ARH Aquitaine : 25 novembre 2008

1. Bien gérer ses référentiels de données : un enjeu pour mieux piloter la performance de son établissement ARH Aquitaine : 25 novembre 2008

2. Les référentiels de données dans un établissement de santé • Définition et enjeux • Les principales difficultés rencontrées dans leur gestion • Comment mener un projet « référentiels » ? • Conclusion P132-argumentaire_V1.0

3. Les référentiels de données dans un établissement de santé • Définition et enjeux • Les principales difficultés rencontrées dans leur gestion • Comment mener un projet « référentiels » ? • Conclusion P132-argumentaire_V1.0

4. Le référentiel : un besoin métier P132-argumentaire_V1.0

5. La mise en œuvre des référentiels passe principalement par le SI Parmi les données opérationnelles, on retient certaines données dites de référence… …elles sont regroupées dans des référentiels qui peuvent prendre différents formats techniques Les référentiels sont utilisables par l’ensemble du SIH à travers des services offerts par un serveur de référentiel •  •  P132-argumentaire_V1.0

6. Les principaux référentiels nécessaires à un ES Structurant le SIH, les référentiels sont essentiels au bon fonctionnement du SIO et du SID. P132-argumentaire_V1.0

7. Le référentiel de Structures (FICOM) Enjeux opérationnels • Exigences réglementaires • Production de soins au • quotidien • Mise en œuvre des pôles Enjeux de pilotage (SID) • Tableaux de bord • Vision transversale • Analyses multidimensionnelles • Comptabilité analytique • EPRD • Compte Administratif Retraité P132-argumentaire_V1.0

8. Le référentiel des Patients et des Venues Enjeux opérationnels • Améliorer la prise en charge • Fiabiliser le parcours de soins • Contraintes réglementaires • Facturation Enjeux de pilotage (SID) • Connaître son attractivité • La quasi-totalité des indicateurs d'activité et du PMSI sont liés à l'identité et au séjour • Calculer les coûts par séjour • Suivi santé publique P132-argumentaire_V1.0

9. Le référentiel des Ressources Humaines Enjeux opérationnels • Les contrats et les carrières • La paie • Les formations • La responsabilité médicale • La sécurité du SI Enjeux de pilotage (SID) • L’identification des affectations • La mesure de l'absentéisme • Le pilotage de la masse • salariale (EPRD) • La production de la CAH • La production d’indicateurs P132-argumentaire_V1.0

10. Le référentiel de Nomenclatures Enjeux opérationnels • La cohérence et la qualité des données • La facturation et les échanges avec les tutelles Enjeux de pilotage (SID) • Calcul d'indicateurs • Utilisation de nomenclature comme axe d'analyse (exemple : GHM, Actes CCAM) P132-argumentaire_V1.0

11. Le référentiel des méta donnéesLes méta données constituent l’ensemble des informations permettant de décrire une ou des données. • "dans quels tableaux de bord mon indicateur apparaît-il ? • "comment sont définismes indicateurs ?" • "comment est-il calculé ?" • "quel est l’impact d’une évolution dans le système source sur le SID ? • "quel est l’impact de cette évolution de format dans les données sources ?" P132-argumentaire_V1.0

12. L’absence de gestion des référentiels peut conduire à : P132-argumentaire_V1.0

13. En synthèse les enjeux des référentiels s’organisent autour de 3 notions P132-argumentaire_V1.0

14. Les référentiels de données dans un établissement de santé • Définition et enjeux • Les principales difficultés rencontrées dans leur gestion • Comment mener un projet « référentiels » ? • Conclusion P132-argumentaire_V1.0

15. Quelques exemples de difficultés rencontrées en cas de mauvaise gestion des référentiels Qualité des données : des problèmes métier Qualité des données : des problèmes pour l’analyse Absence d'historisation Non satisfaction des exigences réglementaires Manque de vision et d’analyses transversales P132-argumentaire_V1.0

16. Contexte Des problèmes de qualité des données de manière générale P132-argumentaire_V1.0

17. Les principales problématiques rencontrées par les ES • Une administration des structures perfectible • Une gestion du référentiel RH perfectible • Des données de référence distribuées entraînant incohérences et désynchronisations • Des données de référence non historisées • Une mauvaise qualité des données de manière générale P132-argumentaire_V1.0

