Seminář pro žadatele

1. Příprava projektů od A do Z Seminář pro žadatele 1. a 3. března 2011 Jiří Suchánek Dana Diváková František Brückner

2. Obsah • A – anotace, analýza • B – bombardování donátora • C – cíle a cílové skupiny • D – dopady • E – efektivita a ekonomika • F – finance, fundraising • G – gró projektu, aktivity • H – harmonogram • Ch – charakteristika, chyby • I – inovace • J – jiskra

3. Průvodce projekty od A do Z • K – komunikace • L – ladění • M – metodika • N – novátorství • O – „O“ neboli myšlenka • P – plánování • R – rozpočet • S – shrnutí • T – tým

4. Průvodce projekty od A do Z • U – uskutečnění /realizace/ • V – vyúčtování, výstupy • W – vítězné vyhodnocení • X – rizika neboli x procent pro jejich eliminaci • Z – zdroje

6. A - Anotace a analýza Analýza se objeví v oddíle Potřebnost realizace projektu a Popis výchozí situace Pro potřeby projektu je vhodné využít dvě základní analytické metody a to: SWOT analýza, silné, slabé stránky, příležitosti, ohrožení PEST analýza, politika, ekonomika, společnost, technika 16. 9. 2014 6

7. Anotace a analýza Analýza pro potřeby projektu Vyhledávání ve statistikách Informace z klíčových oblastí (úřady práce, krajský úřad, strategické dokumenty města, kraje..) 16. 9. 2014 7

8. Anotace • Anotace projektu • Krátké shrnutí toho, co jste v celém projektu uvedli • hlavní a dílčí cíle, • cílové skupiny a jejich počet, • Aktivity • výstupy a dopady projektu.

9. B – bombardování donátora • Stálá komunikace s donátory. • Bombardováním nemyslíme neustálé dotazy na možné finanční prostředky, ale informování o našich aktivitách, hledání společných aktivit, které jsou pro donátory zajímavé, uzavírání dlouhodobých partnerství. • V rámci výzev NOKD máte rovněž možnost bezplatných konzultací k vašim projektům. Využívejte především e-maily, osobní schůzky budou možné pouze ve výjímečných případech. Nezapomeňte na dostatečný předstih. Budete-li chtít konzultaci den před uzávěrkou, asi vám již nikdo nepomůže. • Nemůžeme číst a dávat připomínky k celému projektu, do všech výzev nám přichází cca 1,600 žádostí.

10. C – cíle a cílové skupiny • Cílovými skupinami v rámci výzev Nadace OKD je široká veřejnost bez rozdílu věku, pohlaví či zdravotního stavu. Můžete tedy zajišťovat aktivity pro děti a mládež, seniory, zdravotně handicapované, občany města či obce apod. • Abychom mohli určit také počet cílové skupiny, kterou projektem oslovíme a dodrželi tak námi zvolené indikátory, musíme se vrátit k A – tedy k analýze, ke zhodnocení reálných možností a schopností. • Primární cílová skupina je ta, která je projektem přímo dotčena a účastní se jej. • Sekundární cílová skupina je ta, na kterou realizace projektu má dopad prostřednictvím primární cílové skupiny – děti primární, rodiče dětí sekundární.

11. C – cíle a cílové skupiny • Cíle projektu jsou to, čeho chcete realizací projektu dosáhnout. • Cíle projektu pak dosáhneme aktivitami projektu, které jej naplňují. • ANO • Zlepšení pracovního prostředí klientů v socioterapeutických dílnách • NE • Zajištění finančních prostředků pro udržení organizace

12. D – dopady • Dopady vašeho projektu jsou pro přípravu a následnou realizaci /ale také pro hodnocení projektu/ zásadní. • Při přípravě projektu se znalostí analýzy a cílové skupiny dokážete dobře odhadnout dopady. • Dopady jsou tedy vliv realizace vašeho projektu na cílovou skupinu, změna situace u cílové skupiny a změna ve vaší organizaci. • Dopady uvádíte v oddíle Výstupy projektu.

