Treinamento : NCR Colibri SPED Contribuições & NCR Colibri SPED Fiscal

1. Treinamento: Treinamento: NCR Colibri SPED Contribuições & NCR Colibri SPED Fiscal NCR Colibri SPED Contribuições e NCR Colibri SPED Fiscal

2. Conteúdo Prográmatico US$ 6Bi • Introdução ao SPED. • Introdução ao EFD Contribuições e o Sped Fiscal. • Obrigatoriedade. • Pré-requisitos para o NCR Colibri Sped Fiscal e NCR Colibri Sped Contribuições. • Instalação e configuração. • Entendendo os registros do Sped Fiscal e Contribuições • Entendendo os Erros encontrados pelo NCR Colibri Sped e como solucioná-los. • Alterações realizadas no Colibri Back Office para atender exigências do Sped Fiscal e Sped Contribuições. • Introdução ao PVA – Programa Validador e Assinador. • Carga horária – 3 horas

3. O que é Sped ? • O SPED - Sistema Público de Escrituração Digital foi instituído pelo Decreto n º 6.022, de 22 de janeiro de 2007, regulamentado ao Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010), é um arquivo de texto que detalha todas as movimentações fiscais da empresa de um determinado período, listando todas as operações de compra (Notas de compra) e venda (Notas de venda e Cupom fiscal), resultando no quanto à empresa deve de imposto ao governo. • O principal objetivo é substituir gradualmente a emissão em papel de documentos contábeis e fiscais pela emissão em arquivos eletrônicos com certificação digital. • Os arquivos gerados deverão ser encaminhados pelo contribuinte e/ou sua contabilidade para a Receita Federal. Essa função não será realizada pelo NCR Colibri Sped Fiscal e NCR Colibri Sped Contribuições. • Os sistemas NCR Colibri SPED Fiscal e NCR Colibri SPED Contribuições tem como objetivo a geração dos arquivos para serem validados no PVA e em seguida, após serem validados com sucesso, estarão disponíveis para serem transmitidos para a Receita Federal.

4. Obrigatoriedade Obrigatoriedade • EFD – Contribuições (PIS e Cofins) • Obrigatório desde 2012 para optantes do Lucro Real; • Obrigatório desde 2013 para optantes do Lucro Presumido; • Optantes do Simples Nacional dispensados da entrega. • EFD – ICMS e IPI (Sped Fiscal) • Obrigatório em Janeiro de 2014 para todos os contribuintes do ICMS e IPI enquadrados no Regime Normal. • Para contribuientes do Simples Nacional a obrigatoriedade está prevista para 2016. Porém já existem exceções e estados obrigados a entrega do arquivo.

5. Para utilização do aplicativo NCR Colibri Sped Fiscal e NCR Colibri Sped Contribuições, são necessários alguns procedimentos prévios: • Sistema Operacional Windows XP Professional, Windows XP Service Pack 3 (SP3), Windows 2003 Server 32 bytes, Windows Vista ou Windows 7; • SQL Server Compact Edition 4.0; • Microsoft .NET Framework 3.5 (SP1) • Instalação do sistema Colibri Back Office versão 1.3.19.441 ou superior, não sendo a versão 1.4* do Colibri Back Office, com o Colibri 6.91.5 ou superior não sendo o *Colibri 8. *Futuramente o sistema atenderá essas versões; • Colibri Guard build 1.0.0.7 • Instalação do Programa Validador e Assinador da Receita Federal; *Opcional para validar o arquivo gerado. Pré-requisitos

6. CARACTERÍSTICAS Instalação do NCR Colibri SPED Fiscal e NCR Colibri Sped Contribuições TECNOLOGIA E CONFIABILIDADE COMPROVADA • Fabricado no Brasil • Garantia de 1 ano balcão e 5 anos extendida • Leitor de cartão magnético 3 trilhas • Projetado para funcionar em operações 24x7, sem interrupção • Resiste a derramamentos de líquidos, sem comprometer seu funcionamento • Fonte de energia externa bivolt • Faça o download do instalador no link disponível nas últimas releases disponíveis no NCR Colibri Wiki Figura com destaque do link de download para o NCR Colibri Sped Fiscal

7. Instalação do NCR Colibri SPED Fiscal e NCR Colibri Sped Contribuições A documentação contendo todo o passo a passo da instalação está disponível no NCR Colibri Wiki. Execute o arquivo ColibriSpedFiscalSetup.msi, ao lado a tela de inicio do Instalador. Pressione Next para prosseguir a instalação.

