XLAB V.6

1. IMPACT DE BFC SUR XLAB XLAB V.6

2. LES DEPENSES

3. Dépenses : les nouveautés • Commandes : • Commandes non-prévisionnelles • Commandes prévisionnelles • Commandes PCD • Service fait • Factures • Fournisseurs • Gestion des marchés

4. Commandes • La commande d’achat est saisie, modifiée et supprimée uniquement dans Xlab. BFC peut uniquement rejeter les commandes • Toutes les commandes incomplètes sont automatiquement rejetées de BFC, sauf les commandes dont le fournisseur est inconnu dans BFC • Transfert vers BFC des lignes de détail des commandes • Création des UF et des OT avant la saisie des commandes • La nature de dépense n’est pas modifiable dès qu’il y a un service fait ou une facture • Deux types de commandes : • non-prévisionnelle (standard) • prévisionnelle

5. Commandes non-prévisionnelles • Deux types de commandes : • non-prévisionnelle (standard) • prévisionnelle (ce sont des commandes classiques : la saisie du service fait est obligatoire) • Saisie et transfert du détail des lignes de commande • La modification du prix unitaire ou du pourcentage de remise ne peut s’effectuer sur la commande s’il existe une facture • Transfert des UF et des OT vers BFC (suivi nom disparaît)

6. Modification d’une commande La nature de dépense n’est pas modifiable dés qu’il y a un « Service Fait » ou une Facture

7. Commandes prévisionnelles Ce type de commande ne donne pas lieu à la valorisation du service fait. Celui-ci s’effectue au moment du contrôle facture • Exemple : factures de fluides, nouveaux moyens de paiement monétique • Pour une commande prévisionnelle : cocher la case

8. Commandes prévisionnelles L’indicateur prévisionnel est modifiable pour les commandes au statut « enregistrée »

9. Nouveau moyen monétique • La carte achat : dans la zone « ligne détail » de la commande, une case est prévue à cet effet. • Actuellement numéro de carte à renseigner mais sans contrôle outil.

10. Pas de contrôle sur les n° carte achat (cohérence, doublons) N° Carte Achat

11. Indicateur Prévisionnel Une commande comportant un N° Carte d’achat est obligatoirement une commande prévisionnelle.

12. Commandes PCD • Le flux de création, modification et suppression des commandes PCD (commandes de personnel) d’Xlab vers BFC n’existe plus • Toutes les informations viennent de BFC

13. commande PCD On ne doit pas saisir une commande CNRS de nature mission ou vacation.

14. Service fait • Le module « livraison » est renommé en « service fait » • Le lien entre la commande et le service fait s’effectue avec le numéro de ligne • Contrôle sur les quantités réceptionnées : la quantité commandée doit être supérieure ou égale à la quantité livrée • Le service fait est saisi, modifié et supprimé uniquement dans XLab. BFC peut uniquement le rejeter.

16. Factures • La facture peut-être saisie et modifiée (les mêmes modifications qu’aujourd’hui) dans Xlab ou dans BFC (arrivée des factures en DR) • La saisie facture n’est pas possible pour les commandes « non-prévisionnelles » tant que le service fait n’a pas été saisi (saisi ligne à ligne) • Des contrôles sont introduits entre les quantités réceptionnées et les quantités facturées pour les commandes « non-prévisionnelles » (transfert des lignes) • Le lien entre la commande, le service fait et la facture s’effectue par le numéro de ligne

17. Facture • Choisir une commande

18. Fournisseurs • Le lien entre Xlab et BFC devient le « N°BFC » • L’identifiant est le n° SIRET (14 caractères) pour les fournisseurs français • La mise à jour du N° BFC dans Xlab s’effectuera automatiquement lors du premier retour de chaque commande

19. Sélectionner une commande non prévisionnelle Identifiant BFC Identifiant Fournisseur

20. Marchés • Le référentiel des marchés CNRS est dans BFC (plus de saisie et de modification de ces marchés dans XLAB) • Modification de la numérotation des marchés (11 caractères) • Nouvelle information : type de marché et type de procédure

21. Les missions

22. Missions : les nouveautés • Seuls les frais remboursables à l’agent sont saisis dans ce module : • Les autres frais dus à des tiers sur facture sont saisis dans le module commande d’achat en fonctionnement • Il est impossible de désolder une commande mission soldée • Possibilité de créer des OM permanent, OM collectif, mission stage • Les missions « Invitation chercheur Etranger » renommées en « Etranger à l’administration » • Disparition des type de mission : Décision Forfaitaire, Cas Particulier, Frais de matériel

23. Le module Mission Seuls les frais remboursables à l’agent sont saisis dans ce module : • Les frais de séjour : possibilité de modifier le montant de la ligne détail séjour si la valeur est nulle (FF ou EF) , sinon utiliser obligatoirement la zone retenue séjour • Les frais de transport : le montant de la ligne avec BT doit être = zéro. Si les frais sont remboursables à l’agent renseigner le montant • Les frais d’inscription à des congrès ou colloques : la saisie du montant n’est possible que si « payable à l’agent » est coché dans le masque « détail des autres frais d’une mission »

