Xlab Conseils fin d’exercice 2006

1. XlabConseils fin d’exercice 2006 Objet : Lister l’ensemble des actions de gestion à effectuer au niveau du laboratoire pour préparer au mieux le passage à Xlab V6 et BFC au 01/01/2007.

2. 1. Calendrier fin d’exercice 2006

3. 2. Les fournisseurs • Information du risque de décalage de paiement en ce début d’exercice 2007 La délégation : Information par courrier faite auprès des principaux fournisseurs. Le laboratoire : Information faite auprès des fournisseurs occasionnels en joignant au bon de commande une lettre dont modèle sera prochainement mise à disposition sur l’Extranet.

4. 2. Les fournisseurs • Opérations à effectuer dans les bases Xlab • Détruire tous les fournisseurs sur lesquels plus aucune commande ne sera saisie. • Identifiant fournisseur : • L’identifiant des fournisseurs français doit correspondre au SIRET (14 positions) • L’identifiant des fournisseurs de l’UE doit correspondre au numéro de TVA Intracommunautaire • Proposition Délégation : Vous pouvez demander à la délégation le renvoi de toutes vos factures 2006 depuis la GCF vers Xlab. Lors de l’intégration du retour : - éditer les bordereaux de retour de facture en modification - intégrer les factures en complétant l’identifiant de chaque fournisseur par le SIRET tel qu’indiqué sur les bordereaux

5. 3. Les agents missionnaires • Information du risque de décalage de paiement en ce début d’exercice 2007 Un prochain « Edito » de la Lettre du Délégué informera tous les agents des unités des risques de décalage de remboursement des frais de mission pour les déplacements qui auraient lieu sur décembre 2006 et janvier 2007. • Opérations à effectuer dans les bases Xlab • Détruire tous les agents pour lesquels plus aucune mission ne sera saisie. • Date de naissance : • Elle devient obligatoire pour Xlab, BFC et SIHRUS • Au premier lancement de la V6, tous les agents sans date de naissance sont mis à jour automatiquement avec une date de naissance calculée comme suit : 01 / mois du n° INSEE / année du n° INSEE • Elle doit être renseignée manuellement pour les agents étrangers sans n° INSEE et sans date de naissance

6. 4. Les marchés et éléments marqués • Opérations à effectuer dans les bases Xlab • Détruire tous les marchés CNRS obsolètes • Lancer la « purge des enregistrements marqués » pour supprimer les constantes non utilisées marquées d’une étoile

7. 5. Vérification de votre base Xlab • Une attention toute particulière doit être portée à la régularité des données de votre base Xlab • Lancer régulièrement des vérifications de cohérence de votre base Xlab avec corrections automatiques (1 fois par semaine) • Générer régulièrement des sauvegardes de votre base Xlab (au minimum 1 fois par semaine – voir tous les jours – sur différents supports (clé USB, CD-ROM, disque dur externe, ZIP, etc…)

8. 6. Préparation bascule d’exercice • Opérations à effectuer dans les bases Xlab • Vérifier que : • Toutes les transmissions Xlab sont au statut « Envoyés » • Tous les retours Xlab sont au statut « Reçus » • Les boîtes d’intégration doivent être vides : tous les mouvements doivent être traités • Vérifier les montants des crédits notifiés : les totaux (par origines de même Codes de Gestion 1 & 2) doivent correspondre aux montants alloués par CDP en délégation • Vérifier les enregistrements au statut « Enregistré » qui doivent être traités : les modifier ou supprimer si nécessaire

9. 6. Préparation bascule d’exercice • Sélectionner les commandes non soldées et vérifier pour chacune d’entre elles l’opportunité de leur basculement sur 2007 (Ne rien faire sur les commandes de personnel, c’est la délégation qui s’en charge) • Idem pour les missions • Vérifier le statut des demandes d’achats : elles doivent être toutes traitées ou en cours • Vérifier que toute facture, qui doit l’être, porte bien un numéro et une date de mandatement Détruire les éventuelles factures qui apparaîtraient en doublon et qui bloquent les crédits inutilement • Vérifier que les missions qui ont été effectuées ont bien donné lieu à remboursement (si non : transmettre les états de frais à la délégation ou, si déjà transmis, contacter votre correspondant de gestion du SFC) Urgence pour les missions ayant fait l’objet d’une avance.

10. 6. Préparation bascule d’exercice • L’attention des gestionnaires d’unités est appelée sur la consommation des crédits sur 2006 • Mot d’ordre : - SAISIR au plus vite les COMMANDES qui sont demandées - RECLAMER auprès des fournisseurs les FACTURES dès service fait - RECLAMER aux missionnaires les états de frais dès la fin de la mission - TRANSMETTRE le tout sans attendre au SFC de la délégation pour un traitement rapide (Transfert Xlab et envoi des documents tous les jours si nécessaire) - Traiter avec vos correspondants au SFC les mouvements en attente d’intégration GCF : commandes, missions, factures. - Envoyer les coordonnées fournisseurs au SFC pour les commandes et missions en attente d’intégration GCF