Kaarinan tietohallintostrategia 2011 – 2016

1. Kaarinan tietohallintostrategia 2011 – 2016 Teemu Uimonen

2. Kaarina – Lyhyesti • Kaarina on keskisuuri kaupunki Varsinais-Suomessa. • Asukkaita n. 32 000. • Rajanaapureita ovat mm. Lieto, Turku ja Paimio.

3. Tietohallintostrategia • Kaarinan kaupungin tietohallintostrategia on laadittu vuosille 2011 – 2016. • Tietohallintostrategian valmisteluun osallistuneet tahot ovat kaupungin johtoryhmä, toimialojen johtoryhmät, tietohallinto-yksikkö, työyhteisön kehittämisryhmä (KEHRY), sekä kaupungin useat tietotekniikka- ja sovellusympäristön avainhenkilöt. • 26-sivuinen strategia on jaettu seuraaviin lukuihin: Johdanto, Nykytila ja Tietohallintostrategian kehittämislinjaukset.

4. Tietohallintostrategia - Johdanto • Johdanto –luvussa käydään läpi: • Taustat, tavoitteet ja merkitykset. • Tietohallintostrategia ja Kaarinan muut strategiat. • Tietohallintostrategian valmisteluprosessi

5. Johdanto • Julkisen hallinnon tietojärjestelmät eivät tue kuntien peruspalveluiden, eli sähköisten asiointimahdollisuuksien tehostamista parhaimmalla mahdollisella tavalla. • Ongelmiksi muodostuvat myös käytössä olevien sovellusten suljetut rajapinnat, sekä tietojärjestelmien keskinäinen yhteensopimattomuus. • Vuoden 2011 syksyllä voimaan tuli uusi eduskunnan hyväksymä tietohallintolaki, jolloin perustetiin julkisen sektorin tietohallinnon ohjausyksikkö (JulkICT) ja kuntasektorin ICT-palveluyhtiö (Kuntien Tiera Oy). • Edellä mainituilla tahoilla on pyritty luomaan vakaa pohja, jolla julkisen sektorin tietotekniikka voidaan hyödyntää tehokkaammin mm. järjestelmien yhteensopivuuden osalta.

6. Johdanto • Kaupungin strategisia päämääriä, kriittisiä menestystekijöitä ja toimenpiteitä ovat mm. Aktiivinen toiminta seudullisten yhteistyöhankkeiden onnistumisen puolesta ja uuden tekniikan hyödyntäminen ja investointi energiasäästäviin laitteistoihin. • Tulevaisuudessa Kaarina panostaa omien tietotekniikkapalveluiden kehittämiseen ja valmiita palvelutuotteita voidaan mahdollisesti tarjota soveltuvin osin myös ulkopuolisille yhteistyökumppaneille.

7. Tietohallintostrategia - Nykytila • Toisessa Nykytila–luvussa käsitellään lukuisia aiheita, joista merkittävimmät ovat: • Toimintaympäristön analyysi. • Tietohallintoon ja tietotekniikkaan liittyvät kustannukset. • Tietohallinto – yksikön toiminta. • Tietojärjestelmien käyttö ja hyödyntäminen. • Tietohallinnon johtaminen ja toiminnan kehittäminen ICT-näkökulmasta. • Vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat (SWOT). • Kaksi ensimmäistä aihetta käsitellään myöhemmin omissa otsikoissaan.

8. Nykytila • Tietohallinto – yksikön toiminta: • Kaupungin tietohallintoyksikkö vastaa keskitetysti kaupungin tietohallinto- ja tietekniikkapalveluista, joiden toiminta on jaettu seuraavasti: • Keskitetty asiakaspalvelu (5 hlön asiakaspalvelutiimi ratkaisee yli 80 % palvelupyynnöistä ja vastaa työasemista, tulostimista ym.). • Keskitetty tuotanto- ja arkkitehtuuripalvelu (3 hlön tiimi vastaa laitehuoneen, palvelimien, tuotannon sovellusten, tietoliikenneverkon ja puhelinjärjestelmän toiminnasta, sekä ylläpitää ja kehittää tietojärjestelmien ympäristöä) • Toimialuepalvelut (2 hlön tiimi vastaa toimialasovellusten käyttöönoton tietoteknisestä projektoinnista ja tietotekniikan hyödyntämisen suunnittelusta).

