Recip-e Informatie sessie Sint-Niklaas

1. Recip-eInformatie sessie Sint-Niklaas 15/11/2011

2. Agenda

3. Inleiding • Het Recip-e project heeft tot doel de medische voorschriften in elektronische vorm in te voeren. • Het systeem kan alle soorten medische voorschriften ondersteunen, maar in eerste instantie wordt er gestart met de medicatievoorschriften en wel voornamelijk van voorschrijvende huisarts naar afleverende apotheker. • In de zomer 2011 werden de technische voorbereidingen afgerond die het Recip-e team en de deelnemende partners toelieten over te stappen naar een omvangrijkere en realistische test: de “publieke piloot”, waaraan u uitgenodigd wordt om deel te nemen. • Deze publieke piloot begint in november 2011 en loopt uiterlijk af eind oktober 2012. Hij vindt plaats in de regio’s van Sint-Niklaas, Aalst, Luik en Charleroi. Alle huisartsen en apothekers in deze regio’s die gebruik maken van één van de deelnemende software pakketten, krijgen de gelegenheid om toe te treden tot de publieke piloot.

4. Agenda

5. Hoe werkt Recip-e?Overzicht

6. Hoe werkt Recip-e?Voor de arts • Bij het opstarten van zijn pakket, heeft de huisarts zijn elektronische identiteitskaart nodig, waarvan hij de pin-code dient in te geven. Hiermee wordt een sessie opgestart die hem zal toelaten 5 uur lang voorschriften door te sturen naar Recip-e. Eenmaal de sessie gestart, werkt de huisarts zoals gebruikelijk. • De softwarehuizen die aan Recip-e meewerken hebben hun pakketten aangepast, zodat op het ogenblik van afdrukken van een voorschrift op papier automatisch elektronische equivalenten worden opgebouwd, beveiligd en doorgestuurd naar de Recip-e databank via het eHealth-platform. Dit alles volledig transparant en zonder dat een bijkomende activiteit van de arts nodig is.

7. Hoe werkt Recip-e?Voor de apotheker • Bij het opstarten van zijn pakket, heeft een werknemer van de officina zijn electronische identiteitskaart nodig, waarvan hij de pin-code dient in te geven. Hiermee wordt een sessie opgestart die de officina zal toelaten 12 uur lang voorschriften te ontvangen van Recip-e. Eenmaal de sessie gestart, werkt de apotheker zoals gebruikelijk. • Als een patient een voorschrift aanbiedt dat gebruik maakt van Recip-e, dan kan de apotheker hierop bovenaan een Recip-e barcode vinden. Het volstaat deze barcode in te lezen en de elektronische versie van het voorschrift wordt automatisch opgehaald vanuit de Recip-e databank zonder dat bijkomende activiteit van de apotheker nodig is. • Doordat Recip-e geïntegreerd is met MyCareNet, kan de apotheker ook onmiddellijk de verzekerbaarheid van de betrokken patiënt ontvangen. De MyCareNet dienst “verzekerbaarheid” kan bovendien ook afzonderlijk aangesproken worden, wanneer de apotheker deze informatie nodig heeft. • Opmerking; De integratie MyCareNet / Recip-e is reeds voorzien, maar zal op een later moment geactiveerd worden. U zal door uw softwarehuis op de hoogte worden gebracht wanneer dit feitelijk gebeurt.

8. Hoe werkt Recip-e?Voorbeeld van een Recip-e barcode • De Recip-e barcode geeft aan dat er een elektronische versie van het voorschrift beschikbaar is. U vindt deze bovenaan op het papieren voorschrift. • Indien u niet over een barcode lezer beschikt, kan u ook manueel de Recip-e ID ingeven in uw software. Deze ID vindit u onder de Recip-e barcode.

