XLAB V6 EVOLUTIONS DU MODULE MISSION

1. XLAB V6EVOLUTIONS DU MODULE MISSION Délégation Aquitaine Limousin Equipe formatrices Xlab

2. MISSIONS ET AGENTS MISSIONNAIRES • Suppression des types de mission : Décision forfaitaire Cas particulier Frais de matériel : nouvelle procédure A partir de 2007, le montant de la subvention versée pour des frais de matériels sur le terrain devra être saisi au travers d’une commande prévisionnelle de fonctionnement sur le code famille P807 correspondant à la subvention frais de matériel sur le terrain. Le laboratoire devra envoyer une lettre de demande de subvention signée par le directeur d’unité faisant apparaître les différents postes de dépense prévus.

3. MISSIONS ET AGENTS MISSIONNAIRES • Nouveaux types de missions Ordre de Mission permanent Ordre de Mission collectif Stage • Le type de mission « Invité chercheur étranger » est renommé en « Experts scientifiques ». Les modalités de saisie changent (cf. ci-après). • Une mission soldée par le gestionnaire du laboratoire ne peut plus être désoldée.En cas de solde intempestif il faudra dupliquer la mission et la réimputer. • L’imprimé de l’Etat de frais ne sera plus imprimé dans Xlab mais téléchargeable sur le site web de l’ACP

4. 1. NOUVELLES REGLES DE SAISIE DES MISSIONS • Pour les dépenses liées aux missions,on différencie : • Les frais directement remboursables à l’agent missionnaire • Le module Xlab doit être utilisé uniquement pour engager les frais remboursables à l’agent • Les autres dépenses dues à des tiers : • Le module commande, doit être utilisé pour les commandes CNRS liées à des tiers (agence de voyage, inscriptions à des colloques …)

5. 1.1. – FRAIS DIRECTEMENT REMBOURSABLES A L’AGENT MISSIONNAIRE Frais de séjour

6. Attention : le montant des frais de séjour n’est modifiable dans le « montant séjour » que si la valeur est nulle.

7. Si on veut modifier le montant du séjour il convient d’utiliser la case retenue

8. Frais de transport remboursables à l’agent Bon de transport à zéro Frais de colloque remboursables à l’agent

9. 1.2. – Autres dépenses remboursables à des tiers ATTENTION : Si les frais de transports sont réglés par un BT il convient de saisir au préalable dans la demande de mission une ligne de transport, indicateur Oui avec un montant nul. Message généré par la saisie d’un montant qui ne serait pas nul

10. Pour les frais de transport avec BT payés sur facture de prestataire : saisir une commande de fonctionnement. Attention cette commande sera typée prévisionnelle. Procédure identique pour les frais d’inscription à un colloque payés à un tiers. La commande sera typée prévisionnelle

11. 2 – NOUVEAUX TYPES DE MISSION 2.1. Mission avec frais sans remboursement à l’agent (montant à zéro) • (1)Saisie du séjour • (2)Modification du montant du séjour pour une mission avec frais au montant nul Il est possible de modifier le montant si la nouvelle valeur est nulle.

12. Saisie du Bon de transport • Résultat de la saisie Total mission à zéro

13. Le montant de la mission est à 0 , il est dorénavant possible de la valider, elle est au statut complète et on peut l’imprimer directement sans saisie de commande

14. 2.2. – « Ordre de Mission Permanent » Aperçu écran : cette nouvelle notion apparaît dans le titre

15. Afin de ne pas réserver trop de crédits, il est possible de modifier le montant d’un Ordre de Mission Permanent

16. Une mission typée Ordre de Mission permanent ne peut contenir qu’une seule ligne séjour - Attention le message n’apparaît qu’à la validation Si l’OM permanent correspond à deux destinations, saisir les deux destinations sur une même ligne On peut saisir plusieurs ordres de missions permanents pour une même personne (périodes et motifs différents)

