkan pengedaran fail • Memulangkan fail ke pendaftaran • Pengedaran fail mengikut pengelasan keselamatan. • Fail SDP (Sedang Dalam Perhatian) • Memelihara dan menjaga keselamatan fail • Memelihara dari keciciran • Memelihara keselamatan kandungan fail

15. Pengurusetiaan Mesyuarat • Tanggungjawab • Sebelum • Semasa mesyuarat • Selepas mesyuarat • Pengurusan mesyuarat.ppt