9. Nykytila • Tietojärjestelmien käyttö ja hyödyntäminen: • Peruspalvelut ovat riippuvaisia tietojärjestelmistä, joita on toimialojen käytössä useita kymmeniä. • Käyttäjät osaavat hyödyntää tehokkaasti toimiston perusjärjestelmiä, joita ovat mm. sähköposti, tekstinkäsittely ja taulukkolaskenta. • Kaupungin tarjoamia sähköisiä palveluita sisäisessä toiminnassa ovat mm. sähköiset henkilöstölomakkeet ja sisäinen intranet –sivusto. • Kuntalaisilla on tarjolla erilaisia sähköisiä palveluita: kaupungin internet – sivusto, matkailua tukeva sivusto (www.visitkaarina.fi), jotka tarjoavat informaatiota ja lukuisia sähköisiä lomakkeita. Terveyspalveluissa on myös tarkoitus ottaa käyttöön nettiajanvarausmahdollisuus.

10. Nykytila • Tietohallinnon johtaminen ja toiminnan kehittäminen ICT-näkökulmasta: • Suurempia käyttöönotto- ja muutosprojekteja varten kootaan erillinen projektikohtainen työryhmä. • Uusien sovellusten käyttöönottoon ja tehokkaaseen hyödyntämiseen vaaditaan käyttäjätunnusten tekoa ja jatkuvaa tukea, joka vaatii toimialalta henkilötyöaikaa ja kaikkien sovellusten osalta pääkäyttäjäosaaminen ei ole riittävällä tasolla.→ Tietohallintoyksikön työstä vain n. 10–20 % kohdistuu kaupungin tietojärjestelmien kehittämiseen ja palvelutuotannon tehokkuuden parantamiseen.

11. Nykytila • Tietohallinnon johtaminen ja toiminnan kehittäminen ICT-näkökulmasta: • Tietohallinnolliset ja tietotekniset kehityskohteet selvitettiin Turun kauppakorkean tietojärjestelmätieteen laitoksen tekemässä kypsyyskyselyssä.→ Loppuanalyysin tuloksena kaksi tärkeintä kehityskohdetta: IT:n strateginen johtaminen ja käyttäjien työtapojen ja IT:n hyödyntämisen kehittäminen. • Aikaisemmin teetetyn ulkoisen auditoinnin perusteella merkittävimmät kehityskohteet liittyvät tuotantojärjestelmien toimintavarmuuteen poikkeusolosuhteissa, joita ovat mm. palvelinympäristön kahdentaminen ja tietoliikenneverkon vikasietoisuuden kehittäminen. • SWOT-analyysissa on listattu Kaarinan tietohallinnon ja tietoteknisiin tuotantopalveluihin liittyviä vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia ja miten edellä mainitut saadaan torjuttua / käännettyä voimavaroiksi.

12. Tietohallintostrategia - Tietohallintostrategian kehittämislinjaukset • Kolmannessa ja viimeisessä Tietohallintostrategian kehittämislinjaukset –luvussa keskitytään mm. strategisiin päämääriin ja visioon. • Lyhyesti: Nykytilan analysoinnin perusteella Kaarinan kaupungin tietotekniset tuotantopalvelut toimivat hyvin. • Merkittävimmät kehityskohteet sijoittuvat tietohallinto-osaamisen ja sähköisten asiointipalveluiden kehittämiseen, sekä tietojärjestelmien tehokkaaseen hyödyntämiseen. • Visio: ”Kaarinan kaupunki hyödyntää esimerkkilisen järkevästi ja luovasti tietotekniikkaa kaupungin sisäisessä palvelutuotannossa ja asiakkaille tarjottavissa palveluissa”. • Seutukunnan lisääntyneen yhteistyön vuoksi on otettava paremmin huomioon Kaarinan kaupunkia laajemmat ympäristöt.

