Séminaire de formation Méthodes d’Audit Cycle Trésorerie 2005

1. Séminaire de formation Méthodes d’Audit Cycle Trésorerie 2005

2. S O M M A I R E • Introduction • Fondamentaux comptables • approche de la démarche d’audit • Objectifs d’Audit • Revue du contrôle interne • Révision des comptes • Conclusion • Rôle et responsabilité de l’assistant

3. Cycle Trésorerie OBJECTIFS D’AUDIT

4. Risques généraux DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVRE en respectant des objectifs d’audit suivants : Détournement Gestion optimisée Justification régulière des comptes EXHAUSTIVITE REALITE UNICITE CONCERNE L’ENTREPRISE BONNE PERIODE BON COMPTE BON MONTANT

5. Objectifs d’audit TRAVAUX Rapprochements bancaires, circularisation, contrôle de pièces, contrôle de caisse Revue du contrôle interne, contrôle de pièces Revue du contrôle interne, circularisation Revue du contrôle interne, contrôle de pièces Revue du contrôle interne, contrôle de l’apurement des écritures en rapprochement, opérations en devises Revue du contrôle interne, rapprochements bancaires OBJECTIFS • réalité • concerne l’entreprise • sans oubli (exhaustivité) • sans double emploi • dans le bon compte • pour le bon montant • sur la bonne période

6. PREPARATION SEMESTRIEL INTERIM PREFINAL /FINAL BOUCLAGE Lettre de mission Approche Planification Programmes de travail Examen limité descomptes de filiales Examen limité des comptes (consolidés)semestriels Rapport semestriel Examen du contrôleinterne Ajustements de l’ap-proche et des pro-grammes de travail Autres contrôles Audit des soldes dubilan et du compte derésultat Contrôle de l’annexe Contrôle du rapportde gestion Bouclage juridique Emission des rapports • Identification et planification de l’audit informatique: banques, assurances, entreprises avec flux financiers importants • Recensement et analyse des principaux contrats (emprunts, instruments dérivés…) • Revue analytique • (compte de résultat, • soldes du bilan) • Sondages limités: écritures d’inventaire (intérêts courus…), Rapprochements Bancaires, valorisation des instruments finan- ciers • Contrôle interne: • Autorisations, moyens de paiement, caisse • Audit informatique SI • Revue approfondie de contrats: emprunts, instruments dérivés • Antériorité et justification comptable • Engagements hors • Bilan • Lancement des • circularisations • Sondages • Exploitation des • circularisations • Sondages • Conclusions Exemple de calendrier type de réalisation des travaux APPLICATION AU CYCLE TRESORERIE

7. Cycle Trésorerie REVUE DU CONTRÔLE INTERNE

8. 2. Revue du contrôle interne 2.1. Objectifs du contrôle interne pour le cycle Trésorerie 2.2. Connaissances des opérations 2.3. Evaluation du contrôle interne 2.4. Conséquences induites par les conclusions sur le contrôle interne

9. 2.1. Objectifs du contrôle interne pour le cycle • Les paiements sont faits à des fins autorisées et par un nombre limité de personnes habilitées à le faire. • Les encaissements font l’objet d ’un suivi. • Les opérations de trésorerie sont correctement enregistrées. • Les actifs liquides sont correctement protégés. • La gestion de trésorerie est optimisée sans faire courir de risques indus à l’entreprise. • (source : MEN)

10. 2.2. Connaissance des opérations • Cette phase permet de compléter et de mettre à jour les informations à caractère permanent et pluriannuel • Elle porte sur les opérations, l’environnement externe, l’organisation interne et les méthodes et principes comptables de l’entité Prise de connaissance des principes et méthodes comptables - principes de comptabilisation des opérations de banque - principes de distinction titres immobilisés / valeurs mobilières de placement - valorisation des actifs financiers et instruments dérivés RECENSEMENT Emission et encaissement de chèques Couvertures (change, taux…) Virements

11. 2.2 Connaissance des opérations • Principaux services intervenants • Enregistrement des règlements émis et reçus • Transmission au service Trésorerie des demandes de règlement • Rapprochement bancaire Comptabilité Courrier • Réception des règlements et transmission au Service Trésorerie • Émission des règlements • Endossement des règlements reçus • Contrôle de la réalité des flux par rapport aux pièces • Gestion de la trésorerie Trésorerie

12. 2.3. Evaluation du contrôle interne 2.3.1. Principales phases du cycle 2.3.2. Outils de revue du contrôle interne 2.3.3. Compétences pluridisciplinaires nécessaires

13. INTERNE EXTERNE Autorisation de Paiement Moyen de Paiement Enregistrement & émission émission Moyen de Paiement Rapprochement bancaire Banque Relevés bancaires 2.3.1. Principales phases du cycle