17. 3 – Ordre de mission collectif Un Ordre de Mission collectif a obligatoirement comme Agent « OM Collectif » (spécialement créé pour ce type de mission) Si on créé une mission de type collectif avec un agent autre que « OM Collectif », le message suivant apparaît à la validation de l’ordre de mission

18. Missions de type IE • Le libellé associé à ce type de mission devient «Experts scientifiques» • Au niveau de la fenêtre « Autres frais », le libellé « Surplus sur la base des 5/3 » est renommé en « Majoration pour experts scientifiques ». Le calcul associé à cette zone est modifié : si la case est cochée, la valeur est initialisée avec la somme des indemnités journalières sans tenir compte de la retenue. Cette valeur est modifiable mais doit rester inférieure à la valeur calculée de façon automatique.

19. 3 – Modification des missions 3.1. - Modification de l’ordre de mission « Invité chercheur étranger » renommé «  Expert Scientifique » : Experts français ou étranger extérieurs à l’administration (qui peuvent être rémunérés sur la base d’un taux d’Indemnité Journalière dérogatoire au taux de droit commun) Attention sera renommé « Experts Scientifique » dans la version qui sera livrée aux laboratoires • Dans un premier temps les frais de séjour sont saisis selon la même procédure qu’une mission classique sans forcer le montant

20. Pour saisir le supplément ouvrir la fenêtre « Autres frais » et cocher la case « Majoration pour experts scientifiques » Par défaut la valeur de la majoration calculée par Xlab est égale au montant des frais de séjour. On peut toutefois la réajuster à la baisse. Ces frais seront remboursés sur présentation de justificatifs.

21. 3.2. : CAS PARTICULIER IMPUTATION MISSION Dans le cas de sous origines avec des codes de gestions identiques, il n’est pas possible de saisir plusieurs commandes pour une même mission. Le solde d’une commande de mission entraîne le solde de toutes les commandes liées à la mission ; il est impossible de les désolder par la suite.

22. 4 – LES AGENTS : Ce qui change • Saisie obligatoire de ladate de naissance de tous les agents • Le numéro actuel de matricule devient « Ancien numéro matricule » et un nouveau numéro matricule apparaît : c’est l’identifiant BFC (il revient en intégration à la première mission dès lors que l’agent est connu dans BFC) • La base SIRHUS alimentera BFC pour les agents du CNRS au premier retour de la DR. Les données communes SIRHUS/Xlab ne sont pas modifiables Date de naissance Identifiant BFC Matricule agent V 5.1

23. Agents / Missions • Date de naissance des agents La date de naissance des agents devient obligatoire dans Xlab pour tous les agents : Au 1er lancement de la V6, si la date est vide, elle sera renseignée automatiquement avec : 01/mois de naissance du numéro INSEE (4ème et 5ème caractères) / année de naissance du numéro INSEE (2ème et 3ème caractères) • Numéro INSEE des agents : Au 1er lancement de la V6 : - le numéro INSEE est initialisé à vide s’il commence par * - le numéro INSEE est initialisé à vide s’il commence par ‘7’ ou ‘8’ et si cet agent n’est référencé dans aucune commande, facture, ou mission Il est désormais possible de saisir un A ou un B en 7ème position du numéro INSEE • Adresse personnelle d’un agent : Impossible de modifier l’adresse personnelle pour les agents en provenance de SIRHUS

24. LES AGENTS

25. Commandes d'achat liées aux frais de transport • Ces commandes (agence de voyage…) sont : - saisies dans le module commande - typées « prévisionnelle » • Chacune des lignes de cette commande correspondra à un type de prestation, afin de permettre l'intégration dans BFC(cela permet d'appliquer des taux de TVA différents) Exemple : Dans une commande pour un billet de train et un billet d’avion, il y aura quatre lignes : - la ligne 1 correspondra aux frais directs liés au billet de train - la ligne 2 correspondra aux frais d'agence liés à l’achat du billet de train - la ligne 3 correspondra aux frais directs liés au billet d’avion - la ligne 4 correspondra aux frais d'agence liés à l’achat du billet d’avion