18. Une administration incomplète du référentiel de structures Impacts • Gestion des pôles difficile • Activité mesurée ≠ facturation • Echanges sans fin entre acteurs (DIM, CdG, RH, cadre administratif de pôle) • Nombreux retraitements manuels • Analyses multidimensionnelles compromises • Fiabilité des données : risque d'abandon du SID P132-argumentaire_V1.0

19. Difficultés liées au référentiel des ressources humaines Impacts • Rapprochement de l'activité par rapport aux effectifs présents difficile • Informations du SID incomplètes et contestées • Simulations de masse salariale sommaires • Réalisation de l'EPRD en partie manuellement • Nombreux retraitements manuels P132-argumentaire_V1.0

20. Des référentiels distribués entraînant désynchronisations et incohérences • Exemple de distribution des données de référence Impacts • Activité mesurée ≠ facturation • De l'activité et des recettes rejetées dans le SID • Analyses multidimensionnelles compromises • Diagnostics difficiles à poser • Nombreux retraitements manuels P132-argumentaire_V1.0

21. Un manque de traçabilité et d’historisation Exemples : Impacts • Indicateurs faussés (activité, RH…) • Difficultés à établir des tendances ou des simulations • Nombreux retraitements manuels • Saisie rétroactive complexe • Difficultés à récupérer un existant • Traçabilité difficile P132-argumentaire_V1.0

22. La qualité des données en question Impacts • Prise en charge du patient de moins bonne qualité • Non respect du cadre législatif • Moindre efficience du pilotage • Non-utilisation du SID • Manque de fiabilité des données • Nombreux retraitements manuels P132-argumentaire_V1.0

23. Les référentiels de données dans un établissement de santé • Définition et enjeux • Les principales difficultés rencontrées dans leur gestion • Comment mener un projet « référentiels » ? • Conclusion P132-argumentaire_V1.0

24. Gérer ses référentiels de données : un projet à part entière P132-argumentaire_V1.0

25. Des scenarii complémentaires et progressifs sont envisageables Sans oublier un travail de fond : la qualité des données P132-argumentaire_V1.0

26. Un premier socle de base : les solutions organisationnelles Un comité "référentiels" pourquoi faire ? • Recensement et mise en cohérence transversale des référentiels • Identification des référents métiers • Définition de plans d'actions et de règles de gestion • Support à l'équipe SID • Une phase de vie courante du SID facilitée Une large représentation des professionnels de l'ES • DIM, CdG, DSIO : les acteurs clés du point de vue du SID • Directions fonctionnelles, • Représentants médicaux, médico-techniques et soignants P132-argumentaire_V1.0

27. Un travail de fond sur la qualité des données (1/2) Des procédures d’organisation et des activités spécifiques pour consolider un référentiel unique et transverse : • Audit qualité sur le terrain • Mise en place d'une cellule centralisée de contrôle de la qualité des données • Sensibilisation du personnel à la qualité des données • Formation du personnel à la saisie des données • Mise en place d'une CIV • Mise en place de procédures de contrôle des données P132-argumentaire_V1.0

28. Un travail de fond sur la qualité des données (2/2) Des solutions cibles : • Interfaces de saisie guidées • Mise en place de logiciels d'aide à la saisie • Définition de règles de contrôle et de transformation • Mise en place de référentiels des données maîtres ou de solutions MDM P132-argumentaire_V1.0

29. La situation actuelle en règle générale Pour tous les référentiels concernés : • Un SIH fortement segmenté, encore peu urbanisé • Données de référence distribuées • Silos = absence de référentiel transverse • Des incohérences et des désynchronisations qui convergent dans le SID P132-argumentaire_V1.0

30. Solutions existantes : intégration par le SID P132-argumentaire_V1.0

31. Solutions existantes : intégration par le SIO P132-argumentaire_V1.0

32. Une cible d’urbanisation : un référentiel unique et transverse Pour tous les référentiels concernés • SID et SIO : connexion au référentiel identique • Données de référence : - unicité dedéclaration, - unicité d’administration -exhaustivité des attributs -partage et diffusions généralisés • Qualité des données assurée de bout en bout • Vision transversale assurée P132-argumentaire_V1.0

33. Les référentiels de données dans un établissement de santé • Définition et enjeux • Les principales difficultés rencontrées dans leur gestion • Comment mener un projet « référentiels » ? • Conclusion P132-argumentaire_V1.0

34. Retour sur investissement d’un tel projet : quelques exemples de leviers P132-argumentaire_V1.0