XLAB : Formation Initiale

1. XLAB : Formation Initiale • Paramétrage • Commande – Service Fait – Factures • Missions • Echanges et sauvegardes • Outils et bases de données

2. Menu : Dépenses  Mission

3. LES AGENTS • Saisie obligatoire de ladate de naissance de tous les agents • Le numéro actuel de matricule revient en intégration à la première mission dès lors que l’agent est connu dans BFC • La base Sirhus alimente BFC pour les agents du CNRS au premier retour de la DR. Les données communes Sirhus/Xlab ne sont pas modifiables Date de naissance Identifiant BFC 3

4. Les Agents CNRS Les agents CNRS dans Xlab sont créés avec le type de missionnaire Fonctionnaire CNRS (titulaires fonction publique) ou autre CNRS. • Dans BFC ils sont créés et gérés par SIRHUS (système d’information des ressources humaines des unités et services) à l’initiative des SPRH des délégations. • Dans Xlab, si vous devez faire une mission pour un agent payé par le CNRS qui n’appartient pas à votre structure opérationnelle il faut renseigner son numéro INSEE (numéro de sécurité sociale) et le nom à l’identique de ce qui existe dans BFC (donc dans Sirhus). • Les agents CNRS n’appartenant pas à votre structure opérationnelle sont reconnus dans BFC par le n° INSEE et par le nom. Les agents CNRS sont reconnus dans BFC par le n° matricule SIRHUS. Le service financier et le SPRH peuvent fournir ces informations

5. Les Agents non CNRS (Université, grandes écoles, secteur privé, étudiants…) • Les agents non CNRSsont créés dans Xlab, ils transitent dans les flux et sont créés automatiquement à l’identique dans BFC. • Ils doivent avoir obligatoirement à la création un type de missionnaire « Fonctionnaire hors CNRS ou Autres ». • Les coordonnées bancaires de l’agent ne sont pas obligatoires à la saisie dans Xlab, elles ne transitent pas dans les flux. (Joindre un RIB papier, lors de l’envoi de la 1ère mission effectuée par l’agent) • Par contre, il est impératif de renseigner le numéro INSEE lorsqu’il est connu ainsi que la date de naissance. Il est même obligatoire de les demander aux agents avant un premier départ en mission, si on veut que le mouvement s’intègre dans BFC. • Pour les agents « étrangers » non immatriculés par l’INSEE, on peut laisser l’identifiant en blanc. BFC générera un identifiant unique « code division/numéro de mission »

6. MISSIONS ET AGENTS MISSIONNAIRES Types de missions: faire le bon choix, ce n’est pas modifiable France avec frais, France sans frais Étranger avec frais, étranger sans frais Missions sans frais : attention ! Problème bloquant de chevauchement de dates en BFC au niveau national. Missions prises en charges intégralement sur des crédits non CNRS. Ordre de Mission permanent Ordre de Mission collectif Stage Expert scientifique (ex Invité chercheur étranger) L’objet doit être le plus précis possible. Complément de motif : 4 lignes de texte libre, y préciser les n°s des commandes tiers (bons de transport, hébergement, inscription) Une commande mission soldée par le gestionnaire du laboratoire ne peut pas être désoldée 6

7. Objet de la mission

8. Entité dépensière : obligatoire Origine indicative : ne pas utiliser 8

9. REGLES DE SAISIE DES MISSIONS • Pour les dépenses liées aux missions,on différencie : • Les frais directement remboursables à l’agent missionnaire. • Le module missions doit être utilisé uniquement pour engager les frais remboursables à l’agent. • Un marché d’hébergement est mis en place au CNRS, et les frais correspondants sont passés sur une commande tiers (Fram). • Case à cocher si hébergement pris sur marché, ce qui génèrera automatiquement les retenues (si case non cochée et hébergement sur marché quand même, régularisation à la liquidation). • Les autres dépenses dues à des tiers : • Le module commande doit être utilisé pour les commandes CNRS liées à des tiers (agence de voyage, inscriptions à des colloques, hébergement …). 9

10. Lieux de séjours : • renseigner puis ajouter • Xlab n’accepte pas les 1/2h • Code pays invalide interdit (tous les pays marqués d’une étoile sont invalides) • Retenue possible concernant les repas ou l’hébergement

11. Frais de séjour Frais de séjour directement remboursables à l’agent (si recours au marché d’hébergement, cocher dans la mission et faire une commande tiers typée prévisionnelle avec n°marché FRAM) Attention : le montant des frais de séjour n’est modifiable dans le « montant séjour » que si la valeur est nulle. Si on veut modifier le montant du séjour il convient d’utiliser la case retenue et indiquer ce que comprend la retenue 11

12. Transport : • 2 possibilités : commande sur marché de transport (prévisionnelle) ou frais remboursables à l’agent • 8 maximum (3 apparaissent sur l’OM) • BT : mention automatique pour l’avion et le train ; noter le n° de cde sur marché Fram et mettre le montant de la ligne à 0 • Taxi : ne pas utiliser ce choix : exceptionnel

13. Frais de transport Frais de transports réglés par un BT (marché Fram) : dans la demande de mission saisir une ligne de transport, indicateur Oui avec un montant nul. Frais de transport remboursables à l’agent : saisir une ligne de transport, indicateur non, montant non nul Pour les frais de transport payés par un bon de transport saisir une commande de fonctionnement. Attention cette commande sera typée prévisionnelle et monoligne. NE PAS OUBLIER de renseigner le n° de marché. 13

