Landelijke Gegevens Verzameling Federatie Opvang

1. Inleiding De methode Exporteren Anonimiseren Verzenden Ontvangen Verwerken Terugrapportage Slot 11-2012 Landelijke Gegevens Verzameling Federatie Opvang Deze presentatie laat zien hoe de gegevens uit de diverse cliëntregistratiesystemen van de instellingen geëxporteerd worden naar de Federatie Opvang (FO). Er zijn twee hoofdkleuren te onderscheiden. De lichte kleur blauw is voor het gedeelte van het proces bij de instelling. De donkere kleur blauw is voor het gedeelte van het proces bij de Federatie Opvang. Informatie over de landelijke gegevensverzameling staat op de website van de FO, www.opvang.nl. Landelijke Gegevens Verzameling Federatie Opvang

2. = Geanonimiseerd (niet meer te herleiden naar een cliënt) Cliëntenregistratie De methode bevat twee stappen, de eerste stap is exporteren uit het cliëntregistratiesysteem en de tweede stap is het anonimiseren van de export. De anonimiseringsmodule (DCA) kan niet direct de database van het cliëntenregistratiesysteem uitlezen. Naast technische beperkingen, zoals de diverse registratiesystemen is het in een aantal situaties niet wenselijk dat een extern programma zoveel toegang heeft tot cliëntgegevens. Daarom is besloten dat de DCA een bestand moet inlezen die uit het registratiesysteem moet komen. De DCA kan niet alles inlezen, dit zou ten koste gaan van de kwaliteit. Er is een bestandsspecificatie gemaakt waarin het bestand moet voldoen. De DCA kan het bestand inlezen, verifiëren, anonimiseren en coderen. De uitvoer van de DCA wordt naar de Federatie Opvang gestuurd voor centrale verwerking en opslag. De methode Inleiding De methode Export voor DCA Exporteren Anonimiseren Anonimiseringsmodule, (DCA). Verzenden Ontvangen Centrale Applicatie (CA) Verwerken Terugrapportage LGVFO Slot Landelijke Gegevens Verzameling Federatie Opvang

3. Inleiding De methode Exporteren Anonimiseren Verzenden Ontvangen Verwerken Terugrapportage Slot Exporteren 1 Cliëntenregistratie Het exportdocument moet voldoen aan de eisen van de formaatbeschrijving. Documentatie over de formaatbeschrijving kan u vinden op www.opvang.nl. Tevens is er een handleiding voor de DCA en voorbeeld van een export document. Het document heeft een XML opmaak, om de XML te valideren zijn schema’s aanwezig. Export LGVFO Export document Anonimiseringsmodule, (DCA). Geanonimiseerd document Landelijke Gegevens Verzameling Federatie Opvang

4. Inleiding De methode Exporteren Anonimiseren Verzenden Ontvangen Verwerken Terugrapportage Slot Anonimiseren en beveiligen. Anonimiseren 1 • Deze fase sluit aan op het Export LGVFO programma, het inlezen, beoordelen, anonimiseren en versleutelen van het exportdocument. • Na installatie van de anonimiseringsmodule moet het programma ingericht worden. Er zijn twee onderdelen van belang: • Het ocument moeten bereikbaar zijn voor de anonimiseringsmodule. • Plaatsen van de referentieset. In de ETC/<versie> directory van de anonimiseringsmodule moet een referentieset staan met daarin de coderingen van de instelling en de gegevensset. Versie 1104 is actueel. • Bij het anonimiseren krijgen cliënten een uniek nummer waardoor dubbelingen voorkomen kunnen worden. Op landelijk niveau kan vastgesteld worden of een cliënt bij verschillende instellingen diensten heeft afgenomen. Landelijke Gegevens Verzameling Federatie Opvang