13. D – dopady • Příklad • V rámci projektu budete zlepšovat prostředí v socioterapeutické dílně pro klienty, kteří v ní pracují • Primární cílovou skupinou jsou tedy klienti, uživatelé služby. Sekundární cílovou skupinou rodinní příslušníci. Zlepší se tedy psychomotorické dovednosti cílové skupiny, bude zajištěn kontakt s dalšími klienty, zvýší se samostatnost uživatelů. Tato zlepšení se promítnou i v rodině, tedy v sekundární cílové skupině. • To je hlavní dopad u hlavní aktivity. Kromě tohoto dopadu půjde ale také např. o: • Zvýšení motivace uživatelů službu navštěvovat • Zvýšení počtu uživatelů • Zlepšení hygienických podmínek, zvýšení bezpečnosti uživatelů

14. E – efektivita a ekonomika Již při přípravě projektu musíme brát na zřetel jak ekonomiku, tak efektivitu našeho projektu. • Ekonomika vnitřní – máme-li dostatek finančních prostředků v organizaci, zaměřujeme se při přípravě především na potřeby cílové skupiny, můžeme „vymyslet“ nadstandardní aktivity. • NEZAPOMEŇTE NA NUTNOST PŘEDFINANCOVÁVAT PROJEKTY A MÍT TEDY DOSTATEČNOU FINANČNÍ KAPACITU PRO REALIZACI PROJEKTŮ.

15. E - efektivita • Efektivita našeho projektu je rovněž jednou z klíčových oblastí při hodnocení vašeho projektu donátorem. • Buďte si jisti, že hodnotitel vezme kalkulačku a spočítá si náklady na jednoho klienta či akci. Projekt nepíšete jen vy. Stejné cílové skupiny a stejné aktivity můžete mít mnohem dražší nežli jiná organizace. • A donátor to ví. Nebo zjistí. • Pohybujte se při plánování nákupu kompenzačních pomůcek či techniky v tzv. cenách v místě obvyklých. Více v kapitole R - rozpočet.

16. F – finance • Finance a financování projektů je důvod, proč projekty píšeme. Chceme zajistit naše aktivity, naše služby. • Abychom zajistili dostatečné financování naší organizace a tím i našich aktivit či služeb, je nezbytné – především u organizací se třemi a více zaměstnanci – plánovat také financování. Realizovat tzv. fundraisingovou strategii.

17. F – finance, fundraising • NEZAPOMEŇTE NA NUTNOST PŘEDFINANCOVÁNÍ PROJEKTŮ

18. G – gró projektu, aktivity • Hlavní součástí projektu jsou vaše aktivity, tedy to, čím chcete projekt naplnit a jakými cestami půjdete pro zlepšení situace cílové skupiny. • Rozhodněte se, kolik aktivit ve vztahu k rozpočtu a možnostem vaší organizace jste schopni zrealizovat. • Vyberte tři až pět hlavních aktivit, které rozpracujte. • Nezapomeňte, že jednotlivé aktivity by na sebe měly navazovat a velmi úzce souviset s rozpočtem. • Aktivity, které nejsou uvedeny v rozpočtu, byste vůbec neměli realizovat. Rozpočet je navázán na aktivity a aktivity bez souvislosti s rozpočtem jsou nesmyslné a donátor vám je neuzná. • Při přípravě aktivit pracujte s týmem, který máte k dispozici. Předimenzované množství aktivit, které nebude tým schopen zrealizovat, vám připraví nejednu bezesnou noc. Více o týmu v T. • Změna aktivit projektu nepřípustná, je porušením smlouvy o poskytnutí dotace.

19. H – harmonogram • Harmonogram projektu je zhodnocení kdy, v jakých časových úsecích a jak dlouho budou vaše aktivity projektu trvat. • Při přípravě projektu využijte nejen své zkušenosti a znalosti v odhadu plánování času, ale také metody, které vám v konkrétním plánování pomohou. • Jednou z těchto metod je také Ganttův diagram, která rozpracovává jednotlivé činnosti na časové úseky a zároveň říká, která aktivita musí předcházet jiné tak, aby bylo možno je všechny naplnit a realizovat. • Jakékoli zkrácení či prodlužování aktivit je závažnou změnou projektu. • V PŘÍPADĚ, ŽE ZÍSKÁTE SNÍŽENOU DOTACI U NOKD, NEMUSÍTE DODRŽET REALIZACI VŠECH AKTIVIT, NAPŘ. JSTE ŽÁDALI 200 000,- NA 15 AKTIVIT V PRŮBĚHU CELÉHO ROKU, ZÍSKALI JSTE 100 000,-, USKUTEČNÍTE 7 AKCÍ, VYBERETE SI TY, KTERÉ CHCETE • Harmonogram projektu se objeví v oddíle Aktivity a časový plán

