1 / 12

ORGANIZACJA PRACY WŁASNEJ I SZEFA

ORGANIZACJA PRACY WŁASNEJ I SZEFA. Właściwe ułożenie relacji między podwładnym a szefem wpływa na dobrą atmosferę w pracy, a poprzez to na efektywność pracy.

maureen
Download Presentation

ORGANIZACJA PRACY WŁASNEJ I SZEFA

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. ORGANIZACJA PRACY WŁASNEJ I SZEFA

  2. Właściwe ułożenie relacji między podwładnym a szefem wpływa na dobrą atmosferę w pracy, a poprzez to na efektywność pracy. • Szczególnie jest to istotne na linii szef-sekretarka. Sekretarka powinna wspólnie z szefem dążyć do stworzenia relacji opartej na wzajemnym zaufaniu i zrozumieniu, gdyż efekty działalności firmy jako całości lub określonej komórki organizacyjnej, zależą właśnie w znacznej mierze od tego, na ile współpraca ich układa się ściśle i harmonijnie.

  3. Planowanie czasu pracy szefa rozpoczynamy od analizy czynności powtarzanych codziennie lub cyklicznie, w pewnych odstępach czasu. Do takich czynności zaliczamy: - Spotkania dyrekcyjne - omawiane są bieżące sprawy działalności firmy. Maja charakter krótkich narad z kierownictwem działów - wydziałów. - Przeglądanie korespondencji - czytanie i dekretowanie pism przychodzących oraz podpisywanie pism wychodzących. - Wizytowanie firmy przez szefa - codziennie lub w określonym dniu. - Przyjmowanie interesów - Wyjazdy służbowe - Przerwa na odpoczynek

  4. Na podstawie tygodniowego planu pracy szef układa plan - terminarz dnia pracy szefa i sekretarki. Opracowanie planu zajęć szefa, sekretarka rozpoczyna od wynotowania czynności, które winny być zrealizowane według tygodniowego rozkładu zajęć, notuje ewentualne zadania niewykonane i zapisuje nowe, ustalone z szefem przed rozpoczęciem pracy. Zarys takiego dziennego planu zapisywany jest do kalendarza - terminarza pod odpowiednią godziną.

  5. Kontrola Terminów • Efektywne zarządzanie czasem pracy wbrew pozorom nie należy do czynności łatwych. Od tego jak nim potrafimy gospodarować zależy nasza skuteczność w działaniu i osiągnięciu zamierzonych celów. Narzędziem wydatnie wspomagającym nas w organizowaniu pracy jest notatnik oraz terminarz.

  6. Terminarz może być prowadzony m.in. przy użyciu: - kalendarzy biurkowych - organizerów - komputerów - teczek terminarzowych

  7. Teczka terminarzowa • Teczka terminarzowa jest odmianą teczki z przegródkami. Teczka terminarzowa, np. miesięczna powinna posiadać 32 przegródki - jedna na każdy dzień miesiąca oraz jedną przegródkę dodatkową. W poszczególne przegródki wkładane są dokumenty, do ostatniej przegródki trafiają dokumenty , które należy załatwić w danym miesiącu lecz, co do których nie został ustalony ostateczny termin

  8. Organizery • Organizery występują w różnej postaci: jako klasyczne kalendarze, notesy elektroniczne czy komputerowe. Organizery zawierają kalendarz, plany dnia, notesy, skorowidze telefoniczno- adresowe, wkładki foliowe itp. urządzenia ułatwiające zapisywanie i przechowywanie niezbędnych informacji.

  9. System skrótów • Podstawowym warunkiem efektywnego prowadzenia terminarza-kalendarza jest opracowanie własnego systemu skrótów. Najczęściej stosuje się skróty zamierzeń poprzez zapis ich pierwszych liter. • Oto przykłady skróconego zapisu zadań: • zebranie -zebr. spotkanie -spt. • narada -nar. odprawa -odpr. • telefon -tel. • konferencja -konf. delegacja -del.

  10. Kolory • Dla różnego charakteru spraw możemy używać kolorowych kodów np.: - kolor czerwony -sprawy pilne, ważne, - kolor czarny -sprawy wewnętrzne, - kolor niebieski -sprawy zewnętrzne firmy, - kolor zielony -sprawy sekretarki. • Tak przygotowane skróty i kody należy umieścić w terminarzu obok ramowego rozkładu dnia i tygodnia.

  11. Zasady prowadzenie terminarza: - Zapisujemy wszystkie z góry ustalone terminy - Spotkania, sprawy wstępnie uzgodnione, których termin nie został ostatecznie uzgodniony- wpisujemy ołówkiem. Wówczas łatwiej możemy nanieść ewentualne zmiany. - Zapisy prowadzimy drobnym lecz wyraźnym pismem. - Sprawy już załatwione należy skreślić.

  12. Zasady prowadzenie terminarza: - Sprawy, których nie udało się załatwić z różnych przyczyn, należy przenieść na kartkę z datą dnia następnego. - Każdego dnia sprawdzamy zaplanowane w terminarzy zajęcia z terminarzem przełożonego, celem zsynchronizowania planowych zajęć. W przeciwnym razie może dojść do zakłócenia pracy, poprzez np. umówienie w tym samym czasie spotkania przez szefa i sekretarkę z różnymi interesantami. - Notujemy wszystkie umówione spotkania, zapisując nazwiska. adresy itp. osób z którymi umówiono spotkania oraz cel planowanej rozmowy.

More Related