9. Hoe werkt Recip-e?Notificaties en Feedback • Buiten het doorsturen en opvragen van voorschriften laat Recip-e ook toe notificaties en feedback te sturen: • Wanneer een dokter een voorschrift aanmaakt, kan hij ook een ‘notficatie’ verzenden naar een specifieke apotheker. • Deze melding bestaat uit een tekst die de dokter vrij kan ingeven, en eventueel de inhoud van het voorschrift • Dit kan bvb gebruikt worden om de apotheker op de hoogte te brengen van een bereiding die hij moet maken • Dit impliceert niets naar de aflevering van het voorschrift. De patiënt kan zelf beslissen om naar eender welke apotheker te gaan, en het elektronisch voorschrift is beschikbaar bij de apotheker die de barcode inscant. • Wanneer een apotheker een voorschrift aflevert, kan hij ook ‘feedback’ verzenden naar de arts die het voorschrift heeft voorgeschreven • Deze verwittiging bestaat uit een tekst die de apotheker vrij kan ingeven, en eventueel de inhoud van het voorschrift • Dit kan bvb gebruikt worden om de dokter op de hoogte te brengen van het feit dat een ‘wit’ product is aangeleverd i.p.v. het voorgeschreven product • De patiënt kan beslissen dat hij geen feedback toelaat. De patiënt kan meedelen aan de arts, de apotheker of via het patiënten portaal dat hij geen feedback toelaat op een voorschrift.

10. Hoe werkt Recip-e?Patiënten Portaal • Binnen de scope van Recip-e is ook een patiënten portaal ontwikkeld • Dit laat een patiënt toe door middel van zijn elektronische identiteitskaart • Zijn openstaande (i.e. niet afgeleverde) voorschriften te raadplegen • Aan te geven of hij feedback toelaat • Eventueel het voorschrift te verwijderen • Gedurende de publieke piloot is dit patiënten portaal in eerste instantie niet beschikbaar voor de patiënten

11. Hoe werkt Recip-e?Wat is er nodig om Recip-e te gebruiken? • U moet behoren tot één van de 4 regio’s die geselecteerd zijn voor de publieke piloot: Bredere regio Sint-Niklaas, bredere regio Aalst, Luik, Charleroi. Deze vier regio’s worden niet tegelijk uitgerold. U zal via email op de hoogte gebracht worden wanneer de uitrol in uw regio begint. Het is ook mogelijk dat tijdens de verloop van de piloot de regio’s worden uitegbreidt. • U moet een Recip-e geactiveerde versie hebben van uw artsen of apotheker software. Aan de piloot nemen vier softwarehuizen deel: Epicure, HDMP, Farmad en Sabco. Deze uitrol gebeurt ook niet noodzakelijk onmiddellijk. U wordt in de loop van de komende weken op de hoogte gebracht worden door uw software huis wanneer uw versie geactiveerd wordt. Het gebruik van deze software stelt enkele eisen aan de configuratie van de pc. Dit is afhankelijk van software tot software. • De gehele flow van de aanmaak en opvraag van voorschriften, notificaties en feedback wordt beveiligd door het eHealth platform. Om hiervan te kunnen gebruik maken hebben we drie zaken nodig • Een elektronische identiteitskaart (en een eID reader die deze kan lezen) • Een persoonlijk certificaat • Een systeem certificaat

12. Hoe werkt Recip-e?Elektronische identiteitskaart & certificaten • Recip-e is een end-to-end beveiligd systeem (i.e. van begin tot einde). Om dit te kunnen ondersteunen moet de arts of apotheker zich kunnen identificeren met het eHealth platform. Hiervoor zijn drie principes. • De elektronische identiteitskaart wordt gebruikt bij het opzetten van een sessie met Recip-e. Als uw software wordt opgestart zal u gevraagd worden naar uw elektronische identiteiskaart en naar uw pincode. Na 5 uur bij artsen en na 12 uur bij apothekers moet u dit opnieuw doen. Dit impliceert ook dat er een eID lezer aanwezig moet zijn uw pc. • Verder moeten er op uw pc ook 2 eHealth digitale certificaten aanwezig zijn. Deze moeten door u eenmalig aangevraagd worden via de website van eHealth. • Het systeem / organisationeel certificaat: Dit certificaat geeft de toelating aan uw praktijk of apotheek om eHealth (en bijgevolg Recip-e) te kunnen gebruiken. • Het persoonlijk certificaat: Dit bewijst naar eHealth toe wie u persoonlijk bent • Zelfs al heeft u een éénpersoonspraktijk of –apotheek, moet u beide certificaten aanvragen. Het proces wordt later in deze presentatie gegeven. • Indien er een probleem is met uw elektronische identiteitskaart (u bent ze vergeten, ze is kapot, …) kan u wel nog steeds gebruik maken van Recip-e d.m.v. de zogenaamde ‘fallback’ sessie. I.p.v. uw identiteitskaart + pincode in te voeren, wordt u dan gevraagd om het wachtwoord dat u heeft ingegeven bij de aanvraag van uw certificaten bij eHealth. Deze sessie vervalt wel elk uur om default gebruik van deze minder beveiligde optie af te raden.