20. H – harmonogram • Příklad: Váš projekt dle smlouvy má zahájení 1.5.2012, ukončení 31.12.2012. • Jednou z aktivit byl vánoční koncert 23.12., faktura za něj vám přišla 27.12. Vy už jste měli dovolenou, zaplatili jste 4.1.2012. Jedná se o neuznatelný náklad, neboť byl proplacen po ukončení realizace projektu. • POZOR • Prodlužování projektů z tohoto důvodu NENÍ PŘÍPUSTNÉ.

21. Ch – chyby • Chyby v projektech mohou být formální a gramatické. • Formální chyby můžete eliminovat důkladným přečtením příručky pro žadatele. Gramatické chyby můžete částečně eliminovat kontrolou pravopisu. Doporučujeme, abyste nevyplňovali žádost přímo v aplikaci Grantys, ale nejdříve ve wordu a poté zkopírovat do žádosti. Tím můžete odstranit překlepy a nejasnosti. • Jestliže v projektu budou chyby, u kterých je zřejmé, že jsou primárně z nepozornosti, dáváte nám tím najevo, že vám na vašem projektu nezáleží, když si ho po sobě ani nepřečtete. • PŘÍKLAD • JIŽ V ODESLANÝCH PROJEKTECH NA TUTO VÝZVU JSOU DVA PROJEKTY, KTERÉ UVÁDÍ DATUM ZAHÁJENÍ REALIAZACE 21.2. A UKONČENÍ 21.2. A PLÁNUJÍ PROJEKT REALIZOVAT OD LEDNA DO PROSINCE T.R. ZÁSADNÍ CHYBA – NEPROČETLI VÝZVU A PŘÍRUČKU PRO ŽADATELE.

22. Ch – charakteristika organizace • Velmi často se stává, že vůbec neuvedete nic o vaší organizaci. • Vy se znáte. My vás neznáme. • Představte se. • Pochlubte se. • Uveďte, s kým spolupracujete. • Řekněte nám, jak máte zajištěn projektový tým. • V minulých kolech často nebyla charakteristika organizace zpracována, jsou snižovány body při předhodnocení při její absenci.

23. I – inovace, inovativnost projektu • Tedy – jak se váš projekt liší od ostatních, čím je nový, co přináší pro cílovou skupinu, v čem jsou jeho hlavní výhody. • Inovativnost projektu se velmi těžce stanovuje v případě, že nemáte dostatečně provedeno A – tedy analýzu. • V analýze totiž nejen že hodnotíte, jak váš projekt souvisí s jednotlivými dokumenty kraje, města či ČR a jak přispěje ke zlepšení situace cílové skupiny, ale také jaké jiné projekty a aktivity ve vámi řešené oblasti již existují, jsou v realizaci a přispívají potřebám cílové skupiny. • Přehled o dalších projektech v daném tématu je klíčový proto, aby se vám případně nestalo, že se váš projekt bude dublovat s jiným a budete mít jak problém se zajištěním indikátorů, tak naplněním aktivit /více v oddílu R – rizika/.

24. J – jiskra • Jiskra. Domníváte se, že jiskra není při přípravě projektů důležitá? Není tomu tak. • Hodnotitel /tedy zkušený hodnotitel/ velmi rychle pozná, zda ten, kdo projekt připravil, mu také věří. • Samozřejmě, že projekt musí splňovat všechny formální náležitosti, aby byl podpořen, ale ono „jiskření“, zaujetí pro věc, potřeba projektu pro zlepšení situace cílové skupiny, je zřejmé a nezbytné. Jiskra velmi úzce souvisí s O – tedy s myšlenkou, nápadem.