14. Contrôle des pièces et matérialisation des règlements émis sur les factures Établissement des habilitations et pouvoirs (et mise à jour régulière) Paiements Séparation des fonctions (contrôle des pièces, gestion des journaux et émission du règlement) 2.3.1. Principales phases du cycle: Paiements

15. Suivi des chèques endossés et remis en banque et rapprochement aux paiements reçus Enregistrement immédiat et contrôle des effets reçus (montant, échéance et domiciliation) Encaissements Rapprochement des effets en portefeuille avec les soldes comptables 2.3.1. Principales phases du cycle: Encaissements

16. Séparation des fonctions Établissement régulier des rapprochements bancaires et recherche systématique des montants inhabituels et anciens en rapprochement Opérations de trésorerie Contrôle indépendant des rapprochements bancaires Contrôle systématique des échelles d’intérêts 2.3.1. Principales phases du cycle: Opérations de trésorerie

17. Mise à jour régulière des signatures autorisées auprès des banques Protection de l ’accès aux chéquiers Actifs liquides Protection et suivi des mouvements de caisse 2.3.1. Principales phases du cycle: Actifs liquides

18. Politiques du crédit-clients et du crédit-fournisseurs indépendantes des opérationnels Système de gestion de trésorerie en date de valeur Gestion de trésorerie Système de gestion prévisionnelle des besoins de trésorerie fiable 2.3.1. Principales phases du cycle: Gestion de trésorerie

19. 2.3.2. Outils de revue du contrôle interne • Entretiens auprès des différents intervenants. • Organigramme des flux (« flow chart »), mettant en évidence les délais de traitement de chaque processus et la séparation des fonctions entre les personnes et les services. • Tableau des forces et faiblesses apparentes. • Tests de permanence (pour vérifier les forces). • Recommandations (qui doivent être suivies, soit au Final, soit à l ’intervention suivante). Exercice n°1

20. Systèmes d'informations Tâches générales : déversements comptables, carto- (SIOM) graphies des systèmes, fiabilité et sécurité des données Fiscalistes et juristes • Revue des conventions de trésorerie (pool de trésorerie groupe) • Examen critique des contrats d’emprunts avec clauses d’intéressement, garanties de passif … • Des instruments financiers (conventions, …) Principes comptables et d’écritures sur l’évaluation d’instruments financiers Doctrine 2.3.3. Evaluation du contrôle interne • Compétences nécessaires Intervenants Eléments revus

21. 2.4. Conséquences induites par les conclusions Adaptation de l’approche • Lors de l’élaboration de l’approche en début de mission, utiliser les conclusions de l’audit N-1 et du dossier permanent pour orienter • Les travaux de contrôle interne de l’exercice N : a-t-on appliqué les recommandations faites, • Les tests de validation à réaliser en fonction de la qualité du contrôle interne relevée : tests sur la nouvelle procédure, tests de validation et de permanence • Après la phase de contrôle interne: mise à jour du mémorandum d’approche et orientation / définition des travaux à réaliser au préfinal et final • Une procédure fiable lui permettra de limiter le champ de révision • Une procédure faible le conduira à faire des diligences approfondies sur certains risques

22. Cycle Trésorerie REVISION DES COMPTES

23. Révision des comptes 3.1 Préparation du final 3.2 Travaux de contrôle 3.3 Mémo de synthèse 3.4 Contrôle de l’annexe

24. 3.1 Préparation du final • Préparation de la circularisation des banques : • Confirmation ouverte • Circularisation exhaustive des banques • Relance des banques avant l ’intervention finale • Utilisation au final : cf. travaux de contrôle

25. 3.2. Travaux de contrôle (1/2) 1. Etablissement de la feuille maîtresse 2. Revue analytique des principaux postes 3. Validation des rapprochements bancaires 4. Exploitation des réponses à la circularisation 5. Validation des emprunts et des dettes financières • Valider les montants inscrits au passif • Contrôler les frais financiers • Valorisation et comptabilisation des instruments financiers

26. 3.2. Travaux de contrôle (2/2) 6. Validation des VMP • Contrôle de la réalité et de la correcte évaluation du solde comptable, • Contrôle du résultat de cession des VMP, • Contrôle de la valeur de réalisation des VMP: la plus-value latente doit être réintégrée dans le résultat fiscal. 7. Contrôle de la caisse (inventaire, tests sur pièces) 8. Contrôle de la valorisation des comptes en devises Validation du résultat financier Validation des engagements financiers hors bilan

27. 3.2.1 Etablissement de la feuille maîtresse • Rappel rapide des principes méthodologiques • Présentation des comptes concernés : • Situation de trésorerie + Actif: 451 - Comptes courants financiers 503 - Valeurs mobilières de placement (VMP) 512 - Comptes de banques 531 - Caisses - Passif: 164 - Emprunts auprès des établissements de crédit 165 - Dépôts reçus 166 - Participation 451 - Comptes courants financiers= Trésorerie nette • Compte de résultat 76 - Produits financiers 66 - Charges financières • Hors bilan Effets escomptés non échus Cautions, engagements donnés

