LP-nettverksmøte, 05.06.08 Øyvind Throndsen, Seksjon for lønns- og regnskapstjenester, Øk.avd.

1. Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?- spesielle momenter å ta hensyn til for EU- prosjekter LP-nettverksmøte, 05.06.08 Øyvind Throndsen, Seksjon for lønns- og regnskapstjenester, Øk.avd. Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

2. Agenda • Krav til prosjektdata i Maconomy (spesielle momenter å ta hensyn til for EU- prosjekter) • Budsjettering i Maconomy • Indirekte kostnader • Behandling av inngående MVA • Rapportering til EU eller koordinator • Revisjon (ordinær revisjon) • NB! Presentasjonen fokuserer i hovedsak på EU- prosjekter innenfor rammeprogrammet inkludert Marie Curie- prosjekter og spesielle momenter å ta hensyn til for disse. For de punktene der prosjektene utenfor rammeprogrammet behandles annerledes er det nevnt. Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

3. Krav til prosjektdata i Maconomy- spesielle momenter for EU- prosjekter TRINN 1 • Valg av finansieringskategori • EU- rammeprogram for forskning • Prosjekter finansiert av EUs rammeprogram for forskning • EU- Marie Curie • EU- utenom forskningsdirektoratet • Prosjekter finansiert av andre EU- organer enn forskningsdirektoratet Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

4. Krav til prosjektdata i Maconomy TRINN 1 forts. • Valg av budsjettmal • Egen budsjettmal for EU- prosjekter, benyttes for alle typer EU- prosjekter • For prosjekter utenom forskningsdirektoratet kan EU- budsjettmal benyttes, men også hvilken som helst annen mal (ved spesielle behov) Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

5. Krav til prosjektdata i Maconomy TRINN 2 • Prosjektnavn • Kortnavn (akronym) på prosjektet i henhold til kontrakten med EU • Fullt prosjektnavn i kontrakten med EU • Kunde • EU-prosjekter hvor NTNU er koordinator- Velg kundenummer 79841 (European Commission) • EU- prosjekter hvor NTNU ikke er koordinator- Registrer som kunde den virksomheten som er koordinator Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

6. Krav til prosjektdata i Maconomy TRINN 2 forts. • Ref. hos kunde • Prosjektets kontraktsnummer hos EU (se kontraktsforside) • Prosjektbeskrivelse • Legg inn prosjekttype (Se kontraktsforside) • Collaborative Project/ CP • Integrated Project/ IP • Network of Excellence/ NoE • Marie Curie- Research Training Network/ MC- RTN • osv. • Benytte sentral LP, NB! • Feltet benyttes kun av EU LP Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

7. Krav til prosjektdata i Maconomy Prosjektdata 1 Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

8. Krav til prosjektdata i Maconomy Prosjektdata 1 • Kontaktperson hos kunde • For prosjekter der NTNU er koordinator- legg inn navn på kontaktperson i EU (finnes i kontrakten) • For prosjekter der NTNU ikke er koordinator- legg inn kontaktperson hos koordinator (finnes i kontrakten) Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

9. Krav til prosjektdata i Maconomy Prosjektdata 2 Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

10. Krav til prosjektdata i Maconomy Prosjektdata 2 • Indirekte kostnader • Merk! I EU- budsjettmalen er Brutto %, Egenandel % og Netto belastning i % faste verdier og kan ikke endres • Verdi for indirekte kostnader tilsvarende EUs dekning må derfor legges inn i fanen ”Priser”- se lysark nr 12 • Legg inn data for godskrivning av indirekte kostnader: • Prosjektnummer for godskrivning av indirekte kostnader, 69XXXXXX, legges inn i feltet ”Godskr. Prosjektnr” • Analyseverdi legges inn i feltet ”Godskr. Analyseverdi” Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

11. Krav til prosjektdata i Maconomy Priser • Indirekte kostnader Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

12. Krav til prosjektdata i Maconomy Priser, Avanse • Avanse- prosjekter innenfor rammeprogrammet, inkludert Marie Curie • For alle prosjekter innenfor rammeprogrammet inkludert Marie Curie- prosjekter må %- satsen som gjelder for det enkelte prosjekt legges inn i avansefeltet • Dekningsbidraget beregnes da på grunnlag av de arter som er inkludert i ”dirlønn” og ”eu- grunnlag”- i hovedtrekk lønn og alle andre direkte kostnader unntatt sub-contracting/ kjøp av tjenester (art 6714, 6717, 6718, 6732 og 6752) • Avanse- prosjekter utenfor rammeprogrammet • Sjekk for det enkelte prosjekt både hva beregningsgrunnlaget er for indirekte kostnader og hvilken %- sats som gjelder for prosjektet/ prosjekt typen. Bruk eventuelt en annen budsjettmal enn EU- budsjettmal dersom beregningsgrunnlaget er noe annet enn for prosjekter innenfor rammeprogrammet. Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

13. Krav til prosjektdata i Maconomy Priser, Valuta • Valuta • Velg EUR • Gjeldende kursdato for budsjett • Det anbefales å velge kursdato: 01.01.2005 (= kurs 7,5) • Gjeldende kurstabell for budsjett • Velg Budsjettkurser • Ny kursdato for budsjett • NB! Det bør vurderes underveis, for eksempel etter hver rapportering, om en ny kursdato bør settes for prosjektet Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