13. Hoe werkt Recip-e?Beveiliging en confidentialiteit • Beveiliging en confidentialiteit is de hoofdbekommernis van Recip-e. Hiertoe hebben we een volledig beveiligd en confidentieel systeem ontwikkeld: • Alle voorschriften, notificaties en feedback kunnen enkel gelezen worden door de personen of profielen die er toelating toe hebben, • Voorschriften zijn enkel leesbaar door de arts die ze heeft voorgeschreven, de behandelende patiënt en de apotheker die de barcode inleest • Notificaties zijn enkel leesbaar door de uitsturende arts en de apotheker naar dewelke het wordt opgestuurd • Feedback is enkel leesbaar door de uitsturende apotheker en de arts die het originele voorschrift heeft opgesteld • Geen enkele andere partij heeft toegang tot de inhoud van deze berichten; geen andere zorgverstrekkers, geen andere dokters, geen andere apothekers. Maar ook niet e-Health en zelfs niet Recip-e

14. Hoe werkt Recip-e?Impact van Recip-e op uw gewone werking • Het gebruik van Recip-e heeft geen impact op de normale werking van uw artsenpraktijk of apotheek. • Het enige wat u merkt van Recip-e is • Het feit dat u moet aanloggen met uw identiteitskaart bij het opstarten van de software en na 5 (arts) / 12 (apotheker) uur. • Bij het afdrukken van een voorschrift (arts) en het inlezen van een barcode op een voorschrift (apotheker) maakt uw software een verbinding met eHealth en Recip-e . Dit neem ongeveer 1 seconde in beslag. • Indien er een probleem met de Recip-e functionaliteit is, krijgt u een foutmelding op uw scherm. U kan wel nog steeds het voorschrift afdrukken (arts) of het voorschrift in uw software ingeven (apotheker) zoals u nu reeds gewend bent. Het enige verschil is dat er geen digitale versie wordt doorgestuurd, en enkel de papieren versie wordt aangemaakt. • Als er een probleem met Recip-e is, dan neemt u gewoon contact op met uw gewoonlijke contact personen bij de software huizen of tarificatiediensten, met mededeling van de Recip-e error code die verschenen is, en uw contactgegevens.

15. Hoe werkt Recip-e?Verzamelde gegevens • De publieke piloot dient om de mogelijkheid van een effectieve nationale uitrol te bekijken en voor te bereiden. Hiertoe worden 3 soorten gegevens verzameld • Performantiestatistieken: Zowel op de pc van de arts / apotheker als op het centrale Recip-e systeem worden statistische gegevens bijgehouden en verzameld i.v.m. de performantie van het systeem. Deze gegevens worden dagelijks automatisch doorgestuurd naar Recip-e maar laten niet toe persoonlijk informatie van de arts, apotheker, patiënt of de inhoud van de boodschap (voorschrift) te weten te komen. Het bevat puur statistische informatie zoals aantallen, response tijden, … • Bugs en onvolmaaktheden: Zowel op de pc van de arts / apotheker als op het centrale Recip-e systeem worden problemen met Recip-e gelogd. Deze worden gebruikt om de problemen te analyseren en op te lossen. Indien u een probleem heeft met het gebruik van Recip-e, kan u uw gebruikelijke contactpersoon contacteren en kan u gevraagd worden deze logging op te sturen. • Ervaringen en suggesties: Na enkele maanden te hebben deelgenomen aan de publieke piloot, wordt u uitgenodigd op een nieuwe sessie waar u ons feedback en suggesties kan geven omtrent het gebruik van Recip-e.