8. CARACTERÍSTICAS Instalação do NCR Colibri SPED Fiscal e NCR Colibri Sped Contribuições A seguir é exibido o contrato da licença de uso do NCR Colibri Sped Fiscal ou NCR Colibri Sped Contribuições. Leia até o fim e aceite selecionando o campo como destacado na figura. Em seguida pressione Next para prosseguir a instalação.

9. BENEFÍCIOS DOS TERMINAIS INTEGRADOS Instalação do NCR Colibri SPED Fiscal e NCR Colibri Sped Contribuições Selecione o diretório onde será instalado o NCR Colibri Sped Fiscal, usado neste exemplo. Em seguida pressione Next para prosseguir a instalação.

10. Instalação do NCR Colibri SPED Fiscal e NCR Colibri Sped Contribuições Pressione Install para confirmar e iniciar a instalação. A seguir a tela exibirá o status da instalação.

11. AUTOMAÇÃO COMERCIAL Instalação do NCR Colibri SPED Fiscal e NCR Colibri Sped Contribuições A instalação foi finalizada, pressione Finish para concluir a instalação.

12. AUTOMAÇÃO INDUSTRIAL Configuração do NCR Colibri SPED Fiscal e NCR Colibri Sped Contribuições Verifique no Menu Iniciar/ Todos os Programas / NCR Colibri Sped Fiscal e execute o NCR Colibri Sped Fiscal, a seguir selecione Configurações / Parâmetros Será exibido a tela de configurações como exibida abaixo

13. Configuração do NCR Colibri SPED Fiscal e NCR Colibri Sped Contribuições Cada parâmetro deve ser revisto e editado se necessário para uma correta utilização do NCR Colibri Sped Fiscal e NCR Colibri Sped Contribuições. Entre os parâmetros estão informações relacionadas a maneira que a empresa deverá ter o arquivo escriturado. É de suma importância antes de configurar validar as informações necessárias com a contabilidade do estabelecimento. Editando parâmetros, basta selecionar o botão Editar, como destacado na figura.

14. Geração do arquivo no NCR Colibri Sped Fiscal e NCR Colibri Sped Contribuições Após abrir o NCR Colibri Sped Fiscal ou Contribuições, e realizar as configurações corretamente, vá no menu Executar e depois Sped Fiscal Será exibido a tela de geração de arquivo, como exibido abaixo. Pressione Gerar.

15. Geração do arquivo no NCR Colibri Sped Fiscal e NCR Colibri Sped Contribuições O NCR Colibri Sped Fiscal e o NCR Colibri Sped Contribuições exibirá em tela todos os registros que serão escriturados no arquivo. Não existindo erros nos lançamentos referente ao período selecionado, o arquivo será gerado e exibido a mensagem ”Arquivo gerado com sucesso”. O arquivo estará salvo no diretório informado na tela de configuração. Pressione Sair para retornar.

16. Geração do arquivo no NCR Colibri Sped Fiscal e NCR Colibri Sped Contribuições Na existência de erros encontrados pelo NCR Colibri Sped Fiscal ou NCR Colibri Sped Contribuições nos lançamentos que estão sendo escriturados, serão exibidos na sequência as descrições dos erros e as informações necessárias, referente a cada erro para solucioná-los. No fim da geração do arquivo, será informada a mensagem “Não foi possível gerar o arquivo”.

17. Geração do arquivo no NCR Colibri Sped Fiscal e NCR Colibri Sped Contribuições As mensagens com as descrições dos erros que forem exibidas na tela de Geração de arquivo, serão automaticamente salvas em um arquivo.pdf dentro do diretório informado para gerar o arquivo, com nome *SpedF_Relatorio_de_erros_ddmmyyyyddHHss.pdf. Este arquivo abrirá automaticamente no fim da geração. Imagem no detalhe do arquivo gerado. *O nome gerado SpedF... É referente ao NCR Colibri Sped Fiscal, para o NCR Colibri Sped Contribuições o nome do arquivo será formado por SpedC _Relatorio_de_erros_ddmmyyyyddHHss.pdf. Imagem do relatório gerado.

18. Entendendo os Registros do Sped Fiscal

19. Entendendo os Registros do Sped Fiscal

20. Entendendo os Registros do Sped Contribuições

21. Entendendo os Registros do Sped Contribuições

22. Entendendo os Erros encontrados pelo NCR Colibri Sped Fiscal ou Contribuições e como solucioná-los Tela de cadastro de Materiais do Colibri Back Office O tipo do item é uma informação obrigatória para compor a escrituração dos itens no Sped Fiscal e Sped Contribuições. O cadastro de Materiais no Colibri Back Office deve conter esta e outras informações referente as abas Dados Fiscais (EFD) e Tributos devidamente preenchidas para não gerar erro na geração de arquivos futuros.

