Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego w Zielonej Górze

1. Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego w Zielonej Górze Departament Polityki Społecznej; Konferencja nt.: „Lubuska Akademia NGO” Zielona Góra, 14 grudnia 2010r.

2. W części I Sprawozdanie merytoryczne Konferencja nt.: „Lubuska Akademia NGO”

3. UWAGA! Poszczególne części sprawozdania odpowiadają częściom oferty. W związku z tym sporządzając sprawozdanie należy w nim uwzględnić i szczegółowo opisać wszystkie zaplanowane do realizacji w ofercie działania. Konferencja nt.: „Lubuska Akademia NGO”

4. Sprawozdanie z wykonania zadania publicznego określonego w umowie należy sporządzić w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania publicznego. Sprawozdania składa się osobiście lub nadsyła przesyłką poleconą w przewidzianym w umowie terminie na adres organu zlecającego. Sprawozdanie częściowe i końcowe sporządzać należy w okresach określonych w umowie. Konferencja nt.: „Lubuska Akademia NGO”

5. UWAGA! Zadanie publiczne winno byś realizowane i rozliczone zgodnie z: Konferencja nt.: „Lubuska Akademia NGO”

6. umową, która określa zakres i warunki realizacji i rozliczenia zadania publicznego;- załącznikami stanowiącymi integralną część umowy; - ofertą; • oraz zaktualizowanymi, stosownie do przyznanej dotacji • - kosztorysem ze względu na rodzaj kosztów – planem wydatków; - harmonogramem zadania; • Wszelkie zmiany w strukturze finansowania projektu, terminach realizacji czy też zmiany merytoryczne powinny być zgłaszane na bieżąco. Konferencja nt.: „Lubuska Akademia NGO”

7. Powiązania sprawozdanie-oferta: Punkt 1 sprawozdania jest odpowiedzią na pkt 3 i 6 części II złożonej oferty. Konferencja nt.: „Lubuska Akademia NGO”

8. W części I Sprawozdanie merytoryczne Należy opisać szczegółowo czy i jak założone cele zadania zostały osiągnięte i zrealizowane. Jeśli nie zostały zrealizowane należy wyjaśnić, dlaczego - (należy wyjaśnić wszelkie odstępstwa od założeń oferty). W punkcie tym należy szczegółowo opisać wszystkie informacje znajdujące się w pkt 3 i 6 części II oferty. Konferencja nt.: „Lubuska Akademia NGO”

9. W przypadku sprawozdania częściowego opisać, w jakim stopniu wykonane do tej pory działania pozwoliły przybliżyć osiągnięcie zaplanowanych celów. Należy opisać grupę, do której skierowane było zadanie w odniesieniu do zapisów umieszczonych w ofercie. Podać jej liczebność i istotne cechy, np. wiek, płeć, miejsce zamieszkania, status materialny. Opisać jak zrealizowane zadanie wpłynęło na wybraną grupę adresatów. Konferencja nt.: „Lubuska Akademia NGO”

10. W sprawozdaniu częściowym ww. dane podajemy wtedy, gdy do momentu złożenia takiego sprawozdania część działań dotarła już do wytypowanych beneficjentów/adresatów. Jeśli tak się nie stało, należy zamieścić informację: „Nie dotyczy na etapie sprawozdania częściowego. Informacja o beneficjentach/adresatach zadania spodziewana jest po zrealizowaniu całości zaplanowanego zadania”. Konferencja nt.: „Lubuska Akademia NGO”

11. Powiązania sprawozdanie-oferta: Punkt 2 sprawozdania jest odpowiedzią pkt 1 i 4 części V złożonej oferty. Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

12. Należy opisać szczegółowo rolę, jaką spełnili partnerzy podczas realizacji zadania, którzy wzięli udział w zaplanowanym zadaniu, zgodnie z założeniami złożonej wcześniej oferty. W punkcie tym należy szczegółowo opisać wszystkie informacje znajdujące się w pkt 1 i 4 części V złożonej oferty. Jeśli jest to sprawozdanie częściowe, to należy opisać rolę partnerów, jaką spełnili do momentu złożenia sprawozdania częściowego. Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

13. UWAGA! Jeśli w ramach zadania nie przewidywano udziału partnerów, to piszemy: „Nie dotyczy. W ramach zadania nie zaplanowano udziału partnerów”. Jeśli jest to sprawozdanie częściowe to należy opisać, jakie do tej pory działania zostały zrealizowane, zgodnie z zaplanowaną w ofercie kolejnością. Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