16. Agenda

17. Aanvraag van CertificatenPersoonlijk & Systeem certificaat • Zoals reeds eerder aangegeven, moet u 2 certificaten aanvragen: het persoonlijk certificaat en het systeem (organisationeel) certificaat. • De aanvraagprocedure voor persoonlijk en systeem certificaat bestaat uit 3 fases: • In de eerste fase doet u de aanvraag d.m.v. een applicatie beschikbaar op de eHealth website. • eHealth controleert dat u wel degelijk bent wie u beweert te zijn. Deze fase kan enkele dagen duren. eHealth verwittigt u per email over de goedkeuring van uw aanvraag • Nadat u de email heeft ontvangen, gebruikt u de applicatie om de aanvraag te vervolledigen 2. e-Mail ontvangen 1. Aanvraag Persoonlijk certificaat 3. Vervollediging aanvraag Persoonlijk certificaat In afwachting van de e-mail voor Persoonlijk certificaat, begin reeds aan de aanvraag voor Systeem certificaat 2. e-Mail ontvangen 1. Aanvraag Systeem certificaat 3. Vervollediging aanvraag Systeem certificaat

18. Aanvraag van CertificatenWat heeft u nodig • Om de aanvraag te kunnen doen, moet uw pc beschikken over • Een eID lezer • De nodige middleware om eID te kunnen gebruiken http://eid.belgium.be/ • Een recente versie van Java http://www.java.com/nl/download/ • U moet ook volgende zaken bij de hand houden • Uw identiteitskaart en de bijhorende pin code • Het KBO nummer (i.e. ondernemingsnummer) dat overeenkomt met uw praktijk of apotheek. Dit kan u vinden op http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/ • Enkel voor apothekers: Het 8 cijferige RIZIV-PHARMACY nummer dat bestaat uit de 6 cijfers van uw APB nummer en 2 check digits. Dit cijfer krijgt u op een papier mee naar huis

19. Aanvraag van CertificatenPersoonlijk certificaat – Stap 1 – Aanvraag Persoonlijk Certificaat Stap 1 - Aanvraag

20. Aanvraag van CertificatenPersoonlijk certificaat – Aanvraag – 1/13 • Ga naar de url https://www.ehealth.fgov.be/nl/support/basisdiensten/ehealth-certificaten • Selecteer “gelieve deze toepassingen te gebruiken” bij “Beheer van de eHealth-certificaten voor de zorgverleners”

21. Aanvraag van CertificatenPersoonlijk certificaat – Aanvraag – 2/13 • De Java 6 applicatie wordt opgestart en u krijgt de vraag of u de inhoud vertrouwt • Klik op “run”

22. Aanvraag van CertificatenPersoonlijk certificaat – Aanvraag – 3/13 • U krijgt nu de vraag of u een nieuw certificaat wil aanvragen, of ofdat u een eerdere aanvraag wilt vervolledigen • Klik op de ster naast “Nieuw certificaat aanvragen”

23. Aanvraag van CertificatenPersoonlijk certificaat – Aanvraag – 4/13 • U krijgt nu de gebruiksvoorwaarden te lezen • Klik op “Volgende”

24. Aanvraag van CertificatenPersoonlijk certificaat – Aanvraag – 5/13 • Nu moet u uw identiteitskaart in de eID lezer ingeven • Als deze correct ingelezen is, wordt de knop “Volgende” actief. Klik hierop.

25. Aanvraag van CertificatenPersoonlijk certificaat – Aanvraag – 6/13 • We gaan het persoonlijk certificaat aanvragen. • Selecteer de optie waar uw naam naast staat, en klik op “Volgende”.