13. Laitteistot, verkot ja ohjelmistot • Käytössä n. 2000 kpl Windows-työasemia, jotka perustuvat täysin Microsoft – ympäristöön (Windows 7). • Perusohjelmistoihin kuuluu Microsoft Office 2010 – versio ja sähköpostijärjestelmänä on Microsoft MS Exchange. • Puhelinpalvelut ovat toteutettu kilpailutuksella ja uusi järjestelmä on otettu käyttöön vuoden 2011 lopussa. Kiinteitä puhelinliittymiä n. 325 kpl ja matkapuhelinliittymiä on n. 965 kpl. • Erilaisia sovellusohjelmistoja on kaupungin käytössä lähes 100 kpl (Pegasos – palkanlaskenta ja Wilma - Oppilashallinto).

14. Palvelimet ja tietoliikenneratkaisut • Tuotannossa olevia palvelimia on n. 80 kpl. • Palvelinjärjestelmä perustuu pääosin vuonna 2008 käyttöönotettuun Microsoft –ratkaisuun. • Tietoliikennepalvelut toteutettu ns. monipalveluverkko, jossa liikkuu data, puhe, kameravalvonta. • Pääkiinteistöjen ja koulujen väliset yhteydet toteutettu kuituyhteyksillä, muut yrityslaajakaistayhteyksillä.

15. Yhteistyökumppanit • Kaarinan ja lähialueiden seudulliset yhteistyöhankkeet ovat lisääntyneet Kaarinan liityttyä kuntasektorin ICT-palvelukeskushankkeeseen (Kuntien Tiera Oy). • Merkittävimpiä ICT-yhteistyöhankkeita lähikuntien (Turku, Raisio, Naantali, Paimio, Sauvo jne.) kanssa:- YmpäristöpalveluidenXCity-yhteistyö (Karttatuotanto ja yhdyskuntatekniikka).- KirjastojenVASKI-yhteistyö (Lähialueet yhdistävä kirjastojärjestelmä).- Terveydenhuollon yhteistyö VSSHP:n ja Effica – terveyskeskuksien kanssa (Kunnallisen perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteinen potilastietorekisteri).- Oppimisympäristön kehittäminen seudullisessa JUUNO – hankkeessa (Koulujen välinen toimintaympäristö).

16. Budjetti, Henkilöstö ja sen koulutus • Kaikkiaan Kaarinan ICT – kokonaiskustannukset olivat vuonna 2011 n. 2,5 miljoonaa euroa, kun mukaan on laskettu tietotekniikan lisäksi myös puhelinympäristön kustannukset. • ICT-toiminnan suorat kustannukset ovat arviolta 1,9 % koko kaupungin toimintaan liittyvistä kokonaiskustannuksista (n. 131 milj. euroa). • Henkilöstön tietotekniikkaosaamisen varmistaminen ja kehittäminen sisältyy kaupunkistrategian tavoitteisiin, sillä riittämätön tietojärjestelmien käyttöosaaminen vähentää työtekijöiden työn tuottavuutta. • Laajemmat tietojärjestelmät vaativat ns. pääkäyttäjiä toimintayksikkökohtaisesti. Kyseisten henkilöiden tehtäviin kuuluvat käyttäjätunnusten luonnit ja niiden hallinnat, ohjelman jatkokehittämisen arvioinnit, sekä peruskäyttäjien lisäksi myös uusien käyttäjien tukeminen ja opastaminen järjestelmän käyttämisessä.

17. Laadunhallinta, tietoturva ja tietosuojakysymykset • Lyhyesti: tietoturva- ja tietosuoja-asioiden huomioiminen ovat hyvin olennainen osa aktiivista ja osaavaa tietohallintojohtamista, sekä sisältyvän osana kuntalaispalveluiden tuottamiseen. • Lisääntyneen yhteistyön myötä kaupungilta edellytetään käytännössä osoitettavaa ja todistettavaa tietoturva- ja tietosuojatasoa. • Tietoturvaan ja tietosuojaan liittyviä vastuuasioita ei voida ulkoista -> Kaarina on itse vastuussa tietoturvan ja tietosuojan toteutumisessa.