23. Entendendo os Erros encontrados pelo NCR Colibri Sped Fiscal ou Contribuições e como solucioná-los . É aconselhado antes da geração do arquivo, a revisão do cadastro de Unidade de Medidas, verificando se em alguma unidade foi informada apenas a sigla do item, e a descrição do item deixada em branco ou se a descrição da unidade de medida foi informada igual a sigla, ou ainda se existem unidades de medida utilizadas em vendas ou entradas que não estão cadastradas.Estas situações são irregulares para o Sped Fiscal e Sped Contribuições

24. Entendendo os Erros encontrados pelo NCR Colibri Sped Fiscal ou Contribuições e como solucioná-los Ao lado o exemplo de edição no Colibri Back Office. Desta vez no cadastro de Unidade de medidas, corrigindo uma unidade medida que possui na descrição o mesmo texto que o campo sigla. Neste exemplo, editamos a unidade de medida KG informando em sua descrição KILO.

25. Entendendo os Erros encontrados pelo NCR Colibri Sped Fiscal ou Contribuições e como solucioná-los Mais dois casos distintos de erros encontrados no Cadastro de Unidades de medida que podem ocorrer. Note que a mensagem é a mesma para os dois casos, mas quando analisamos no cadastro a situação das duas Unidades de Medida, tratam-se de erros diferentes.

26. Entendendo os Erros encontrados pelo NCR Colibri Sped Fiscal ou Contribuições e como solucioná-los No primeiro caso do relatório anterior, iremos analisar o cadastro de Unidade de medidas procurando pela sigla CX. Neste caso não encontramos uma sigla CX, significa que foram lançadas em vendas ou notas de entrada itens com essa sigla. Devemos cadastrar essa sigla e dar uma descrição para ela.

27. Entendendo os Erros encontrados pelo NCR Colibri Sped Fiscal ou Contribuições e como solucioná-los No segundo caso do relatório anterior, iremos analisar o cadastro de Unidade de medidas procurando pela sigla FATIA. Neste caso não encontramos uma sigla FATIA, apesar de existir uma descrição FATIA. Porem devemos nos basear pela Sigla. Devemos cadastrar essa sigla e dar uma nova descrição para ela.

28. Entendendo os Erros encontrados pelo NCR Colibri Sped Fiscal ou Contribuições e como solucioná-los Erros em lançamento de notas podem ocorrer com frequência, seja pela falta de alguma informação no momento da venda/entrada da nota ou pelo lançamento errado de informações. Neste caso um lançamento que está sendo informado a falta de CST de ICMS para o item na Nota fiscal.

29. Entendendo os Erros encontrados pelo NCR Colibri Sped Fiscal ou Contribuições e como solucioná-los Localizamos a Nota pela número do Documento informado no relatório, na Central de Operações do Colibri Back Office. Selecionamos a opção de Editar a Nota. Importante realizar essa etapa antes de existirem auditorias realizadas no periodo em questão da nota. Algumas informações referente a nota não poderão ser alteradas caso haja auditoria no período.

30. Entendendo os Erros encontrados pelo NCR Colibri Sped Fiscal ou Contribuições e como solucioná-los Na tela anterior, selecionamos a opção Editar Item, e a seguir nos deparamos com a nova tela de edição de itens, criada exclusivamente para atender a demanda dos impostos que podem ser lançados em uma nota. Note que nesta nota não consta um CST de ICMS informado no item, como exibido no relatório de erros do NCR Colibri Sped Fiscal. Selecionamos um CST condizente com a situação do item.

31. Alterações no Colibri Back Office para atender exigências do Sped Fiscal e Sped Contribuições Os campos incluidos na edição ou lançamento de um novo item no Colibri Back Office permitem especificar corretamente os valores de Base de Cálculo e impostos referente a situação tributária em que o item foi lançado. E é possível realizar a alteração dos valores desses campos, mesmo depois do lançamento das notas. Isso foi alterado para atender a necessidade de corrigir lançamentos de dias e/ou meses retroativos para a geração do Sped Fiscal e Sped Contribuições de meses passados. Figura com destaque na tela de lançamento de itens.