26. Aanvraag van CertificatenPersoonlijk certificaat – Aanvraag – 7/13 • Vul uw contactgegevens in. Enkel de persoonlijke email en het persoonlijk telefoonnummer moet ingevuld worden • Klik dan op volgende

27. Aanvraag van CertificatenPersoonlijk certificaat – Aanvraag – 8/13 • U ziet nu een samenvatting van uw gegevens • Klik op “Volgende”.

28. Aanvraag van CertificatenPersoonlijk certificaat – Aanvraag – 9/13 • U wordt nu gevraagd om de pincode van uw eID • Vul deze in en klik op “Ok”.

29. Aanvraag van CertificatenPersoonlijk certificaat – Aanvraag – 10/13 • Nu wordt er gevraagd naar het wachtwoord dat uw persoonlijk certificaat beveiligt • Dit is het wachtwoord dat u moet ingeven bij het gebruik van de fallback sessie • Geeft tweemaal hetzelfde wachtwoord in, en klik op “Volgende”

30. Aanvraag van CertificatenPersoonlijk certificaat – Aanvraag – 11/13 • U krijgt nu de melding dat het ‘keystore bestand’ en het ‘certificaataanvraagbestand’ zijn aangemaakt op uw pc, en waar deze te vinden zijn • Afhankelijk van welke artsen of apotheker software u gebruikt, kan nodig zijn de locatie van het keystore bestand te configureren in de software. Noteer deze dus als dit het geval is. • Klik op “Volgende”

31. Aanvraag van CertificatenPersoonlijk certificaat – Aanvraag – 12/13 • Klik eerst op “Klik hier om de certificaataanvraag te versturen” • Nadat u de melding krijgt dat de aanvraag verzonden is, klikt u op “Volgende”

32. Aanvraag van CertificatenPersoonlijk certificaat – Aanvraag – 13/13 • Het eerste deel van de aanvraag is afgesloten. • Nu moet u wachten totdat u via email bevestiging krijgt dat uw aanvraag correct is verwerkt. Nadien kan u de vervollediging van uw aanvraag uitvoeren (zie slide 49) • U kan nu wel reeds doorgaan met de aanvraag van uw systeemcertificaat (zie slide 33)

33. Aanvraag van CertificatenSysteem certificaat – Stap 1 – Aanvraag Systeem Certificaat Stap 1 - Aanvraag

34. Aanvraag van CertificatenSysteem certificaat – Aanvraag – 1/14 • Ga naar de url https://www.ehealth.fgov.be/nl/support/basisdiensten/ehealth-certificaten • Selecteer “gelieve deze toepassingen te gebruiken” bij “Beheer van de eHealth-certificaten voor de zorgverleners”

35. Aanvraag van CertificatenSysteem certificaat – Aanvraag – 2/14 • De Java 6 applicatie wordt opgestart en u krijgt de vraag of u de inhoud vertrouwt • Klik op “run”

36. Aanvraag van CertificatenSysteem certificaat – Aanvraag – 3/14 • U krijgt nu de vraag of u een nieuw certificaat wil aanvragen, of ofdat u een eerdere aanvraag wilt vervolledigen • Klik op de ster naast “Nieuw certificaat aanvragen”

37. Aanvraag van CertificatenSysteem certificaat – Aanvraag – 4/14 • U krijgt nu de gebruiksvoorwaarden te lezen • Klik op “Volgende”

38. Aanvraag van CertificatenSysteem certificaat – Aanvraag – 5/14 • Nu moet u uw identiteitskaart in de eID lezer ingeven • Als deze correct ingelezen is, wordt de knop “Volgende” actief. Klik hierop.

39. Aanvraag van CertificatenSysteem certificaat – Aanvraag – 6/14 • We gaan het persoonlijk certificaat aanvragen. • Selecteer de optie “Mijn organisatie”, en klik op “Volgende”.