14. Autres frais : • droits d’inscription – Colloques : • si remboursement à l’agent : les saisir dans Autres Frais et cocher la case Payable à l’agent ; • si paiement sur facture : saisir une commande de fonctionnement ; • possibilité de paiement par la DR (carte colloque) • Paiement par le laboratoire (carte achat) • Frais divers (péage, parking gare, aéroport quelque soit la durée) • Dans tous les cas : •  Préciser le N° de commande dans la rubrique « commentaires » ∆ Toute commande relative à la mission sera obligatoirement cochée prévisionnelle 14

15. Frais d’inscription Frais d’inscription à un colloque payés à un tiers. La commande sera typée prévisionnelle Frais de colloque remboursables à l’agent : à saisir dans les Autres frais 15

16. Cas particuliers 1) Mission avec frais et montant à zéro (mission sans remboursement à l’agent) • (1)Saisie du séjour • (2)Modification du montant du séjour pour une mission avec frais au montant nul Il est possible de modifier le montant si la nouvelle valeur est nulle. Il n’est possible de modifier le montant que si la nouvelle valeur est nulle. 16

17. Attention : Missions avec frais, donnant lieuà une liquidation de montant nul • Recommandations • Les agents doivent obligatoirement établir leur état de frais même s'ils n'ont aucun frais à se faire rembourser et le transmettre à la DR • La délègation doit signaler au laboratoire que la mission a été liquidèe avec un montant nul • Toute mission liquidèe par la DR sans frais ne reviendra pas en intégration • Le labo doit saisir une facture à zéro avec remise à 100 %, sans oublier de solder la commande au moment de la saisie de la facture, et surtout indiquer la date de prise en charge pour éviter un report en fin d’exercice.

18. Saisie du Bon de transport • Résultat de la saisie 18 Total mission O

19. 2) Ordre de Mission Permanent Aperçu écran : cette nouvelle notion apparaît dans le titre 19

20. Afin de ne pas réserver trop de crédits il est possible de modifier le montant d’un Ordre de mission permanent Seul cas ou l’on peut modifier le montant du séjour autre que zéro. A chaque déplacement avec frais, établir un état de frais, accompagné d’une copie de l’OM permanent et le communiquer au service financier 20

21. Une mission typée Ordre de Mission permanent ne peut contenir qu’une seule ligne séjour - Attention le message n’apparaît qu’à la validation Si l’OM permanent correspond à deux destinations saisir les deux destinations sur une même ligne On peut saisir plusieurs ordres de missions permanents pour une même personne sur des périodes différentes. 21

22. 3 ) Ordre de mission collectif Une mission typée Ordre de Mission collectif a obligatoirement comme agent « OM Collectif »(spécialement créé pour ce type de mission) Si on créé une mission de type collectif avec un agent le message « Pour un ordre de mission collectif, l’agent ne peut être que OM collectif » apparaît à la validation de l’ordre de mission. 22

23. OM COLLECTIF (Suite) Les frais de séjours sont nuls. Les autres frais sont forcément à zéro. Les données « Forfait », « Motif forfait », « Avance » et « Montant avance » sont inaccessibles. Les frais de transports sont forcément à zéro. (Il est possible de saisir une ligne de transport autre avec un BT) 23

24. 4) OM «  Expert Scientifique » : Experts français ou étranger extérieurs à l’administration (qui peuvent être rémunérés sur la base d’un taux d’Indemnité Journalière dérogatoire au taux de droit commun) • Dans un premier temps les frais de séjour sont saisis selon la même procédure qu’une mission classique sans forcer le montant 24

25. Pour saisir le supplément ouvrir la fenêtre « Autres frais » et cocher la case « Majoration pour experts scientifiques » Par défaut la valeur de la majoration calculée par Xlab est égale au montant des frais de séjour. On peut toutefois la réajuster à la baisse. Ces frais seront remboursés sur présentation de justificatifs. 25

26. Autres cas particuliers : • Forfait : • Dans la zone complément motif renseigner le montant (voir instruction du 15/11/2006) • Cocher la case forfait • Avance sur frais de séjour : • La gestion des avances est faite par BFC : 75% des frais de séjour • Doit se faire dans Xlab, attention le maximum autorisé : 75% des frais de séjour, or xlab prend en compte les autres frais remboursables à l’agent. • Transmettre à la DR la demande d’avance sur formulaire papier, l’OM Xlab, le RIB de l’agent, et en cas de colloque, joindre le programme financier • Faire une extraction afin d’envoyer les informations dans BFC • Intégration, liquidation et comptabilisation automatique dans BFC (possibilité de bloquer l’avance avant paiement). Calcul automatique : 75% des indemnités journalières ou 75% du forfait mission, non modifiable. Pour les agents qui voyagent régulièrement préconiser la carte affaires 26

27. Commandes rattachées à la mission Saisie des commandes rattachées à des tiers (FRAM, frais inscription…) 27 Saisie de la commande des frais remboursés à l’agent

28. La commande de mission (frais remboursables à l’agent) : Solde : non modifiable une fois coché !! EDP : renseignée à partir de l’EDP saisie sur la mission Une mission comprenant des frais à rembourser à l’agent ne peut être imprimée que si la commande a été engagée. 28

29. Commandes « Tiers» Le numéro de la mission apparaît sur la commande Rappel : Une commande FRAM doit être mono-ligne, prévisionnelle et comporter le numéro de marché FRAM et être imprimée. Dans le cas contraire, rejet automatique de BFC Possibilité de cumuler transport et hébergement

30. L’imprimé de l’Etat de frais est téléchargeable sur le site web de l’ACP : http://www.sg.cnrs.fr/intranetacp/Docs/info-pratique/depense-autre/pdf/FD/Etat-frais.pdf