32. Alterações no Colibri Back Office para atender exigências do Sped Fiscal e Sped Contribuições No exemplo a seguir, o valor da Base de Cálculo de ICMS de ST informada no item é diferente do informado no total da nota. Essa informação pode ser alterada no Colibri Back Office para corrigir essa diferença. Note que no relatório é informado o valor apurado nos itens e o valor informado no total. Se tratando de NF-e (modelo 55), é correto consultar a NF-e com a chave de acesso no site da Receita Federal e concluir qual o valor de fato que deverá ser corrigido, se o informado no total ou o valor dos itens. Na figura em destaque a chave de acesso da NF-e

33. Alterações no Colibri Back Office para atender exigências do Sped Fiscal e Sped Contribuições . Os erros encontrados pelo NCR Colibri Sped Fiscal ou Contribuições, podem ser também encontrados de acordo com o cruzamento das informações lançadas nas vendas/entradas escrituradas. No exemplo ao lado, existe uma informação que o documento N° 5033 possui dois itens que não estão com valores de ICMS / ICMS ST válidos para o CST x CFOP informado. Exclusivamente nestes itens, o CST 40 não deve possuir valores para Base de Cálculo, Alíquota e Valores de ICMS, basta acertar no Colibri Back Office. Essa análise deve ser feita com auxílio da contabilidade no caso de dúvidas para o correto lançamento das notas.

34. Entendendo os Erros encontrados pelo NCR Colibri Sped Fiscal ou Contribuições e como solucioná-los Os erros encontrados pelo NCR Colibri Sped Fiscal ou Contribuições podem ser também referente a vendas no período realizadas em ECF. No exemplo ao lado existem relatos de totalizadores informados para o dia em questão, que não possuem vendas de ECF. Isso pode ocorrer devido ao processo do Colibri Transact falhar ou não ter sido realizado na data atual.

35. Entendendo os Erros encontrados pelo NCR Colibri Sped Fiscal ou Contribuições e como solucioná-los Outro erro que pode ser encontrado pelo NCR Colibri Sped Fiscal ou Contribuições também referente a vendas no período realizadas em ECF. É o totalizador referente a alguma alíquota de ICMS estar diferente do totalizador da mesma alíquota informada na Redução Z da ECF. Para este caso e o anterior, a solução é utilizar o aplicativo Colibri MFD que irá inserir as vendas que não foram processadas no Transact ou que estão com diferença nos totalizadores.

36. Introdução ao PVA – Programa Validador e Assinador O Programa Validador e Assinador PVA é disponibilizado pela Receita Federal e através dele são validados os arquivos gerados com a escrituração das vendas e entradas do estabelecimento. Ele pode ser obtido através de download no site da própria Receita Federal, e sua atualização fica a cargo do contribuinte, sempre que forem lançadas novas versões para o programa. As versões para Sped Fiscal e Sped Contribuições são diferentes, portanto para validar ambos os arquivos devem ser instalados o PVA para Sped Fiscal e o PVA para Sped Contribuições. Imagem do PVA para o Sped Fiscal

37. Introdução ao PVA – Programa Validador e Assinador Após ter o arquivo gerado pelo NCR Colibri Sped Fiscal ou NCR Colibri Sped Contribuições deve se importar no PVA uma nova escrituração. Neste exemplo estamos utilizando o PVA Sped Fiscal. Executamos o PVA e no menu Escrituração Fiscal, selecione Nova e em seguida Importar. Será exibido uma nova tela para selecionar o arquivo gerado, e em seguida clique em Abrir.

38. Introdução ao PVA – Programa Validador e Assinador O primeiro processo realizado pelo PVA é validar a estrutura do arquivo importado. Não existindo erro de estrutura, uma mensagem como a exibida na figura ao lado será exibida. Selecione sim para seguir com a validação de todos os registros escriturados. Neste momento o PVA realizará as validações de todas as informações com base no perfil do contribuinte informado nos parâmetros do NCR Colibri Sped Fiscal ou NCR Colibri Sped Contribuições.

39. Introdução ao PVA – Programa Validador e Assinador Se o PVA não encontrar erros durante a validação, a etapa da escrituração foi realizada com sucesso. Avisos podem ser exibidos, porém sem a existência de Erros a escrituração está pronta para Ser Apurada. Em cada PVA (Sped Fiscal ou Sped Contribuições) existe no Menu Escrituração, a opção para gerar a Apuração para os registros escriturados. Selecione essa opção e o PVA realizará novamente uma validação, dessa vez validando a apuração do ICMS para o Sped Fiscal, ou a validação do PIS/COFINS para o Sped Contribuições. Não ocorrendo erro nessa etapa o arquivo está pronto para ser assinado e transmitindo para a Receita Federal. Imagem do Registro de Apuração do ICMS no PVA Sped Fiscal