5. Inleiding De methode Exporteren Anonimiseren Verzenden Ontvangen Verwerken Terugrapportage Slot Anonimiseren en versleutelen. Anonimiseren 2 Doelstelling anonimiseren (Decentrale Applicatie DCA) Citaat uit de handleiding: De decentrale applicatie (DCA) is benodigd bij de gegevensuitwisseling van aanbod en hulpverleninggegevens tussen de lidinstellingen en de Federatie Opvang, omdat de aan te leveren gegevens eerst, uit privacyoverwegingen, moeten worden versleuteld en aangepast voordat zij opgestuurd kunnen worden naar de Federatie Opvang. Hierbij moet gedacht worden aan de volgende zaken: • Introductie van een Landelijk Uniek Nummer (LUN) voor een cliënt op basis van een aantal persoonskenmerken, zodat de cliënt, ongeacht de instelling, uniek identificeerbaar is in de Landelijke Gegevens Verzameling van de Federatie Opvang (LGVFO). Het LUN nummer dat de DCA maakt wordt na binnenkomst bij de FO nogmaals versleutelt met een one way hasching. • Verwijderen van een aantal privacy-gevoelige persoonskenmerken van een cliënt; • Versleutelen van datumvelden, zodat de feitelijke geboortedatum van de cliënt en de overige datums –zoals aanmelddatum, begindatum dienstenaanbod etc.- niet meer te achterhalen zijn. • Encrypten van de op te sturen bestanden, na verwerking, zodat de inhoud niet door derde partijen op een eenvoudige wijze kan worden achterhaald. Een secundaire doelstelling van de DCA is het voortijdig signaleren van eventuele fouten in de aangeleverde bestanden van de lidinstellingen, zodat de lidinstellingen vroegtijdig in staat worden gesteld de eventuele fouten te corrigeren. Hierdoor wordt tevens voorkomen dat de Federatie Opvang onnodig wordt belast met foutieve aangeleverde bestanden. Landelijke Gegevens Verzameling Federatie Opvang

6. Inleiding De methode Exporteren Anonimiseren Verzenden Ontvangen Verwerken Terugrapportage Slot Anonimiseren en versleutelen. Anonimiseren 3 Inlezen van het document: Via bestand en dan openen kunt u het document laden. Direct na het laden gaat de DCA na of het document voldoet aan de formaatbeschrijving. Druk op de knop ‘check’. Het document wordt nagekeken. Dit is soms een langdurig proces en kan fouten opleveren. Er mogen geen fouten in het document zitten. Druk op de knop ‘bewerk’. Deze knop is te benaderen als het proces ‘check’ goed is doorlopen. Het document wordt geanonimiseerd. Druk op de knop ‘bewaar’. Het geanonimiseerde document wordt versleuteld en geplaatst in de ‘out’ directory van de DCA. Een uitgebreide handleiding staat op de website. Landelijke Gegevens Verzameling Federatie Opvang

7. Inleiding De methode Exporteren Anonimiseren Verzenden Ontvangen Verwerken Terugrapportage Slot Anonimiseren en versleutelen. Anonimiseren 4 Uitvoering anonimiseringsmodule. In de handleiding kunt u lezen hoe u document kunt verwerken. Het programma gaat het document beoordelen op: • Coderingen. Kloppen de coderingen van de instelling en registratiepunt met die in de referentieset. Onbekende coderingen zullen resulteren in één of meerdere foutmeldingen waardoor geen uitvoerdocument gemaakt kan worden. • De datums in het document overeenkomen met de gekozen periode van de export eerste fase (Export LGVFO) en of de voorziening volgens de referentieset in die periode bestaat. Landelijke Gegevens Verzameling Federatie Opvang

8. Verzenden. Anonimiseren 6 • Verzenden: • De geanonimiseerdebestandenstaan in de output directory en kunnenverstuurdwordennaar de Federatie Opvang. De bestandenzijnversleuteld en kunnen door anderennietgelezenwordenbehalve de centraleapplicatie. Het is veiligomze via de mail teversturen. Output bestandenhebben de volgende syntax <registratiepuntcode>_<jaar><maand>_out_lgvfoDecentraal.xml.gz.enc • De DCA heeftookeen ‘nietversleuteld’ xml bestandgemaakt. U kanvoorverzendingzienwatnaar de Federatie Opvang gaat. Inleiding De methode Exporteren Anonimiseren Verzenden Ontvangen Verwerken Terugrapportage Slot Landelijke Gegevens Verzameling Federatie Opvang