40. Aanvraag van CertificatenSysteem certificaat – Aanvraag – 7/14 – arts • Vul de gegevens van de organisatie in. Dit is verschillend voor artsen en apothekers. • Voor artsen neem je • Type organisatie = “Andere instelling voor gezondheidzorg” • Naam organisatie = Naam van uw dokterspraktijk zoals deze ingeschreven is (als u geen praktijk heeft, is dit gewoon uw naam) • Identificatie nummer = KBO nummer van uw praktijk • ID van de toepassing –> laat dit veld leeg

41. Aanvraag van CertificatenSysteem certificaat – Aanvraag – 7/14 – apotheker • Vul de gegevens van de organisatie in. Dit is verschillend voor artsen en apothekers. • Voor apothekers neem je • Type organisatie = “”Apotheek” • Naam organisatie = Naam van uw apotheek zoals deze ingeschreven is • RIZIV-PHARMACY = Het 8-cijfer RIZIV nummer voor uw apotheek. Dit komt overeen met het APB nummer + 2 additionele cijfers. • ID van de toepassing –> laat dit veld leeg • KBO nummer = KBO nummer van uw apotheek

42. Aanvraag van CertificatenSysteem certificaat – Aanvraag – 8/14 • Vul uw contactgegevens in. U moet steeds een persoonlijk en een algemeen (= van de praktijk / apotheek) email en telefoonnummer invullen • Klik dan op volgende

43. Aanvraag van CertificatenSysteem certificaat – Aanvraag – 9/14 • U ziet nu een samenvatting van uw gegevens • Klik op “Volgende”.

44. Aanvraag van CertificatenSysteem certificaat – Aanvraag – 10/14 • U wordt nu gevraagd om de pincode van uw eID • Vul deze in en klik op “Ok”.

45. Aanvraag van CertificatenSysteem certificaat – Aanvraag – 11/14 • Nu wordt er gevraagd naar het wachtwoord dat uw systeem certificaat beveiligt • Dit is het wachtwoord dat ingeeft bij de configuratie van de certificaten in uw software • Geeft tweemaal hetzelfde wachtwoord in, en klik op “Volgende”

46. Aanvraag van CertificatenSysteem certificaat – Aanvraag – 12/14 • U krijgt nu de melding dat het ‘keystore bestand’ en het ‘certificaataanvraagbestand’ zijn aangemaakt op uw pc, en waar deze te vinden zijn • Afhankelijk van welke artsen of apotheker software u gebruikt, kan nodig zijn de locatie van het keystore bestand te configureren in de software. Noteer deze dus als dit het geval is. • Klik op “Volgende”

47. Aanvraag van CertificatenSysteem certificaat – Aanvraag – 13/14 • Klik eerst op “Klik hier om de certificaataanvraag te versturen” • Nadat u de melding krijgt dat de aanvraag verzonden is, klikt u op “Volgende”

48. Aanvraag van CertificatenSysteem certificaat – Aanvraag – 14/14 • Het eerste deel van de aanvraag is afgesloten. • Nu moet u wachten totdat u via email bevestiging krijgt dat uw aanvraag correct is verwerkt. Nadien kan u de vervollediging van uw aanvraag uitvoeren (zie slide 57) • Indien u uw persoonlijk certificaat nog niet heeft aangevraagd, doe dit dan (zie slide 19)

49. Aanvraag van CertificatenPersoonlijk certificaat – Stap 3 – Vervollediging Persoonlijk Certificaat Stap 3 - Vervollediging

50. Aanvraag van CertificatenPersoonlijk certificaat – Vervollediging – 1/7 • Als de certificaat aanvraag goedgekeurd is (dit kan meerdere dagen duren), dan krijgt u een email met de boodschap dat uw aanvraag vervolledigd kan worden • Klik op de url in de email (indien aanwezig), of ga naar de bekende url https://www.ehealth.fgov.be/nl/support/basisdiensten/ehealth-certificaten • Selecteer wederom “gelieve deze toepassingen te gebruiken” bij “Beheer van de eHealth-certificaten voor de zorgverleners”