25. K – komunikace • Komunikace v rámci celého projektu můžeme rozdělit do tří oblastí. • Komunikace s donátorem • Komunikace uvnitř realizace projektu, tedy v týmu • Komunikace navenek – tedy propagace, publicita

26. L – ladění • Ladění má rovněž několik rozměrů. • Ladění týmu při přípravě projektu, tedy schopnost mít společné vize a cíle, proč ten který projekt chceme připravovat a následně realizovat. • Vychytávání nedostatečností v připravovaném projektu. Ten, kdo projekt připravuje, by jej měl nechat přečíst jak svým kolegům, tak lidem z cílové skupiny – určitě se nějaký příznivec vaší organizace najde. Pochopí-li on, oč vám v projektu jde, máte vyhráno. Často totiž jednáme v psaní projektů s tzv. pracovní slepotou. Upadáme do klišé, do terminologie nám známé, ale pro okolní svět nepochopitelné. • Chyby - Gramatické, stylistické… v obou případech neakceptovatelné. Jak máme věřit projektu, který si sám žadatel po sobě ani nepřečetl? Jak máme věřit, že bude schopen projekt dobře realizovat, když si s jeho přípravou dal tak malou práci? Tuto otázku si hodnotitel zcela jistě položí.

27. M – metodika  Jakou metodiku při přípravě projektu zvolíte, je na vás. Co ale zcela jistě nesmíte podcenit, jsou základní principy a metody při přípravě a následné realizaci projektu. • Možné metodické postupy u jednotlivých částí přípravy projektu: • Analýza • SWOT analýzy, • PEST analýza, • dotazníkové šetření, • strukturované rozhovory s cílovou skupinou, • analýza trhu, • marketingová analýza…

28. M – metodika • Možné metodické postupy u jednotlivých částí přípravy projektu: • Příprava projektu • Logický rámec, • Hierarchická dekompozice činností, • Ganttův diagram… • Rizika • Analýza rizik, • zhodnocení možného a nepravděpodobného rizika… • Rozpočet • Situace v organizaci – růst, rozvoj, stagnace /využití obdoby Ansoffovy matice nebo strategického plánování v organizaci/, • analýza trhu – ceny v místě obvyklé, srovnání cen jednotlivých poskytovatelů služeb či aktivit, • určení cash flow - schopnost „ufinancovat“ projekt při snížení rozpočtu ze strany donátora…

29. N – novátorství • Novátorství úzce souvisí s I /inovace/. Buďte velmi opatrní při projektu, který je zcela nový, nevyzkoušený, bez dostupných zpětných vazeb. Neznamená to, že do takového projektu tzv. nemáte jít, naopak. Ale o to více musíte věnovat čas analýzám ve všech oblastech a to i zdrojů možných pro jeho další financování. • V případě, že chcete v rámci projektu realizovat zcela nový produkt či aktivitu, doporučujeme zpracovat také marketingovou strategii.

30. O – „O“ neboli myšlenka • Znáte to. Dlouho přemýšlíte. Víte, co by bylo zapotřebí udělat. Jen chybí nápad. Myšlenka. Impuls. A pak se probudíte uprostřed noci a…je to tady. • Na „myšlence“ nelze projekt – tedy dobrý a životaschopný projekt – postavit. Ale myšlenky, nové nápady, mohou být jen na některou část projektu. A přesto jsou nesmírně důležité, neboť rázem staví projektu do zcela nového světla. A je to přesně to, co jej následně, při hodnocení hodnotiteli, odlišuje od šedi všech podobných projektů.

31. P – plánování, partnerství • Plánování projektu je zcela nezbytné, bez dostatečně naplánovaného projektu není možné jej pak dobře zrealizovat. Plánování je věnována celá kapitola v teoretické části tohoto materiálu. Nicméně alespoň několik poznámek: • Neplánujte projekt sami, spoléhejte se na invenci vašich spolupracovníků. • Zvláštní pozornost věnujte plánování rozpočtu, stejně tak jako rolí v týmu a souhlasu kolegů s jejich zařazením v týmu. • Definujte všechna rizika, která by mohla ohrozit realizaci projektu.

32. P – plánování, partnerství • Partnerství v projektech Nadace OKD není podmínkou. • Spolupracovat můžete, ale nemůžete mít tzv. finanční partnerství, tedy že část získaných finančních prostředků převedete na svého partnera. • Partnerství uvádíte v oddílu Zaměstnanci a spolupracující organizace.