24. Modification du montant séjour si valeur ligne = 0 sinon sinon utiliser la zone retenue

26. La saisie du montant n’est possible que si « Payables agent » est coché.

27. Le module Mission Les autres frais dus à des tiers sur facture sont saisis dans le module commande d’achat en fonctionnement : • Il s’agit des frais de transport, frais d’inscription aux congrès et colloques • IL est possible de consolider la totalité des frais d’une mission en renseignant la  zone « souche » de toutes les commandes avec un n° commun (le n° de la mission par ex) • Visualisation de cette consolidation par l’édition d’un état requête

28. Le module Mission • Le solde d’une commande de mission entraîne le solde de toutes les commandes concernant les frais remboursables à l’agent Exemple : 1 mission engagée avec 2 commandes créée sur 2 origines de crédit différentes • Une commande mission soldée ne peut être désoldée • Plusieurs commandes liées à une même mission doivent avoir des codes de gestion 1 et 2 différents

29. Le module Mission Créer des OM permanents : une case à cocher L’ ordre de mission permanent ne concerne que les missions France avec frais, France sans frais, Etranger avec frais et Etranger sans frais • Le montant du séjour calculé automatiquement devra être modifié pour un engagement au plus juste du montant des frais • Après transmission, ce montant ne pourra plus être modifié : seule possibilité solder la mission • Si plusieurs destinations dans le cadre de cette mission : indiquer les détails séjours sur une seule et même ligne • La mention «OM permanent » est rajoutée sur l’OM à imprimer

30. Cocher OM Permanent.

31. La notion d’OM Permanent a été ajoutée sur l’OM.

32. Le module Mission Créer des OM collectifs : une case à cocher L’ ordre de mission collectif ne concerne que les missions France avec frais, France sans frais, Etranger avec frais et Etranger sans frais • Aucun frais n’est à rembourser à l’agent • Utilisation obligatoire de l’agent « OM Collectif » existant dans toutes les bases Xlab • Indiquer le nom de tous les agents concernés par cet OM • Pour les missions France et Etranger avec frais tous les montants sont à zéro • Les données « forfait », « motif forfait », « avance » et « montant avance » sont inaccessibles

33. Les autres frais sont forcément à zéro. Les frais de séjours sont nuls. Les données « Forfait », « Motif forfait », « Avance » et « Montant avance » sont inaccessibles. Les frais de transports sont forcément à zéro. (Il est possible de saisir une ligne de transport autre avec un BT)

34. Le module Mission Créer des OM Stage : une case à cocher L’ ordre de mission stage ne concerne que les missions France avec frais et France sans frais Ce type de mission est à utiliser pour des stages de formation « premier emploi » : les indemnités sont spécifiques (art. 15 du décret du 28 mai 1990 modifié)

35. Agents missionnaires • BFC est alimenté des agents provenant de SIRHUS et des agents saisis dans Xlab • BFC devient la référence pour les agents « fonctionnaires CNRS » et « autres CNRS » • Xlab initie le flux de création pour les autres agents missionnaires • La date de naissance devient obligatoire pour tous les agents • Dés que l’agent est connu de BFC son identifiant BFC  (matricule)  est mis à jour dans Xlab • Si un agent CNRS est créé dans Xlab mais n’est pas encore connu dans BFC toute mission le concernant restera en attente d’intégration BFC

36. Identifiant BFC

37. Les Missions La gestion des avances est faite par BFC : elle correspond à 75% des indemnités journalières ou du forfait de la mission • Le type de mission « invitation chercheur étranger » est renommé en « Etranger à l’administration » • Dans le masque « détail des autres frais d’une mission » : cocher la case « surplus accordé sur la base des 5/3 » pour les personnes étrangères à l’administration française qui peuvent en bénéficier • L’état de frais Xlab a été actualisé

38. Le surplus est calculé automatiquement à hauteur de 2/3 de la somme des séjours sans tenir compte de la retenue. Il est modifiable mais doit rester inférieur ou égal au montant proposé.

39. Évolution des retours • Les boîtes aux lettres : • Notification • Commande • Service Fait : rejet • Facture • Mission : rejet • Les intégrations automatiques : • Date et n° de prise en charge des factures • Marché • Fournisseurs • Agents • Constantes

40. Récapitulatif transfert : XLAB vers BFC • Lignes détails commandes • Lignes services faits • Lignes factures • Les UF/OT • Les missions • Les agents hors CNRS….

41. Récapitulatif transfert BFC vers XLAB • Rejet commande (automatique ou action du SF : pour fournisseur) • Rejet service fait (à la demande du labo) • CréationFacture (dans le cas d’arrivée de factures en DR) • Rejet facture • Rejet Mission • Constantes : taux de chancellerie etc… (intégration auto) • Notification • Marché (intégration auto) • Agent ( n° matricule :intégration auto ) • Fournisseur (n° BFC : intégration auto)

42. FIN Bonne soirée !