28. 3.2.1 Etablissement de la feuille maîtresse Exercice n°2

29. Objectifs Travaux à effectuer 3.2.2 Revue analytique • Établir la cohérence du solde de trésorerie par rapport au solde N-1, aux principales opérations de l’exercice et, le cas échéant, par comparaison au budget de trésorerie. • Réaliser un tableau des flux de trésorerie ou un tableau de financement en mettant en évidence les principales contributions de la variation (investissements, variation du capital social, dividende, évolution du BFR…).

30. 3.2.3. Validation des rapprochements bancaires • Force probante • Le rapprochement bancaire permet de confronter la comptabilité (source interne) de l’entreprise avec celle de la banque (source externe). • Pourquoi valider un rapprochement bancaire ? • La validation du rapprochement bancaire et l’analyse des montants en rapprochement permettent de s ’assurer que les règles comptables sont respectées. • Considérant que la trésorerie est le carrefour des opérations de l ’entreprise, le rapprochement bancaire permet de s ’assurer du correct enregistrement des opérations. • Objectif • S ’assurer que le solde comptable est le reflet fidèle de la position de trésorerie de l’entreprise.

31. 3.2.3. Validation des rapprochements bancaires • Vérification des soldes figurant au rapprochement : le solde bancaire doit être pointé au relevé bancaire et le solde comptable à la balance générale. • Contrôle arithmétique du rapprochement. • Examen critique de la nature des écritures en rapprochement (nature, volume et valeur de ces écritures) • Contrôle par sondage du correct apurement des écritures en rapprochement sur les relevés M+1, M+2 Travaux à effectuer

32. 3.2.3. Validation des rapprochements bancaires • Exemple de rapprochement bancaire : • Solde suivant relevé de banque 2 585 648 • Opérations non comptabilisées par la banque : • - Chèques non débités (876 074) • - Effets non crédités 281 465 Solde ajusté 1 991 039 • Solde d’après la comptabilité 2 254 932 • - Opérations non comptabilisées par l’entreprise : - Impayés (173 278) - Prélèvements automatiques (65 000) - Agios bancaires (25 615) Solde ajusté 1 991 039 Exercice n°3

33. Objectifs Travaux à effectuer 3.2.4 Exploitation des circularisations • S’assurer du caractère exhaustif des engagements hors bilan, de la réalité des actifs de l’entreprise et de l’habilitation des personnes ayant pouvoir d’engager l’entreprise • Rapprocher les données chiffrées confirmées de la comptabilité. • Contrôler que les habilitations sont correctement mises à jour auprès des banques. • Contrôler la valeur liquidative et la valeur d’inventaire des SICAV à la clôture. • Recenser les engagements hors bilan et contrôler leur mention exhaustive dans l’annexe.

34. Objectifs Travaux à effectuer 3.2.5. Validation des dettes et emprunts financiers • S ’assurer que les dettes et emprunts financiers sont exhaustifs et correctement évalués. • S’assurer que les produits et frais financiers concernant les opérations de trésorerie sont inscrits au compte de résultat Faire le lien bilan / compte de résultat • Valider les mouvements des emprunts et dettes financiers: • Rapprocher aux pièces (contrats nouveaux, pièces de banque justifiant des mouvements de fonds) • Vérifier la comptabilisation des frais d’émission des emprunts et leur mode d ’amortissement • Valider la correcte évaluation des sommes inscrites au passif (principal et intérêts courus) • Contrôler que les sommes inscrites au passif correspondent au principal restant dû du tableau d ’amortissement • Contrôler que les dettes en devises sont évaluées au cours du jour d ’inventaire. • Contrôler la cohérence de la variation du coût net de l ’endettement par la rapport à l ’évolution de l ’endettement net moyen et aux variations des taux d ’intérêt.

35. Objectifs 3.2.6. Validation des VMP • S’assurer que les VMP sont inscrites dans les comptes pour leur correcte valeur d ’achat. • S’assurer que le produit net de cession des VMP est correctement calculé. Faire le lien bilan / compte de résultat • Valider la réalité et correcte évaluation des mouvements de souscription et de rachat de VMP intervenus au cours de l’exercice. • Vérifier la correcte application de la méthode FIFO pour le calcul du résultat net de cession des VMP. Exercice n°4

36. 3.2.6. Validation des VMP Travaux à effectuer Contrôle de la réalité des mouvements • Obtenir le tableau des mouvements de VMP depuis la dernière clôture. • Sélection des mouvements significatifs et rapprochement aux pièces de banque correspondantes. Validation du résultat de cession des VMP • Valider le résultat net de cession des VMP : • contrôler la correcte application de la méthode FIFO (« First in first out ») pour le calcul du résultat de cession des VMP. • contrôler que le résultat total de cession des VMP est effectivement enregistré dans le compte 767. Validation la plus-value latente sur VMP • Valider la plus-value latente sur VMP (à réintégrer dans le résultat fiscal) : • rapprochement du montant confirmé par la banque.