33. R – rozpočet • Opět tedy jen některá doporučení: • Rozpočet MUSÍ VŽDY SOUVISET S AKTIVITAMI, UVEDENÝMI V POPISU PROJEKTU • Rozpočtu projektu věnujte maximální pozornost, vyhnete se tak problémům s vyúčtováním • Vždy postupujte při přípravě rozpočtu z reálných cen, nepoužívejte nikdy „metodu nasliněného prstu“ • Vždy postupujte při přípravě rozpočtu dle příručky pro žadatele /uznatelné, neuznatelné náklady apod./

34. R – rozpočet • Osobní náklady • Osobní náklady jsou pouze náklady na zaměstnance (pracovní smlouvy), náklady na práce konané mimo pracovní poměr (Dohody o provedení práce, Dohody o pracovní činnosti) • Jakákoli jiná forma nákladů jsou služby.

35. R – rozpočet • V případě, že zvolíte špatnou formu úhrady za práci, budete mít následný problém při vyúčtování projektu. Přesun položek mezi těmito kapitolami nebude možný. • PŘÍKLAD • V ROZPOČTU UVEDETE V OSOBNÍCH NÁKLADECH LEKTORY, ALE NAKONEC VÁM DO VYÚČTOVÁNÍ VYSTAVÍ FAKTURU, JEDNÁ SE TEDY O SLUŽBU. TOTO SE VÁM NESTANE, BUDETE-LI MÍT DOBŘE NAPLÁNOVANÝ PROJEKT A PROVEDENOU ANALÝZU

36. R – rozpočet • Materiálové náklady • Do této kapitoly zjednodušeně patří to, co si tzv. můžete osahat. Jakýkoli spotřební materiál – kancelářské potřeby, tiskárny, cartridge, materiál pro kroužky apod. /není-li v rozpočtu projektu samostatně kapitola zařízení a vybavení/. • Cestovné • Do této kapitoly patří pouze cestovní náhrady vystaveny na dokladu cestovního příkazu.

37. R – rozpočet • Investice • Pouze náklady investičního charakteru, tedy nákup zařízení (DHM) nad 40 tis. Kč za jeden kus nebo DNM nad 60 tis. Kč za jeden ks. Kč. • Služby • Do této kapitoly patří všechny náklady, kdy si na základě objednávky objednáte službu či činnost a následně obdržíte fakturu. • POZOR: dejte se pozor na tzv. zdvojování – např. v osobních nákladech uvedena účetní a stejně tak v externích službách. • V PROJEKTECH, KTERÉ BYLY ZASLÁNY DO TÉTO VÝZVY, JE OPĚT DO INVESTIC ZAHRNOVÁN MATERIÁLNÍ NÁKLAD – TEDY NAPŘ. ANTIDEKUBITNÍ MATRACE.

38. R – rozpočet Při přípravě rozpočtu se striktně držte PŘÍRUČKY pro žadatele. Jsou zde uvedeny uznatelné a neuznatelné položky k jednotlivým programům. Žádáte-li v projektu např. také úhradu nákladů za telefonní poplatky, nájemné či elektřinu, nemůžete do projektu uvést celou částku. Jednoduchý výpočet pro tzv. alikvotní část – podíl žádané dotace z NOKD/celkové finanční prostředky v organizaci x 100 – procento. Procento x náklady z minulého období. Např. 100 000 žádost/1 000 000 v organizaci = 10%. Náklady na nájemné celkem 16 000,-, náklady na nájemné do žádosti 1 600,- Kč. 16. 9. 2014 38

39. S – spolupráce • Na projektu se podílí také řada dalších spolupracovníků, kteří projekt mohou ovlivnit ať již pozitivně či negativně. Při přípravě projektu tedy nesmíme zapomenout rovněž na analýzu možných spolupracovníků, spolupracujících organizací či institucí, kteří nám více či méně mohou v projektu pomoci. • Máme-li např. dlouhodobou spolupráci s grafikem či grafickým studiem, víme, jaké jsou ceny, jaké jsou dodací lhůty propagačních materiálů i jak vypadá výsledný produkt. Stejně tak v případě přípravy konference, kterou budeme realizovat tzv. na klíč /čili externí služba na fakturu/ ve stejných prostorách, jako dříve, víme, co od prostor můžeme očekávat a tak nás nepřekvapí požadavky dodavatele. • Při dlouhodobé spolupráci je navíc obvyklé, že takovéto spolupracující organizace nám vychází vstříc a jsou schopni i slevit z obvyklých nákladů.