14. Powiązania sprawozdanie-oferta: Punkt 3 sprawozdania jest odpowiedzią na pkt 5 części II złożonej oferty. Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

15. Należy, stosownie do zapisów złożonej wcześniej oferty, podać wymierne (tzn. mierzalne, policzalne) rezultaty zadania, np. ilość uczestników zadania (w tym artystów, widzów), ilość plakatów, ulotek, folderów, liczbę przeszkolonych osób itp. UWAGA: liczba beneficjentów musi być zgodna z liczbą podaną w ofercie. W punkcie tym należy szczegółowo opisać wszystkie informacje znajdujące się w pkt 5, części II złożonej oferty. Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

16. Jeśli jest to sprawozdanie częściowe, to należy ująć tylko te rezultaty, które zostały osiągnięte do momentu złożenia sprawozdania częściowego. UWAGA! Należy podać dokładne wyliczenie ilościowych rezultatów projektu. Jeśli podane w sprawozdaniu wartości różnią od zaplanowanych w złożonej wcześniej ofercie, to należy wyjaśnić przyczyny takiej sytuacji. Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

17. W części II Sprawozdanie z wykonania wydatków Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

18. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

19. SPRAWOZADNIE CZĘŚCIOWE a. kolumna,, Całość zadania (zgodnie z umową)” Należy przepisać poszczególne rodzaje kosztów oraz sposób ich kalkulacji z podaniem ilości zasobów i kosztów jednostkowych z kosztorysu ze względu na rodzaj kosztów znajdujący się w złożonej korekcie kosztorysu – planie wydatków. Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

20. SPRAWOZADNIE CZĘŚCIOWE c.d. c. kolumna „bieżący okres sprawozdawczy” Należy określić faktycznie poniesione wydatki w danym okresie sprawozdawczym. Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

21. SPRAWOZDANIE KOŃCOWE a. kolumna „ całość zadania (zgodnie z umową)” Należy przepisać poszczególne rodzaje kosztów oraz sposób ich kalkulacji z podaniem ilości zasobów i kosztów jednostkowych z kosztorysu ze względu na rodzaj kosztów znajdujący się w korekcie kosztorysu – planie wydatków. Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

22. SPRAWOZDANIE KOŃCOWE c.d. b. kolumna „Poprzednie okresy sprawozdawcze (narastająco)” Należy określić wydatki, finansowane z pierwszej transzy dotacji. W przypadku, gdy składane jest sprawozdanie końcowe z rozliczenia dotacji, poprzedni okres sprawozdawczy jest tożsamy z bieżącym okresem sprawozdawczym ujętym w sprawozdaniu częściowym w którym organizacja rozlicza się z I transzy dotacji (kolumna druga jest tożsama z kolumną trzecią). Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

23. SPRAWOZDANIE KOŃCOWE c.d. c. Kolumna „bieżący okres sprawozdawczy” Ta kolumna jest sumą danych z wydatków z lI transzy. Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

24. Rozliczenie ze względu na źródła finansowania Należy określić, z jakiego źródła i w jakiej wysokości był finansowany koszt realizacji zadania (ta tabela musi być odzwierciedleniem tabeli: Przewidywane źródła finansowania zadania znajdującej się w złożonej ofercie lub korekty kosztorysu jeśli była wymagana) Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

25. Zestawienie faktur (rachunków) Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

26. Do sprawozdania załączyć należy spis wszystkich faktur (rachunków), które opłacone zostały w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji (dodatkowo można dołączyć spis faktur/rachunków dotyczących wkładów własnych). Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

27. Spis zawierać powinien: - nr faktury (rachunku, dokumentu księgowego), - nr pozycji kosztorysu z oferty, - datę jej wystawienia, - nazwę wydatku np. wynagrodzenie wykładowcy, - wysokość wydatkowanej kwoty - wskazanie, w jakiej części pokryta ona została z dotacji. Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

28. Każda z faktur (rachunków) powinna być opatrzona na odwrocie pieczęcią organizacji, podmiotu lub jednostki organizacyjnej oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: - z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta, - w jakiej kwocie, - zgodnie z zawartą umową z dnia, oraz - nazwę projektu. Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

29. Klauzula: Płatne ze środków Województwa Lubuskiego w kwocie …….., zgodnie z zawartą umową nr ....... z dnia ..... nazwa projektu ………… Informacja ta powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji. Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