14. Budsjettering i Maconomy • LP- TIPS! Sjekk kontrakt, rapporteringskrav i ”Reporting guidelines” og rapporteringsskjemaer (FORM C++) allerede ved opprettelsen av prosjektet for å kunne strukturere budsjett og regnskapsføring på samme måte som det skal rapporteres (f. eks. per aktivitetskategori, per arbeidspakke eller lignende). Dette vil forenkle rapportering, og kan håndteres ved bruk av delprosjekter. Hvorfor (EU-) delprosjekter? • Gir mulighet til å skille kostnader per aktivitetskategori • Evt. for hver arbeidspakke • For eventuell tilleggsfinansiering fra andre kilder • Kan ha annen finansieringskategori • Delprosjektets prosjektnummer avhengig av delprosjektets finansieringskategori Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

15. Budsjettering i Maconomy Indirekte kostnader og MVA, Eksempel, EU- prosjekt innenfor rammeprogrammet Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 05.06.08

16. Indirekte kostnader - budsjettering og regnskapsføring Indirekte kostnader, EU prosjekt innenfor rammeprogrammet Budsjettering • Art 9113 • Belastning = 40% av lønnskostnader/ dir. lønn • Fast verdi i EU- budsjettmalen (Faneblad: Prosjektdata 2). • Belastning genereres automatisk i regnskapet fortløpende for hver måned • Art 9112 (merbelastning) eller 9052 (godskrivning) • Differanse mellom 40% av lønnskostnader (NTNU beregning) og EU- beregning i dette eksemplet på 20% (Avanse i faneblad ”Priser”) på dir lønn og eu- grunnlag. • I dette eks. for alle kostnader ekskl. 6714 (subcontracting). Merbelastning på art 9112. • Posteres av regnskapsseksjonen en måned på etterskudd • Sum art 9113 +9112/ 9052= EUs dekning av indirekte kostnader Priser Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

17. Inngående MVA Generelt • For prosjekter utenfor rammeprogrammet dekkes i noen tilfeller MVA. Sjekk derfor kontrakten og reglene for det enkelte prosjekt • For prosjekter innenfor rammeprogrammet (inkl. Marie Curie) dekkes ikke MVA. Dette gjelder alle bilag med synlig MVA som fakturaer, reiseregninger og utlegg MVA håndtering for prosjekter der MVA ikke dekkes • Ved budsjettering og regnskapsføring • Kostnaden budsjetteres og regnskapsføres på art 7794. Bilagsbeløpet ekskl. MVA konteres på ordinær kostnadsart. (NB! Merk at det ikke er mulig å splitte MVA i bestillingssystemet (IBX) eller for reiseregninger i PAGA. Dette må gjøres manuelt for eksempel ved ompostering i etterkant) • Oppdekning av MVA budsjetteres og regnskapsføres på art 9054. Oppdekning av MVA bør gjøres med en ompostering med visse jevne mellomrom. For en med detaljert beskrivelse om hvor ofte og hvordan det gjøres - se startsiden for Maconomy: http://www.ntnu.no/okonomi/Maconomy/ i dokumentet ”Inngående MVA for EU prosjekter” Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

18. Rapportering til EU eller koordinator- noen få tips Generelt • Hyppighet; Kontrakten angir hvor ofte et prosjekt skal rapporteres, lengden på rapporteringsperiodene varierer fra prosjekt til prosjekt • Veiledning; Beskrivelse av hva som skal rapporteres og hvilke skjemaer som skal benyttes finnes for prosjekter som er innenfor rammeprogrammet (inkl. Marie Curie) på nettstedet CORDIS. Det er en egen nettside for hvert rammeprogram: • FP5: http://cordis.europa.eu/fp5/ • FP6: http://cordis.europa.eu/fp6/dc/index.cfm?fuseaction=UserSite.FP6HomePage • FP7: http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html • Hovedskjema for økonomirapporteringen er FORM C • For noen Marie Curie prosjekter benyttes den elektroniske portalen SESAM: • For FP6: http://webgate.ec.europa.eu/sesam/login.do Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

19. Rapportering til EU eller koordinator- noen få tips Merk spesielt • MVA; Vær spesielt oppmerksom på at for prosjekter innenfor rammeprogrammet dekkes ikke MVA. For noen prosjekter utenfor rammeprogrammet dekkes MVA • Personalkostnader; • T.O.M FP6: For rammeprogrammer tidligere enn FP7 dekkes i hovedregel ikke personalkostnader for faste ansatte. Personalkostnader for stipendiater eller andre som har en midlertidig tilsetning der det fremkommer av arbeidsavtalen at vedkommende er ansatt for å jobbe på prosjektet og/ eller at tilsetningen forutsetter ekstern finansiering kan dekkes. • Fra FP7;Tid for faste ansatte dekkes, forutsatt at kostnaden er belastet prosjektet (timeføring i Maconomy) Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

20. Revisjon (ordinær revisjon - ikke EU revisjon) Generelt • Hyppighet; • T.O.M. FP6; Kontrakten angir hvor ofte et prosjekt skal revideres. Et prosjekt skal ikke nødvendigvis revideres i forbindelse med hver rapportinnsending. • Fra og med FP7; Kun krav til revisjon hver gang akkumulert EU bidrag for et prosjekt overstiger 375 000 EURO (Ved oppnådd 375 000 EURO regnes det fra null igjen. Dette betyr også at for en prosjekt med bidrag under 375 000 EURO totalt, vil det ikke være krav til revisjon) • Hvem kan revidere? • NTNU har en rammeavtale med LC revisjon AS • En oversikt over hva revisor ønsker av dokumentasjon i forbindelse med en revisjon finnes her: http://www.ntnu.no/forskning/eu/lenker/dokumenter.htm Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

21. Revisjon (ordinær revisjon - ikke EU revisjon) Dokumentasjon til revisor Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08