40. Tým • Již při přípravě projektu byste měli vědět, kdo se bude na projektu, jeho realizaci, podílet. • S projektem byste měli tým seznámit. • Měli byste vědět, kdo bude projekt řídit, kdo bude dělat vyúčtování apod.

41. Potřebné znalosti a dovednosti pracovníků • Znalosti a dovednosti pracovníků – členů týmu projektu – musí být jasné již při zpracování projektu. • Musíme vědět, jaké odbornosti jednotliví členové jsou.

42. V – vyúčtování, výstupy • Přestože vyúčtování se vás bude týkat až v případě, že váš projekt bude podpořen, již při přípravě projektu postupujte podle podmínek pro vyúčtování, abyste mohli lépe zacílit a upravit i váš rozpočet.

43. V – výstupy • Výstupy projektu jsou to, čeho jste jeho realizací dosáhli. • Výstupy by měly naplňovat původní cíl projektu. • Např. počet cílové skupiny, upravené prostory, vybudovaná cyklostezka, zpracovaná publikace, zakoupená tiskárna pro zrakově postižené apod.

44. W – vítězné vyhodnocení • Vítězné vyhodnocení je především o motivaci a pochvale všech zúčastněných, kteří se na přípravě vašeho projektu podíleli. • Nezapomeňte všem poděkovat. • A pak vám nezbývá, než čekat. Nadace OKD bude mít výsledky k dispozici v dubnu 2012. Prosím – netelefonujte dříve. Nepomůžeme vám. Jakmile projekty schválí správní rada, budou vystaveny na www stránkách nadace a jednotlivých administrátorů. Postupně budete oslovováni a budou vám zasílány vám smlouvy. • Ale pokud dotaci obdržíte, tím nic nekončí. Naopak – začíná. Uvědomme si, že vezmeme-li jeden den, tedy 24 hodin, jako celý projektový cyklus /tedy příprava a následná realizace projektu/, zpracování projektu tvoří jen 2 hodiny z celkového času. Ten zbývající je na kvalitní řízení projektu.

45. X – rizika neboli x procent pro jejich eliminaci • Většinu rizik můžeme předem ošetřit. • Dovolte však zmínit jedno, které v teorii uvedeno není a které je nicméně hodně velké. Tímto rizikem je spoléhání se na jeden zdroj příjmů. • Vícezdrojové financování je zcela nezbytné pro zajištění udržitelnosti projektů. Spoléháte-li se na to, že jeden donátor vám již několik let poskytuje finanční prostředky, je to velmi krátkozraké a nemá to nic společného se strategickým plánování ani s fundraisingovou strategií. • Pracujte dlouhodobě se svými donátory, ale hledejte další možné zdroje, prezentujte své aktivity a

46. Zdroje • Při přípravě projektu je zapotřebí si také klást otázky o organizaci projektu, jaké bude mít kdo zodpovědnosti, jakých zdrojů bude zapotřebí pro jeho dobrou realizaci. • Zdroje jsou kromě financí také lidé v organizaci, kontakty, spolupracovníci, vybavení technikou apod.

47. Zdroje • Vybavení • Jakého vybavení – techniky apod., - bude zapotřebí pro realizaci projektu. • Jaká technika bude zapotřebí pro zajištění jednotlivých aktivit. • Jaké prostory jsou nezbytné pro realizaci projektu. • Jakým způsobem bude zajištěno propojení jednotlivých realizátorů projektu.

48. Z – závěr • Nezapomeňte, že hodnotitel vaši organizaci nemusí znát • Nezapomeňte, že ani vaše aktivity nemusí být známy všem • Nezapomeňte, že můžete naplánovat projekt jen tak velký, jak velký máte tým • Nezapomeňte, že musíte mít volné finanční prostředky • Nezapomeňte, že projekt má přispět primárně cílové skupině • Nezapomeňte, že naplánujete-li projekt dobře, o to lepší bude jeho samotná realizace

50. Děkuji za pozornost Krásný den Dana.divakova@ikor.cz www.ikor.cz