30. Każda z faktur/rachunków w rozliczeniu winna zawierać szczegółowy i wyczerpujący opis merytoryczny zadania, którego dotyczy (w tym czas i miejsce) powinna zawierać informację jakie było przeznaczenie zakupionej usługi, towaru lub opłaconej należności. Klauzula: „sprawdzono pod względem rachunkowym i formalnym” wraz z podpisami upoważnionych osób dokonujących sprawdzenia (data i podpis umożliwiający identyfikację osoby podpisującej); Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

31. Klauzula: „sprawdzono pod względem merytorycznym” wraz z podpisami upoważnionych osób dokonujących sprawdzenia (data i podpis umożliwiający identyfikację osoby podpisującej); dekretacja do zapłaty wraz z podpisami osób upoważnionych do zatwierdzania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy (data i podpis umożliwiający identyfikację osoby podpisującej); Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

32. dekret księgowy - sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby dokonującej wpisu do ewidencji księgowej oraz numerem dowodu księgowego (data i podpis umożliwiający identyfikację osoby podpisującej); UWAGA! Zatwierdzenia merytorycznego dokonują osoby uprawnione, natomiast formalno-rachunkowego osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki. Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

33. Dwustronne kserokopie tak opisanych faktur muszą być obustronnie potwierdzone za zgodność z oryginałem z datą i podpisem osoby uprawnionej. Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

34. Do niniejszego sprawozdania załączyć należy dodatkowe materiały mogące dokumentować działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji), jak również dokumentować konieczne działania prawne (kopie umów, kopie dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych). Na żądanie departamentu koordynującego beneficjent powinien przedstawić oryginały dowodów księgowych do wglądu. Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

35. W przypadku dokumentów składanych w formie kserokopii każda strona dokumentu winna być potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione. Jeżeli osoby uprawnione nie dysponują pieczątkami imiennymi każda strona winna być podpisana pełnym imieniem i nazwiskiem z zaznaczeniem pełnionej funkcji. Każda strona opatrzona winna być także datą potwierdzania zgodności z oryginałem. Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

36. Dodatkowo: Umowa zawarta pomiędzy Województwem Lubuskim a organizacjami pozarządowymi zawiera zapisy: „Dopuszcza się możliwość przesunięć środków finansowych pomiędzy poszczególnymi pozycjami wymienionymi w kosztorysie planu wydatków (z wyjątkiem wydatków osobowych) bez konieczności sporządzania aneksu pod warunkiem, że zmiany te nie przekraczają 20% wartości poszczególnych pozycji kosztorysu” Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

37. „Przyznane środki finansowe, określone w § 2 ust. 1 Zleceniobiorca jest zobowiązany wykorzystać w terminie 14 dni od dnia wskazanego w § 1 ust. 3 jako termin końcowy wykonania zadania” oraz „Środki finansowe niewykorzystane do tego terminu Zleceniobiorca jest zobowiązany zwrócić wraz z odsetkami, w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych naliczanych od dnia przekazania dotacji, w terminie 14 dni od dnia wskazanego w § 1 ust. 3 na rachunek bieżący wydatków Zleceniodawcy” Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

38. Sprawozdanie, aby zostało przyjęte powinno być kompletne i poprawne. Sprawozdanie jest uznane za kompletne, jeżeli: - wypełnione zostały wszystkie pola sprawozdania - zrealizowano działania opisane zostały w sposób szczegółowy i wyczerpujący. W opisie uwzględnione zostały wszystkie planowane działania i zakres ich realizacji oraz efekty realizacji zadania. Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

39. Konieczne jest dokonanie wyjaśnień ewentualnych odstępstw w realizacji, zarówno jeśli chodzi o zakres rzeczowy jak i harmonogram. • zawiera wszystkie wymagane załączniki wymienione powyżej. Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

40. Sprawozdanie jest uznane za prawidłowe, jeżeli • złożone jest na właściwym formularzu - złożone jest w wymaganym w umowie terminie • sprawozdanie jest podpisane przez osoby uprawnione • jest czytelne tzn. wypełnione maszynowo, komputerowo lub pismem drukowanym jednolicie w całości, • jest spójne tzn. istnieje logiczne powiązanie pomiędzy ofertąkosztorysem a elementami sprawozdania • termin realizacji zadania zgadza się z terminem wymaganym w umowie • nie zawiera błędów rachunkowych Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

41. Wykonanie umowy nastąpi dopiero z chwilą zaakceptowania przez Urząd Marszałkowski sprawozdania końcowego z realizacji zadania (patrz § 14 umowy)! Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”

42. Dziękuję za uwagę! Konferencja nt.: „ Lubuska Akademia NGO”