37. 3.2.7. Contrôle de la caisse Objectif Outils utilisés • S’assurer que les opérations transitant par la caisse ont été correctement comptabilisées. • S’assurer que le montant figurant à l ’actif correspond effectivement au solde en caisse. • Inventaire de la caisse • Contrôle de pièces

38. 3.2.7. Contrôle de la caisse Présentation des travaux à effectuer • Contrôle des espèces en caisse • Recenser exhaustivement les dépôts de caisse, compter les espèces en caisse en présence des responsables et effectuer les rapprochements avec les soldes figurant dans les livres. • Vérifier que tous les documents présentés en justification du solde de la caisse ont été régulièrement approuvés. • Analyse des soldes • S'assurer que les mouvements de fonds entre la caisse et les autres comptes de trésorerie concordent en date et en montant. • Rapprocher les écritures concernant les mouvements de fonds des livres de banque et de chèques postaux. • Contrôler les dépenses ou encaissements d'un montant inhabituel.

39. 3.2.7. Contrôle de la caisse Présentation des travaux à effectuer (suite) • Examen des pièces • Contrôler l'apposition d'un visa authentifiant les pièces de caisse et le pouvoir de la personne qui a apposé son visa. • Vérifier l'imputation des pièces recettes et dépenses. • Examiner le bien-fondé des opérations de recettes et de dépenses. • S'assurer de la concordance entre brouillards, comptes de Grand-Livre, journaux auxiliaires et bilan. • Faire des tests sur les opérations de caisse concernant le responsable de la tenue de celle-ci.

40. 3.2.8. Contrôle de la valorisation des comptes en devises • S’assurer de la correcte évaluation des comptes bancaires et des emprunts libellés en devises. • S’assurer de l’exhaustivité et de la correcte évaluation du résultat de change. • Contrôle de pièces • Obtenir le détail de tous les emprunts en devises (classés par devise) et de tous les comptes bancaires en devises • Valider les cours retenus pour la valorisation au 31/12 pour les soldes en devises significatifs • Recouper ces états avec les comptes d’écarts de conversion Objectif Outils utilisés Présentation des travaux à effectuer

41. 3.2.8. Contrôle de la valorisation des comptes en devises • Résultat de change: à partir du grand livre des comptes 666 et 766, sélectionner les principaux montants et valider, par un contrôle de pièces, le correct calcul du gain (ou de la perte) de change. • Conclure sur la correcte évaluation des dettes en devises et du résultat de change Présentation des travaux à effectuer (suite) Conclure Exercice n°5

42. 3.3. Rédaction du mémo de section • Rédiger un mémo de section reprenant : • les objectifs d’audit • les données chiffrées - présentation synthétique - éléments de revue analytique • les travaux effectués • les points notés • une conclusion

43. 3.4. Contrôle de l’annexe • Cohérence du paragraphe sur les principes et méthodes (méthode de conversion retenue pour les dettes en devises,…) avec les méthodes en vigueur au sein de l ’entreprise. • Validation des données chiffrées. • Vérification des ventilations du tableau des emprunts et dettes financiers. • Validation du tableau de flux de trésorerie • Contrôle des engagements hors bilan.

44. 3.4 Contrôle de l’annexe • Contrôles spécifiques • Vérifier que les dettes garanties par des sûretés réelles font l'objet d'une mention dans l'annexe lorsqu'elles ont un caractère significatif à certains types d'emprunts. • Vérifier que les obligations convertibles, échangeables en titres similaires font l'objet d'une indication par catégorie de leur nombre, de leur valeur nominale et des droits qu'ils confèrent dans l'annexe lorsque ces éléments ont un caractère significatif. • S'ils sont significatifs, mention des éléments suivants (présentation possible sous forme de tableaux des engagements) - liste non limitative : • Dépôts de garantie versés • Promesses d'achat • Achat de marchandises ou de matières premières à terme • Toute autre explication nécessaire à la compréhension des comptes annuels par leurs utilisateurs (en particulier produits et charges financiers, variations significatives de certains postes, changement de méthode, etc).

45. Conclusion Rôle de l’assistant Outre la responsabilité des travaux confiés tant en phase intérimaire qu’au préfinal : • Prendre connaissance de l’environnement de l’entreprise et du mémo d’approche • Responsabilité directe de la circularisation et de son exploitation, des rapprochements bancaires et de leur apurement